Zasady archiwizacji i ochrony danych

Załącznik Nr 5

do Zarządzenia Nr 12/2024

Zasady archiwizowania i ochrony danych

I. Ochrona dokumentów i ksiąg rachunkowych

1. Fizyczne zabezpieczenie zewnętrzne Instytucji jest realizowane przez firmę zewnętrzną "Bezpieczni Sp. z o.o.", która zapewnia ochronę przed dostępem osób nieupoważnionych, niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem:

1) sprzętu komputerowego wspomagającego księgowość;

2) księgowego systemu informatycznego;

3) zapasowych kopii zapisów księgowych;

4) ksiąg rachunkowych;

5) dowodów księgowych;

6) dokumentacji inwentaryzacyjnej;

7) sprawozdań finansowych.

2. Pomieszczenia, w których używany jest sprzęt komputerowy wspomagający Dział Księgowości, są zamykane na klucz, a kasa dodatkowo jest zabezpieczona szyfratorem. Po zakończeniu pracy klucze są oddawane do portierni. Po godzinach pracy w pomieszczeniach działu Księgowości może przebywać tylko osoba sprzątająca lub pracownik posiadający zezwolenie głównego księgowego na pracę w godzinach popołudniowych lub w dniach wolnych od pracy (karta wejścia wydawana przez ochronę).

3. Dokumenty niezbędne do bieżącej pracy są przechowywane w zamykanych szafach pomieszczeń działu Księgowości, a same pomieszczenia są przyłączone do systemu zabezpieczenia przed włamaniem i całodobowo monitorowane.

4. Dla prawidłowej ochrony ksiąg rachunkowych stosowane są:

1) nośniki danych odporne na zagrożenia;

2) rezerwowe kopie zbiorów danych zapisanych na trwałych nośnikach informacji (systematycznie tworzone);

3) programy komputerowe i dane informatycznego systemu rachunkowości, chronione przed dostępem osób nieupoważnionych i zniszczeniem dzięki zastosowaniu właściwych rozwiązań organizacyjnych i programowych;

4) zabezpieczenie systemu komputerowego przed dostępem osób nieupoważnionych przez nadanie indywidualnych haseł dostępu.

5. W celu archiwizowania danych w poszczególnych podsystemach informatycznych tworzone jest, przy współpracy informatyka specjalisty, archiwum z komputerowych nośników danych dla przechowywania stanów baz danych, według następujących zasad:

1) kopie baz danych są wykonywane co tydzień;

2) kopie na moment po zamknięciu księgowań każdego miesiąca są wykonywane pierwszego dnia roboczego następnego miesiąca;

3) kopie na moment po wstępnym zamknięciu księgowań rocznych, na których następnie wykonuje się kopie baz danych na moment ostatecznego zamknięcia rocznego, są wykonywane po sporządzeniu sprawozdań i wydruków;

4) kopie baz danych z ostatecznego zamknięcia rocznego są przechowywane w miejscu zabezpieczonym ARCH/2024 przez 5 lat;

5) każdy maszynowy nośnik danych CD/DVD w archiwum powinien być odpowiednio opisany, ze wskazaniem nazwy programu oraz okresu, którego dotyczy.

6. Za tworzenie i utrzymywanie archiwum na komputerowych nośnikach danych dla poszczególnych podsystemów informatycznych odpowiadają administrator oraz użytkownik główny danego podsystemu.

7. Księgi rachunkowe są prowadzone metodą komputerową. Dostęp do danych jest zabezpieczony hasłami, znanymi tylko upoważnionym pracownikom. Dostęp do systemów informatycznych mają osoby posiadające stosowne pełnomocnictwa administratora systemu.

8. Systematycznie tworzone są rezerwowe kopie zbiorów na zewnętrznych nośnikach. Dostęp do nich mają tylko osoby upoważnione. Kopie przechowywane są w zamkniętym metalowym sejfie.

9. Posiadane przez Instytucję zasoby informacyjne po wydrukowaniu umożliwiają uzyskanie czytelnych informacji. Zgodnie z art. 73 ust. 1 ustawy o rachunkowości księgi rachunkowe, sprawozdania finansowe i dowody księgowe są przechowywane w oryginalnej postaci, w porządku ustalonym dla prowadzenia ksiąg i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

II. Archiwizowanie dowodów księgowych w Instytucji

1. Dowody księgowe są przechowywane w segregatorach w podziale na:

1) faktury zakupu – oznaczone: symbol FZ, nr segregatora, rok, nr od 0001 do 5000;

2) faktury sprzedaży – oznaczone: symbol FS, nr segregatora, rok, nr od 0001 do 2500;

3) raporty kasowe – oznaczone: symbol RK, nr segregatora, rok, nr od 0001 do 1000;

4) polecenia księgowania – oznaczone: symbol PK, nr segregatora, rok, nr od 0001 do 3000;

5) raporty sprzedaży biletów i wydawnictw – oznaczone: symbol RSB, nr segregatora, rok, nr od 0001 do 0500;

6) zaliczki pracowników – oznaczone: symbol ZP, nr segregatora, rok, nr od 0001 do 0200;

7) wyciągi bankowe – oznaczone: symbol WB, nr segregatora, rok, nr od 0001 do 0100;

8) wyciągi bankowe - lokaty terminowe.

(Uwaga: trzeba nadać symbolikę poszczególnym rodzajom wyciągów bankowych, np. WBRB – rachunek bieżący, WBRS – rachunek socjalny, WBRI – rachunek inwestycyjny, WBRL – rachunek lokat, WBRK – rachunek kaucji itp.).

2. Dowody przed zaksięgowaniem są:

1) ponumerowane zgodnie z przyjętą symboliką (identyfikacją dowodów);

2) sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym;

3) sprawdzone pod kątem trybu, w jakim dokonano zakupu, zgodnie z ustawą o zamówieniach publicznych lub bez uwzględnienia ustawy (do 10 000 zł);

4) oznaczone co najmniej miesiącem, w którym zostały zaksięgowane, dekretem oraz podpisem osoby odpowiedzialnej za dekret.

III. Okresy przechowywania zbiorów w Instytucji

1. Co miesiąc drukuje się zestawienie obrotów i sald księgi głównej, zawierające numer konta, nazwę konta, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco salda na koniec okresu.

2. Na koniec roku drukuje się zestawienie sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych.

3. Na dzień inwentaryzacji drukuje się zestawienia sald inwentaryzowanej grupy składników aktywów.

4. Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych są oznaczone nazwami ich rodzaju i okresu, jakiego dotyczą. Są przechowywane przez okres wymagany przepisami ustawy o rachunkowości.

5. Dokumenty księgowe bieżącego i poprzedniego roku są przechowywane w archiwum podręcznym Działu Księgowości, a dotyczące wcześniejszych lat są przekazywane do archiwum na ogólnych zasadach.

6. Trwałemu przechowywaniu podlegają zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe oraz opinia i raport audytora.

7. W Instytucji obowiązują następujące okresy przechowywania zbiorów:

1) księgi rachunkowe – 5 lat;

2) karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki – przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 50 lat;

3) dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej – do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną;

4) dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym – przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowania zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione;

5) dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości – przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności;

6) dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji – 2 lata po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji;

7) dokumenty inwentaryzacyjne – 5 lat;

8) pozostałe dowody księgowe i sprawozdania, których obowiązek sporządzenia wynika z ustawy o rachunkowości – 5 lat.

8. Powyższe terminy oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory (dokumenty) dotyczą.

9. Udostępnienie sprawozdań finansowych, dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych oraz innych dokumentów z zakresu rachunkowości może nastąpić:

1) na potrzeby wewnętrzne – w siedzibie Instytucji do wglądu po uzyskaniu zgody głównego księgowego lub osoby przez niego upoważnionej;

2) na zewnątrz – po uzyskaniu pisemnej zgody Jana Kowalskiego i pozostawieniu pisemnego pokwitowania zawierającego spis wydanych dokumentów;

3) na potrzeby realizowanych programów międzynarodowych oraz dofinansowanych z funduszy unijnych – kserokopie sprawozdań finansowych i dowodów księgowych niezbędnych w procesie realizowania i rozliczania po podpisaniu za zgodność z oryginałem przez osoby posiadające stosowne pełnomocnictwa.