Instrukcja inwentaryzacyjna

Instrukcja inwentaryzacyjna

 

Fabryka Mebli "Dąb i Sosna" Sp. z o.o.

wprowadzona decyzją prezesa zarządu Nr 123/2023

 

§1

Podstawa prawna i merytoryczna

Instrukcja reguluje zasady funkcjonowania inwentaryzacji w Fabryka Mebli "Dąb i Sosna" Sp. z o.o. i została opracowana na podstawie ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1634), natomiast w kwestiach organizacyjno-technicznych i proceduralnych – na podstawie Kodeksu pracy, Kodeksu cywilnego, a w szczególności na wypracowanych przez praktykę zasadach nauki rachunkowości i zwyczajach.

§2

Cel i istota inwentaryzacji

1. Inwentaryzację przeprowadza się na mocy zarządzenia wewnętrznego.

2. Celem inwentaryzacji jest ustalenie faktycznego stanu pasywów i aktywów, a na tej podstawie:

1) doprowadzenie danych wynikających z ksiąg rachunkowych do zgodności ze stanem rzeczywistym, a tym samym zapewnienie realności wynikających z nich informacji ekonomicznych,

2) rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone im mienie,

3) dokonanie oceny gospodarczej przydatności składników majątku,

4) przeciwdziałanie nieprawidłowościom w gospodarce majątkowej,

5) wskazanie aktywów, które powinny być poddane testom na utratę wartości,

6) zabezpieczenie składników źle przechowywanych czy uszkodzonych.

3. Za prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji odpowiedzialny jest kierownik jednostki, z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury.

§3

Techniki inwentaryzacyjne i ich zakres przedmiotowy

1. Inwentaryzacji stanu aktywów, pasywów oraz innych składników dokonuje się w drodze:

1) spisu z natury,

2) uzgodnienia sald z bankami, odbiorcami oraz innymi kontrahentami jednostki,

3) porównania stanów wynikających z ksiąg rachunkowych z danymi wynikającymi ze stosownych dokumentów oraz ewentualnej weryfikacji danych ewidencyjnych.

2. W drodze spisu z natury ustala się stan następujących składników aktywów:

1) znajdujących się w kasach krajowych i zagranicznych środków pieniężnych,

2) akcji, obligacji, czeków, weksli, bonów i innych papierów wartościowych w postaci materialnej,

3) środków trwałych własnych i obcych znajdujących się w eksploatacji, w zapasie, przekazanych do likwidacji lub nieczynnych, z wyłączeniem gruntów oraz środków trwałych trudno dostępnych oglądowi,

4) maszyn i urządzeń stanowiących element środków trwałych w budowie,

5) rzeczowych składników aktywów obrotowych (surowców, materiałów – podstawowych, pomocniczych, biurowych, środków czystości – części zapasowych i zamiennych, opakowań, towarów, wyrobów gotowych, półfabrykatów, produkcji w toku oraz innych składników, w tym objętych jedynie ewidencją ilościową (na kontach pozabilansowych), a także obcych.

3. Uzgodnienie stanów składników majątkowych (aktywów), źródeł ich pochodzenia (pasywów) oraz pozostałych sald, w formie uzyskania od banków i kontrahentów (dostawców, odbiorców itp.) potwierdzeń poprawności wykazanych w księgach rachunkowych danych na 31 grudnia dzień, odnosi się do:

1) środków pieniężnych wyrażonych w PLN i w EUR, a także lokat pieniężnych znajdujących się na rachunkach bankowych, jak również stanów kredytów i pożyczek zaciągniętych w bankach,

2) rozrachunków (należności) oraz pożyczek, z wyłączeniem rozrachunków publicznoprawnych, rozrachunków z osobami nieprowadzącymi ksiąg, w tym z pracownikami, oraz należności spornych i wątpliwych,

3) powierzonych kontrahentom własnych składników majątkowych oraz innych znajdujących się poza jednostką, z wyjątkiem przekazanych do przechowania wyspecjalizowanym firmom ochroniarskim, przewoźnikom (do przewozu) lub poczcie (do wysłania).

4. W drodze porównania z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji sald (stanów) wynikających z ewidencji księgowej inwentaryzuje się następujące aktywa i pasywa oraz inne składniki (obce, ujęte tylko ilościowo, zobowiązania warunkowe itp.):

1) grunty oraz trudno dostępne oglądowi środki trwałe,

2) prawo wieczystego użytkowania gruntu,

3) wartości niematerialne i prawne,

4) udziały w obcych jednostkach,

5) należności sporne i wątpliwe,

6) rozrachunki o charakterze publicznoprawnym,

7) rozrachunki z pracownikami,

8) rozliczenia międzyokresowe kosztów (czynne i bierne) oraz przychodów,

9) kapitały, fundusze i rezerwy,

10) środki trwałe w budowie z wyjątkiem stanowiących ich element maszyn i urządzeń,

11) ulepszenia w obcych środkach trwałych oraz stany remontów w toku,

12) przychody przyszłych okresów, a także pozostałe niewymienione wyżej składniki aktywów i pasywów (w tym również wszystkich zobowiązań).

5. Inwentaryzacji w drodze porównania z dokumentacją oraz weryfikacji podlegają również stany aktywów lub pasywów, których nie udało się lub nie było obowiązku zinwentaryzować za pomocą spisu z natury czy potwierdzenia sald.

§4

Formy inwentaryzacji

1. Inwentaryzacja może być przeprowadzona w formie:

1) okresowej (np. rocznej),

2) doraźnej (okolicznościowej), zasadniczo w drodze spisu z natury.

2. Okolicznościami wymagającymi dokonania inwentaryzacji doraźnej mogą być:

1) wypadki losowe (w szczególności pożar, powódź lub kradzież),

2) zmiana osób materialnie odpowiedzialnych (współodpowiedzialnych) za powierzone im składniki majątkowe (również w przypadku ich zwolnienia czy awansu),

3) kontrola i rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych (zwykle w terminach niezapowiedzianych),

4) kontrola skarbowa, a zwłaszcza kontrola celno-skarbowa,

5) likwidacja jednostki lub jej części, w tym stanowiska.

3. Na dzień zmiany osoby odpowiedzialnej materialnie można nie przeprowadzać inwentaryzacji składników majątkowych, jeżeli zmiana następuje na krótko, a osoby ponoszące odpowiedzialność wyraziły pisemną zgodę na dalsze ponoszenie wspólnej odpowiedzialności materialnej za powierzone im mienie.

§5

Metody inwentaryzacji

1. Metody inwentaryzacji obejmują:

1) pełną – polegającą na ustaleniu na dany moment stanu wszystkich aktywów i pasywów,

2) ciągłą – polegającą na sukcesywnym ustalaniu rzeczywistego stanu aktywów i pasywów,

3) uproszczoną – polegającą na ustalaniu stanu faktycznego w sposób pośredni poprzez wykorzystanie metod zastępczych, np. pomiaru, szacunku, porównań weryfikacyjnych.

2. Inwentaryzację ciągłą można przeprowadzać pod warunkiem:

1) zachowania cyklu ustalonego w ustawie o rachunkowości,

2) objęcia inwentaryzacją składników danego rodzaju,

3) prowadzenia dla obejmowanych nią składników ewidencji ilościowo-wartościowej (w przypadku prowadzenia jej tylko wartościowo – obejmowania nią na dany dzień całego konkretnego pola spisowego).

3. Inwentaryzacja uproszczona może być przeprowadzona, jeżeli skutki tego uproszczenia nie wywrą istotnego negatywnego wpływu na zapewnienie prawidłowego, jasnego i rzetelnego przedstawienia sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki (zob.: art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości).

§6

Terminarz i częstotliwość inwentaryzacji

1. Inwentaryzację przeprowadza się w następujących terminach:

1) na ostatni dzień roku obrotowego metodą spisu z natury: materiałów, towarów i produktów odpisanych w koszty w momencie zakupu lub wytworzenia, gotówki, krótkoterminowych papierów wartościowych, produkcji w toku;

2) na ostatni dzień roku obrotowego, z tym że inwentaryzację można rozpocząć w ciągu 3 miesięcy i zakończyć do 15 stycznia:

a) w drodze uzyskania potwierdzenia salda:

– środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach bankowych,

– należności (z wyjątkiem tytułów publicznoprawnych, spornych, należności od pracowników, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych oraz innych aktywów i pasywów, jeśli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe),

– pożyczek i kredytów,

– własnych składników majątkowych powierzonych kontrahentom,

b) w drodze weryfikacji:

– gruntów i środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony,

– należności spornych i wątpliwych,

– należności i zobowiązań wobec pracowników,

– należności i zobowiązań z tytułów publicznoprawnych,

– inwestycji rozpoczętych,

– wartości niematerialnych i prawnych,

– udziałów w obcych podmiotach,

– funduszy specjalnych,

– zobowiązań i rezerw,

– przychodów przyszłych okresów,

– aktywów i pasywów ewidencjonowanych na kontach pozabilansowych (np. zobowiązania warunkowe);

3) na 30 czerwca do 15 lipca – w drodze spisu z natury:

a) znajdujących się na magazynie A lub znajdujących się na magazynie B, lecz nieobjętych ewidencją ilościowo-wartościową zapasów: materiałów, półproduktów, wyrobów gotowych, towarów,

b) środków trwałych (z wyjątkiem gruntów i środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony) znajdujących się na hali produkcyjnej,

c) maszyn i urządzeń objętych inwestycją rozpoczętą, znajdujących się na placu budowy,

d) składników majątkowych objętych ewidencją ilościową,

e) składników majątkowych będących własnością obcych jednostek;

4) raz w ciągu kwartału – w drodze spisu z natury znajdujących się na magazynie głównym i objętych ewidencją ilościowo-wartościową zapasów: materiałów, półfabrykatów, wyrobów gotowych, towarów;

5) raz w ciągu roku – w drodze spisu z natury znajdujących się na działce firmowej nieruchomości zaliczonych do środków trwałych oraz inwestycji, jak też znajdujących się na terenie zakładu innych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie.

2. Stan składników określonych w ust. 1 pkt 2 i 3 ustalony w drodze inwentaryzacji podlega porównaniu ze stanem wynikającym z ewidencji księgowej z dnia, na który przypadła data spisu (uzgodnienie salda, porównanie dokumentacji z ewidencją), nie późniejszy jednak niż ostatni dzień roku obrotowego. W przypadku inwentaryzowania składników po dniu bilansowym stan składników ustalony w drodze spisu (uzgodnień, porównań) koryguje się odpowiednio o obroty zaistniałe między dniem kończącym rok obrotowy a dniem rzeczywistego zinwentaryzowania.

3. Poza wymienionymi terminami inwentaryzację należy przeprowadzać zawsze również (terminy okazjonalne):

1) na dzień zakończenia działalności jednostki, w odniesieniu do wszystkich składników aktywów i pasywów,

2) na dzień poprzedzający postawienie jednostki w stan likwidacji lub upadłości, w odniesieniu do wszystkich składników aktywów i pasywów,

3) w przypadku przekształcenia lub podziału jednostek w odniesieniu do wszystkich składników aktywów i pasywów,

4) w ciągu roku na podstawie decyzji kierownika jednostki lub organu stanowiącego, w odniesieniu do wszystkich składników aktywów i pasywów,

5) w ciągu roku w razie zmian osobowych na stanowiskach pracy obciążonych odpowiedzialnością materialną, w odniesieniu do wybranych składników aktywów i pasywów lub wyodrębnionych komórek organizacyjnych jednostki,

6) w razie włamania lub okoliczności nadzwyczajnych, w odniesieniu do wybranych składników aktywów i pasywów lub wyodrębnionych komórek organizacyjnych jednostki,

7) zgodnie z planem inwentaryzacji,

8) według zarządzenia głównego księgowego.

§7

Etapy inwentaryzacji

1. Czynności inwentaryzacyjne są realizowane w następujących etapach:

1) czynności przygotowawcze,

2) czynności właściwe,

3) czynności rozliczeniowe,

4) czynności poinwentaryzacyjne.

2. Czynności przygotowawcze obejmują:

1) ustalenie planu (harmonogramu) inwentaryzacji,

2) wydanie zarządzenia wewnętrznego o przeprowadzeniu inwentaryzacji, z podaniem składu komisji inwentaryzacyjnej, czasu rozpoczęcia i zakończenia prac oraz metody i terminu jej rozliczenia,

3) przygotowanie niezbędnych druków, dokumentów, materiałów pomocniczych i ewentualnie wag elektronicznych,

4) powiadomienie osób materialnie odpowiedzialnych o terminie rozpoczęcia inwentaryzacji (jeśli nie jest stosowana zasada zaskoczenia),

5) dokonanie podziału pracy wśród członków komisji inwentaryzacyjnej,

6) zabezpieczenie pomieszczeń.

3. Czynności właściwe obejmują:

1) wydanie komisji inwentaryzacyjnej arkuszy spisowych,

2) przeprowadzenie rzetelnie i zgodnie z harmonogramem spisów z natury,

3) dokonywanie na bieżąco przeglądu spisywanych składników majątkowych,

4) sprawdzenie arkuszy spisowych, ich podliczenie i podpisanie, rachunkowe zestawienie wyników inwentaryzacji,

5) pobieranie oświadczeń od osób materialnie odpowiedzialnych o braku i zastrzeżeń co do kompletności i sposobu przeprowadzenia spisu z natury,

6) wysłanie do banków i kontrahentów specyfikacji sald stanów ulokowanych tam środków pieniężnych oraz rozrachunków (z wyjątkiem należności spornych i wątpliwych oraz rozrachunków publicznoprawnych i z pracownikami, a także innymi osobami nieprowadzącymi ksiąg),

7) dokonanie – w odniesieniu do składników aktywów i pasywów nieobjętych inwentaryzacją w drodze spisów z natury lub uzgodnień sald – porównania danych ewidencji z odpowiednią dokumentacją oraz wyjaśnienie i weryfikację ewentualnych niezgodności,

8) zakończenie inwentaryzacji właściwej wraz z opracowaniem materiałów dotyczących przygotowania inwentaryzacji i jej przebiegu, zabezpieczenia inwentaryzowanych składników i pomieszczeń oraz ich stanu,

9) sporządzenie przez komisję inwentaryzacyjną protokołu i złożenie go głównemu księgowemu.

4. Czynności rozliczeniowe obejmują:

1) dokonanie porównania po zakończeniu spisu w danej jednostce organizacyjnej z udziałem, o ile jest to możliwe, osób materialnie odpowiedzialnych,

2) przekazanie pełnej dokumentacji, wraz z dowodami ostatnich operacji, do działu księgowości,

3) sprawdzenie dowodów i dokumentacji pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym oraz dokonanie uzgodnień,

4) sporządzenie protokołu oraz ustalenie różnic inwentaryzacyjnych z uwzględnieniem ubytków i kompensat,

5) wyjaśnienie powstania różnic inwentaryzacyjnych (nadwyżek i niedoborów) oraz pobranie stosownych oświadczeń w tym zakresie od osób materialnie odpowiedzialnych,

6) przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego w przypadku wystąpienia wysokich niedoborów w majątku,

7) opracowanie propozycji sposobu rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych i przedstawienie jej kierownikowi jednostki – dokonuje tego komisja inwentaryzacyjna, a wniosek wymaga zaopiniowania przez radcę prawnego i głównego księgowego,

8) podjęcie decyzji przez kierownika jednostki w sprawie sposobu rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych,

9) rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych i ujęcie ich w księgach okresu, na który przypadł termin inwentaryzacji,

10) zakończenie czynności rozliczeniowych i sporządzanie sprawozdania wraz z wnioskami.

5. Czynności poinwentaryzacyjne wiążą się najczęściej z poprawą gospodarności, doborem właściwych osób na stanowiska związane z odpowiedzialnością materialną, adekwatnością oznaczeń i sposobów magazynowania, zagospodarowaniem składników zbędnych. W szczególności czynności poinwentaryzacyjne dotyczą następujących zagadnień:

1) skuteczności ochrony majątku,

2) bezpieczeństwa i zgodności z przepisami przechowywania środków pieniężnych, papierów wartościowych, druków ścisłego zarachowania,

3) magazynowania towarów i materiałów, ich składowania, eksponowania i konserwacji,

4) oznakowania składników majątku jednostki w indeksy, kody kreskowe, jednostki miary, ceny,

5) gospodarowania powierzonym majątkiem przez osoby materialnie odpowiedzialne,

6) zabezpieczenia przed kradzieżą czy zniszczeniem,

7) przestrzegania przepisów BHP, ppoż. i sanitarnych.

§8

Organizacja inwentaryzacji

1. Przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej powołuje kierownik jednostki na wniosek głównego księgowego. Pozostałych członków komisji inwentaryzacyjnej, w liczbie co najmniej 3 osób, powołuje kierownik jednostki na wniosek jej głównego księgowego.

2. Komisja inwentaryzacyjna może być powołana na dłużej niż rok, z tym że okres jej działania w niezmienionym składzie nie może przekroczyć 3 lat.

3. Zespoły spisowe w składzie co najmniej 2 osób na każde pole spisowe powołuje, spośród osób o odpowiednich kwalifikacjach i doświadczeniu, kierownik jednostki na wniosek głównego księgowego.

4. W skład zespołów spisowych dokonujących inwentaryzacji danego pola nie mogą wchodzić pracownicy odpowiedzialni materialnie w ramach tego pola oraz pracownicy działu księgowości prowadzący ewidencję inwentaryzowanych składników.

5. W skład zespołów spisowych mogą być powoływane osoby niebędące pracownikami jednostki (np. biegli rewidenci).

6. Ustęp 4 nie dotyczy pracowników działu księgowości prowadzących ewidencję środków pieniężnych w bankach, rozrachunków i innych aktywów oraz pasywów inwentaryzowanych w drodze uzgodnienia sald lub porównań danych ewidencji z dokumentacją.

7. Inwentaryzacji składników inwentaryzowanych w drodze uzgodnienia sald z bankami i kontrahentami oraz porównania stanów ewidencyjnych z dokumentami i ich weryfikacji dokonują pracownicy działu księgowości, których powołuje główny księgowy w porozumieniu z kierownikiem jednostki. Wysyłane potwierdzenia do kontrahentów są podpisywane przez głównego księgowego bądź osobę przez niego wskazaną.

8. Kontrolę czynności przygotowania inwentaryzacji, jej przebiegu i rozliczenia sprawują audytorzy wewnętrzni lub członkowie komisji rewizyjnej oraz powołani przez kierownika jednostki na wniosek głównego księgowego, w uzgodnieniu z radcą prawnym, kontrolerzy finansowi (inwentaryzacyjni). Funkcję tę mogą również pełnić pracownicy działu audytu wewnętrznego.

9. Kontrola czynności inwentaryzacyjnych lub materiałów z tych czynności może być realizowana w trakcie ich wykonywania bądź niezwłocznie po ich zakończeniu. Każdorazowo kontrola inwentaryzacji odnotowywana jest w dokumentacji inwentaryzacyjnej w postaci adnotacji i podpisów kontrolujących. Z wyników dokonanych kontroli inwentaryzacji kontrolujący sporządzają protokoły, podpisywane również przez osoby dokonujące inwentaryzacji i odpowiedzialne materialnie.

10. W czynnościach inwentaryzacyjnych na prawach obserwatora mogą brać udział przedstawiciele związków zawodowych, a w przypadku spisu z natury osoby odpowiedzialne materialnie lub przez nie wskazane. Na prawach obserwatora mogą uczestniczyć w procesie inwentaryzacji również inne osoby, ale wyłącznie te, które posiadają pisemną i imienną zgodę kierownika jednostki.

§9

Inwentaryzacja techniką spisu z natury

1. Spis z natury jest podstawową techniką inwentaryzacyjną i przeprowadzany jest przez zespoły spisowe, do obowiązków których należą:

1) zapoznanie się z instrukcją inwentaryzacyjną,

2) pobranie arkuszy spisowych,

3) pobranie od osób materialnie odpowiedzialnych oświadczenia i dokumenty,

4) przeprowadzenie spisu z natury w odpowiednim czasie i formie,

5) ustalenie ilości poszczególnych składników majątku poprzez ich przeliczenie oraz ujęcie ustalonej liczby w arkuszach spisowych,

6) przekazanie wypełnionych arkuszy spisowych przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej.

2. Przed przystąpieniem do spisów z natury zespoły spisowe otrzymuje za pokwitowaniem arkusze spisowe, odpowiednio oznakowane w sposób umożliwiający kontrolę ich wykorzystania zgodnie z przeznaczeniem, oraz pobiera od osób odpowiedzialnych materialnie oświadczenia o stanie zabezpieczenia majątku i ujęciu w ewidencji (w tym księgowej) wszystkich operacji gospodarczych.

3. Arkusz spisowy, wpisany do książki inwentaryzacyjnej, stanowi dowód księgowy i podlega wymogom dowodu księgowego określonego w ustawie o rachunkowości.

4. Spis z natury przeprowadza się w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej za składniki majątku. Osoba taka może wskazać inną, zastępującą ją podczas spisu. W przypadku gdy osoba materialnie odpowiedzialna nie może być obecna przy spisie i nie wyznaczyła innej, zespół spisowy musi składać się co najmniej z 2 osób. W przypadku zmiany osoby (osób) odpowiedzialnej materialnie należy zapewnić możliwość uczestniczenia przy ustalaniu stanu inwentaryzowanych składników oraz przy dokonaniu ich wpisu do arkusza spisowego zarówno osobom przekazującym składniki oraz odpowiedzialność za nie, jak i przejmującym je.

5. Zespół spisowy nie może być poinformowany o ilości inwentaryzowanych składników majątku wynikającej z ewidencji.

6. Zespół spisowy powinien wypełnić arkusz spisowy w sposób umożliwiający podział ujętych w nim składników majątku według miejsc przechowywania i osób materialnie odpowiedzialnych. Wpisane do arkusza spisowego stany inwentaryzowanych składników majątku powinny odzwierciedlać stan faktyczny i być potwierdzone podpisami na arkuszu spisowym uczestniczących w inwentaryzacji (członków zespołu spisowego oraz osobę odpowiedzialną materialnie lub wskazaną przez nią).

7. Ustaloną z natury, w drodze ważenia, mierzenia lub liczenia, ilość spisywanych składników rzeczowych lub pieniężnych wpisuje się do kolejnej pozycji spisu bezpośrednio po akcie dokonania takiego pomiaru. Stan rzeczowych składników znajdujących się w nienaruszonym opakowaniu można ustalać w drodze przeliczenia liczby opakowań i ustalenia ich zawartości, a także po stwierdzeniu autentyczności pod względem ilościowym oraz co do gatunku i jakości.

8. W przypadku gdy ilość stan ustalony za pomocą szacunków, pomiarów i obliczeń technicznych nie różni się od wynikającego z ksiąg rachunkowych więcej niż o:

1) 0.5% dla desek znajdujących się w paczkach oraz płyt wiórowych znajdujących się w paletach liczonych w sztukach,

2) 1% dla kleju, lakieru, bejcy oraz artykułów przestrzennych przechowywanych w belach i przeliczanych z metrów kwadratowych na sztuki.

9. Arkusze spisowe powinny zawierać co najmniej:

1) nagłówek „Arkusz Spisowy”,

2) nazwę firmy w postaci zapisu lub pieczątki,

3) numer arkusza uniemożliwiający jego podmianę, np. podpis przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej albo osoby odpowiedzialnej za wydane druki ścisłego zarachowania,

4) określenie metody inwentaryzacji (np. spis z natury, wg wagi),

5) miejsce spisu,

6) czas i datę przeprowadzenia spisu – na każdym arkuszu,

7) numer arkusza, dotyczącego poszczególnych grup składników (np. materiałów – w stosunku do każdej z nich z podziałem na: gatunek, rodzaj, klasę),

8) imię i nazwisko osoby materialnie odpowiedzialnej oraz imię i nazwisko osób wchodzących w skład zespołu spisowego, a także ich podpisy na każdej stronie arkusza spisowego (w tym obserwujących inwentaryzację),

9) numer kolejny pozycji,

10) opis składnika majątku wraz z symbolem identyfikującym (np. kod kreskowy, inne cechy),

11) jednostkę miary,

12) ilość stwierdzoną z natury (po przeliczeniu, sprawdzeniu) – na stronie, na której zakończono spis danej grupy składników, umieszcza się klauzulę „Spis zakończono na poz. 150”.

10. Zespoły spisowe zobowiązane są do wypełnienia wszystkich kolumn arkusza spisowego, z wyjątkiem ceny i wartości, które podaje w czasie wyceny odpowiedni pracownik działu księgowości (przy spisie towarów w sklepie firmowym lub hurtowni dane o cenach i wartości wpisują do arkuszy zespoły spisowe).

11. Arkusz spisowy sporządza się w 2, a w razie spisów zdawczo-odbiorczych w 3 egzemplarzach, których kopie otrzymują osoby odpowiedzialne materialnie, a oryginał – dział księgowości.

12. Dane do arkusza spisowego wpisuje się w sposób czytelny. Zarówno arkusz spisowy, jak i materiały pomocnicze powstałe w czasie spisu (pomiary albo szacunkowe obliczenia), a także oświadczenia osób odpowiedzialnych materialnie traktowane są jako dowody księgowe.

13. Zapisy błędne wprowadzone na arkuszu spisowym mogą być korygowane natychmiast podczas spisu w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej – zgodnie z art. 22 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Poprawianie zapisu powinno polegać na skreśleniu błędnej treści lub liczby w taki sposób, aby pierwotna treść lub liczba pozostały czytelne, oraz na wpisaniu wyżej poprawnej treści lub liczby, złożeniu obok skróconych podpisów członków zespołu spisowego oraz osoby materialnie odpowiedzialnej, a także przejmującej (w przypadku spisu zdawczo-odbiorczego). Konieczne jest wpisanie daty dokonanej poprawy. Nie można poprawiać części wyrazu lub liczby.

14. Na oddzielnych arkuszach inwentaryzuje się składniki uszkodzone, zepsute lub o obniżonej wartości z innych przyczyn (z zamieszczeniem odpowiednich adnotacji w uwagach) oraz zapasy obce.

15. Inwentaryzacja gotówki oraz innych wartości pieniężnych znajdujących się w kasach (jak czeki, weksle, bony, inne składniki) podlega ujęciu w protokole kasowym.

16. Podczas inwentaryzacji środków pieniężnych w kasie zespół spisowy sprawdza nie tylko stan gotówki, lecz także przestrzeganie przyjętych w jednostce zasad obrotu gotówkowego, a w szczególności:

1) prawidłowość zabezpieczenia pomieszczenia kasowego oraz przechowywania gotówki,

2) przestrzeganie limitu kasowego, jeżeli jest ustalone,

3) prawidłowość zabezpieczenia środków pieniężnych w drodze z banku do kasy i z kasy do banku,

4) prawidłowość udokumentowania przychodów i rozchodów gotówki w kasie i ujęcia ich w raporcie kasowym,

5) prawidłowość prowadzenia dziennika kasowego,

6) ustalenie, czy kasjer potwierdził na piśmie przyjęcie odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie.

17. W razie stwierdzenia w toku kontroli wadliwości spisu lub w późniejszym terminie (np. podczas księgowania przez pracownika działu ksi