Zarządzenie w sprawie zasad kontroli jednostek organizacyjnych

Zarządzenie Nr 123/2023

Burmistrza Gdynia Gdynia

z dnia 24.05.2023 roku

w sprawie: zasad i trybu przeprowadzania kontroli jednostek organizacyjnych Gdynia Gdynia.

Działając na podstawie art. 68 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 8 marca 2011 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1634 ze zm.), zarządzam, co następuje:

§1

1. Ustalam zasady i tryb przeprowadzania kontroli wobec jednostek organizacyjnych Gdynia Gdynia jako instrument kontroli zarządczej na poziomie funkcjonowania samorządu terytorialnego (II poziom kontroli zarządczej).

2. Kontrola wspomaga działania służące zapewnieniu zgodnej z prawem, efektywnej, oszczędnej i celowej realizacji zadań publicznych przez jednostki organizacyjne Gdynia Gdynia.

3. Zadaniem kontroli jest ustalenie stanu faktycznego, jego ocena z punktu widzenia przyjętego wzorca kontroli oraz sformułowanie wniosków mających usprawnić kontrolowaną działalność.

4. Zadaniem kontroli jest również ustalenie przyczyn zaistniałych naruszeń i nieprawidłowości, osób odpowiedzialnych oraz wskazanie sposobu usunięcia naruszeń i nieprawidłowości.

§2

Kryteriami kontroli przeprowadzanej wobec jednostek organizacyjnych Gdynia Gdynia są: zgodność z prawem, rzetelność, celowość i gospodarność.

§3

1. Kontrole przeprowadzane są przez Wydział Audytu Urzędu Miasta w Gdynia.

2. Nadzór nad pracą Wydziału Audytu Urzędu Miasta w Gdynia sprawuje Burmistrz Gdynia Gdynia.

3. Szczegółową organizację i zasady funkcjonowania Wydziału Audytu Urzędu Miasta Gdynia określa regulamin organizacyjny Urzędu Miasta w Gdynia.

§4

1. Kontrole podejmowane są na podstawie planu kontroli.

2. Plan kontroli na dany rok zatwierdza Burmistrz Gdynia Gdynia na wniosek złożony przez Naczelnika Wydziału Audytu Urzędu Miasta w Gdynia.

3. Wniosek, o którym mowa w ust. 2, powinien zostać złożony najpóźniej do dnia 30.09 2023 roku poprzedzającego rok objęty planem kontroli.

4. Zatwierdzenie planu kontroli powinno nastąpić do dnia 15.10 roku poprzedzającego rok objęty planem kontroli.

5. W planie kontroli należy wskazać tematykę planowaną do kontroli lub jednostki organizacyjne, w których przeprowadzona zostanie kontrola.

6. Zmiany w planie kontroli Burmistrz Gdynia Gdynia wprowadza z własnej inicjatywy lub na wniosek Naczelnika Wydziału Audytu Urzędu Miasta w Gdynia.

7. W uzasadnionych przypadkach Burmistrz Gdynia Gdynia może zarządzić kontrolę nieobjętą planem kontroli (kontrolę doraźną).

§5

1. Przygotowując wniosek, o którym mowa w § 4 ust. 2, Naczelnik Wydziału Audytu Urzędu Miasta w Gdynia Gdynia bierze pod uwagę wnioski Skarbnika, Sekretarza oraz kierowników komórek organizacyjnych Urzędu Miasta w Gdynia, dotyczące tematów kontroli.

2. Przygotowując wniosek, o którym mowa w ust. 1, Naczelnik Wydziału Audytu Urzędu Miasta w Gdynia Gdynia bierze także pod uwagę inne dokumenty i informacje dotyczące jednostek organizacyjnych Gdynia Gdynia, w tym wyniki kontroli przeprowadzonych przez instytucje zewnętrzne (Regionalna Izba Obrachunkowa, Najwyższa Izba Kontroli).

§6

W terminie do dnia 31.03 roku następującego po roku objętym planem kontroli Naczelnik Wydziału Audytu Urzędu Miasta w Gdynia przedkłada Burmistrzowi Gdynia Gdynia sprawozdanie z wykonania planu kontroli.

§7

1. O podjęciu kontroli w jednostce organizacyjnej Gdynia Gdynia Burmistrz Gdynia Gdynia zawiadamia kierownika tej jednostki organizacyjnej nie później niż na 7 dni przed datą rozpoczęcia kontroli.

2. Zawiadomienie powinno wskazywać tematykę kontroli oraz szacunkowy czas jej trwania.

3. Czynności kontrolne przeprowadzają pracownicy Wydziału Audytu Urzędu Miasta w Gdynia wskazani w upoważnieniu do przeprowadzenia kontroli w jednostce organizacyjnej Gdynia Gdynia, podpisanym przez Burmistrza Gdynia Gdynia lub osobę przez niego upoważnioną na wniosek Naczelnika Wydziału Audytu Urzędu Miasta w Gdynia.

4. W uzasadnionych przypadkach Burmistrz Gdynia Gdynia może upoważnić do przeprowadzenia kontroli także innego niż wskazanego w ust. 3, pracownika Urzędu Miasta w Gdynia.

5. Kierownik zespołu kontrolnego wyznacza Burmistrz Gdynia Gdynia na wniosek Naczelnika Wydziału Audytu Urzędu Miasta w Gdynia.

6. Kierownik zespołu kontrolnego reprezentuje zespół przed kierownikiem jednostki kontrolowanej.

7. Pracownik podlega wyłączeniu od czynności kontrolnych, jeżeli on lub członkowie jego rodziny pozostają w takich stosunkach prawnych z jednostką kontrolowaną lub osobistych z jej pracownikami, które nasuwają wątpliwości co do bezstronności pracownika. Wyłączenie następuje z urzędu na wniosek pracownika lub na uzasadniony wniosek zgłoszony przez kierownika jednostki kontrolowanej.

§8

1. Kontrola przeprowadzana jest w siedzibie jednostki kontrolowanej i w godzinach jej pracy.

2. Kierownik jednostki kontrolowanej zapewnia warunki i środki do przeprowadzenia kontroli, w szczególności w miarę możliwości wydzielone pomieszczenie, dostęp do internetu i stanowiska komputerowego, dostęp do obiektów i pomieszczeń kontrolowanej jednostki.

3. Kierownik jednostki kontrolowanej zapewnia warunki w zakresie bezpiecznego przechowywania dokumentów udostępnionych kontrolującym.

§9

Kierownik jednostki kontrolowanej zobowiązany jest do:

1) udzielania informacji i wyjaśnień w zakresie tematyki kontroli;

2) udostępnienia dokumentacji i materiałów niezbędnych do przeprowadzenia kontroli;

3) udostępnienia ewidencji prowadzonych w systemie elektronicznym niezbędnych do przeprowadzenia kontroli;

4) sporządzenia zestawień, kopii dokumentów, wydruków, odpisów i wyciągów w zakresie tematyki kontroli;

5) potwierdzenia zgodności z oryginałem kopii dokumentów oraz wydruków z elektronicznych baz danych.

§ 10

W związku z kontrolą, w zakresie niezbędnym do jej przeprowadzenia, kontrolujący mają prawo do:

1) wstępu do obiektów i pomieszczeń kontrolowanej jednostki;

2) wglądu w dokumentację i materiały jednostki związane z realizacją jej zadań, jak również w ewidencje prowadzone w systemach elektronicznych;

3) żądania od pracowników kontrolowanej jednostki pisemnych lub ustnych informacji i wyjaśnień w zakresie powierzonych im obowiązków;

4) zlecania wykonania zestawień, kopii dokumentów, wydruków, odpisów i wyciągów;

5) przeprowadzania oględzin obiektów, pomieszczeń i składników majątkowych;

6) zasięgania informacji w innych jednostkach organizacyjnych Gdynia Gdynia oraz komórkach organizacyjnych Urzędu Miasta w Gdynia, w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia kontroli;

7) korzystania z opinii biegłych oraz radców prawnych zatrudnionych w Urzędzie Miasta w Gdynia;

8) dokumentowania czynności kontrolnych za pomocą urządzeń rejestrujących obraz lub dźwięk;

9) zabezpieczenia dokumentów, czyli protokolarnego pobrania ich do siedziby Urzędu Miasta w Gdynia.

§ 11

1. Ustaleń w toku kontroli dokonuje się na podstawie przeprowadzonych dowodów.

2. Dowodami są w szczególności: informacje i wyjaśnienia pracowników kontrolowanej jednostki, informacje pracowników innych jednostek organizacyjnych Gdynia Gdynia oraz pracowników komórek organizacyjnych Urzędu Miasta w Gdynia, zestawienia, dokumenty, wydruki z ewidencji prowadzonych w systemach elektronicznych, wyniki oględzin, opinie prawne, opinie biegłych i rzeczoznawców, materiały utrwalone za pomocą urządzeń rejestrujących obraz lub dźwięk.

3. Kontrolujący dokonują oględzin mających na celu potwierdzenie zgodności dokumentów ze stanem faktycznym, stanu obiektów i innych składników majątkowych w obecności kierownika jednostki kontrolowanej lub osoby przez niego wyznaczonej.

4. O powołaniu biegłego lub rzeczoznawcy decyduje Burmistrz Gdynia Gdynia na wniosek Naczelnika Wydziału Audytu Urzędu Miasta w Gdynia.

5. Pracownicy jednostek organizacyjnych Gdynia Gdynia i komórek organizacyjnych Urzędu Miasta Gdynia zobowiązani są, na pisemny wniosek kontrolujących, do udzielenia pisemnej informacji oraz przedstawienia zgodnych z oryginałem kopii dokumentów w terminie wskazanym we wniosku, w zakresie związanym z przeprowadzaną kontrolą.

§ 12

1. Ustalenia kontroli zawarte są w protokole kontroli.

2. Protokół kontroli powinien zawierać:

1) nazwę jednostki kontrolowanej i jej ul. Morska 10, 81-001 Gdynia;

2) Jan, Kowalski i Inspektor osób przeprowadzających kontrolę;

3) datę rozpoczęcia i zakończenia czynności kontrolnych w jednostce kontrolowanej;

4) określenie przedmiotowego zakresu kontroli i okres 2022-2023 objętego kontrolą;

5) dane dotyczące kierownictwa jednostki kontrolowanej w okresie 2022-2023 objętym kontrolą;

6) przebieg i wyniki czynności kontrolnych;

7) stwierdzone podczas kontroli fakty stanowiące podstawę do oceny działalności jednostki kontrolowanej w zakresie zgodności z prawem, a w szczególności konkretne nieprawidłowości, z uwzględnieniem ich przyczyn i skutków oraz wskazaniem osób odpowiedzialnych za ich powstanie;

8) informację o podpisaniu protokołu przez kierownika jednostki kontrolowanej i Głównego Księgowego tej jednostki albo o odmowie podpisania protokołu;

9) wykaz akt kontroli.

3. Akta kontroli stanowi dokumentacja dotycząca przebiegu kontroli, w szczególności są to: notatki służbowe osób przeprowadzających kontrolę, pisemne informacje i wyjaśnienia pracowników kontrolowanej jednostki, pisemne informacje pracowników jednostek organizacyjnych Gdynia Gdynia i komórek organizacyjnych Urzędu Miasta w Gdynia oraz kopie przekazanych przez nich dokumentów, protokoły oględzin, protokoły zabezpieczenia dokumentów, opinie biegłych, opinie prawne, kopie dokumentów, zestawienia, obliczenia, wydruki, odpisy, wyciągi, zdjęcia i nośniki utrwalające obraz lub dźwięk.

4. Akta kontroli prowadzi się w sposób uporządkowany, z zachowaniem kolejności numerowanych stron.

§ 13

Protokół kontroli sporządza się w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach.

§ 14

1. Kierownik kontrolowanej jednostki – w terminie 7 dni roboczych od dnia otrzymania projektu protokołu kontroli – ma prawo przedstawienia dodatkowych informacji, wyjaśnień, uwag i zastrzeżeń do treści tego projektu.

2. Kontrolujący – w terminie 3 dni roboczych od dnia otrzymania dodatkowych informacji, wyjaśnień, uwag i zastrzeżeń do treści projektu protokołu – dokonują odpowiednich zmian w zakresie ustaleń zawartych w projekcie protokołu albo podtrzymują ustalenia w nim zawarte.

3. Kontrolujący sporządzają notatkę służbową z przeprowadzonych czynności, o których mowa w ust. 2, a następnie dołączają ją do akt kontroli.

4. Kontrolujący niezwłocznie informują na piśmie kierownika kontrolowanej jednostki o zajętym przez nich stanowisku dotyczącym dodatkowych informacji, wyjaśnień, uwag i zastrzeżeń do treści projektu protokołu kontroli.

5. Kontrolujący przekazują protokół kontroli kierownikowi kontrolowanej jednostki w celu jego podpisania w terminie:

a) 5 dni roboczych od dnia upływu terminu do wniesienia dodatkowych informacji, wyjaśnień, uwag i zastrzeżeń do treści projektu protokołu kontroli, w przypadku ich niezgłoszenia przez kierownika kontrolowanej jednostki albo

b) w terminie 2 dni roboczych od przekazania kierownikowi kontrolowanej jednostki stanowiska, o którym mowa w ust. 4.

6. Protokół podpisują kontrolujący oraz kierownik i Główny Księgowy kontrolowanej jednostki lub osoby przez nich upoważnione.

7. Kierownik lub Główny Księgowy kontrolowanej jednostki mogą odmówić podpisania protokołu kontroli, przedstawiając – w ciągu 14 dni roboczych od dnia odmowy – pisemne jej uzasadnienie.

§ 15

Kierownik zespołu kontrolnego albo kontrolujący przeprowadzający kontrolę może zwołać w kontrolowanej jednostce naradę pokontrolną w celu omówienia wyników kontroli.

§ 16

1. Na podstawie wyników kontroli Burmistrz Gdynia Gdynia kieruje do kierownika kontrolowanej jednostki wystąpienie pokontrolne.

2. Wystąpienie zawiera syntetyczny opis kontrolowanych zagadnień i ich ocenę według przyjętych kryteriów kontroli oraz wskazanie wniosków służących usunięciu stwierdzonych naruszeń i usprawnieniu kontrolowanej działalności jednostki.

3. W przypadku stwierdzenia naruszeń i nieprawidłowości w wystąpieniu należy wskazać ich rozmiar, skutki finansowe, przyczyny i osoby odpowiedzialne za ich powstanie.

§ 17

Kierownik kontrolowanej jednostki – w terminie 30 dni roboczych od dnia doręczenia wystąpienia pokontrolnego – zobowiązany jest poinformować Burmistrza Gdynia Gdynia o działaniach podjętych w celu wykonania wniosków pokontrolnych lub przyczynach braku podjęcia takich działań.

§ 18

1. Kierownik jednostki kontrolowanej – w terminie 14 dni od dnia doręczenia wystąpienia pokontrolnego – może zgłosić umotywowane zastrzeżenia do wniosków pokontrolnych zawartych w wystąpieniu.

2. Burmistrz Gdynia Gdynia odrzuca zastrzeżenia zgłoszone z uchybieniem terminu lub przez osobę nieuprawnioną, informując o tym niezwłocznie wnoszącego zastrzeżenia.

3. Złożenie zastrzeżeń niepodlegających odrzuceniu zawiesza bieg terminu do udzielenia odpowiedzi, o której mowa w § 16, w zakresie wniosków objętych zastrzeżeniem.

4. Zastrzeżenia rozstrzyga 3osobowa komisja powołana w terminie 7 dni roboczych od doręczenia zastrzeżeń przez Burmistrza Gdynia Gdynia.

5. Komisja oddala albo uwzględnia zastrzeżenia, podejmując w tej sprawie uchwałę, najpóźniej w terminie 14 dni od dnia powołania.

6. Komisja może oddalić albo uwzględnić zastrzeżenia w całości lub części.

7. W posiedzeniu komisji może uczestniczyć kierownik kontrolowanej jednostki lub osoba przez niego upoważniona.

8. W przypadku oddalenia zastrzeżeń termin na udzielenie odpowiedzi, o której mowa w § 16, rozpoczyna się z dniem doręczenia kontrolowanej jednostce uchwały w sprawie oddalenia zastrzeżeń.

9. Od uchwały komisji nie przysługują kontrolowanej jednostce środki odwoławcze.

§ 19

W przypadku ujawnienia w wyniku kontroli czynów naruszających dyscyplinę finansów publicznych, czynów noszących znamiona przestępstwa lub przestępstwa skarbowego kontrolujący niezwłocznie, po podpisaniu protokołu lub odmowie jego podpisania, sporządzają projekt stosownego zawiadomienia i przekazują go Naczelnikowi Wydziału Audytu i Kontroli Urzędu Miasta w Gdynia.

§ 20

Burmistrz Gdynia Gdynia może zarządzić – w ramach kontroli doraźnej – sprawdzenie sposobu wykonania wniosków pokontrolnych przez kontrolowaną jednostkę.