Zarządzenie w sprawie nagrywania rozmów telefonicznych

Zarządzenie Nr GN-2023/11/17

Dyrektora Szkoły Podstawowej nr 7 w Krakowie

z 2023-11-17 r.

w sprawie wprowadzenia systemu nagrywania rozmów telefonicznych za pośrednictwem centrali telefonicznej

Na podstawie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) oraz Ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych

§ 1.

W Szkole Podstawowej nr 7 w Krakowie celem zapewnienia bezpieczeństwa oraz podniesienia jakości obsługi klienta oraz w związku z rozpatrywaniem skarg i wniosków zostaje wprowadzony system nagrywania rozmów telefonicznych za pośrednictwem centrali telefonicznej

§ 2.

System rejestracji, o którym mowa w § 1 działa według następujących zasad:

1) rejestrowaniu podlegają wszystkie połączenia przychodzące;

2) każde połączenie przychodzące poprzedzone jest automatycznym komunikatem o treści: „Witamy w Szkole Podstawowej nr 7 w Krakowie. Informujemy, że w trosce o zapewnienie najwyższej jakości usług, wszystkie rozmowy są nagrywane. Jeżeli nie wyrażacie Państwo zgody na ich nagrywanie prosimy o przerwanie połączenia. Administrator danych tj. Szkoła Podstawowa nr 7, ul. Kwiatowa 1, 30-001 Kraków, zobowiązana jest wypełnić obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 RODO. Pełną informację, w tym informację o swoich prawach znajdziecie Państwo w Biuletynie Informacji Publicznej Szkoły Podstawowej nr 7 Kraków, na stronie www.sp7krakow.pl w zakładce Ochrona Danych Osobowych”;

3) urządzenie do rejestrowania rozmów zainstalowane jest w centrali telefonicznej;

4) aplikacja do obsługi rejestrowanych połączeń zainstalowana jest na komputerze administratora systemu informatycznego;

5) czas przechowywania zarejestrowanych połączeń wynosi 3 miesiące a po tym czasie pliki rejestrowanych połączeń zostają trwale usunięte z systemu informatycznego.

§ 3.

1. Odsłuchiwanie zarejestrowanych rozmów możliwe jest tylko do realizacji celu określonego w § 1 w wyjątkowych i uzasadnionych przypadkach.

2. Odsłuchiwania rozmów zarejestrowanych w centrali telefonicznej Szkoły Podstawowej nr 7 w Krakowie, dokonują osoby wskazane i upoważnione przez Dyrektora Szkoły.

3. Ze wszystkich czynności podjętych w trakcie odsłuchiwania treści nagrania, sporządza się protokół, który zostaje dołączony do akt sprawy.

4. Funkcję administratora systemu nagrywania w centrali telefonicznej Szkoły Podstawowej nr 7 w Krakowie pełni Informatyk zatrudniony w Szkole Podstawowej nr 7.

5. Dyrektor Szkoły Podstawowej nr 7 w Krakowie, sprawuje nadzór nad właściwym wykorzystaniem systemu nagrywania rozmów w centrali telefonicznej Szkoły Podstawowej nr 7 w Krakowie w zakresie:

1) wykorzystywania treści rejestrowanych rozmów zgodnie z przeznaczeniem z zachowaniem przepisów o ochronie danych osobowych;

2) odsłuchiwania rejestrowanych rozmów;

3) udostępniania treści rejestrowanych rozmów;

4) przechowywania treści rejestrowanych rozmów z zachowaniem przepisów o ochronie danych osobowych.

6. Dostęp do nagrań rejestrowanych połączeń telefonicznych posiada administrator systemu nagrywania w centrali telefonicznej oraz Dyrektor Szkoły Podstawowej nr 7 w Krakowie.

§ 4.

Zarządzenie wchodzi w życie 2023-11-20.

...............................................................

(podpis i pieczęć Dyrektora Szkoły)