Zarządzenie w sprawie scentralizowania rozliczeń podatku VAT

Zarządzenie Nr 2023/07/12/001

Wójta Gminy

z dnia 12 lipca 2023 r.

w sprawie: scentralizowania zasad rozliczeń podatku VAT w Gminie

i jej jednostkach organizacyjnych

Na podstawie art. 30 ust. 1 ustawy z 8.3.1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1590 ze zm.) w związku z wymogiem podjęcia przez Gminy scentralizowanego systemu rozliczeń w zakresie obowiązków podatkowych wynikających z regulacji ustawy z 11.3.2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1570 ze zm.) niniejszym zarządza się co następuje:

§ 1

• Mając na uwadze zapewnienie zgodności z obowiązującymi regulacjami ustawy o podatku od towarów i usług oraz wydanych na jej podstawie aktów wykonawczych prowadzonych rozliczeń w zakresie podatku od towarów i usług prowadzonych w gminie i jej jednostkach oraz zakładach budżetowych zwanych dalej „jednostkami organizacyjnymi” ustala się procedury obowiązujące w tym zakresie.

• Procedury określone w niniejszym zarządzeniu obejmują wszystkie gminne jednostki budżetowe oraz zakłady budżetowe (jednostki organizacyjne) wg wykazu stanowiącego Załącznik Nr 1 do niniejszego zarządzenia.

§ 2

Zobowiązuje się wszystkich kierowników/dyrektorów jednostek wskazanych w treści Załącznika Nr 1 do niniejszego zarządzenia do dokonania przeglądu dochodów budżetowych osiąganych przez jednostkę i zawartych umów, pod kątem struktury opodatkowania podatkiem od towarów i usług oraz ich podziału na trzy kategorie, tj.:

− objętych zwolnieniami od VAT,

− opodatkowanych podatkiem VAT wg poszczególnych stawek podatku (np. 23%, 8%, 5%) oraz,

pozostających poza zakresem opodatkowaniem podatkiem VAT zgodnie z obowiązującymi przepisami.

§3

Cząstkowa ewidencja sprzedaży

Począwszy od 1 sierpnia 2023 r. w związku z podjęciem scentralizowanego rozliczenia VAT zobowiązuje się kierowników/dyrektorów jednostek organizacyjnych wskazanych w treści Załącznika Nr 1 do niniejszego zarządzenia do obowiązkowego prowadzenia cząstkowych ewidencji sprzedaży za poszczególne miesiące rozliczeniowe w sposób odpowiadający wymogom regulacji ustawy o podatku od towarów i usług z uwzględnieniem dodatkowych wymogów wynikających z niniejszego zarządzenia.

§4

Cząstkowa ewidencja zakupu

Jeśli jednostce przysługuje prawo do odliczeń podatku naliczonego VAT, to począwszy od 1 sierpnia 2023 r. zobowiązuje się kierowników/dyrektorów tych jednostek do prowadzenia cząstkowych ewidencji zakupów za poszczególne miesiące rozliczeniowe stosownie do wymogów ustawy o podatku od towarów i usług z uwzględnieniem dodatkowych wymogów wykazanych niniejszym zarządzeniem.

§5

Ewidencje cząstkowe – obowiązujące wzory wewnętrzne

W celu ujednolicenia numeracji prowadzonych cząstkowych ewidencji sprzedaży i zakupu ustala się w jednostkach następujący sposób ich oznaczania:

1) nazwa rejestru: Rejestr Zakupu/Rejestr Sprzedaży,

2) numer rejestru: kolejny numer 001/ Gmina Jabłonna/ nazwa jednostki organizacyjnej,

3) okres, którego dotyczy: sierpień 2023, wrzesień 2023

4) nazwa podmiotu: Gmina Jabłonna/ pełna nazwa jednostki

5) ul. Kwiatowa 1, 05-100 Jabłonna

6) 1234567890 (Gminy)

§6

Umowy cywilnoprawne

1. Umowy cywilnoprawne (np. zlecenia) są zawierane przez jednostki w imieniu i na rzecz gminy. Stąd muszą one zawierać właściwe dane identyfikacyjne podmiotu – podatnika VAT je zawierającego, tj. pełną nazwę gminy oraz jej ul. Kwiatowa 1, 05-100 Jabłonna i 1234567890 a także dane identyfikacyjne jednostki organizacyjnej.

2. W związku z konsolidacją rozliczeń w zakresie VAT zobowiązuje się wszystkich kierowników/dyrektorów jednostek organizacyjnych wskazanych w treści Załącznika Nr 1 do niniejszego zarządzenia do:

− dokonania analizy wszystkich zawartych umów cywilnoprawnych, których okres obowiązywania przechodzi na czas prowadzenia w gminie scentralizowanych rozliczeń VAT,

− zawarcia aneksów dostosowujących zawarte uprzednio umowy cywilnoprawne do warunków skonsolidowanego rozliczenia w zakresie VAT.

3. Umocowuje się wszystkich kierowników/dyrektorów jednostek organizacyjnych, wymienionych w treści Załącznika Nr 1 do niniejszego zarządzenia, do zawarcia w imieniu gminy aneksów do zawartych umów cywilnoprawnych w zakresie dostosowawczym i wymaganym w związku z wprowadzeniem konsolidacji rozliczeń VAT.

§7

Faktury

1. Faktury wystawiane przez jednostki muszą zawierać wszystkie niezbędne elementy, o których mowa w art. 106e ustawy o podatku od towarów i usług. Dodatkowo ustala się, że w treści wystawianych lub otrzymywanych przez jednostkę organizacyjną faktur obok wymaganych danych podatnika winny znaleźć się także dane podmiotu dokonującego transakcji sprzedaży bądź zakupu, które należy ujawnić w poniższy sposób:

FAKTURA SPRZEDAŻY:

Sprzedawca:

Gmina Jabłonna

ul. Kwiatowa 1, 05-100 Jabłonna

1234567890

Wystawca – Jednostka organizacyjna gminy (Szkoła Podstawowa nr 1 i ul. Szkolna 2, 05-100 Jabłonna)

Rachunek bankowy/ kasa: wystawcy

FAKTURA NABYCIA:

Nabywca:

Gmina Jabłonna

ul. Kwiatowa 1, 05-100 Jabłonna

05-100

1234567890

Odbiorca – Jednostka organizacyjna gminy (Szkoła Podstawowa nr 1 i ul. Szkolna 2, 05-100 Jabłonna)

2. Faktury wystawiane przez jednostki organizacyjne w imieniu gminy powinny zawierać nadaną im przez jednostkę organizacyjną jednolitą numerację prowadzoną według wzoru: numer kolejny faktury/SP1/08/2023.

3. Jednostka organizacyjna otrzymująca fakturę zakupu zobowiązana jest do dokonania opisu zawierającego informacje w zakresie daty wpływu faktury zakupu oraz związku dokonanego zakupu:

− wyłącznie z czynnościami opodatkowanymi,

− wyłącznie z czynnościami pozostającymi poza zakresem regulacji ustawy o VAT,

− wyłącznie z czynnościami zwolnionymi od podatku,

− częściowo z czynnościami opodatkowanymi ze wskazaniem mechanizmu ustalenia wartości odliczenia podatku naliczonego (np. odliczenie wg ustalonej proporcji 50%).

§8

Operacje wewnętrzne

W związku z konsolidacją rozliczeń w zakresie VAT wszelkie odpłatne czynności jednostek organizacyjnych wymienionych w Załączniku Nr 1 do niniejszego zarządzenia dokonywane na rzecz własnej gminy (i na odwrót), a także odpłatne czynności dokonywane pomiędzy poszczególnymi jednostkami organizacyjnymi własnej gminy mają charakter wewnętrzny i dokumentowane powinny być notą księgową.

§9

Kasy rejestrujące

1. W przypadku posiadania kas rejestrujących jednostki organizacyjne mogą nadal wykorzystywać kasy, za pomocą których rozpoczęły prowadzenie tej ewidencji i które były przez nie wykorzystywane na dzień poprzedzający dzień podjęcia wspólnego rozliczania z jednostką samorządu terytorialnego, nie dłużej jednak niż do dnia 31 grudnia 2023 r.

2. W jednostkach organizacyjnych nie posiadających kas rejestrujących zobowiązuje się ich kierowników/dyrektorów do przeanalizowania przepisów prawnych w zakresie ewentualnego obowiązku zainstalowania kas rejestrujących.

§ 10

Obowiązki kierowników/dyrektorów jednostek organizacyjnych

Kierując się wymogiem prawidłowego rozliczania VAT przez gminę z urzędem skarbowym zobowiązuje się kierowników/dyrektorów jednostek organizacyjnych, wskazanych w treści Załącznika Nr 1 do niniejszego zarządzenia, do:

1. Wyznaczenia osób odpowiedzialnych za prawidłowość rozliczeń VAT w jednostce.

2. Dostarczania miesięcznych cząstkowych ewidencji sprzedaży, a jeżeli jednostce przysługuje prawo do odliczeń podatku naliczonego VAT, także miesięcznych cząstkowych ewidencji zakupu w nieprzekraczalnym terminie do 10. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Składane ewidencje muszą być podpisane przez kierownika/dyrektora i głównego księgowego jednostki.

3. Przekazania obliczonej kwoty podatku VAT, która jest wynikiem rozliczenia podatku przez jednostkę w terminie do 15. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, na rachunek gminy: 12345678901234567890123456.

4. Przedłożenia wykazu kont bankowych, na które będzie zwracana nadwyżka VAT naliczonego nad należnym.

5. Niezwłocznego informowania i przekazywania skorygowanych cząstkowych ewidencji sprzedaży i zakupu w wypadku ujawnienia nieprawidłowości bądź innych błędów w pierwotnie przekazanych ewidencjach wraz z pisemnym wyjaśnieniem przyczyn zaistniałych nieprawidłowości lub błędów.

§ 11

Postanowienia końcowe

1. Zarządzenie niniejsze należy traktować jako jeden z istotnych elementów polityki rachunkowości gminy.

2. Zobowiązuje się kierowników/dyrektorów jednostek organizacyjnych do ścisłego przestrzegania postanowień zarządzenia oraz uwzględnienia jego zapisów w polityce rachunkowości jednostki.

3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

(Podpis i pieczęć wydającego zarządzenie)