Instrukcja gospodarowania drukami ścisłego zarachowania

Zarządzenie nr 12/2023

(Jan Kowalski)

z dnia 15.03.2023

w sprawie: instrukcji gospodarowania drukami ścisłego zarachowania

Na podstawie Statutu (Firma Przykładowa Sp. z o.o.)

w celu ujednolicenia gospodarki drukami ścisłego zarachowania zarządza się, co następuje:

§ 1

1. Ustalam instrukcję w sprawie ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania w (Firma Przykładowa Sp. z o.o.)

stanowiącą załącznik nr 1 do zarządzenia.

2. Niniejsza instrukcja określa zasady ewidencjonowania, przechowywania i likwidowania wykorzystywanych w druków ścisłego zarachowania.

§ 2

Nadzór nad realizacją postanowień zarządzenia sprawuje Anna Nowak

§ 3

1. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

2. Traci moc zarządzenie nr 5/2022 z dnia 01.02.2022

Załącznik nr 1 do Zarządzenia

Nr 12/2023 z dnia 15.03.2023

Instrukcja w sprawie zasad gospodarowania drukami ścisłego zarachowania

§1

1. Druki ścisłego zarachowania są to formularze powszechnego użytku, w zakresie których obowiązuje specjalna ewidencja, mająca zapobiegać ewentualnym nadużyciom, wynikającym z ich stosowania.

2. Druki ścisłego zarachowania podlegają ponumerowaniu, ewidencji, kontroli i zabezpieczeniu.

3. Do druków ścisłego zarachowania zalicza się:

(należy uzupełnić, wpisując odpowiednie druki używane w danej jednostce, np.: arkusze spisu z natury, bloczki „kasa wyda”, kwitariusze przychodowe, bloczki „kasa przyjmuje”, gwarancje ubezpieczeniowe należytego wykonania umowy, gwarancje zapłaty wadium)

Gospodarkę drukami ścisłego zarachowania prowadzą:

(wymienić komórki organizacyjne, jednostki prowadzące gospodarkę drukami) Dział Księgowości, Dział Kadr

§2

1. Ewidencję druków ścisłego zarachowania prowadzi się w specjalnie do tego celu założonej księdze druków ścisłego zarachowania.

2. W księdze tej rejestruje się, pod odpowiednią datą, liczbę i numery przyjętych, wydanych oraz zwróconych formularzy i wprowadza się każdorazowo stan poszczególnych druków ścisłego zarachowania.

3. Dokładna ewidencja i kontrola obrotu drukami stanowi podstawę gospodarki drukami ścisłego zarachowania. Ewidencja druków ścisłego zarachowania polega na:

1) przyjęciu druków ścisłego zarachowania niezwłocznie po ich otrzymaniu;

2) bieżącym wpisaniu przychodu, rozchodu i zapisów druków w księdze ścisłego zarachowania;

3) oznaczeniu numerem ewidencyjnym druków nieposiadających serii i numerów nadanych przez drukarnię.

§3

1. Jednostka zobowiązuje się umożliwić pracownikowi odpowiedzialnemu za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania należyte przechowywanie tych druków w miejscu zabezpieczonym przed kradzieżą lub zniszczeniem.

2. Druki ścisłego zarachowania powinny być przechowywane w pomieszczeniu zamkniętym, w miarę możliwości, w kasie lub szafie metalowej pod odpowiedzialnością wyznaczonych pracowników.

3. Kierownicy komórek/jednostek organizacyjnych wykorzystujących druki ścisłego zarachowania są zobowiązani do:

1) wyznaczenia pracowników obowiązanych do przechowywania, prowadzenia ewidencji i rozliczania druków ścisłego zarachowania,

2) bieżącego kontrolowania stosowania przez pracowników zasad postępowania z drukami ścisłego zarachowania,

3) zapewnienia odpowiedniego zabezpieczenia przed kradzieżą druków ścisłego zarachowania.

4. Wyznaczony pracownik jest odpowiedzialny za prawidłową gospodarkę, ewidencję i zabezpieczenie druków ścisłego zarachowania. Pracownik podpisuje oświadczenie o przyjęciu odpowiedzialności za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do instrukcji.

§ 4

1. Oznaczenia druków ścisłego zarachowania, które nie posiadają nadanych przez drukarnię serii i numerów, dokonuje się tak, aby każdy egzemplarz oznaczono kolejnym numerem ewidencyjnym.

2. W przypadku druków broszurowych (w blokach) należy dodatkowo, na okładce każdego bloku odnotować (dotyczy również druków posiadających serie i numery nadane w drukarni):

1) numer kart bloku: od nr 0001 do nr 0500;

2) liczbę kart każdego bloku poświadczoną podpisem osoby odpowiedzialnej za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania oraz podpisem głównego księgowego i Maria Wiśniewska.

3. Poszczególne bloki dowodów wpłaty i wypłaty numeruje się w momencie przyjęcia do magazynu i przychoduje w księdze druków ścisłego zarachowania.

4. Na okładce wpisuje się liczbę kart bloku.

5. Po wyczerpaniu bloku, przy wydawaniu następnego, na okładce wpisuje się, w którym z nich druki zostały wykorzystane.

6. Arkusze spisu z natury również traktowane są jako druk ścisłego zarachowania.

7. Kwitariusze przychodowe, które posiadają numery nadane przez drukarnię, przechowuje się w momencie ich zakupu. Przed wydaniem muszą być poświadczone podpisem głównej księgowej i Piotr Zieliński.

8. Ewidencję wszystkich druków ścisłego zarachowania prowadzi się odrębnie dla każdego rodzaju bloku w księdze o ponumerowanych stronach. Na ostatniej stronie należy wpisać: „księga zawiera 100 stron, słownie sto kolejno ponumerowanych i zalakowanych przez osobę upoważnioną, to jest głównego księgowego lub jego zastępcy”.

9. Wydanie druków ścisłego zarachowania może nastąpić wyłącznie na podstawie pisemnego upoważnienia do ich pobrania, zaakceptowanego przez kierownika komórki/jednostki, o której mowa w § 1 ust. 4. Wzór upoważnienia stanowi załącznik nr 2 do niniejszej instrukcji.

10. Pobranie nowego druku (bloku) może nastąpić wyłącznie po przedstawieniu zapotrzebowania.

11. Zapotrzebowanie powinno określać żądaną liczbę druków ścisłego zarachowania, imiennie pracownika upoważnionego do odbioru druków i zawierać rozliczenie z poprzednio pobranych druków.

12. Podstawę zapisów w księdze druków ścisłego zarachowania stanowią:

1) dla przychodu – kserokopia rachunku dostawcy, ewentualnie dowodu przyjęcia,

2) dla rozchodu – pokwitowanie osoby upoważnionej dla odbioru druków.

13. Zapisu w księdze druków ścisłego zarachowania dokonuje się czytelnie atramentem lub długopisem. Niedopuszczalne jest jakiekolwiek wycieranie lub wyskrobywanie omyłkowych zapisów. Omyłkowy zapis należy przekreślić tak, aby można go było odczytać i wpisać zapis prawidłowy. Osoba dokonująca poprawki powinna obok wniesionej poprawki umieścić swój podpis i datę dokonania tej czynności.

14. Błędnie wypełnione druki powinny być anulowane przez wpisanie adnotacji „unieważniam”, wraz z datą i czytelnym podpisem osoby dokonującej tych czynności. Anulowane druki, jeśli są broszurowe, pozostawia się w bloku, a luźne druki przechowuje się w przeznaczonym do tego celu segregatorze lub teczce.

15. Wydanie druków ścisłego zarachowania może nastąpić wyłącznie po zdaniu kopii bloku wykorzystanego. W każdym przypadku wydaje się tylko jeden bloczek.

16. Zasady rozliczania druków ścisłego zarachowania w jednostce stanowi załącznik nr 3 do instrukcji.

§ 5

1. Druki ścisłego zarachowania podlegają kontroli nie rzadziej niż raz w roku.

2. Kontrola druków polega na stwierdzeniu zgodności druków będących na stanie rzeczywistym ze stanem wykazanym w ewidencji druków.

3. Kierowników komórek/jednostek organizacyjnych wymienionych w § 1 ust. 4 zobowiązuje się do kontroli nad właściwą ewidencją i rozliczaniem druków ścisłego zarachowania w podległych im jednostkach.

4. Na dowód stwierdzenia zgodności stanu druków z ewidencją osoba dokonująca kontroli zamieszcza klauzulę o następującej treści: „stwierdza się zgodność stanu druków ścisłego zarachowania według stanu na dzień 31.12.2022” oraz zamieszcza swój podpis i datę. Klauzulę umieszcza się na ostatniej stronie księgi druków ścisłego zarachowania. Na dzień kontroli wyprowadzony stan druków w księdze ewidencyjnej powinien być podkreślony czerwonym kolorem.

5. Roczną kontrolę druków ścisłego zarachowania przeprowadza komisja inwentaryzacyjna, która jest zobowiązana ustalić stan faktyczny druków w składowaniu wraz ze stanem w księdze druków ścisłego zarachowania.

6. Druki ścisłego zarachowania powinny być inwentaryzowane nie rzadziej niż raz w roku. W arkuszach spisu z natury należy podać rodzaje, serie i numery druków oraz wymienić ich liczbę. Wzór protokołu z inwentaryzacji druków ścisłego zarachowania stanowi załącznik nr 4 do instrukcji.

7. W przypadku zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej druki ścisłego zarachowania podlegają przekazaniu łącznie ze składnikami majątkowymi. Okoliczność przekazania (przyjęcia) druków ścisłego zarachowania musi być zamieszczona w protokole zdawczo-odbiorczym.

§ 6

1. W przypadku zaginięcia (zgubienia lub kradzieży) druków ścisłego zarachowania, niezwłocznie przeprowadza się inwentaryzację druków i ustawia liczbę oraz cechy (numery, serie, pieczęci) zaginionych druków.

2. Natychmiast po stwierdzeniu zaginięcia druków ścisłego zarachowania należy:

1) sporządzić protokół zaginięcia,

2) w przypadku zaginięcia czeków powiadomić niezwłocznie Bank PKO BP, który czeki wydał,

3) w uzasadnionych przypadkach, gdy zachodzi podejrzenie przestępstwa, zawiadomić policję.

3. Wszystkie zawiadomienia o zaginięciu druków ścisłego zarachowania powinny zawierać następujące dane:

1) liczbę zaginionych druków luźnych, względnie bloków, z podaniem ilości egzemplarzy w każdym komplecie druków,

2) dokładne cechy zaginionych druków – numer, seria nadana przez drukarnię lub parafowanie druków numerowanych we własnym zakresie,

3) symbol druku oraz rodzaje i nazwy pieczęci,

4) datę zaginięcia druków,

5) okoliczności zaginięcia druków,

6) miejsce zaginięcia druków,

7) Firma Przykładowa Sp. z o.o. i ul. Kwiatowa 1, 00-000 Warszawa.

4. W przypadku ewentualnego zniszczenia druków ścisłego zarachowania należy sporządzić protokół, który przechowuje się w aktach prowadzonych przez osobę odpowiedzialną za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania.

§7

1. Likwidacja druków ścisłego zarachowania następuje komisyjnie w jednostce organizacyjnej, która je przechowuje.

2. Komisję, kwalifikującą druki ścisłego zarachowania do likwidacji, powołuje Adam Małysz na wniosek kierownika danej jednostki organizacyjnej.

3. W skład komisji wchodzą trzy osoby, w tym obligatoryjnie pracownik archiwum.

4. Fizycznej likwidacji druków ścisłego zarachowania dokonuje się przez pocięcie na niszczarce i przekazanie na makulaturę.

5. Wyżej wymieniona komisja zobowiązana jest sporządzić protokół likwidacji, który przechowuje się w jednostce organizacyjnej likwidującej druki. Wzór protokołu z likwidacji stanowi załącznik nr 5 do instrukcji.

6. Likwidacja druków ścisłego zarachowania powinna odbywać się co najmniej 1 raz w roku.

§8

Druki ścisłego zarachowania, księgi ewidencyjne, protokoły przyjęcia i ocechowania oraz wszelką dokumentację dotyczącą gospodarki drukami ścisłego zarachowania (zapotrzebowania, rozliczenia itp.) należy przechowywać przez okres 5 lat. Dotyczy to także druków anulowanych.

Załącznik nr 1 do instrukcji

Oświadczenie o przyjęciu odpowiedzialności za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania

Ja, niżej podpisana/-y* Katarzyna Nowak

zatrudniona/-y*. w Firma Przykładowa Sp. z o.o.

w charakterze Księgowa

1. Przyjmuję na siebie pełną odpowiedzialność za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania, które zostaną mi powierzone z zachowaniem właściwego trybu.

2. Przyjmuję do wiadomości, że z odpowiedzialności, o której mowa w pkt 1, wynikają dla mnie następujące konsekwencje:

1) obowiązek rozliczenia się z powierzonych druków na każde zasadne żądanie Firma Przykładowa Sp. z o.o.,

2) prowadzenie ewidencji i przechowywanie ww. druków, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie zasadami.

3. Nie zgłaszam żadnych zastrzeżeń odnośnie do warunków pracy, w których mam wykonywać pracę pracownika odpowiedzialnego za gospodarkę ww. drukami, oraz zobowiązuję się do niezwłocznego powiadomienia Firma Przykładowa Sp. z o.o. o wszelkich przeszkodach w wykonywaniu pracy, które ewentualnie mogą zaistnieć w przyszłości.

, dnia 16.03.2023

(podpis pracownika)

Oświadczenie niniejsze zostało złożone w mojej obecności:

(16.03.2023) (podpis)

* Niepotrzebne skreślić.

Załącznik nr 2 do instrukcji

Upoważnienie (stałe*/jednorazowe*) nr 1/2023 do pobrania druków ścisłego zarachowania

Upoważniam Tomasz Kowalski

(Specjalista ds. kadr, Firma Przykładowa Sp. z o.o.)

do pobierania/pobrania* następujących druków ścisłego zarachowania

(rodzaj i liczba druków) 100 szt. kwitariuszy przychodowych

Upoważnienie wydaje się na okres od 17.03.2023 do 17.04.2023

, dnia 17.03.2023

(podpis kierownika jednostki/komórki)

* Niepotrzebne skreślić.

Załącznik nr 3 do instrukcji

Zasady rozliczania druków ścisłego zarachowania w jednostce

1. W Firma Przykładowa Sp. z o.o. obowiązuje kwartalny okres rozliczania druków ścisłego zarachowania, nawet w przypadku braku obrotów.

2. Druki rozchodowane w danym kwartale należy zdjąć ze stanu magazynowego danej komórki/jednostki organizacyjnej dokumentem materiałowym utworzonym w systemie, tj:

1) DW – w przypadku wydania i do akt,

2) DK – w przypadku kasacji druków uszkodzonych lub nieaktualnych,

3) MM – w przypadku zwrotu czystych druków,

4) SDW, SDK, SMM – korektę dokumentu materiałowego należy wykonać w ramach danego miesiąca w przypadku błędnego utworzenia dokumentu DW, DK lub MM.

3. Osoba materialnie odpowiedzialna tworzy dokumenty materiałowe w systemie.

4. Oryginały utworzonych dokumentów należy niezwłocznie dostarczyć do księgowości.

5. Księgowość dokonuje przesunięcia druków ścisłego zarachowania między komórkami/jednostkami organizacyjnymi dokumentem MM, na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego dostarczonego przez dany dział.

6. Na koniec każdego roku przeprowadza się inwentaryzację druków.

Załącznik nr 4 do instrukcji

Protokół nr 1/2023 z inwentaryzacji druków ścisłego zarachowania

przeprowadzonej w dniu 20.03.2023 r. od godz. 9:00 do godz. 10:00 przez zespół w składzie:

1. Jan Kowalski (Kierownik Działu Księgowości)

2. Anna Nowak (Główna Księgowa)

3. Piotr Zieliński (Specjalista ds. kadr)

Inwentaryzację przeprowadzono w obecności osoby odpowiedzialnej za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania: Katarzyna Nowak

W toku inwentaryzacji spisano następujące druki:

Lp. Nazwa druku Seria i nr Liczba Uwagi

Stwierdzono różnicę pomiędzy stanem faktycznym a stanem ewidencyjnym w odniesieniu do niżej wymienionych druków:

Inwentaryzację przeprowadzono z powodu zmiany osoby odpowiedzialnej za ewidencję/zaginięcia/zagubienia/kradzieży druków ścisłego zarachowania*.

Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach.

(podpis osoby odpowiedzialnej za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania)

1. (podpis)

2. (podpis)

3. (podpis)

(podpisy osób uczestniczących w inwentaryzacji)

* Podkreślić właściwe.

Załącznik nr 5 do instrukcji

Protokół nr 1/2023 z likwidacji druków ścisłego zarachowania

przeprowadzonej w dniu 21.03.2023 r. od godz. 11:00 do godz. 12:00 przez zespół w składzie:

1. Jan Kowalski (Kierownik Działu Księgowości)

2. Anna Nowak (Główna Księgowa)

3. Archiwista (Archiwum)

Likwidację przeprowadzono w obecności osoby odpowiedzialnej za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania: Katarzyna Nowak

W toku likwidacji spisano następujące druki:

Lp. Nazwa druku Seria i nr Liczba Powód likwidacji druku

Uwagi:

Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach.

(podpis osoby odpowiedzialnej za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania)

1. (podpis)

2. (podpis)

3. (podpis)

(podpisy osób uczestniczących w inwentaryzacji)