Zasady korzystania ze służbowych kart płatniczych

§1

Zasady, sposób oraz tryb przyznawania i korzystania ze służbowych debetowych kart płatniczych oraz rozliczania dokonanych przy ich wykorzystaniu operacji finansowych, zwane dalej zasadami, stosuje się w jednostkach organizacyjnych ElektroS.

§2

1. Służbowa debetowa karta płatnicza, zwana dalej kartą, może być przyznana kierownikowi lub osobie będącej pracownikiem jednostki organizacyjnej, zwanym dalej użytkownikiem.

2. Przyznanie karty każdorazowo wynika z istotnych potrzeb uzasadnionych charakterem obowiązków służbowych.

3. Decyzję o przyznaniu karty podejmuje kierownik jednostki organizacyjnej po uzyskaniu akceptacji głównego księgowego tej jednostki, a w przypadku karty dla kierownika jednostki organizacyjnej – Dyrektora Zarządzającego ElektroS, po uzyskaniu akceptacji Prezesa Zarządu ElektroS, na wniosek kierownika jednostki organizacyjnej, zaakceptowany przez głównego księgowego.

4. Karta może być wykorzystywana tylko przez osobę, której kartę przyznano.

§3

1. Karta jest przyznawana na podstawie umowy zawartej między kierownikiem jednostki organizacyjnej a użytkownikiem, zwanej dalej umową, która określa prawa i obowiązki użytkownika.

2. Umowę z kierownikiem jednostki organizacyjnej zawiera Prezes Zarządu ElektroS.

3. Umowa zawiera co najmniej:

1) wskazanie okresu 12 miesięcy, na jaki jest przyznawana karta,

2) wskazanie limitu 5000 zł wydatków,

3) określenie zakresu upoważnienia do zaciągania zobowiązań, w tym rodzajów dozwolonych operacji finansowych,

4) wskazanie trybu postępowania w przypadku naruszenia zasad korzystania z karty,

5) pouczenie o odpowiedzialności za nieprawidłowe wykorzystanie karty, w szczególności za szkodę powstałą z tego tytułu.

4. Limit, o którym mowa w ust. 3 pkt 2, ustala kierownik jednostki organizacyjnej po przeprowadzeniu analizy potrzeb jednostki realizowanych przez poszczególnych użytkowników, a dla kierowników jednostki powyższy limit ustala Prezes Zarządu ElektroS.

5. Jednocześnie z zawarciem umowy użytkownik otrzymuje pisemne upoważnienie do dysponowania środkami pieniężnymi oraz składa oświadczenie o wyrażeniu zgody na potrącanie z należnego mu wynagrodzenia należności z tytułu nieprawidłowego wykorzystania karty, a także zobowiązanie do przestrzegania niniejszych zasad regulaminu, o których mowa w § 11, oraz bankowego regulaminu korzystania z kart płatniczych.

§4

Za pomocą karty można dokonywać wyłącznie operacji finansowych związanych z wykonywaniem obowiązków służbowych.

§5

1. Kartę przyznaje się na okres 1 roku.

2. Wypowiedzenie stosunku pracy lub przeniesienie na stanowisko nieuprawniające do korzystania z karty powoduje obowiązek niezwłocznego zwrotu karty.

§6

1. Wypłata gotówki przy użyciu karty może być dokonana w szczególnie uzasadnionych okolicznościach, jeśli nie ma możliwości dokonania płatności kartą, pod warunkiem dopuszczenia takiej możliwości w regulaminie, o którym mowa w § 11, i na zasadach w nim określonych. W przypadku Dyrektora jednostki organizacyjnej możliwość wypłaty gotówki oraz limit wypłat ustala Prezes Zarządu ElektroS w umowie zawieranej z Dyrektorem.

2. Niewykorzystana kwota wypłaconej gotówki podlega zwrotowi na rachunek bankowy jednostki organizacyjnej lub do kasy jednostki organizacyjnej w terminie 7 dni od dnia dokonania operacji finansowej, a jeżeli operacji dokonano w weekend, nie później niż do poniedziałku.

§7

1. Każdą operację finansową dokonaną za pomocą karty użytkownik dokumentuje fakturą VAT, rachunkiem lub innym równoważnym dowodem księgowym.

2. Wydatki zrealizowane gotówką wypłaconą przy użyciu karty użytkownik dokumentuje w sposób określony w ust. 1.

3. Operacje finansowe dokonywane za pośrednictwem internetu należy udokumentować wydrukiem z internetu potwierdzającym dokonanie operacji, jako zastępczym dowodem księgowym, do czasu złożenia właściwego dokumentu.

4. Dokumenty, o których mowa w ust. 1–3, użytkownik jest obowiązany przedłożyć niezwłocznie, nie później niż w terminie 14 dni od dnia dokonania operacji finansowej, z zastrzeżeniem § 8.

5. Użytkownik jest zobowiązany opisać każdy dokument potwierdzający operację finansową dokonaną za pomocą karty w sposób umożliwiający ustalenie charakteru, okoliczności i celu dokonania wydatku oraz jego związku z wykonywaniem obowiązków służbowych.

6. Wydatki nieudokumentowane w sposób określony ust. 1–3 i 5, w tym potwierdzone jedynie oświadczeniem użytkownika, podlegają, z zastrzeżeniem § 10, zwrotowi w trybie określonym § 9.

§8

Operacje finansowe dotyczące wydatków z tytułu podróży służbowych są dokumentowane i rozliczane na zasadach wynikających z odrębnych przepisów.

§9

1. Wykorzystanie karty niezgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, regulaminem lub umową powoduje obowiązek niezwłocznego zwrotu wydatkowanej kwoty wraz z opłatami bankowymi związanymi z dokonaną transakcją.

2. W przypadku niedokonania przez użytkownika zwrotu lub dokonania go w nieprawidłowej wysokości należność podlega potrąceniu z najbliższego wynagrodzenia za pracę.

3. Wykorzystanie karty w sposób niezgodny z niniejszymi zasadami, regulaminem, o którym mowa w § 11, lub z umową powoduje odpowiedzialność pracowniczą lub karną na zasadach określonych w odrębnych przepisach.

§ 10

1. Jeżeli związek dokonanej operacji finansowej z wykonywaniem obowiązków służbowych nie zostanie udowodniony, kierownik właściwej rzeczowo komórki organizacyjnej lub główny księgowy niezwłocznie informuje o tym na piśmie kierownika jednostki organizacyjnej, który podejmuje czynności zmierzające do wyegzekwowania od użytkownika zwrotu należności z tytułu tej operacji.

2. Postanowienia ust. 1 stosuje się odpowiednio w sytuacji, gdy dokonanie operacji finansowej nie zostanie potwierdzone wymaganym dokumentem.

3. W przypadku gdy operacja finansowa, niezwiązana z wykonywaniem obowiązków służbowych lub niepotwierdzona wymaganym dokumentem, została dokonana przez kierownika jednostki organizacyjnej, osobą podejmującą czynności zmierzające do wyegzekwowania należności od użytkownika jest główny księgowy jednostki organizacyjnej.

§ 11

Kierownik jednostki organizacyjnej ustala w formie pisemnej, z uwzględnieniem niniejszych zasad, regulamin określający szczegółowe zasady, sposób oraz tryb przyznawania i korzystania ze służbowych debetowych kart płatniczych oraz rozliczania operacji finansowych dokonanych przy ich wykorzystaniu przez pracowników danej jednostki organizacyjnej, regulujący w szczególności:

1) stanowiska uprawniające do korzystania z karty,

2) limity wydatków dla poszczególnych użytkowników, uwzględniające zakres ich obowiązków służbowych,

3) rodzaje produktów i usług, za które dopuszczalna jest zapłata za pomocą karty,

4) procedury ubiegania się o wydanie karty, wydawania, dokonywania zwrotu oraz blokowania karty,

5) szczegółowy tryb dokonywania kontroli operacji finansowych dokonywanych za pomocą karty, ze szczególnym uwzględnieniem zapisów i dokumentów księgowych Ustawy o Rachunkowości,

6) szczegółowy tryb postępowania w przypadku, o którym mowa w § 10,

7) w przypadku dopuszczenia możliwości wypłaty gotówki przy użyciu karty – zasady wypłaty i termin zwrotu niewykorzystanej kwoty,

8) sposób prowadzenia ewidencji wydanych służbowych kart.