Instrukcja inwentaryzacyjna

INSTRUKCJA INWENTARYZACYJNA

Ośrodka Pomocy Społecznej w ul. Kwiatowej 12, 00-123 Warszawa

Postanowienia ogólne

§ 1.

Niniejsza instrukcja inwentaryzacyjna opracowana została na podstawie przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 217).

§ 2.

Podstawowym celem instrukcji inwentaryzacyjnej jest określenie zasad, trybu i metod inwentaryzacji aktywów i pasywów Ośrodka Pomocy Społecznej w ul. Kwiatowej 12, 00-123 Warszawa.

Pojęcie i cel inwentaryzacji

§ 3.

Inwentaryzacja to ogół czynności mających na celu okresowe ustalenie lub sprawdzenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów.

§ 4.

Celem inwentaryzacji jest ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów i na tej podstawie:

1) doprowadzenie danych wynikających z ksiąg rachunkowych do zgodności ze stanem rzeczywistym;

2) rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone im mienie;

3) dokonanie oceny gospodarczej przydatności składników majątku;

4) przeciwdziałanie nieprawidłowościom w gospodarowaniu majątkiem jednostki.

Rodzaje inwentaryzacji

§ 5.

Inwentaryzacja może być przeprowadzona w formie inwentaryzacji okresowej lub doraźnej.

§ 6.

Inwentaryzację okresową przeprowadza się na podstawie zarządzenia Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w ul. Kwiatowej 12, 00-123 Warszawa, zgodnie z planem inwentaryzacji, uwzględniającym terminy i częstotliwość inwentaryzacji określone w ustawie o rachunkowości (załącznik nr 1 do Instrukcji).

§ 7.

Inwentaryzację doraźną przeprowadza się na podstawie zarządzenia Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w ul. Kwiatowej 12, 00-123 Warszawa, w szczególności w przypadku zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej bądź zaistnienia zdarzeń losowych (np. pożar, kradzież).

Sposoby inwentaryzacji

§ 8.

1. Inwentaryzację przeprowadza się w drodze:

– spisu z natury;

– uzyskania od kontrahentów, banków, pisemnych potwierdzeń prawidłowości uzyskanych sald (uzgodnienie sald);

– porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami weryfikacji realnej wartości składników majątku (weryfikacja sald).

2. Poszczególnym składnikom majątku przyporządkowana jest ściśle określona metoda inwentaryzacji.

§ 9.

1. W drodze spisu z natury przeprowadza się inwentaryzację:

– środków pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych);

– druków ścisłego zarachowania;

– rzeczowych składników majątku obrotowego (zapas materiałów);

– środków trwałych, z wyjątkiem gruntów i środków trwałych trudno dostępnych oglądowi;

– pozostałych środków trwałych podlegających ewidencji ilościowo-wartościowej.

2. Inwentaryzacja w drodze spisu z natury polega na:

– ustaleniu rzeczywistej wartości majątku poprzez jego przeliczenie, zważenie, zmierzenie oraz ujęciu w księgach ustalonej ilości majątku;

– wycenie spisanych ilości;

– porównaniu wartości wycenionego majątku z danymi ksiąg rachunkowych;

– ustaleniu ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych oraz wyjaśnieniu przyczyn ich powstania;

– ujęciu różnic inwentaryzacyjnych i ich rozliczeniu w księgach rachunkowych.

3. Metodą uzgodnienia sald inwentaryzuje się:

– środki pieniężne zgromadzone na rachunkach bankowych;

– należności i zobowiązania, z wyjątkiem należności spornych i wątpliwych, należności wobec pracowników i tytułów publicznoprawnych.

§ 10.

Drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej wartości składników majątku przeprowadza się inwentaryzację:

1) gruntów i środków trwałych trudno dostępnych oglądowi;

2) wartości niematerialnych i prawnych;

3) należności spornych i wątpliwych;

4) należności i zobowiązań z pracownikami;

5) należności i zobowiązań publicznoprawnych;

6) funduszy i kapitałów;

7) innych aktywów i pasywów niepodlegających spisowi z natury i uzgodnieniu sald.

Spis z natury

§ 11.

1. W celu sprawnego i prawidłowego przeprowadzenia inwentaryzacji powołuje się co najmniej trzyosobową komisję inwentaryzacyjną składającą się z pracowników Ośrodka Pomocy Społecznej.

2. Komisję, w tym jej przewodniczącego, powołuje Dyrektor Ośrodka Pomocy Społecznej.

3. Do komisji nie mogą być powoływane osoby materialnie odpowiedzialne za inwentaryzowane składniki, główny księgowy oraz osoby prowadzące ewidencję inwentaryzowanych składników.

§ 12.

Do obowiązków komisji inwentaryzacyjnej należy w szczególności:

1) ustalenie harmonogramu i zakresu spisu z natury;

2) dokonywanie podziału terenu na rejony i pola spisowe;

3) pobranie i właściwe gospodarowanie arkuszami spisu z natury;

4) przeprowadzenie spisu z natury;

5) ustalanie przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych i przedkładanie wniosków w sprawie ich rozliczenia;

6) sporządzanie sprawozdań z przebiegu inwentaryzacji (wg wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do Instrukcji).

§ 13.

1. Spis z natury przeprowadza się w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej za składniki majątku objęte spisem.

2. W spisie z natury, przeprowadzanym na skutek zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej, liczenie, ważenie i pomiar składników majątku są dokonywane w obecności osoby przekazującej i osoby przejmującej tę odpowiedzialność.

§ 14.

Komisja inwentaryzacyjna przed rozpoczęciem spisu:

1) pobiera od osoby materialnie odpowiedzialnej za inwentaryzowane składniki majątku pisemne oświadczenie o ujęciu w ewidencji magazynowej wszystkich dowodów przychodu i rozchodu oraz o uzgodnieniu stanu ewidencji magazynowej z ewidencją księgową (wg wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do Instrukcji);

2) sprawdza stan zabezpieczenia spisywanych składników majątkowych przed niekontrolowanym ruchem osób niezwiązanych z czynnościami spisowymi.

§ 15.

1. Rzeczywistą ilość spisanych z natury składników majątku ustala zespół spisowy przez przeliczenie lub zmierzenie (zważenie).

2. Przeliczenie składników majątku polega na fizycznym ustaleniu ich ilości w sztukach lub jej wielokrotności.

§ 16.

1. Znajdujące się w określonym polu spisowym składniki majątku objęte spisem z natury nie powinny być wydawane lub przyjmowane do czasu zakończenia spisu.

2. W wyjątkowych sytuacjach komisja inwentaryzacyjna może wyrazić zgodę na wydanie lub przyjęcie określonego składnika majątku, jeżeli jest to niezbędne dla zapewnienia normalnej działalności Ośrodka Pomocy Społecznej. Wydanie lub przyjęcie składnika majątku w tym przypadku powinno nastąpić na specjalnie oznaczonych dowodach magazynowych umożliwiających odpowiednie ich ujęcie w księgach rachunkowych.

§ 17.

1. Rzeczywistą ilość spisanych z natury rzeczowych i pieniężnych składników majątku ustala się przez przeliczenie, zważenie lub zmierzenie. Stan rzeczywisty składników majątku przechowywanych w opakowaniach określa się przez przeliczenie opakowań i uwzględnienie ich zawartości, pod warunkiem że opakowanie znajduje się w stanie nienaruszonym oraz że ilość i rodzaj składnika w opakowaniu zostały oznaczone na opakowaniu w toku przyjęcia do magazynu lub wynikają z rodzaju opakowania stosowanego jako typowe w obrocie danym składnikiem majątku.

2. Arkusz spisu z natury, na którym ujęto wynik spisu, powinien zawierać co najmniej:

– nadruk nazwy lub odcisk pieczątki Ośrodka Pomocy Społecznej w ul. Kwiatowej 12, 00-123 Warszawa;

– określenie pola spisowego lub osoby materialnie odpowiedzialnej, której spis dotyczy;

– numer kolejny arkusza;

– daty i godziny rozpoczęcia oraz zakończenia spisu;

– numer kolejny pozycji;

– symbol identyfikujący spisany majątek, np. numer inwentarzowy, numer – indeks;

– szczegółowe określenie inwentaryzowanego przedmiotu;

– jednostkę miary;

– ilość stwierdzoną w czasie spisu;

– Anna Nowak i podpisy osób dokonujących spisu;

– Jan Kowalski i Maria Wiśniewska osoby majątkowo odpowiedzialnej za stan majątku oraz jej podpis złożony na dowód niezgłoszenia żadnych zastrzeżeń co do ustaleń spisu.

3. Arkusze spisu z natury są drukami ścisłego zarachowania. Przewodniczący komisji pobiera je za pokwitowaniem od kasjera, który wcześniej dokonuje ich ponumerowania i opieczętowania.

4. Arkusze są dowodami księgowymi, w związku z czym muszą być wypełniane w sposób trwały długopisem, cienkopisem lub pismem maszynowym.

5. W arkuszach spisu z natury niedopuszczalne jest pozostawianie niewypełnionych wierszy lub kolumn, zamazywanie, przerabianie, wycieranie, wyskrobywanie bądź usuwanie dokonanych zapisów.

6. Skreślenie błędnej treści lub liczby i wpisanie treści lub liczby prawidłowej powinno być dokonane w taki sposób, aby błędną treść i liczbę można było odczytać, z tym że osoba dokonująca poprawki powinna obok zapisu poprawionego zamieścić swój podpis (skrót podpisu) oraz datę dokonania poprawki. Obok poprawionego zapisu umieszcza swój podpis inny członek zespołu spisowego i osoba majątkowo odpowiedzialna za składniki majątku, których poprawione zapisy dotyczą.

§ 18.

1. Dla zapewnienia rzetelności i prawidłowości spisu z natury, przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej lub osoba przez niego wyznaczona dokonuje wyrywkowych kontroli spisu.

2. W toku kontroli należy zbadać, czy komisja inwentaryzacyjna działa zgodnie z obowiązującymi przepisami i ustaleniami, a zwłaszcza czy została zapewniona kompletność spisu z natury oraz czy prawidłowo zostały wypełnione arkusze spisu z natury.

3. Komisja inwentaryzacyjna po zakończeniu czynności spisowych:

– pobiera od osoby materialnie odpowiedzialnej oświadczenie końcowe co do przebiegu dokonanego spisu z natury, zawierające stwierdzenie, czy wnosi zastrzeżenia do przeprowadzonych czynności inwentaryzacyjnych (wg wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do Instrukcji);

– sporządza pisemne sprawozdanie z przebiegu spisu z natury;

– przekazuje wszystkie arkusze spisu z natury (także niewykorzystane i anulowane) przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej.

§ 19.

1. Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej po zgromadzeniu wszystkich wypełnionych arkuszy spisu z natury i sprawdzeniu ich kompletności przekazuje je głównemu księgowemu w celu dokonania ich wyceny i ustalenia ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych.

2. Po otrzymaniu arkuszy spisu z natury główny księgowy dokonuje wyceny spisanych składników majątku oraz porównania ilości i wartości poszczególnych składników majątku ustalonych w drodze spisu z ilością i wartością tych składników wynikających z ewidencji księgowej.

3. Przy wycenie spisanych składników majątku stosuje się zasady określone w ustawie o rachunkowości.

4. Jeżeli stan rzeczywisty ustalony w drodze spisu z natury jest niższy od stanu ewidencyjnego wynikającego z prowadzonych ksiąg rachunkowych, powstaje niedobór; w sytuacji odwrotnej zaś powstaje nadwyżka.

5. Porównania stanu rzeczywistego z ewidencyjnym główny księgowy dokonuje na arkuszach różnic. Są one podstawą do ustalenia różnic inwentaryzacyjnych.

6. W przypadku braku różnic między spisem z natury a ewidencją księgową dowodem rozliczenia może być zestawienie wycenionego majątku z poszczególnych arkuszy z wyceną tegoż majątku wynikającą z ksiąg rachunkowych.

§ 20.

1. W przypadku wystąpienia różnic inwentaryzacyjnych wyniki wyceny i rozliczenia spisu z natury w formie zestawień inwentaryzacyjnych przekazywane są przez głównego księgowego przewodniczącemu komisji.

2. W celu ustalenia przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej przeprowadza postępowanie weryfikacyjne.

3. W trakcie prac weryfikacyjnych komisja inwentaryzacyjna ma prawo żądać od osoby materialnie odpowiedzialnej złożenia pisemnych wyjaśnień dotyczących przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych.

4. Komisja inwentaryzacyjna przy weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych może korzystać z pomocy rzeczoznawców z danej dziedziny, specjalistów jednostki oraz głównego księgowego.

5. Rezultatem zakończonego postępowania weryfikacyjnego powinien być protokół, w którym komisja inwentaryzacyjna przedstawia umotywowane wnioski, co do sposobu rozliczenia niedoborów i nadwyżek inwentaryzacyjnych.

6. Zaopiniowany przez głównego księgowego protokół weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych podlega zatwierdzeniu przez Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej.

§ 21.

1. Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazywanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadł termin inwentaryzacji.

2. W celu umożliwienia identyfikacji każdy obiekt inwentarzowy musi posiadać nr inwentarzowy. Numer musi być trwały i wyraźny. Nadaje się go na podstawie chronologicznie prowadzonej księgi inwentarzowej, zawierającej ewidencję przychodów poszczególnych obiektów.

3. W każdym pomieszczeniu, w którym znajduje się wyposażenie, powinien być umieszczony spis z inwentarza, sporządzony na podstawie aktualnych danych zgodnych z książką inwentarzową.

Uzgadnianie sald

§ 22.

1. W drodze uzgodnienia sald inwentaryzuje się należności jednostki.

2. Nie wymagają pisemnego uzgodnienia sald:

– należności sporne i wątpliwe;

– należności i zobowiązania od kontrahentów, w tym osób fizycznych, którzy nie mają obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych;

– rozrachunki z pracownikami;

– drobne należności i zobowiązania, jeżeli koszty uzgodnienia przekraczałyby związane z tym korzyści;

– rozrachunki publicznoprawne.

3. Inwentaryzacji w drodze uzgodnienia sald dokonuje Dział Księgowości.

4. Formy uzgodnienia sald mogą odbywać się:

1) pisemnie przy wykorzystaniu:

– formularzy dostępnych w punktach sprzedaży druków akcydensowych,

– formularzy opracowanych przez jednostkę,

– wydruków komputerowych;

2) faksem – poprzez przesłanie specyfikacji sald z prośbą o potwierdzenie drogą faksową;

3) telefonicznie – poprzez dokonanie uzgodnienia sald z kontrahentem drogą telefoniczną oraz sporządzenie jednocześnie krótkiej notatki z przeprowadzonych uzgodnień.

Postanowienia końcowe

§ 23.

1. W przypadkach nieuregulowanych niniejszą instrukcją stosuje się inne uregulowania wewnętrzne lub ogólne przepisy prawa.

Załączniki do instrukcji:

Nr 1 – Sposób, terminy i częstotliwość inwentaryzacji okresowej

Nr 2 – Wzór sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji

Nr 3 – Wzór oświadczenia wstępnego

Nr 4 – Wzór oświadczenia końcowego

Załącznik nr 1 do instrukcji inwentaryzacyjnej

Sposób, terminy i częstotliwość inwentaryzacji okresowej

Lp. Rodzaj aktywów i pasywów Sposób inwentaryzacji Termin i częstotliwość

1. Grunty i środki trwałe Porównanie danych ksiąg 31 grudnia 2023 r.

trudno dostępne oglądowi rachunkowych z odpowiednimi

dokumentami i weryfikacja realnej

wartości tych składników – jeśli nie

było możliwe przeprowadzenie

metodą spisu z natury.

2. Środki trwałe oraz Spis z natury. 30 czerwca 2024 r.

pozostałe środki trwałe

(znajdujące się na terenie

strzeżonym)

3. Wartości niematerialne Porównanie danych ksiąg 31 grudnia 2023 r.

i prawne rachunkowych z odpowiednimi

dokumentami i weryfikacja realnej

wartości tych składników – jeśli nie

było możliwe przeprowadzenie

metodą spisu z natury.

4. Środki pieniężne Spis z natury. co miesiąc

(z wyjątkiem

zgromadzonych na

rachunkach bankowych)

i inne papiery wartościowe

5. Środki pieniężne Uzyskanie pisemnego potwierdzenia co kwartał

zgromadzone na od banku prawidłowości wykazanego

rachunkach bankowych salda.

6. Zapasy materiałów, Spis z natury. 31 grudnia 2023 r.

produktów gotowych

i półproduktów

znajdujących się na terenie

strzeżonym i objętych

ewidencją ilościowo-

wartościową

Lp. Rodzaj aktywów i pasywów Sposób inwentaryzacji Termin i częstotliwość

7. Należności i zobowiązania Uzyskanie pisemnego potwierdzenia co kwartał

wobec kontrahentów od kontrahenta prawidłowości salda

wykazanego w księgach

rachunkowych.

8. Należności i zobowiązania Porównanie danych ksiąg co miesiąc

wobec pracowników rachunkowych z odpowiednimi

dokumentami i weryfikacji ich realnej

wartości.

9. Należności i zobowiązania Porównanie danych ksiąg co miesiąc

publicznoprawne rachunkowych z odpowiednimi

dokumentami i weryfikacji ich realnej

wartości.

10. Należności sporne Porównanie danych ksiąg co kwartał

i wątpliwe rachunkowych z odpowiednimi

dokumentami i weryfikacji ich realnej

wartości.

11. Pozostałe niewymienione Porównanie danych ksiąg co rok

aktywa i pasywa rachunkowych z odpowiednimi

dokumentami i weryfikacji ich realnej

wartości – jeśli nie było możliwe

przeprowadzenie metodą spisu

z natury.

Załącznik nr 2 do instrukcji inwentaryzacyjnej

Jan

Kowalski

Kierownik magazynu

OŚWIADCZENIE WSTĘPNE

Niniejszym oświadczam jako osoba materialnie odpowiedzialna za powierzone mienie, że wszystkie operacje dotyczące przychodu i rozchodu, które podlegają prowadzonej przeze mnie ewidencji, zostały do chwili rozpoczęcia spisu prawidłowo udokumentowane i wykazane w obowiązującej dokumentacji przekazanej do działu księgowości oraz zostały do chwili rozpoczęcia spisu z natury ujęte w ewidencji ilościowej, tj. w księgach inwentaryzacyjnych, kartotekach magazynowych.

[PODPIS]

Załącznik nr 3 do instrukcji inwentaryzacyjnej

Nowak

Anna

Magazynier

OŚWIADCZENIE KOŃCOWE

Oświadczam, jako osoba materialnie odpowiedzialna za powierzone mi mienie, że nie roszczę żadnych pretensji i nie wnoszę uwag do komisji inwentaryzacyjnej w zakresie ilości i jakości zinwentaryzowanych składników majątkowych.

[PODPIS]

Załącznik nr 4 do instrukcji inwentaryzacyjnej

SPRAWOZDANIE OPISOWE

Z PRZEBIEGU SPISU Z NATURY

Zespół spisowy działający na podstawie Zarządzenia nr 12/2024 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej,

w następującym składzie osobowym:

– Przewodniczący – Adam Małysz

– Członek – Katarzyna Zielińska

– Członek – Piotr Nowak

wykonał w dniu 15.07.2024 opisane w niniejszym sprawozdaniu czynności przy sporządzaniu spisu z natury w:

1) Nazwa obiektu i oznaczenie inwentaryzowanych pomieszczeń

Magazyn główny, pomieszczenia nr 1, 2 i 3

2) Rodzaj inwentaryzowanych składników majątkowych:

Materiały biurowe, sprzęt komputerowy, meble

3) Osoba materialnie odpowiedzialna:

Anna Nowak

1. Inwentaryzowane składniki majątku zostały spisane na arkuszach spisu z natury:

Nr 001-050, liczba pozycji: 50

Nr 051-100, liczba pozycji: 50

2. W wyniku szczegółowego sprawdzenia pomieszczeń Magazynu głównego, pomieszczeń nr 1, 2 i 3

Stwierdzono, że wszystkie składniki majątkowe podległe inwentaryzacji zostały ujęte w arkuszach spisu z natury, a stan pomieszczeń nie wzbudza zastrzeżeń.

Pozostałe uwagi dotyczące spisu z natury:

Brak uwag.

[PODPIS] [PODPIS]

_________

*) Niepotrzebne skreślić.