Instrukcja sporządzania sprawozdań finansowych w formie elektronicznej

Instrukcja sporządzania sprawozdań finansowych w formie elektronicznej

w

Zakład Usług Informatycznych "ByteCraft" Sp. z o.o.

§1

Zakres stosowania

1. Instrukcja jest stosowana począwszy od 01.01.2024 r.

2. Instrukcja reguluje następujące obszary:

1) sporządzanie jednostkowego rocznego sprawozdania finansowego jednostki Zakład Usług Informatycznych "ByteCraft" Sp. z o.o.,

2) sposób podpisywania jednostkowego rocznego sprawozdania finansowego jednostki,

3) sporządzanie sprawozdania z działalności,

4) przekazywanie sprawozdania finansowego organowi zatwierdzającemu,

5) przekazywanie sprawozdania finansowego biegłemu rewidentowi (opcjonalnie),

6) składanie sprawozdań finansowych do odpowiednich rejestrów.

§2

Odpowiedzialność za terminowe sporządzenie i przekazanie sprawozdania finansowego do rejestru

1. Odpowiedzialność za sporządzenie sprawozdania finansowego spoczywa na kierowniku jednostki.

2. Do obowiązków głównego księgowego/osoby sporządzającej sprawozdanie finansowe należy również złożenie odpowiedniego podpisu elektronicznego pod sprawozdaniem finansowym w obowiązującym terminie.

3. Do obowiązków Anna Nowak należy złożyć sprawozdanie finansowe do RDF w KRS. Wobec powyższego nie ma obowiązku osobnego przesyłania sprawozdania do urzędu skarbowego.

§3

Procedury i terminy

1. We wprowadzeniu do sprawozdania finansowego w formie ustrukturyzowanej ujmuje się wszystkie dane wymagane strukturą. W opisie przyjętych zasad (polityki) rachunkowości, w tym metod wyceny aktywów i pasywów, podaje się w formie skróconej najważniejsze informacje, w szczególności fakt korzystania z dozwolonych uproszczeń, wyceny początkowej w cenie zakupu zamiast ceny nabycia, jak również wszelkie przyjęte zasady, które nie wynikają wprost z przepisów ustawy o rachunkowości (t.j. Dz.U. 2023 poz. 120).

2. Bilans, rachunek zysków i strat, zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym i rachunek przepływów pieniężnych sporządza się w określonej strukturze.

3. Dodatkowe informacje i objaśnienia sporządza się jako plik arkusza kalkulacyjnego/plik edytora tekstu, a następnie zapisuje w formacie pdf.

4. Sprawozdanie z zarządu jest sporządzone w formacie pliku tekstowego/w arkuszu kalkulacyjnym, a następnie zapisywane w formacie pdf.

5. Sporządzone sprawozdanie finansowe podpisują Jan Kowalski z zastosowaniem kwalifikowanych podpisów elektronicznych.

6. Datą sporządzenia sprawozdania finansowego jest data, w której ostatnia z osób wymienionych w punkcie 5 złożyła elektroniczny podpis na sprawozdaniu finansowym.

7. Na 15 dni przed planowaną datą zatwierdzenia sprawozdania finansowego udostępnia się sprawozdanie finansowe organowi zatwierdzającemu w formie przekazania płyty CD/przekazania pamięci pendrive/przez wiadomość email/przez przekazanie informacji, że sprawozdanie finansowe jest ogólnodostępne do wglądu w Repozytorium Dokumentów Finansowych. Obowiązek udostępnienia sprawozdania finansowego w wyżej wymieniony sposób spoczywa na Piotr Wiśniewski.

8. Podpisane sprawozdanie finansowe jest przekazywane biegłemu rewidentowi przez wiadomość email/przekazanie płyty CD/przekazanie pamięci pendrive.

9. Uchwała zatwierdzająca sprawozdanie finansowe ma postać wydruku dokumentu tekstowego. Przekazanie uchwały do KRS następuje przez dołączenie skanu tego dokumentu. Za przekazanie pliku odpowiada Maria Zielińska.

10. Uchwała o podziale zysku/pokryciu straty ma postać wydruku dokumentu tekstowego. Przekazanie uchwały do KRS następuje przez dołączenie skanu tego dokumentu. Za przekazanie pliku odpowiada Maria Zielińska.

11. (fakultatywnie) Jeżeli sprawozdanie finansowe podlega badaniu przez biegłego rewidenta, przekazanie sprawozdania firmie audytorskiej następuje przez Anna Nowak.

31.12.2024 r. Jan Kowalski