Zarządzenie w sprawie systemu kontroli zarządczej

Zarządzenie Nr ZK/01/2024

…………………………

(Dyrektor)

z dnia 2024-03-15 r.

w sprawie systemu kontroli zarządczej

w Miejskim Ośrodku Kultury w Krakowie

W związku z art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych ( t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1634 ze zm.), na podstawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych wprowadzonych komunikatem Nr 18 Ministra Finansów z 16 grudnia 2016 (Dz.Urz. Min.Fin. Nr 22, poz. 123), zarządzam, co następuje:

§1

1. Wprowadza się w Miejskim Ośrodku Kultury w Krakowie system kontroli zarządczej.

2. Za koordynację systemu kontroli zarządczej odpowiada Główny Księgowy.

§2

Użyte w zarządzeniu pojęcia mają następujące znaczenie:

1) identyfikacja ryzyka – ustalenie występującego lub możliwego do wystąpienia ryzyka zagrażającego realizacji celów i zadań;

2) istotne ryzyko – ryzyko, którego poziom może zagrozić realizacji celów jednostki;

3) kontrola – czynność polegająca na sprawdzeniu stanu faktycznego i porównaniu ze stanem wymaganym (wyznaczonym) w normach prawnych, technicznych, ekonomicznych, regulaminach i instrukcjach sposobu postępowania (procedurach) oraz sformułowaniu wniosków i zaleceń pokontrolnych, mających na celu zlikwidowanie nieprawidłowości, a także usprawnienie prac kontrolowanej jednostki;

4) kontrola bieżąca – stosowanie procedur kontrolnych i samokontroli w trakcie realizacji procesu/zadania/działania, najczęściej przed zakończeniem etapu procesu/zadania/działania;

5) kontrola następcza – badanie procesów, w tym operacji gospodarczych i finansowych już zrealizowanych, na podstawie odzwierciedlających je dokumentów i produktów;

6) kontrola wstępna – zbadanie zamierzonych decyzji i operacji, przed ich podjęciem;

7) kontrola zarządcza – ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy;

8) mechanizmy kontroli – wbudowane w proces lub system zasady, mające na celu racjonalne zapewnienie realizacji celów i zadań jednostki, zgodnie z określonymi standardami działania (procedurami), a także mające ograniczyć prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka lub zniwelować negatywne skutki już zaistniałego ryzyka;

9) procedura – sposób realizacji zadania (standard), załatwienia sprawy, realizacji projektu, zalecony przez kierownictwo jednostki w wewnętrznych uregulowaniach, stanowiący dla pracowników wymagany sposób postępowania;

10) ryzyko – prawdopodobieństwo wystąpienia zdarzeń, które mogą mieć wpływ na osiągnięcie zamierzonych celów lub powodują odchylenia od oczekiwanych rezultatów;

11) zarządzanie ryzykiem – projektowanie wewnętrznych uregulowań, zawierających mechanizmy kontroli ograniczające prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka lub jego skutki;

12) zasada rzetelności – wykonywanie obowiązków w sposób najbardziej prawidłowy i sumienny oraz terminowy przy posiadanych zasobach i istniejących uwarunkowaniach.

§3

Jednostka i jej komórki organizacyjne działają, tak aby:

1) osiągać swoje cele w sposób oszczędny i efektywny;

2) realizować zadania zgodnie z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi;

3) chronić zasoby rzeczowe i informacyjne;

4) zapobiegać i ograniczać błędy i nieprawidłowości, na podstawie procesu zarządzania ryzykiem oraz sprawnego systemu przepływu informacji;

5) terminowo i rzetelnie wykonywać zadania, w tym sporządzać sprawozdania.

§4

1. Kontrola zarządcza realizowana jest w ramach wszystkich działań jednostki, w formie:

1) kontroli wstępnej;

2) kontroli bieżącej;

3) kontroli następczej.

2. Kontrola wstępna ma na celu zapewnienie, że wszelkie działania, w tym operacje gospodarcze i finansowe, dotyczą ustalonych celów i będą realizowane w wysokościach określonych w planie finansowym, a przedstawiona dokumentacja spełnia kryteria kompletności i rzetelności. Kontroli wstępnej podlegają m.in.:

1) projekty planów i przedsięwzięć, w tym inwestycyjnych i o charakterze informatycznym;

2) wnioski o wszczęcie postępowań o zamówienia publiczne;

3) projekty umów;

4) projekty decyzji;

5) inne dokumenty wykazujące powstanie zobowiązań lub należności;

6) dokumentacja kosztorysowa;

7) inne dokumenty mające wpływ na działalność jednostki.

3. Kontrola bieżąca, w tym samokontrola, realizowana jest w trakcie procesu/zadania/działania, najczęściej przed zakończeniem etapu procesu/zadania/działania. Kontrola wstępna i bieżąca mają na celu zapewnienie:

1) identyfikacji i eliminacji zjawisk mogących negatywnie wpłynąć na realizację celów jednostki;

2) uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów;

3) optymalnego doboru metod i środków, służących osiągnięciu założonych celów;

4) terminowej realizacji zadań;

5) realizacji wydatków tylko w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

4. Kontrola następcza ma na celu zweryfikowanie procesu/działania/zadania po jego zakończeniu, w celu oceny działalności jednostki i eliminacji stwierdzonych nieprawidłowości w przyszłości lub podjęcia działań zmierzających do ograniczenia ich negatywnych skutków.

§5

W ramach form kontroli zarządczej, wymienionych w § 3 ust. 1, kontrola zarządcza występuje w postaci:

1) samokontroli, polegającej na bieżącym kontrolowaniu przez każdego pracownika prawidłowości wykonywania własnej pracy oraz obowiązków wynikających z posiadanego zakresu czynności;

2) kontroli funkcjonalnej, polegającej na stosowaniu przez pracowników i kadrę zarządzającą zaprojektowanych mechanizmów kontroli, w ramach realizacji zadań, operacji;

3) kontroli instytucjonalnej, sprawowanej przez komórkę kontroli wewnętrznej i organ nadzorujący.

§6

1. Za kontrolę zarządczą odpowiedzialni są:

1) kierownik jednostki;

2) główny księgowy;

3) kierownicy komórek organizacyjnych w zakresie swoich kompetencji i w odniesieniu do komórek, którymi zarządzają;

4) pracownicy zajmujący samodzielne stanowiska pracy w zakresie swoich kompetencji;

5) osoby, którym powierzono określone obowiązki w zakresie gospodarki finansowej i gospodarowania mieniem jednostki;

6) pozostali pracownicy jednostki w zakresie wykonywanych przez nich zadań.

2. Zakres przedmiotowy i podmiotowy odpowiedzialności osób wymienionych w ust. 1 pkt 1–4 i 6 wynika z zadań określonych regulaminem organizacyjnym dla poszczególnych służb i komórek organizacyjnych oraz z podporządkowania tych komórek, ustalonego w schemacie organizacyjnym jednostki.

3. Powierzenie obowiązków w zakresie gospodarki finansowej i gospodarowania mieniem następuje w formie pisemnego pełnomocnictwa lub upoważnienia.

§7

Środowisko wewnętrzne kontroli zarządczej

1. System zarządzania jednostką i jej komórkami funkcjonuje na podstawie:

1) zasad dobrej współpracy, współżycia społecznego i etyki;

2) obowiązku przestrzegania przepisów prawa;

3) zaangażowania w wykonywanie obowiązków i działanie dla dobra jednostki.

2. W jednostce obowiązuje kodeks etyki.

3. Gwarancją posiadania przez pracowników i kierownictwo jednostki odpowiednich kompetencji zawodowych są następujące zasady:

1) przestrzeganie procedur procesu zatrudniania w celu zapewnienia wyboru najlepszego kandydata na dane stanowisko pracy;

2) zapewnianie pracownikom warunków do podnoszenia kwalifikacji zawodowych m.in. poprzez dostarczanie aktualnych przepisów prawa, opracowań literatury, umożliwianie uczestnictwa w kursach specjalistycznych oraz poprzez szkolenia na stanowisku pracy;

3) planowanie szkoleń na bazie systemu ocen pracowniczych;

4) przeprowadzanie przez bezpośredniego przełożonego instruktażu w zakresie sposobu wykonania zleconych pracownikowi czynności.

4. W jednostce funkcjonuje monitorowana na bieżąco polityka kadrowa, dostosowana do celów i zadań