Instrukcja inwentaryzacyjna

Instrukcja inwentaryzacyjna

.........................

(Fabryka Mebli "Dąb")

wprowadzona Zarządzeniem Nr Z/12/2023

§ 1Podstawa prawna i merytoryczna

Instrukcja reguluje zasady inwentaryzacji w Fabryka Mebli "Dąb" i została opracowana na podstawie ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 217 ze zm.).

§ 2Cel i istota inwentaryzacji

Wiele instrukcji inwentaryzacyjnych zawiera także część definicyjną. Jest ona w dużej mierze zależna od specyfiki jednostki: jej działalności, rozmiarów, możliwości zastosowania rozwiązań technicznych zarówno w ewidencji, jak i podczas prac inwentaryzacyjnych. Przykładem instrukcji zawierającej na wstępie taką część może być instrukcja inwentaryzacji w Skład Materiałów Budowlanych "Cegiełka", załącznik do zarządzenia Nr IN/01/2022 Skład Materiałów Budowlanych "Cegiełka" z 15 grudnia 2022 r., § 3 pkt 2 i 3.

1. Inwentaryzację przeprowadza się na mocy zarządzenia wewnętrznego.

2. Celem inwentaryzacji jest ustalenie faktycznego stanu pasywów i aktywów, a na tej podstawie:

1) doprowadzenie danych wynikających z ksiąg rachunkowych do zgodności ze stanem rzeczywistym, a tym samym zapewnienie realności wynikających z nich informacji ekonomicznych,

2) rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone im mienie,

3) ocena gospodarcza przydatności składników majątku,

4) przeciwdziałanie nieprawidłowościom w gospodarce majątkowej,

5) wskazanie aktywów, które powinny być poddane testom na utratę wartości,

6) zabezpieczenie składników źle przechowywanych lub uszkodzonych.

3. Za prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji odpowiedzialny jest kierownik jednostki, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości zostaną powierzone innej osobie – z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury.

§ 3Metody (techniki) inwentaryzacyjne i ich przedmiotowy zakres

1. Inwentaryzacji stanu aktywów i pasywów dokonuje się drogą:

1) spisu z natury,

2) uzgodnienia sald z bankami, odbiorcami oraz innymi kontrahentami jednostki,

3) porównania stanów wynikających z ksiąg rachunkowych z danymi wynikającymi ze stosownych dokumentów oraz ewentualnej weryfikacji danych ewidencyjnych.

2. Drogą spisu z natury ustala się stan następujących składników aktywów:

1) znajdujących się w kasach krajowych i zagranicznych środków pieniężnych;

2) środków trwałych własnych i obcych znajdujących się w eksploatacji, w zapasie, przekazanych do likwidacji lub nieczynnych, z wyłączeniem gruntów oraz środków trwałych trudno dostępnych oglądowi;

3) maszyn i urządzeń stanowiących element środków trwałych w budowie;

4) rzeczowych składników aktywów obrotowych (surowców, materiałów – podstawowych, pomocniczych, biurowych, środków czystości – części zapasowych i zamiennych, opakowań, towarów, wyrobów gotowych oraz innych składników, w tym także obcych).

3. Spisem z natury obejmuje się też własne rzeczowe składniki majątku ujęte w ilościowej ewidencji pozabilansowej.

4. Uzgodnienie stanów aktywów w formie otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów (odbiorców itp.) potwierdzeń poprawności wykazanych w księgach rachunkowych danych na określony dzień odnosi się do:

1) środków pieniężnych wyrażonych w PLN i w EUR, a także lokat pieniężnych znajdujących się na rachunkach bankowych;

2) należności oraz udzielonych pożyczek, z wyłączeniem należności publicznoprawnych, należności od osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, w tym od pracowników, oraz należności spornych i wątpliwych;

3) powierzonych kontrahentom własnych składników majątkowych oraz innych znajdujących się poza jednostką, z wyjątkiem przekazanych do przechowania Poczta Polska, DHL (do przewozu) lub Firma Kurierska "Szybki List" (do wysłania).

5. Drogą porównania z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji stanów wynikających z ewidencji księgowej inwentaryzuje się następujące aktywa i pasywa oraz inne składniki (zobowiązania warunkowe itp.):

1) grunty oraz trudno dostępne oglądowi środki trwałe,

2) prawo wieczystego użytkowania gruntu,

3) wartości niematerialne i prawne,

4) należności sporne i wątpliwe,

5) rozrachunki o charakterze publicznoprawnym,

6) rozrachunki z pracownikami,

7) rozliczenia międzyokresowe kosztów (czynne i bierne) oraz przychodów,

8) fundusze i rezerwy,

9) środki trwałe w budowie, z wyjątkiem stanowiących ich element maszyn i urządzeń,

10) ulepszenia w obcych środkach trwałych oraz stany remontów w toku,

11) pozostałe niewymienione wyżej składniki aktywów i pasywów.

6. Weryfikacją obejmuje się też salda kont pozabilansowych, inne niż dotyczące składników rzeczowych inwentaryzowanych drogą spisu z natury, takie jak np. zobowiązania warunkowe.

7. Inwentaryzacji w drodze porównania z dokumentacją podlegają również te stany aktywów lub pasywów, co do których nie było możliwe lub uzasadnione przeprowadzenie w danym roku spisu z natury lub potwierdzenie salda.

§ 4Formy inwentaryzacji

1. Inwentaryzacja może być przeprowadzona w formie:

1) okresowej (np. rocznej),

2) doraźnej (okolicznościowej), przy czym ta zasadniczo odnosi się do spisu z natury.

2. Okolicznościami, w których należy przeprowadzić inwentaryzację doraźną, mogą być:

1) kradzież, (w szczególności włamanie, kradzież z włamaniem, rabunek lub oszustwo);

2) zmiana osób materialnie odpowiedzialnych (współodpowiedzialnych) za powierzone im składniki majątkowe (również w przypadku awans lub zwolnienie);

3) kontrola i rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych (zwykle w terminach niezapowiedzianych);

4) pożar, a zwłaszcza podpalenie;

5) likwidacja jednostki lub jej części.

3. Na dzień zmiany osoby odpowiedzialnej materialnie można nie przeprowadzać inwentaryzacji składników majątkowych, jeżeli zmiana następuje na 1 stycznia, a osoby odpowiedzialne materialnie wyraziły pisemną zgodę na dalsze ponoszenie wspólnej odpowiedzialności materialnej za powierzone im mienie.

§ 5Tryb i zakres inwentaryzacji

1. W zależności od zakresu i trybu inwentaryzacji można ją podzielić na:

1) pełną inwentaryzację okresową lub ciągłą,

2) wyrywkową inwentaryzację okresową lub ciągłą.

2. Inwentaryzację ciągłą można przeprowadzać pod warunkiem:

1) zachowania cyklu ustalonego w ustawie o rachunkowości,

2) objęcia inwentaryzacją wszystkich składników danego rodzaju,

3) prowadzenia dla obejmowanych nią składników ewidencji ilościowo-wartościowej oraz znajdowania się tych składników (poza nieruchomościami) na magazynie lub w składzie.

3. Uproszczenia w inwentaryzacji mogą być stosowane, jeżeli skutki tych uproszczeń nie będą miały istotnego negatywnego wpływu na zapewnienie prawidłowego, jasnego i rzetelnego przedstawienia sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki (patrz art. 2 ust. 4 ustawy o rachunkowości).

§6

Termin i częstotliwość inwentaryzacji

1. Inwentaryzację przeprowadza się w następujących terminach:

1) na ostatni dzień roku obrotowego:

a) metodą spisu z natury dokonuje się inwentaryzacji: materiałów, towarów i produktów odpisanych w koszty w momencie zakupu lub wytworzenia, gotówki, papierów wartościowych w postaci zmaterializowanej, produkcji w toku;

b) drogą potwierdzenia stanu: środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach bankowych;

2) według stanu na ostatni dzień roku obrotowego drogą weryfikacji salda:

a) środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony,

b) należności spornych i wątpliwych,

c) należności i zobowiązań wobec pracowników,

d) należności i zobowiązań z tytułów publicznoprawnych,

e) środków trwałych w budowie, z wyjątkiem maszyn i urządzeń w budowie objętych spisem z natury,

f) wartości niematerialnych i prawnych,

g) udziałów w Spółka z o.o. "Alfa",

h) funduszy własnych i funduszy specjalnych,

i) zobowiązań i rezerw,

j) rozliczeń międzyokresowych kosztów i przychodów.

3) na ostatni dzień roku obrotowego, z tym że inwentaryzację można rozpocząć w ciągu 3 miesięcy i zakończyć do 15 stycznia roku następnego:

a) drogą uzyskania potwierdzenia salda: – należności (z wyjątkiem należności z tytułów publicznoprawnych, spornych i wątpliwych, należności od pracowników, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych), – udzielonych pożyczek, – własnych składników majątkowych powierzonych kontrahentom,

b) drogą spisu z natury: – znajdujących się na magazynie lub znajdujących się na składzie, lecz nieobjętych ewidencją ilościowo-wartościową zapasów: materiałów, półproduktów, wyrobów gotowych, – środków trwałych (z wyjątkiem gruntów i środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony) znajdujących się na hali produkcyjnej, – maszyn i urządzeń zaliczanych do środków trwałych w budowie, znajdujących się na placu budowy, – składników majątkowych objętych pozabilansową ewidencją ilościową, – składników majątkowych będących własnością Fabryka Mebli "Dąb";

4) raz w ciągu 2 lat – drogą spisu z natury znajdujących się w magazynie i objętych ewidencją ilościowo-wartościową zapasów: materiałów, półfabrykatów, wyrobów gotowych, towarów;

5) raz w ciągu 4 lat – nieruchomości zaliczonych do środków trwałych oraz inwestycji w nieruchomości, jak też znajdujących się na terenie zakładu innych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie.

2. Stan składników określony drogą spisu z natury podlega porównaniu ze stanem wynikającym z ewidencji księgowej na dzień, na jaki przypadła data spisu, nie późniejszy jednak niż ostatni dzień roku obrotowego. W przypadku inwentaryzowania składników po dniu bilansowym stan składników ustalony na drodze spisu (uzgodnień, porównań) koryguje się odpowiednio o obroty zaistniałe między dniem kończącym rok obrotowy a dniem rzeczywistego zinwentaryzowania.

3. Poza wymienionymi terminami inwentaryzację należy przeprowadzać również:

1) na dzień przekształcenia jednostki, w odniesieniu do wszystkich składników aktywów i pasywów;

2) w dowolnym terminie na podstawie decyzji kierownika jednostki w odniesieniu do wszystkich składników aktywów i pasywów;

3) w dowolnym terminie w razie podejrzenia nadużyć na stanowiskach pracy obciążonych odpowiedzialnością materialną, w odniesieniu do wybranych składników aktywów lub wyodrębnionych działów jednostki;

4) w razie pożaru lub zalania, w odniesieniu do wybranych składników aktywów lub wyodrębnionych działów jednostki;

5) zgodnie z planem inwentaryzacji;

6) według zaleceń biegłego rewidenta.

§ 7Etapy inwentaryzacji

1. Czynności inwentaryzacyjne są realizowane w następujących etapach:

1) czynności przygotowawcze,

2) czynności właściwe,

3) czynności rozliczeniowe,

4) czynności poinwentaryzacyjne.

2. Czynności przygotowawcze obejmują:

1) ustalenie planu (harmonogramu) inwentaryzacji,

2) wydanie zarządzenia wewnętrznego o przeprowadzeniu inwentaryzacji z podaniem składu komisji, daty rozpoczęcia i zakończenia prac komisji z odniesieniem do metod inwentaryzacji,

3) przygotowanie niezbędnych druków, dokumentów, materiałów pomocniczych i ewentualnie skanerów kodów kreskowych,

4) powiadomienie osób materialnie odpowiedzialnych o terminie inwentaryzacji (jeśli nie jest stosowana „zasada zaskoczenia”),

5) podział pracy wśród członków komisji,

6) przeszkolenie inwentaryzatorów.

3. Czynności właściwe obejmują:

1) wydanie komisji arkuszy spisowych lub/oraz kolektorów danych do spisu wspomaganych informatycznie,

2) przeprowadzenie rzetelnie i zgodnie z harmonogramem spisów z natury,

3) sprawdzenie, podliczenie i podpisanie arkuszy, rachunkowe zestawienie wyników inwentaryzacji,

4) pobieranie oświadczeń od osób materialnie odpowiedzialnych o braku uwag i zastrzeżeń co do kompletności i sposobu przeprowadzenia spisu z natury,

5) wysłanie do kontrahentów potwierdzeń sald należności,

6) w odniesieniu do składników aktywów i pasywów nieobjętych inwentaryzacją drogą spisu z natury lub uzgodnień sald – porównanie stanów księgowych z odpowiednią dokumentacją oraz wyjaśnienie i weryfikacja ewentualnych niezgodności,

7) zakończenie inwentaryzacji właściwej wraz z opracowaniem materiałów dotyczących przygotowania i przebiegu inwentaryzacji,

8) ocena inwentaryzowanych składników i pomieszczeń oraz ich stanu jakościowego,

9) sporządzenie przez komisję protokołu i złożenie go przewodniczącemu komisji.

4. Czynności rozliczeniowe obejmują:

1) zestawienie wyników po zakończeniu spisu z udziałem, jeśli jest to możliwe, osób materialnie odpowiedzialnych;

2) przekazanie dokumentacji inwentaryzacyjnej do działu księgowości;

3) sprawdzenie dokumentacji inwentaryzacyjnej pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym oraz dokonanie wyceny arkuszy;

4) ustalenie różnic inwentaryzacyjnych, w tym wskazanie ubytków i możliwych kompensat;

5) wyjaśnienie powstania różnic inwentaryzacyjnych (niedoborów i nadwyżek) oraz pobranie w tym zakresie stosownych wyjaśnień od osób materialnie odpowiedzialnych;

6) przeprowadzenie dodatkowego postępowania wyjaśniającego w przypadku wystąpienia znacznych niedoborów;

7) opracowanie przez komisję i przedstawienie kierownikowi jednostki protokołu sposobu rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych – wniosek wymaga zaopiniowania przez radcę prawnego;

8) podjęcie decyzji przez kierownika jednostki w sprawie sposobu rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych;

9) rozliczenie i ujęcie różnic inwentaryzacyjnych w księgach rachunkowych roku, na który przypadł termin inwentaryzacji;

10) zakończenie czynności rozliczeniowych i sporządzanie sprawozdania wraz z wnioskami.

5. Czynności poinwentaryzacyjne wiążą się najczęściej z poprawą gospodarności, doborem właściwych osób na stanowiska związane z odpowiedzialnością materialną, adekwatnością oznaczeń składników majątku i sposobów magazynowania, zagospodarowaniem składników zbędnych. W szczególności czynności poinwentaryzacyjne dotyczą następujących zagadnień:

1) skuteczności ochrony majątku,

2) bezpieczeństwa i zgodności z przepisami przechowywania środków pieniężnych i papierów wartościowych,

3) oznakowania, pakowania, transportu i składowania towarów i materiałów,

4) oznakowania składników majątku jednostki kodami kreskowymi, etykietami, plombami,

5) gospodarowania majątkiem przez osoby materialnie odpowiedzialne,

6) zabezpieczenia majątku przed kradzieżą czy zniszczeniem,

7) przestrzegania przepisów BHP, ppoż. i sanitarnych.

§ 8Organizacja inwentaryzacji

1. Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej powołuje kierownik jednostki na wniosek głównego księgowego. Pozostałych członków komisji powołuje kierownik jednostki na wniosek jej głównego księgowego. Komisja powinna składać się z co najmniej 3 osób.

2. Komisja może być powołana na rok, z tym że okres jej działania w niezmienionym składzie nie może przekroczyć 2 lat.

3. Komisja w składzie co najmniej 2 osób na każde stanowisko pracy powołuje, spośród osób o odpowiednich kwalifikacjach i doświadczeniu, kierownik jednostki na wniosek przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej.

4. W skład zespołów dokonujących inwentaryzacji danego stanowiska pracy nie mogą wchodzić pracownicy odpowiedzialni materialnie za mienie znajdujące się na tym stanowisku pracy oraz pracownicy działu księgowości prowadzący ewidencję inwentaryzowanych składników.

5. W skład zespołów mogą być powoływane osoby niebędące pracownikami jednostki (np. biegli rewidenci).

6. Inwentaryzacji składników inwentaryzowanych na drodze uzgodnienia sald z bankami i kontrahentami oraz porównania stanów ewidencyjnych z dokumentami i ich weryfikacji dokonują pracownicy działu księgowości, których powołuje przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej w porozumieniu z głównym księgowym. Wysyłane potwierdzenia do kontrahentów są podpisywane przez głównego księgowego bądź osobę przez niego wskazaną.

7. Kontrolę czynności związanych z przygotowaniem, przebiegiem i rozliczeniem inwentaryzacji sprawują główny księgowy lub członkowie komisji inwentaryzacyjnej oraz powołani przez kierownika jednostki na wniosek przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej, w uzgodnieniu z głównym księgowym, kontrolerzy wewnętrzni (inwentaryzacyjni). Tę funkcję mogą również pełnić pracownicy działu audytu wewnętrznego.

8. Kontrolę czynności i sporządzanej dokumentacji inwentaryzacyjnej można przeprowadzić w trakcie ich wykonywania bądź niezwłocznie po ich zakończeniu. Za każdym razem fakt dokonania kontroli odnotowuje się w dokumentacji, np. bezpośrednio na arkuszach spisowych, i poświadcza podpisem przez osoby kontrolujące. Z wyników kontroli inwentaryzacji kontrolujący sporządzają protokół kontroli, podpisywane przez osoby przeprowadzające inwentaryzację oraz osoby odpowiedzialne materialnie.

9. W czynnościach inwentaryzacyjnych na prawach obserwatora mogą brać udział przedstawiciele związków zawodowych, a w przypadku spisu z natury osoby odpowiedzialne materialnie lub osoby przez nie wskazane. Na prawach obserwatora w inwentaryzacji mogą uczestniczyć też inne osoby, ale wyłącznie te, które posiadają pisemną i imienną zgodę przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej.

§ 9Spis z natury

1. Spis z natury jest podstawową metodą (techniką) inwentaryzacji i przeprowadzany jest przez zespoły spisowe, do obowiązków których należy:

1) zapoznanie się z instrukcją inwentaryzacyjną,

2) pobranie arkuszy spisowych,

3) pobranie od osób materialnie odpowiedzialnych i osób odpowiedzialnych za gospodarowanie składnikami majątku dokumentów przychodowych i rozchodowych,

4) przeprowadzenie spisu z natury w określonym terminie i formie,

5) ustalenie rzeczywistej liczby poszczególnych składników majątku przez ich przeliczenie oraz ujęcie ustalonej liczby w arkuszach spisowych z natury,

6) przekazanie wypełnionych arkuszy spisowych przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej.

2. Przed przystąpieniem do spisów z natury zespoły spisowe otrzymuje, za pokwitowaniem, arkusze spisowe, oznakowane w sposób umożliwiający kontrolę ich wykorzystania zgodnie z przeznaczeniem, oraz pobiera od osób odpowiedzialnych materialnie oświadczenia o stanie zabezpieczenia majątku i ujęciu w sporządzanych przez te osoby i prowadzonej przez nie ewidencji wszystkich operacji gospodarczych dotyczących spisywanych składników majątku.

3. Arkusze spisowe z natury powinny być wypełniane i poprawiane w sposób właściwy dla dokumentów księgowych, w zakresie, w jakim te wymogi mogą mieć do tych arkuszy zastosowanie. Arkusze przeprowadzonego tradycyjnie spisu z natury traktuje się jak dokumenty księgowe.

4. Spis z natury przeprowadza się w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej za składniki majątku. Osoba materialnie odpowiedzialna może wskazać inną osobę zastępującą ją podczas spisu. W przypadku gdy osoba materialnie odpowiedzialna nie może być obecna przy spisie i nie wyznaczyła innej osoby, zespoły spisowe musi składać się co najmniej z 2 osób. W przypadku zmiany osoby odpowiedzialnej materialnie (lub osób odpowiedzialnych) należy zadbać o to, aby przy ustalaniu stanu inwentaryzowanych składników oraz przy ich wpisywaniu obecne były zarówno osoby zdające, jak i przyjmujące składniki oraz odpowiedzialność za nie.

5. Zespół spisowy nie może być poinformowany o ilości inwentaryzowanych składników majątku wynikającej z ewidencji. W przypadku środków trwałych w Rozporządzeniu Nr 27/2018 Ministra Finansów „W sprawie zasad rachunkowości” w pkt 3 i 4 określono, że zespoły spisowe mogą korzystać z danych ujętych w ewidencji księgowej.

6. Zespół spisowy powinien wypełnić arkusze spisowe w sposób umożliwiający podział ujętych w nim składników majątku według lokalizacji i według osób materialnie odpowiedzialnych. Wpisane do arkuszy spisowych stany inwentaryzowanych składników majątku powinny odzwierciedlać stan faktyczny i powinny być potwierdzone podpisami na arkuszach przez osoby uczestniczące w inwentaryzacji (członkowie zespołów spisowych oraz osoba odpowiedzialna materialnie lub wskazana przez nią). W przypadku korzystania ze skanerów kodów kreskowych i urządzeń mobilnych zespół spisowy odczytuje dane i weryfikuje odczytane przez skaner dane o spisywanym składniku. Po zakończeniu spisu wynik odczytu jest przekazywany do systemu informatycznego w celu sporządzenia arkuszy spisowych. Arkusze są podpisywane przez członków zespołów spisowych.

7. Ustaloną z natury, na drodze ważenia, mierzenia lub liczenia, ilość spisywanych składników rzeczowych lub pieniężnych wpisuje się do kolejnej pozycji spisu bezpośrednio po przeprowadzeniu takiego pomi