Instrukcja księgowania podatkowego

Instrukcja księgowania podatkowego

1. Osoba prowadząca księgowość do celów podatkowych

Prowadzenie księgowości do celów podatkowych należy do obowiązków działu księgowości.

2. Cel księgowości do celów podatkowych

Celem prowadzenia księgowości do celów podatkowych jest:

1) spełnienie wymogów formalnych (art. 9 Ordynacji podatkowej oraz art. 109 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych),

2) zapewnienie możliwości obliczenia kwot podatków oraz sprawdzalności tych obliczeń.

3. Procedury

3.1. Bieżące księgowania

Bieżące księgowania (zgodne z zasadami rachunkowości oraz przyjętym zakładowym planem kont) dokonywane są przez Samodzielnego Księgowego pod nadzorem głównego księgowego/zastępcy głównego księgowego.

3.2. Weryfikacja

Po zakończeniu każdego miesiąca w terminie do 5-go drukowane jest zestawienie obrotów i sald. Za przegląd tego zestawienia odpowiedzialny jest główny księgowy/zastępca głównego księgowego. Na podstawie jego wskazań wprowadzane są ewentualne korekty i uzupełnienia. Następnie zestawienie sald i obrotów jest drukowane w wersji ostatecznej.

Weryfikacja obejmuje przegląd sald oraz obrotów, w szczególności tych kont, które mają istotny wpływ na podstawę opodatkowania podatkiem dochodowym od osób prawnych.

Należy przy tym wyjaśnić:

1) brak obrotów na kontach, które powinny wykazywać stabilną historię zapisów (w tym amortyzacji, wynagrodzeń oraz obciążeń Elektro-Tech Sp. z o.o.),

2) znaczące różnice pomiędzy obrotami na danym koncie w dwóch kolejnych miesiącach,

3) powtarzające się na tym samym koncie te same wartości (jako obroty w dwóch kolejnych miesiącach).

Dodatkowo należy wdrożyć następujące procedury weryfikacyjne:

1) bieżące uzgodnienia pomiędzy rejestrem sprzedaży w ramach ewidencji VAT a saldem konta grupy 2 („Rozrachunki z budżetami” – VAT należny), które powinno rejestrować VAT wykazany na dokumentach sprzedaży;

2) bieżące uzgodnienia pomiędzy rejestrem zakupów w ramach ewidencji VAT a saldem konta grupy 2 („Rozrachunki z budżetami” – VAT naliczony) – na którym księgowane są wartości VAT uwidocznione na dokumentach zakupu;

3) przegląd kont księgowych rejestrujących operacje bankowe (w miarę możliwości, rozszerzony o dokumenty źródłowe/wyciągi bankowe) – aby wykluczyć otrzymanie zaliczek i podobnych płatności, nieuwzględnionych w rejestrze VAT sprzedaży (w przypadku VAT co do zasady także płatności otrzymane przed dostawą towaru lub zakończeniem usługi wiążą się z obowiązkiem podatkowym);

4) uzgodnienie pomiędzy wartością przychodów (podatek dochodowy od osób prawnych) a wysokością obrotów (VAT) na podstawie:

a) sumy wartości netto deklaracji JPK_V7M z danego miesiąca, oraz

b) sumy (saldo, suma sald) wynikającej z operacji z danego miesiąca wykazanych na kontach rejestrujących przychody (tzw. grupa 7 zakładowego planu kont);

5) przegląd zapisów na poszczególnych kontach rozrachunków z kontrahentami zagranicznymi, zwłaszcza transakcji finansowych (spłat pożyczek lub kredytów wraz z odsetkami) oraz transakcji, których przedmiotem są wartości niematerialne bądź prawne (w tym licencje);

6) przegląd (przy zamknięciu roku lub częściej) kont rejestrujących operacje odmiennie traktowane do celów bilansowych oraz do celów podatku dochodowego od osób prawnych, w tym: odsetki od kredytów i pożyczek, bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów, rezerwy, wydatki na reprezentację. Przegląd powinien obejmować te konta, które zazwyczaj nie rejestrują zwykłej działalności podmiotu, w szczególności powinien on obejmować konta rejestrujące „pozostałe koszty/przychody operacyjne” oraz transakcje finansowe;

7) przegląd zobowiązań, których wiekowanie przekracza w danym okresie: 90 dni (w związku z rozliczeniami VAT) – licząc od upływu terminu płatności, o ile zostały one uprzednio uwzględnione dla celów podatkowych (odliczono podatek naliczony).

Weryfikacja odnosi się przede wszystkim do następujących rozliczeń VAT:

1) czy numery faktur uwzględnione w rejestrze tworzą ciąg kolejnych liczb (także jeżeli weźmie się pod uwagę numer ostatniej faktury uwzględnionej w poprzednim okresie)?

2) jeżeli nie – jakie są przyczyny pominięcia niektórych dokumentów?

3) czy rejestr zakupów uwzględnia wszystkie kategorie transakcji, w tym nabycie środków trwałych, import usług oraz nabycie wewnątrzwspólnotowe (z prawem do odliczenia)?

4) dla podatników stosujących tzw. odliczenia proporcjonalne (art. 90–91 ustawy o VAT) – czy został zachowany podział pomiędzy kategoriami zakupów:

a) VAT do odliczenia w całości (związany jedynie ze sprzedażą opodatkowaną),

b) VAT nie do odliczenia (związany jedynie ze sprzedażą zwolnioną),

c) VAT związany zarówno z czynnościami opodatkowanymi, jak i zwolnionymi [podatek do odliczenia obliczany jako iloczyn (× współczynnik)].

5) czy w rejestrze zakupów zostały ujęte jakiekolwiek faktury za usługi marketingowe lub szkoleniowe (zazwyczaj w polu „sprzedawca” będzie pojawiać się nazwa „Google” bądź „Microsoft”)?

6) czy w rejestrze sprzedaży zostały uwzględnione faktury dotyczące nabycia wskazanych w załączniku Nr 11 do ustawy o VAT towarów (złoto, srebro; odpady oraz surowce wtórne, w tym z tworzyw sztucznych, szkła oraz papieru i tektury, urządzenia elektroniczne, jak telefony komórkowe, smartfony, laptopy lub tablety)?

7) czy suma wartości usług wykazywanych w informacji podsumowującej jako usługi świadczone poza terytorium kraju (pole E) odpowiada analogicznej wartości wykazywanej w deklaracji JPK_V7 w poz. 12?

8) dla kilku wybranych (o największej wartości) pozycji w obu rejestrach – odnaleźć dokument źródłowy oraz porównać go z wydrukiem rejestru – czy dokument został wprowadzony prawidłowo do rejestru?

3.3. Obliczenie podatku

Podatek powinien zostać obliczony:

1) w przypadku VAT: na podstawie wydrukowanych kompletnych rejestrów sprzedaży oraz zakupów VAT,

2) w przypadku podatku dochodowego od osób prawnych: na podstawie rachunku zysków i strat skorygowanego o:

a) koszty niestanowiące kosztów uzyskania przychodów,

b) przychody niewchodzące w zakres opodatkowania podatkiem dochodowym od osób prawnych.

4. Terminy

Ewidencje podatkowe, o których mowa w punkcie 3.3, powinny zostać sporządzone oraz wydrukowane najpóźniej do 20-go dnia miesiąca po miesiącu sprawozdawczym [data do wstawienia zgodnie z warunkami dla danej organizacji, co do zasady powinno to nastąpić przed 20-tym dniem miesiąca/termin zaliczki na podatek dochodowy od osób prawnych].

5. Zasady kwalifikowania dokumentów

5.1. Dokumenty zakupu

Każda faktura podlega księgowaniu po sprawdzeniu następujących elementów:

1) czy dokument został wystawiony z nazwą Elektro-Tech Sp. z o.o. jako nabywcy (dokument celny – Specjalista ds. Celnych)?

2) czy dokument dotyczy sprzedaży Elektro-Tech Sp. z o.o. podlegającej opodatkowaniu/przychodom podlegającym podatkowi dochodowemu od osób prawnych?

3) czy wydatek nie został wyłączony przez ustawę o VAT oraz ustawę o podatku dochodowym od osób prawnych z prawa do odliczenia?

4) czy dokument nosi podpis Anna Kowalska, która jest odpowiedzialna za zaakceptowanie dokumentu merytorycznie?

5) dodatkowo, czy fakturze za dostawę towaru handlowego lub materiału odpowiada dowód wewnętrzny dokumentujący faktyczne przyjęcie towaru („PZ”)?

6) czy dokument może zostać uwzględniony w rozliczeniach okresu, którego dotyczy księgowanie (pkt 6)?

5.2. Faktury sprzedaży

Przed zaksięgowaniem osoba odpowiedzialna powinna się upewnić, że:

1) nazwa Elektro-Tech Sp. z o.o. widnieje w polu „Nabywca” („Sprzedawca”),

2) księgowany dokument nie jest duplikatem (uprzednio zaksięgowanym),

3) księgowany dokument powinien być włączony do rozliczeń za okres, którego dotyczy księgowanie (pkt 6).

6. Okres

6.1. Faktury zakupu

Co do zasady faktura powinna być uwzględniona w rejestrze VAT za ten okres, w którym powstał obowiązek podatkowy, okres następny lub kolejny (po tym następnym). Nie można odliczyć podatku naliczonego za dany okres, jeżeli w tym okresie nie wpłynęła faktura.

Co do zasady prawo do odliczenia podatku naliczonego powstaje w momencie, w którym dokonano dostawy towarów lub zakończono świadczenie usługi (pod warunkiem że w tym samym okresie otrzymano fakturę).

Faktury korygujące „in minus” powinny zostać uwzględnione za ten okres, w którym je otrzymano.

Do celów podatku dochodowego od osób prawnych szczególną uwagę należy poświęcić tym fakturom i innym dokumentom (w tym polisom ubezpieczeniowym), które dotyczą 3 lub więcej lat. Co do zasady, powinny one zostać rozliczone proporcjonalnie w czasie.

6.2. Faktury sprzedaży

Okres rejestru VAT, w którym należy ująć dokument, wynika z zasad wyznaczających moment powstania obowiązku podatkowego (art. 19a–21 ustawy o VAT). Zazwyczaj obowiązuje reguła, że obowiązek podatkowy powstaje w dniu zakończenia usługi lub wydania towaru.

Inne zasady obowiązują do celów podatku dochodowego od osób prawnych:

1) tak zwane usługi ciągłe (rozliczane w okresach) oraz niektóre dostawy towarów (energii elektrycznej, cieplnej oraz gazu przewodowego) powodują powstanie przychodu w ostatnim dniu okresu rozliczeniowego, oznaczonego w umowie lub na fakturze;

2) dla pozostałych rodzajów świadczonych usług oraz dostaw towarów obowiązuje zasada, że przychód powstaje w najwcześniejszym z następujących momentów:

a) w dniu wystawienia faktury,

b) w dniu wykonania usługi (także częściowego – jeżeli jej częściowe wykonanie powoduje powstanie przychodu należnego),

c) w dniu otrzymania należności.

W konsekwencji osoba odpowiedzialna powinna zwrócić szczególną uwagę na faktury dokumentujące świadczenie usług bądź dostawy towarów (pkt a), dla których data wystawienia jest późniejsza niż data sprzedaży bądź otrzymania należności (chyba że należność ta byłaby w szczególności zaliczką lub zadatkiem). W takich przypadkach przychód do celów podatku dochodowego od osób prawnych powstanie wcześniej, niż wskazywałaby na to data dokumentu księgowego.

W wątpliwych sytuacjach należy skonsultować się z Głównym Księgowym.

7. Przechowywanie

Dokumenty źródłowe, jak również prowadzone na jej podstawie ewidencje (m.in. wydruki kont zawierające informacje o kosztach oraz przychodach do celów podatku dochodowego od osób prawnych) powinny być przechowywane do momentu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zobowiązanie podatkowe (art. 70 ust. 1 Ordynacji podatkowej) przedawnia się „z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku”.

Przykład: Zobowiązanie podatku dochodowego od osób prawnych za rok 2018 przedawni się 31.12.2023.

(podpis)