Instrukcja kancelaryjna

Załącznik Nr 1 do zarządzenia Nr 123/2023 Dyrektora Elektro-Tech Sp. z o.o. (Elektro-Tech Sp. z o.o.) z dnia 24.10.2023 r.

Instrukcja kancelaryjna Elektro-Tech Sp. z o.o. (Elektro-Tech Sp. z o.o.)

Rozdział 1 Przepisy ogólne

§1

1. Instrukcja kancelaryjna Elektro-Tech Sp. z o.o. (Elektro-Tech Sp. z o.o.), zwana dalej „instrukcją”, określa szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Elektro-Tech Sp. z o.o. (Elektro-Tech Sp. z o.o.), dalej jako: „Instytucja”.

2. Instrukcja reguluje postępowanie z wszelką dokumentacją, jeżeli przepisy prawa powszechnie obowiązującego nie stanowią inaczej:

1) począwszy od wpływu lub powstania dokumentacji wewnątrz Instytucji do momentu jej przekazania do archiwum zakładowego Instytucji lub przekazania do zniszczenia oraz

2) niezależnie od techniki jej wytwarzania, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych.

3. Do dokumentacji zawierającej informacje niejawne stosuje się jedynie te przepisy instrukcji, które dotyczą:

1) postępowania z przesyłkami wpływającymi, zawierającymi taką dokumentację;

2) sposobu rejestracji spraw;

3) opisywania teczek aktowych;

4) przekazywania dokumentacji do archiwum zakładowego Instytucji.

4. Dokumentację składaną przez osoby zatrudnione w Instytucji w sprawach dotyczących zatrudnienia i stosunku pracy (np. wnioski o urlop macierzyński i ojcowski, wnioski o urlop bezpłatny, wnioski o urlop wychowawczy) uważa się za przesyłki wpływające do Instytucji.

Rozdział 2 Nadzór i koordynacja przestrzegania instrukcji

§2

1. Nadzór ogólny nad przestrzeganiem przepisów instrukcji sprawuje Kierownik Działu Administracji.

2. Nadzór bieżący nad przestrzeganiem przepisów instrukcji sprawują kierownicy komórek organizacyjnych.

3. Nadzór, o którym mowa w ust. 1 i 2, polega w szczególności na sprawdzaniu:

1) terminowości i prawidłowości realizacji pism i załatwiania spraw;

2) prawidłowości zarządzania dokumentacją, ustalonego instrukcją;

3) prawidłowości rejestracji przesyłek, pism i spraw;

4) prawidłowości doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw;

5) kompletności akt spraw;

6) terminowości i prawidłowości przekazywania dokumentacji do archiwum zakładowego.

Rozdział 3 Wyjaśnienie pojęć używanych w instrukcji

§3

Użyte w instrukcji określenia oznaczają:

1) akceptacja – wyrażenie zgody przez osobę uprawnioną na sposób załatwienia sprawy lub aprobatę treści pisma;

2) akta sprawy – całą dokumentację, w szczególności tekstową, fotograficzną, rysunkową, dźwiękową, filmową, multimedialną, zawierającą informacje potrzebne przy rozpatrywaniu danej sprawy oraz odzwierciedlającą przebieg jej załatwiania i rozstrzygania;

3) archiwista – pracownika lub pracowników Instytucji realizujących zadania archiwum zakładowego;

4) dekretacja – adnotację, która może zawierać dyspozycje co do terminu i sposobu załatwienia sprawy, umieszczaną na piśmie lub do niego dołączaną, zawierającą wskazanie komórki organizacyjnej lub osoby wyznaczonej do załatwienia sprawy;

5) Kierownik Działu Administracji – Kierownik Działu Administracji Instytucji, osobę przez niego upoważnioną do realizacji jego obowiązków lub osobę go zastępującą;

6) ESP – elektroniczną skrzynkę podawczą, określoną w ustawie z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne;

7) informatyczny nośnik danych – materiał lub urządzenie służące do zapisywania, przechowywania i odczytywania danych w postaci elektronicznej, na którym zapisano w postaci elektronicznej dokumentację odzwierciedlającą przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw w Instytucji;

8) kierownik komórki organizacyjnej – osobę kierującą komórką organizacyjną lub osobę upoważnioną do wykonywania jej zadań, także osobę zajmującą samodzielne stanowisko pracy;

9) komórka merytoryczna – komórkę organizacyjną, do której zadań należy prowadzenie i załatwienie danej sprawy i która w związku z tym zakłada (rejestruje) sprawę i gromadzi całość akt sprawy lub grupuje dokumentację nietworzącą akt sprawy;

10) komórka organizacyjna – wydzieloną organizacyjnie część Instytucji, np. zespół, dział, samodzielne stanowisko pracy;

11) pieczęć wpływu – odcisk pieczęci lub nadruk umieszczany na przesyłkach wpływających w postaci papierowej, zawierający co najmniej Elektro-Tech Sp. z o.o. Instytucji, ewentualnie Dział Administracji stanowiska, które przyjęło przesyłkę, datę wpływu, a także miejsce na umieszczenie numeru przesyłki wynikającego z rejestracji przesyłek wpływających i ewentualnie informację o liczbie załączników (przykładową wizualizację pieczęci wpływu określa załącznik 2 do instrukcji);

12) pismo – wyrażoną tekstem informację, stanowiącą odrębną całość znaczeniową, niezależnie od sposobu jej utrwalenia, np. pismo przewodnie, notatka, protokół, decyzja, postanowienie, zarządzenie;

13) pismo wewnętrzne – pismo, które powstało w komórce organizacyjnej Instytucji celem udokumentowania czynności w sprawie lub pismo, które zostało przekazane między komórkami organizacyjnymi w obrębie Instytucji;

14) pismo wpływające – pismo, które wpłynęło do Instytucji od innego podmiotu lub osoby;

15) pismo wychodzące – pismo, które powstało w Instytucji i przeznaczone jest do wysłania na zewnątrz w dowolny sposób do innego podmiotu lub osoby;

16) prowadzący sprawę – osoba załatwiającą merytorycznie daną sprawę, realizującą w tym zakresie przewidziane czynności kancelaryjne, w szczególności rejestrowanie sprawy, przygotowanie projektów pism w sprawie, dbanie o terminowość załatwiania spraw i kompletowanie akt sprawy lub grupowanie dokumentacji nietworzącej akt sprawy;

17) przesyłka – dokumentację otrzymaną lub wysyłaną przez Instytucję, w każdy możliwy sposób, w tym dokumenty elektroniczne przesyłane za pośrednictwem ESP lub email;

18) rejestr – narzędzie służące do rejestrowania pojedynczych przesyłek lub pism pod kątem ich typu lub rodzaju, które może być prowadzone w formie elektronicznej lub papierowej;

19) sekretariat – wydzielone stanowisko pracy do spraw obsługi kancelaryjnej kierownictwa Instytucji oraz obsługi przyjmowania lub wysyłania przesyłek (pism);

20) skład informatycznych nośników danych – uporządkowany zbiór informatycznych nośników danych zawierających dokumentację w postaci elektronicznej wpływającą i powstającą w związku z załatwianiem spraw w Instytucji;

21) spis spraw – formularz w postaci papierowej lub elektronicznej służący do chronologicznego rejestrowania spraw w obrębie klasy z jednolitego rzeczowego wykazu akt w danym roku kalendarzowym w danej komórce organizacyjnej;

22) sprawa – zdarzenie lub stan rzeczy, w tym w trybie postępowania administracyjnego, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych lub przyjęcia do wiadomości;

23) system tradycyjny – system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w formie nieelektronicznej (papierowej), z możliwością korzystania z narzędzi informatycznych do wspomagania procesu obiegu dokumentacji w tej postaci;

24) teczka aktowa – materiał biurowy używany do przechowywania dokumentacji w postaci nieelektronicznej;

25) UPO – urzędowe poświadczenie odbioru, w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne;

26) PRZEPIS – ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

Rozdział 4 Zasady ogólne wykonywania czynności kancelaryjnych i dokumentowania spraw

§4

1. W Instytucji obowiązuje system kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt, zwanym dalej „wykazem akt”.

2. Wykaz akt stanowi podstawę oznaczania, rejestracji i łączenia dokumentacji wpływającej, wychodzącej i wewnętrznej w akta spraw oraz grupowania dokumentacji nietworzącej akt spraw.

3. Czynności, o których mowa w ust. 2 dokonywane są przy wszczynaniu spraw w Instytucji i skutkują ustaleniem kwalifikacji archiwalnej dokumentacji.

§5

1. Jeżeli w działalności Instytucji pojawią się nowe zadania, klasy w wykazie akt, odpowiadające tym zadaniom, wprowadza się przed pojawieniem się dokumentacji związanej z realizacją tych zadań lub niezwłocznie po nałożeniu tych zadań na Instytucji.

2. Zmiany w wykazie akt polegające na przekształceniu lub dodaniu nowych klas dokonuje się w trybie właściwym dla jego wydania.

3. Z wnioskiem o dokonanie zmian w wykazie akt może wystąpić do Kierownika Działu Administracji każdy kierownik komórki organizacyjnej.

§6

W wykazie akt ustala się kategorie archiwalne dokumentacji dla komórek merytorycznych.

§7

1. W Instytucji czynności kancelaryjne oraz dokumentowanie przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw są dokonywane w systemie tradycyjnym, stanowiącym podstawowy sposób dokumentowania tych spraw.

2. Realizacja czynności kancelaryjnych i dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw w systemie tradycyjnym polega w szczególności na:

1) odkładaniu spisów spraw do właściwych teczek aktowych;

2) dokonywaniu dekretacji i akceptacji na przesyłkach lub pismach w formie papierowej;

3) gromadzeniu i przechowywaniu akt spraw i dokumentacji nietworzącej akt spraw w teczkach aktowych.

3. Dopuszcza się wykorzystanie narzędzi informatycznych w celu:

1) prowadzenia rejestracji przesyłek wpływających i wychodzących oraz spisów spraw;

2) prowadzenia rejestrów i ewidencji;

3) udostępniania i rozpowszechniania pism wewnątrz Instytucji;

4) przesyłania przesyłek;

5) dokonania dekretacji, pod warunkiem przeniesienia treści tej dekretacji na przesyłkę wraz z datą i podpisem osoby dokonującej przeniesienia tej treści;

6) akceptacji pism, pod warunkiem umieszczenia jej także na piśmie w formie nieelektronicznej (papierowej).

4. Wykorzystanie narzędzi informatycznych, o którym mowa w ust. 3, jest możliwe pod warunkiem zapewnienia ochrony przed utratą rejestrów, ewidencji oraz spisów spraw, przez okresowe wykonywanie kopii zabezpieczających na informatycznym nośniku danych innym niż ten, na którym są zapisywane bieżące dane.

§8

1. Kierownik Działu Administracji może wskazać wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania spraw przez określenie klas z wykazu akt, których będą one dotyczyć.

2. Wskazanie wyjątku jest możliwe, jeżeli dokumentowanie przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw dokonywane jest w systemie teleinformatycznym przeznaczonym do realizacji określonych wyspecjalizowanych usług oraz spraw, o ile system ten zapewnia obsługę towarzyszącej mu dokumentacji elektronicznej i papierowej co najmniej w zakresie rejestracji i wyszukiwania w sposób analogiczny do obsługi zapewnianej w systemie tradycyjnym.

Rozdział 5 Przyjmowanie i rejestracja przesyłek wpływających – zasady ogólne

§9

1. Dział Administracji przyjmuje i odbiera całość przesyłek kierowanych do Instytucji, w tym przesyłki przekazane emailem na adres zamieszczony w Biuletynie Informacji Publicznej, przesyłki przesłane na ESP oraz przesyłki przekazane na informatycznym nośniku danych.

2. Przesyłki, o których mowa w ust. 1, mogą przyjmować wyznaczeni pracownicy w komórkach organizacyjnych.

3. Pracownik nieposiadający uprawnień do rejestracji przesyłek wpływających, jeżeli otrzyma lub odbierze przesyłkę, obowiązany jest do przekazania jej do Działu Administracji celem rejestracji. W innym przypadku sam wykonuje zadania Działu Administracji w tym zakresie.

§ 10

1. Rejestrowanie przesyłek wpływających polega na umieszczeniu w dowolnej kolejności, w rejestrze prowadzonym w formie papierowej lub w postaci elektronicznej, następujących informacji:

1) numeru;

2) daty wpływu przesyłki do Instytucji;

3) tytułu, czyli zwięzłego odniesienia się do treści przesyłki;

4) nazwy nadawcy, od którego pochodzi przesyłka;

5) daty widniejącej na przesyłce;

6) numeru występującego na przesyłce;

7) wskazania, komu przekazano przesyłkę;

8) liczby załączników, jeżeli zostały dołączone do przesyłki;

9) dodatkowych informacji, jeżeli są potrzebne.

2. Jeżeli nie jest możliwe określenie przez Dział Administracji informacji wymienionych w ust. 1, do rejestru wpisuje się w odpowiednich miejscach: „brak danych”.

3. Rejestr przesyłek wpływających prowadzony w postaci elektronicznej umożliwia:

1) sortowanie listy przesyłek według informacji określonych w ust. 1;

2) wydrukowanie listy przesyłek, zawierającej wszystkie lub wybrane informacje określone w ust. 1 oraz, na każdej stronie, datę wykonania wydruku;

3) zapisanie całości lub części rejestru w formacie danych umożliwiającym późniejsze wyodrębnienie informacji określonych w ust. 1.

4. Dopuszcza się nierejestrowanie przesyłek niemających żadnego znaczenia dla udokumentowania działalności Instytucji, takich jak gazety, czasopisma.

5. Niezamówione oferty i materiały reklamowe podlegają rejestracji, jeżeli podejmuje się czynności zmierzające do ich wykorzystania.

6. Dopuszcza się rezygnację z rejestracji przesyłek wpływających pod warunkiem obowiązkowego prowadzenia dla wszystkich spraw ich rejestracji w spisie spraw, pozwalającym na odnotowywanie każdego pisma w sprawie. Przykładową wizualizację spisu spraw, o którym mowa w zdaniu pierwszym, określa załącznik 3 do instrukcji.

§ 11

1. Jeżeli przesyłka w postaci elektronicznej lub załącznik do niej są podpisane podpisem elektronicznym, identyfikującym jego posiadacza w sposób określony w ustawie z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej, to podpis ten jest weryfikowany przez Dział Administracji lub osobę, która tę przesyłkę odebrała osobiście.

2. Na wydrukach przesyłki lub załącznika, o których mowa w ust. 1, nanosi się informację o ważności podpisu elektronicznego i integralności podpisanego dokumentu oraz datę tej weryfikacji (na przykład: „Podpis elektroniczny zweryfikowany w dniu 25.10.2023; wynik weryfikacji: poprawny”), a także podpis sporządzającego wydruk.

§ 12

1. Przesyłka w postaci elektronicznej lub załącznik do niej jest drukowana w każdym przypadku, gdy ma znaczenie dla odzwierciedlenia przebiegu załatwiania spraw przez Instytucję.

2. Przesyłka w postaci elektronicznej lub załącznik do niej mogą być zachowane w swojej pierwotnej postaci na informatycznym nośniku danych pod warunkiem zachowania informacyjnego powiązania z ich wydrukiem i odwrotnie.

3. Jeżeli nie jest możliwe lub zasadne wydrukowanie pełnej treści przesyłki w postaci elektronicznej lub załącznika do niej, ze względu na rozmiar plików (na przykład filmy, grafiki, prezentacje multimedialne, bazy danych) lub liczbę dokumentów (na przykład dokument zawierający 1000 stron albo wymagający wydrukowania w formacie A0 nieobsługiwanym przez urządzenia posiadane przez Instytucję), należy:

1) wydrukować tylko część przesyłki (na przykład pierwszą stronę dokumentu lub dokument bez załączników), a jeżeli jest to także niemożliwe – sporządzić i wydrukować notatkę o przyjętej przesyłce, nanieść i wypełnić pieczęć wpływu na pierwszej stronie dokumentu;

2) informatyczny nośnik danych z zapisaną przesyłką dołączyć do wydruku, o którym mowa w pkt 1, do momentu zakończenia sprawy, po czym przekazać ten nośnik do składu informatycznych nośników danych.

Rozdział 6<