Procedura podróży służbowych

Procedura związana z kierowaniem, odbywaniem

i rozliczaniem krajowych i zagranicznych

podróży służbowych obowiązująca w Elektro-Tech Sp. z o.o.

§1

1. Procedura niniejsza ma na celu zapewnienie prawidłowego sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów dotyczących kierowania, odbywania i rozliczania krajowych i zagranicznych podróży służbowych pracowników w Elektro-Tech Sp. z o.o. (zwanym dalej Firmą).

2. Procedura obowiązuje we wszystkich komórkach organizacyjnych Firmy w odniesieniu do wszystkich pracowników Firmy, niezależnie od podstawy ich zatrudnienia.

§2

W rozumieniu niniejszej procedury:

1. Podróż służbowa – wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika.

2. Delegowany – pracownik, który otrzymał od pracodawcy polecenie realizacji zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się jego miejsce pracy.

3. Polecenie wyjazdu służbowego (zwane w dalszej części PWS) – dokument wystawiony przez Dział Kadr i Płac będący podstawą do odbycia podróży służbowej przez Delegowanego.

4. Rachunek kosztów podróży (zwany w dalszej części RKP) – druga część dokumentu PWS stanowiący rozliczenie kosztów podróży i wypłaty przysługujących należności z tego tytułu, a także dowód księgowy stanowiący podstawę ujęcia wydatków z tytułu podróży w ewidencji księgowej.

5. Osoby upoważnione – osoby wyznaczone przez Dyrektora Generalnego, do wystawiania, zatwierdzania i rozliczania dokumentów dotyczących podróży służbowych, w zakresie nadanym w upoważnieniu.

§3

1. Pracownik udający się w podróż służbową zobowiązany jest do wypełnienia wniosku stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszej procedury.

2. Wniosek, o którym mowa w ust. 1 podpisuje bezpośredni przełożony pracownika udającego się w podróż służbową. Wniosek związany z podróżą służbową Dyrektora Handlowego przygotowuje i akceptuje Prezes Zarządu.

3. Wniosek po zaakceptowaniu przez przełożonego pracownika udającego się w podróż służbową przekazywany jest do Głównego Księgowego, który sprawdza wniosek pod względem rachunkowym, uzupełniając także informację o wstępnych kosztach podróży.

4. Wniosek jest przekazywany do Działu Kadr i Płac. Pracownik Działu Kadr i Płac wypełnia na podstawie otrzymanego wniosku druk PWS i dokonuje rejestracji polecenia wyjazdu służbowego.

5. Po zarejestrowaniu druk polecenia wyjazdu służbowego przekazywany jest do podpisu.

6. PWS powinno zawierać:

1) oznaczenie delegowanego;

2) wskazanie celu wyjazdu – Warszawa oraz realizowanego zadania;

3) wskazanie miejsca rozpoczęcia i zakończenia podróży;

4) wskazanie terminu wyjazdu oraz czasu, na jaki opiewa podróż służbowa;

5) określenie środka transportu właściwego do odbycia podróży służbowej;

6) inne niezbędne informacje związane ze specyfiką danego wyjazdu (np. określenie dodatkowych, niezbędnych wydatków znanych w chwili wydawania polecenia, które pracownik ponosić będzie podczas podróży);

7) datę wystawienia, pieczęć jednostki i podpis zlecającego wyjazd.

7. PWS podpisuje i przekazuje delegowanemu:

1) Prezes Zarządu lub Wiceprezes Zarządu w stosunku do podróży służbowych Dyrektora Handlowego i Dyrektora Technicznego zgodnie z podziałem nadzoru nad Działem Handlowym;

2) Dyrektor Finansowy w stosunku do podróży służbowych Głównego Księgowego;

3) Dyrektor Techniczny w stosunku do podróży służbowych Kierownika Projektu;

4) Kierownik Działu (Zastępca Kierownika Działu) w stosunku do pracowników zatrudnionych w danym wydziale;

5) Prezes Zarządu w stosunku do pracowników zatrudnionych na samodzielnych stanowiskach.

§4

1. Delegowanemu przyznawana jest zaliczka w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji wszystkich przewidywalnych kosztów podróży.

2. W przypadku delegacji krajowej zaliczka przyznawana jest na wniosek delegowanego.

3. W przypadku delegacji zagranicznej zaliczka przyznawana jest bez oczekiwania na wniosek delegowanego. W szczególnych przypadkach, gdy nie ma możliwości przyznania zaliczki (np. nagły wyjazd) sporządzana jest przez pracownika Działu Kadr i Płac notatka służbowa, w której podawane są przyczyny braku przyznania zaliczki.

4. Wstępna kalkulacja kosztów dokonywana jest przez pracownika Działu Kadr i Płac. Wysokość zaliczki na poczet podróży służbowej powinna być skalkulowany w oparciu o przewidywany czas trwania podróży oraz aktualne stawki (diet, ryczałtów, cen biletów, stawki za kilometr, koszty noclegów itp).

5. Wstępna kalkulacja kosztów podróży obejmuje wszystkie wydatki znane w chwili dokonywania kalkulacji, łącznie z dietami i ryczałtami.

6. Za przyznanie zaliczki uznaje się wypłatę gotówki jak również umożliwienie pracownikowi korzystania ze służbowej karty kredytowej.

7. Zaliczka wypłacana jest w kasie Elektro-Tech Sp. z o.o. lub – na pisemny wniosek pracownika – przelewem na wskazany przez niego rachunek bankowy.

8. Zaliczka powinna zostać przez pracownika rozliczona w terminie wskazanym w § 10 ust. 3 niniejszej procedury. Nierozliczenie zaliczki w terminie skutkuje potrąceniem kwoty udzielonej zaliczki z wynagrodzenia delegowanego.

§5

1. Delegowany może wnioskować o zgodę na przejazd w podróży służbowej samochodem osobowym, motocyklem lub innym pojazdem mechanicznym niebędącym własnością pracodawcy, do którego to pojazdu Delegowany posiada tytuł prawny.

2. Wniosek wskazany w ust. 1 składany jest do Działu Kadr i Płac w terminie nie późniejszym niż 3 dni przed wyjazdem w podróż służbową, a w przypadku, gdy termin ten nie może być dotrzymany z uwagi na nagły charakter wyjazdu – niezwłocznie po otrzymaniu polecenia wyjazdu służbowego.

3. Uprawnionym do akceptacji wniosku wskazanego w ust. 1 jest Prezes Zarządu lub osoba go zastępująca.

4. W przypadku wyrażenia przez Prezesa Zarządu zgody na wniosek wskazany w ust. 1 zwrot kosztów użytkowania pojazdu w podróży służbowej dokonywany będzie na podstawie przedstawionej przez pracownika ewidencji przebiegu pojazdu, przy zastosowaniu stawki za kilometr przebiegu wynikającej z Rozporządzenia Ministra Infrastruktury.

5. Podróż służbowa powinna odbywać się najkrótszą trasą lub trasą najbardziej dogodną komunikacyjnie. Delegowany użytkuje podczas podróży służbowej pojazd tylko do celów związanych z realizowanym zadaniem; wszelakie prywatne przejazdy w trakcie podróży służbowej powinny być wyraźnie wykazane w RKP. Za prywatne przejazdy nie będzie wypłacany zwrot kosztów wskazanych w ust. 4.

§6

1. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na pokrycie kosztów noclegu w wysokości przekraczającej kwotę ustalonego zgodnie z przepisami Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej. Delegowany zobowiązany jest w miarę możliwości uzgodnić to z pracodawcą przed poniesieniem wydatku.

2. Delegowany powinien pobrać z miejsca noclegu w podróży służbowej a następnie przekazać pracodawcy do rozliczenia tej delegacji dokument (fakturę VAT) potwierdzający koszt noclegu. Jedynie w wyjątkowych i odpowiednio uzasadnionych przez Delegowanego przypadkach można przyjąć do rozliczenia kosztów podróży oświadczenie pracownika o poniesionym wydatku (gdy nie ma możliwości przedstawienia faktury VAT potwierdzającej ten wydatek) i przyczynach braku udokumentowania wydatku fakturą VAT lub rachunkiem. Pracodawca zastrzega sobie prawo weryfikacji oświadczenia pracownika w kwestii poniesionych kosztów noclegu w delegacji.

§7

1. Nocleg w delegacji krajowej i zagranicznej powinien być przez Delegowanego zarezerwowany przed wyjazdem w podróż służbową. Delegowany przedstawia przełożonemu koszt noclegu wynikający z rezerwacji.

2. Odstępstwa od zasady wskazanej w ust. 1 dopuszczalne są ze względu na nagły charakter lub nieprzewidywalny przebieg wyjazdu.

3. W przypadku, gdy nocleg w delegacji krajowej lub zagranicznej nie został zarezerwowany przed wyjazdem, przekroczenie limitu na nocleg, o którym mowa w § 6 ust. 1 i 2, powinno być – w miarę możliwości – uzgodnione z pracodawcą i musi być bezwzględnie uzasadnione na piśmie przez Delegowanego przy rozliczaniu podróży służbowej.

§8

1. Poza świadczeniami określonymi niniejszą procedurą oraz w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej delegowanemu przysługuje zwrot wydatków, których poniesienie było niezbędne w celu wykonania zleconego mu w ramach podróży służbowej zadania służbowego.

2. Warunkiem zwrotu wydatków określonych w ust 1 jest każdorazowe uzgodnienie danego wydatku z pracodawcą przed jego poniesieniem.

3. W szczególnych przypadkach, gdy uprzednie uzgodnienie wydatku, o którym mowa w ust. 1, z pracodawcą jest niemożliwe Delegowany może dokonać wydatku powiadamiając o tym fakcie niezwłocznie pracodawcę (przełożonego). Delegowanemu przysługuje wówczas zwrot tylko tych poniesionych kosztów, bez których poniesienia zadanie służbowe nie mogłoby zostać wykonane, o ile poniesiona kwota nie była nadmierna.

4. W sytuacjach wskazanych w ust. 2 i 3 Delegowany przy rozliczeniu podróży służbowej składa pisemne wyjaśnienie dotyczące przyczyn uzasadniających dokonanie wydatku.

§9

1. Podróż służbową należy potwierdzić w miejscu docelowym. Potwierdzenia dokonuje jednostka (instytucja), do której został skierowany Delegowany (na pierwszej stronie PWS w kolumnie „Potwierdzenie pobytu służbowego”). Potwierdzenie pobytu powinno zawierać w szczególności:

1) pieczęć wraz z NIP lub nazwą jednostki, instytucji;

2) datę i podpis osoby dokonującej potwierdzenia.

2. W przypadku, gdy podróż służbowa polega na wykonywaniu zadania służbowego w więcej niż jednej jednostce (instytucji) w miejscowości docelowej lub miejscowościach pobliskich, pobyt powinien być potwierdzony przez wszystkie te jednostki (instytucje), w sposób, o którym mowa w ust. 1.

3. Jeżeli z przyczyn niezależnych od Delegowanego, nie jest możliwe dokonanie potwierdzenia pobytu w sposób, o którym mowa w ust. 1 i 2 (np. brak pieczątki w jednostce), potwierdzenie pobytu powinno zawierać:

1) nazwę jednostki (instytucji) wpisaną słownie;

2) imię i nazwisko osoby potwierdzającej pobyt oraz datę i jej podpis.

§ 10

1. Rozliczenia podróży służbowych dokonuje się na drugiej stronie PWS, który stanowi RKP wystawiony pracodawcy przez Delegowanego.

2. RKP stanowi podstawę wypłaty należności z tytułu odbytej podróży służbowej dla Delegowanego.

3. RKP wypełnia Delegowany po powrocie z podróży służbowej, dołączając do niego wszystkie dowody stanowiące podstawę jego wystawienia (bilety, faktury VAT, rachunki, oświadczenie o braku możliwości dołączenia dokumentu potwierdzającego wydatek) i przekazuje do Działu Kadr i Płac nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zakończenia podróży służbowej.

§ 11

1. RKP powinien zawierać w szczególności:

1) miejsce, datę i godzinę wyjazdu;

2) miejsce, datę i godzinę powrotu;

3) czas trwania podróży służbowej z dokładnością do: godzin, minut, sekund;

4) wysokość przysługujących diet, stanowiących iloczyn czasu trwania podróży i stawki diety za jedną dobę;

5) kwotę ryczałtu z tytułu dojazdów środkami komunikacji miejskiej;

6) kwotę ryczałtu na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub portu morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości za granicą, w której pracownik korzystał z noclegu (dotyczy tylko delegacji zagranicznej);

7) rozliczenie kosztów noclegu na podstawie dokumentów lub ryczałtu noclegowego;

8) rozliczenie kosztów przejazdów na poszczególne środki transportu;

9) rozliczenie innych niezbędnych wydatków określonych lub uznanych przez pracodawcę.

2. W przypadku odbywania podróży służbowej samochodem osobowym, w RKP (w rubryce „wyjazd” i „przyjazd”) należy ewidencjonować każdy etap podróży, w tym w szczególności przejazdy służbowe (do różnych jednostek, instytucji) odbywanej w miejscowości docelowej lub miejscowościach pobliskich. Liczbę przejechanych kilometrów na każdym etapie odbywania podróży należy wpisywać w kolumnie „środek lokomocji”. Jeżeli częstotliwość jazd jest tak duża, że nie ma możliwości rozpisania poszczególnych etapów podróży w rubrykach Delegowany obowiązany jest do rozliczenia przejechanych kilometrów na dodatkowym załączniku.

§ 12

1. Wraz z rozliczeniem odbytej podróży służbowej Delegowany składa pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrot innych kosztów podróży lub ich wysokość.

2. Oświadczenia wskazane w ust. 1 będą weryfikowane przez pracodawcę. W razie poświadczenia w nich nieprawdy będą wyciągane konsekwencje dyscyplinarne, a w przypadkach, gdy na skutek nieprawdziwego oświadczenia Delegowany uzyskał nienależne świadczenie w wysokości ponad 500 zł minimalnego wynagrodzenia za pracę, pracodawca będzie informował organy ścigania o fakcie podejrzenia popełnienia przestępstwa.

§ 13

1. Główny Księgowy lub upoważniona przez niego osoba dokonuje sprawdzenia RKP pod względem formalno-rachunkowym, tzn. czy:

1) podróż służbowa została prawidłowo zlecona – w tym: rodzaj środka transportu, podróż została potwierdzona w miejscu docelowym, wydatki udokumentowane są fakturami VAT lub rachunkami, Delegowany złożył oświadczenie o prawie do należności z tytułu podróży służbowej;

2) wszystkie składniki rachunku zostały rozliczone i prawidłowo udokumentowane;

3) zastosowano prawidłowe stawki i wyliczenia.

2. Na dowód sprawdzenia Główny Księgowy (osoba przez niego upoważniona) składa podpis i opatruje datą w rubryce „Sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym”.

3. Zatwierdzenia RKP do wypłaty lub zwrotu do kasy różnicy pomiędzy sumą należną a kwotą wypłaconej zaliczki dokonuje Dyrektor Finansowy w rubryce „Zatwierdzam do wypłaty na kwotę 250 zł / 60 euro. Opłacić z § 4, datą, pieczęć i podpis”.

§ 14

Delegacje anulowane lub bez kosztów należy zwrócić do Działu Kadr i Płac.

§ 15

1. W zakresie nieuregulowanym niniejszą procedurą stosowane są przepisy Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej, Kodeksu Pracy.

2. Niniejsza procedura obowiązuje od dnia 01.01.2024r.