Regulamin rozpatrywania skarg

REGULAMIN PRZYJMOWANIA I ROZPATRYWANIA SKARG

Zasady ogólne

1. Niniejszy Regulamin określa tryb przyjmowania i rozpatrywania skarg w stowarzyszeniu "Przyjaciele Zwierząt".

2. Stowarzyszenie "Przyjaciele Zwierząt" przestrzega i stosuje w swojej działalności zasady i postanowienia zawarte w Deklaracji Zasad Etycznych swojej organizacji.

3. Wszelkie skargi dotyczące sposobu działania stowarzyszenia "Przyjaciele Zwierząt" oraz jej poszczególnych członków i pracowników rozpatrywane są starannie i rzetelnie, w możliwie najkrótszym terminach.

4. Skarga może zostać złożona pisemnie lub ustnie, a jej przedmiotem jest w szczególności zaniedbanie lub nienależyte wykonanie zadań przez właściwe organy stowarzyszenia "Przyjaciele Zwierząt" lub pracowników, naruszenie praworządności lub interesów skarżących, jak również przewlekłe załatwianie spraw.

Przyjmowanie i rozpatrywanie skarg

1. Przyjmowanie skarg odbywa się w formie ustnej i pisemnej (ewentualnie również w formie zgłoszeń elektronicznych na adres mailowy [email protected] lub telefonicznych pod numerami telefonów 555-123-456, 555-987-654).

2. Skargi składane pisemnie oraz przesłane za pomocą poczty elektronicznej niezawierające imienia i nazwiska oraz adresu skarżącego pozostawia się bez rozpoznania.

3. W przypadku skarg lub wniosków przesłanych pocztą elektroniczną decyduje dzień wpływu do systemu informatycznego.

4. Odpowiedź na skargę przekazywana jest w takiej formie, w jakiej skarga została zgłoszona. Na wyraźne życzenie osoby wnoszącej skargę można udzielić odpowiedzi pisemnej na skargę zgłoszoną ustnie.

5. W skardze należy precyzyjnie określić zarzuty i żądania.

Terminy udzielania odpowiedzi

1. Skargi złożone pisemnie są rozpatrywane w terminie 14 dni roboczych, a w przypadku skarg wymagających dodatkowych uzgodnień w terminie nie dłuższym niż 30 dni roboczych od dnia zgłoszenia.

2. W uzasadnionych przypadkach zarząd stowarzyszenia "Przyjaciele Zwierząt" może podjąć decyzję o wydłużeniu terminu rozpatrywania skargi. W takim przypadku składający skargę zostanie powiadomiony o przyczynach wydłużenia okresu ze wskazaniem okoliczności na to wpływających oraz wyznaczeniem terminu, w którym nastąpi ostateczne załatwienie sprawy.

3. Odpowiedzialność za prawidłowe i terminowe rozpatrywanie skarg ponosi zarząd stowarzyszenia "Przyjaciele Zwierząt".

4. Standardowa treść odpowiedzi na skargę zawiera:

– uzasadnienie faktyczne i prawne (jeżeli wymaga tego charakter podnoszonych zarzutów),

– wyczerpującą informację na temat zgłoszonego problemu (z odniesieniem do odpowiednich fragmentów dokumentów wewnętrznych (statut, deklaracje, regulaminy) oraz stosownych przepisów prawa (jeżeli wymaga tego charakter podnoszonych zarzutów),

– wskazanie Anna Nowak udzielającej odpowiedzi z podaniem jej stanowiska w zarządzie stowarzyszenia "Przyjaciele Zwierząt".

5. W przypadku gdy skarga, w wyniku jej rozpatrzenia, została uznana za bezzasadną (bezzasadność wykazano w odpowiedzi na skargę), a skarżący ponowił skargę bez wskazania nowych okoliczności, władze stowarzyszenia "Przyjaciele Zwierząt" mogą podtrzymać swoje poprzednie stanowisko.

6. Regulamin przyjmowania i rozpatrywania skarg dostępny jest dla wszystkich zainteresowanych w sekretariacie stowarzyszenia.