Zarządzenie w sprawie podpisywania i rejestrowania umów

Prawo: administracyjne
Kategoria: zarządzenie
Klucze: data umowy, kontrasygnata, numer dokumentu, pieczęć, podpisy stron, podpisywanie umów, rejestracja umowy, rejestrowanie umów, uchwała, zarządzenie

Zarządzenie w sprawie podpisywania i rejestrowania umów jest kluczowym dokumentem określającym procedury i zasady stosowane przy zawieraniu oraz rejestracji umów w danej instytucji. W dokumencie precyzowane są uprawnienia osób upoważnionych do podpisywania umów, sposób dokumentowania zawartych umów oraz kwestie formalne związane z rejestracją i przechowywaniem dokumentacji umów.

Zarządzenie/uchwała w sprawie podpisywania i rejestrowania umów w Urzędzie Miasta Krakowa

§ (…)

1. Jeśli umowa wymaga kontrasygnaty Skarbnika Miasta, to podpisana wcześniej umowa przez Naczelnika Wydziału Inwestycji, Dyrektora Zarządu Budynków Komunalnych oraz Zastępcę Prezydenta przekazywana jest do Skarbnika Miasta lub osoby przez niego upoważnionej celem uzyskania kontrasygnaty.

2. Kontrasygnaty Skarbnika Miasta wymagają umowy, które mogą powodować zaciągnięcie zobowiązania finansowego przekraczającego 50 000 zł.

3. Po dokonaniu kontrasygnaty umowy kierowane są do Naczelnika Wydziału Prawnego lub jego Zastępcy.

§ (…)

1. Umowy podlegające rejestracji powinny w szczególności zawierać:

1) Numer ewidencyjny nadany przez Inspektora Wydziału Administracyjnego odpowiedzialnego za daną sprawę zgodnie z Instrukcją Kancelaryjną;

2) Datę zawarcia umowy;

3) Podpis i Pieczęć Radcy Prawnego sprawdzającego dokument pod względem formalno- prawnym;

4) Kontrasygnatę Skarbnika Miasta lub osoby przez niego upoważnionej, przy czym umowy oraz aneksy, które nie powodują powstania zobowiązań przekraczających 10 000 zł ‒ nie wymagają kontrasygnaty;

5) Podpisy stron umowy.

2. Po zarejestrowaniu umowy, Naczelnik merytorycznie odpowiedzialny za jej przygotowanie przekazuje oryginał umowy w wersji papierowej z Kontrasygnatą Skarbnika Miasta (lub osoby przez niego upoważnionej) i Podpisem Prezydenta Miasta do Wydziału Archiwum.

(…)

* wybrać właściwe dla danego typu gminy

Zarządzenie w sprawie podpisywania i rejestrowania umów jest istotnym elementem wewnętrznych procedur administracyjnych, mającym na celu zapewnienie przejrzystości i zgodności działań instytucji z obowiązującymi przepisami. Dzięki przestrzeganiu zawartych w nim wytycznych możliwe jest skuteczne zarządzanie umowami oraz uniknięcie ewentualnych niejasności czy sporów związanych z zawieraniem umów.