Regulamin organizacyjny

Regulamin organizacyjny

Ośrodka Kultury w Gdańsku, ul. Długa 47

 

I. Postanowienia ogólne

§ 1.

1. Ośrodek Kultury w Gdańsku, ul. Długa 47, zwany dalej Ośrodkiem, jest samorządową instytucją kultury i działa na podstawie ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 194) oraz Statutu nadanego Uchwałą Rady Miasta Gdańska nr XVII/456/2023 z dnia 15 marca 2023 r.

2. Niniejszy regulamin określa:

1) zasady zarządzania Ośrodkiem,

2) organizację wewnętrzną Ośrodka,

3) zakres działania poszczególnych komórek organizacyjnych.

3. Obowiązki Ośrodka, jako zakładu pracy oraz obowiązki pracowników i inne sprawy związane ze stosunkiem pracy, określa Regulamin pracy Ośrodka.

 

II. Zarządzanie

§ 2.

1. Ośrodkiem zarządza, reprezentuje na zewnątrz i odpowiada za całokształt jego działalności dyrektor.

2. Dyrektor odpowiada w szczególności za:

 realizację zadań statutowych Ośrodka i opracowanie strategii rozwoju Ośrodka,

 gospodarkę finansową, w tym gospodarowanie mieniem Ośrodka,

 politykę kadrową,

 warunki pracy, bhp, zabezpieczenie ppoż. oraz inne zadania wynikające z przepisów szczególnych.

3. Dyrektor jest pracodawcą i bezpośrednim przełożonym wszystkich pracowników Ośrodka.

§ 3.

1. Dyrektor kieruje Ośrodkiem przy pomocy zastępcy dyrektora i głównego księgowego.

2. Do zadań zastępcy dyrektora należy:

 współpraca z samorządowymi instytucjami kultury, towarzystwami regionalnymi i animatorami ruchu społeczno-kulturalnego,

 koordynacja planowania i sprawozdawczości wewnętrznej,

 reprezentowanie i kierowanie Ośrodkiem w trakcie nieobecności dyrektora,

 bezpośredni nadzór nad podległymi komórkami organizacyjnymi.

3. Do zadań głównego księgowego należy:

1) planowanie i realizowanie budżetu Ośrodka, zgodnie z obowiązującymi przepisami,

2) ustalanie wyniku finansowego,

3) sporządzanie rocznych planów finansowych, analiz, sprawozdań bilansowych i budżetowych,

4) kierowanie Działem finansowo-księgowym,

5) dokonywanie wstępnej kontroli:

a) zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym,

b) kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych,

 

§ 4.

1. Dyrektor wydaje zarządzenia regulujące funkcjonowanie Ośrodka.

2. Zastępca dyrektora uprawniony jest do wydawania podległym mu komórkom organizacyjnym poleceń i instrukcji dotyczących wykonywania przypisanych im zadań.

 

III. Organizacja wewnętrzna

§ 5.

1. W Ośrodku wyodrębnia się następujące komórki organizacyjne i samodzielne stanowiska pracy:

1) Dział projektów kulturalnych,

2) Dział sztuk plastycznych,

3) Dział teatralny,

4) Dział organizacji imprez kulturalnych,

5) Dział informacji i analiz,

6) Dział finansowo-księgowy,

7) Dział administracyjno-gospodarczy,

8) Specjalista ds. kadr – samodzielne stanowisko.

2. Pracą komórek organizacyjnych kierują kierownicy tych komórek.

3. Dyrektorowi podlegają:

1) Dział finansowo-księgowy,

2) Specjalista ds. kadr – samodzielne stanowisko,

3) Dział administracyjno-gospodarczy,

4) Dział sztuk plastycznych.

4. Zastępcy dyrektora podlegają:

1) Dział projektów kulturalnych,

2) Dział organizacji imprez kulturalnych,

3) Dział teatralny,

§ 6.

1. Komórką organizacyjną zarządza kierownik działu, bezpośrednio podległy dyrektorowi lub zastępcy dyrektora.

2. Kierownik podejmuje decyzje jednoosobowo w zakresie przydzielonych zadań.

3. Kierownik koordynuje działania merytoryczne, odpowiada za organizację i realizację zadań komórki, a w szczególności:

1) nadzoruje wykonywanie powierzonych komórce zadań,

2) przedkłada swojemu zwierzchnikowi informacje o realizacji zadań,

3) wnioskuje w sprawach zatrudniania, wynagradzania, nagród i kar podległych pracowników.

4. Szczegółowe zakresy zadań, obowiązków i odpowiedzialności pracowników Ośrodka określa dyrektor w zakresach czynności.

5. W razie nieobecności w pracy kierownika komórki organizacyjnej zastępstwo pełni wyznaczony przez dyrektora lub zastępcę dyrektora pracownik tej komórki.

§ 7.

1. Wszystkie komórki organizacyjne obowiązane są do współdziałania i uzgadniania działań w przypadku wykonywania zadań wymagających współpracy.

2. Koordynację prac przy załatwianiu spraw wymagających współdziałania większej ilości komórek organizacyjnych prowadzi ta z nich, która jest merytorycznie odpowiedzialna za wykonanie danego zadania.

 

IV. Zadania kierowników komórek organizacyjnych

§ 8.

1. Do zadań wspólnych kierowników poszczególnych komórek organizacyjnych należy:

1) organizowanie i planowanie pracy podległej komórki organizacyjnej,

2) opracowywanie projektów zakresów czynności i dokonywanie podziału pracy pomiędzy podległych pracowników,

3) udzielanie podległym pracownikom informacji, wyjaśnień i porad w celu prawidłowego wykonywania przypisanych im zadań,

4) wydawanie poleceń i sprawowanie bieżącego nadzoru nad realizacją zadań przez podległych pracowników,

5) współpraca z kierownikami innych komórek organizacyjnych,

6) prowadzenie ewidencji czasu pracy w godzinach nadliczbowych i w dni wolne od pracy podległych pracowników,

7) sporządzanie wniosków premiowych oraz wniosków o awanse, nagrody oraz kary pracownicze.

2. Kierownicy komórek organizacyjnych mają obowiązek:

1) zapewnienia przestrzegania porządku i dyscypliny pracy, przepisów bhp i ppoż., oraz przestrzegania tajemnicy służbowej w kierowanej komórce organizacyjnej,

2) organizowania pracy komórki,

3) prowadzenia kontroli nad działalnością kierowanej komórki oraz prawidłowym i terminowym obiegiem dokumentów z zakresu jej działalności.

 

V. Zakresy działania poszczególnych komórek organizacyjnych

§ 9.

1. Do obowiązków Działu finansowo-księgowego należy:

1) sporządzanie, przyjmowanie i kontrola obiegu dokumentów finansowo-księgowych,

2) bieżące i rzetelne prowadzenie księgowości i sprawozdawczości finansowej,

3) prowadzenie kasy Ośrodka,

4) kontrola umów pod względem finansowym,

5) naliczanie wynagrodzeń pracowniczych,

6) terminowe ściąganie należności i dochodzenie roszczeń spornych,

7) naliczanie podatków i terminowe regulowanie zobowiązań,

8) rozliczenia z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, w tym: naliczanie składek, wypełnianie deklaracji rozliczeniowych, raportów imiennych, przekaz elektroniczny do ZUS,

9) prowadzenie kart wynagrodzeń pracowniczych,

10) sporządzanie inwentaryzacji,

11) sporządzanie sprawozdawczości,

12) systematyczne bieżące analizowanie gospodarki finansowej i przekazywanie aktualnych informacji dyrektorowi.

2. Do obowiązków specjalisty ds. kadr należy:

1) prowadzenie akt osobowych pracowników, byłych pracowników, list obecności, kartotek urlopowych, ewidencji zwolnień lekarskich, ewidencji czasu pracy,

2) wydawanie legitymacji ubezpieczeniowych,

3) wydawanie zaświadczeń o zatrudnieniu,

4) sporządzanie planów urlopów,

5) sporządzanie sprawozdań statystycznych dotyczących zatrudnienia,

6) udział w opracowywaniu i aktualizowaniu regulaminów pracy i wynagradzania,

7) przygotowywanie dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy, zawieraniem i rozwiązywaniem umów o pracę,

8) przygotowywanie formularzy zgłoszeniowych do ubezpieczeń społecznych, zmian danych, korekt i wyrejestrowań z ubezpieczeń pracowników,

9) przygotowywanie i przekazywanie do ZUS wniosków pracowników ubiegających się o renty i emerytury,

10) kontrola dyscypliny pracy,

11) prowadzenie spraw socjalnych z ZUS,

12) informowanie pracowników o przysługujących im uprawnieniach i obowiązkach.

3. Do obowiązków Działu administracyjno-gospodarczego należy:

1) wykonywanie zadań związanych z udzielaniem zamówień publicznych,

2) zabezpieczenie i ochrona mienia Ośrodka,

3) dbałość o utrzymanie w sprawności technicznej obiektów, sprzętu nagłośnieniowego i wyposażenia,

4) zakup materiałów, urządzeń i innych artykułów niezbędnych do należytego funkcjonowania Ośrodka,

5) wynajem pomieszczeń, środków transportu i sprzętu technicznego,

6) archiwizacja dokumentów Ośrodka,

7) prowadzenie spraw kancelaryjnych i sekretariatu,

8) prowadzenie spraw związanych z bhp i ppoż.

4. Do obowiązków Działu sztuk plastycznych należy:

1) upowszechnianie amatorskiej twórczości plastycznej poprzez organizację konkursów, przeglądów, warsztatów, wystaw plastycznych,

2) promocja uzdolnionych twórców plastyków regionu w kraju i za granicą,

3) opieka nad twórcami ludowymi, organizacja targów i kiermaszy sztuki ludowej.

5. Do obowiązków Działu projektów kulturalnych należy:

1) pozyskiwanie pozabudżetowych środków finansowania Ośrodka,

2) realizacja priorytetowych projektów kulturalnych,

3) rozliczanie projektów.

6. Do obowiązku Działu organizacji imprez kulturalnych należy:

1) organizacja imprez kulturalnych promujących kulturę regionu w kraju i za granicą.

2) realizacja projektów kulturalnych o zasięgu ogólnopolskim i międzynarodowym,

3) współpraca z agencjami artystycznymi,

4) pozyskiwanie pozabudżetowych źródeł finansowania projektów kulturalnych, w tym sponsorów,

5) organizacja koncertów zespołów działających w Ośrodku,

6) promocja najciekawszych twórców kultury regionu,

7) organizacja imprez komercyjnych i na zlecenie,

8) organizacja kursów wiedzy o regionie,

9) dokumentacja i archiwizacja foto-wideo strojów, śpiewaków, zespołów, obrzędów, kapel,

10) prowadzenie Zespołu Pieśni i Tańca,

11) prowadzenie chóru,

12) prowadzenie zespołu tańca nowoczesnego,

13) bieżąca konserwacja strojów zespołów artystycznych.

7. Do obowiązków Działu teatralnego należy:

1) upowszechnianie dorobku recytatorów i grup teatralnych,

2) realizacja spektakli stałych grup teatralnych Ośrodka,

3) organizacja warsztatów, sesji i kursów teatralnych.

4) upowszechnianie teatru.

 

VI. Postanowienia końcowe

§ 10.

1. Schemat organizacyjny Ośrodka stanowi załącznik nr 1 do niniejszego regulaminu, zaś wykaz stanowisk stanowi załącznik nr 2.

2. Zmiany postanowień regulaminu dokonywane są w trybie właściwym dla jego nadania.

§ 11.

1. Z chwilą wejścia w życie niniejszego regulaminu traci moc dotychczasowy regulamin organizacyjny wprowadzony Zarządzeniem dyrektora nr 12/2022.