Instrukcja magazynowa

Załącznik do decyzji prezesa zarządu w sprawie wprowadzenia instrukcji magazynowej

Instrukcja magazynowa w Elektro-Tech Sp. z o.o.

§1 Podstawa prawna i merytoryczna gospodarki magazynowej

Instrukcja reguluje zasady funkcjonowania gospodarki magazynowej w Elektro-Tech Sp. z o.o. i została opracowana na podstawie ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 217), jak również regulaminu organizacyjnego jednostki wprowadzonego zarządzeniem Nr 12/2023 z dnia 15.03.2023 r.

§2 Pojęcie magazynu i jego istota

1. Przez magazyn rozumie się jedno lub kilka miejsc składowania materiałów, zlokalizowane w pomieszczeniach zamkniętych lub na wydzielonym terenie jednostki. Za stan, ilość zapasów magazynowych, jego ewidencję oraz rozliczenie jest odpowiedzialny pracownik, któremu powierzono obowiązki magazyniera.

2. Magazyn powinien być zlokalizowany w wydzielonych do tego celu pomieszczeniach, w miejscach łatwo dostępnych jednocześnie do przyjmowania i wydawania materiałów.

3. Pomieszczenia magazynowe powinny posiadać okratowane okna oraz drzwi antywłamaniowe, wyposażone w co najmniej dwa zamki.

4. Klucze do magazynu może posiadać tylko magazynier, a w magazynie nie mogą pod jego nieobecność przebywać inne osoby.

5. Pomieszczenia magazynowe należy wyposażyć w sprzęt zapewniający właściwy sposób i warunki przechowywania materiałów, jednocześnie gwarantujący ochronę przed zniszczeniem lub uszkodzeniem. W przypadku składowania materiałów o specjalnych własnościach pomieszczenia przeznaczone do ich magazynowania muszą spełniać warunki, jakich wymagają przepisy prawa. Dotyczy to szczególnie środków chemicznych, łatwopalnych i żrących oraz żywności.

6. W pomieszczeniach magazynu należy umieścić w widocznym miejscu tabliczki z napisem „Osobom nieupoważnionym wstęp wzbroniony”, „Palenie papierosów zabronione”, a także instrukcję przeciwpożarową.

§3 Obowiązki magazyniera i jego odpowiedzialność

1. Przez magazyniera rozumie się pracownika, który przyjął obowiązki magazyniera i złożył w formie pisemnej zobowiązanie odpowiedzialności materialnej.

2. Do obowiązków magazyniera należą w szczególności:

1) przyjmowanie do magazynu i wydawanie z magazynu materiałów na podstawie obowiązujących dowodów obrotu materiałowego,

2) prowadzenie w jednostkach naturalnych ewidencji ilościowej oddzielnie na każdy składnik,

3) należyte rozmieszczenie w magazynie materiałów wg grup, asortymentów, rodzajów i wymiarów oraz wg częstotliwości ich wydawania,

4) utrzymywanie magazynu w należytym porządku, przestrzeganie obowiązujących przepisów w zakresie BHP oraz przepisów przeciwpożarowych,

5) zabezpieczanie przechowywanych zapasów przed zniszczeniem, uszkodzeniem, zepsuciem, zanieczyszczeniem,

6) zabezpieczenie pomieszczeń magazynowych przed kradzieżą i włamaniem, m.in. przez codzienne właściwe zamykanie po skończonej pracy oraz sprawdzanie stanu magazynu po jego otwarciu,

7) niezwłoczne zgłaszanie przełożonym przypadków naruszenia zamknięć lub stanów magazynowych,

8) umieszczanie w widocznym miejscu instrukcji oraz wszelkich napisów orientacyjnych, ostrzegawczych lub porządkowych czy wykazu telefonów alarmowych,

9) coroczna (lub na wezwanie odpowiednich organów jednostki lub instytucji zewnętrznych) weryfikacja zapasów magazynowych, w tym ustalenie ich przydatności oraz sporządzanie wykazów materiałów przeznaczonych do upłynnienia, obniżenia ich wartości, zbędnych lub przeznaczonych do likwidacji,

10) potwierdzanie na fakturze przyjęcia do magazynu materiałów przez złożenie podpisu oraz pieczątki o treści: „towar otrzymałem”,

11) prowadzenie kontroli zgodności stanu faktycznego zapasów z ewidencją magazynową.

3. Magazynier dokonuje wpisania do ewidencji wszystkich dowodów przychodów i rozchodów z zachowaniem chronologii. Zapisy w ewidencji magazynowej powinny być dokonywane czytelnie, a błędne zapisy należy przekreślić (z zachowaniem czytelności poprawianego zapisu) i wpisać poprawnie wraz z zaparafowaniem i opatrzeniem pieczątką imienną (ewentualnie czytelnym podpisem w przypadku nieposiadania pieczątki imiennej).

4. Magazynier jest odpowiedzialny materialnie i dyscyplinarnie, gdy:

1) zaistnieje nieusprawiedliwiony niedobór,

2) niedbale i niezgodnie z przepisami wykonuje swoje obowiązki, w szczególności w zakresie prowadzenia ewidencji magazynowej oraz zabezpieczenia materiałów, w tym zabezpieczenia przeciwpożarowego,

3) jednostka poniesie z jego winy straty spowodowane niewłaściwym postępowaniem w zakresie gospodarki magazynowej.

5. Pracownik obejmujący obowiązki magazyniera nie może przystąpić do wykonywania obowiązków bez podpisania deklaracji o odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie. Deklaracja o odpowiedzialności materialnej pracownika jest podpisywana w trzech egzemplarzach, z których jeden pozostaje w aktach jednostki, drugi jest dołączany do akt osobowych pracownika, a trzeci otrzymuje pracownik obejmujący obowiązki magazyniera.

6. Odpowiedzialność magazyniera rozpoczyna się z chwilą protokolarnego podpisania przez niego spisu inwentaryzacyjnego, a kończy z chwilą protokolarnego przekazania innej osobie odpowiedzialności i rozliczenia przez komórkę finansowo-księgową.

7. W przypadku nieobecności magazyniera przekraczającej 14 kolejnych dni roboczych należy sporządzić spis z natury i protokolarnie przekazać na czas określony funkcję magazyniera innemu pracownikowi. W przypadku nieobecności magazyniera zdającego magazyn czynności powyższe należy wykonać komisyjnie.

8. Za zgodą i na wniosek magazyniera mogą mu być przydzieleni do pomocy na stałe lub doraźnie inni pracownicy. Pracownicy pomocniczy w razie powierzenia im opieki nad majątkiem przyjmują na siebie odpowiedzialność materialną zgodnie z art. 124 § 1 i 3 Kodeksu pracy.

§4 Przyjmowanie materiałów do magazynu i ich wydawanie z niego

1. Odbioru i przyjęcia materiałów można dokonać tylko na podstawie następujących dowodów:

1) rachunków lub faktur,

2) protokołów odbioru,

3) protokołów komisyjnego przyjęcia,

4) listów przewozowych,

5) dowodów przyjęcia zewnętrznego (PZ) bądź innych stosownych dokumentów obrotu magazynowego (PW, WZ).

2. Przyjęcie materiałów do magazynu powinno poprzedzać:

1) przeliczenie, zważenie lub w określonych przypadkach, gdy nie jest możliwe dokładne ustalenie rozmiaru dostawy, obmiar przedmiotu dostawy,

2) sprawdzenie, czy przedmiot dostawy odpowiada jakości, rodzajowi, gatunkowi, jak również wymogom określonym w dokumencie dostawy,

3) sprawdzenie rodzaju, ilości oraz stanu opakowań, ich cech i znaków.

3. Wady jakościowe bądź braki ilościowe ujawnione przy odbiorze materiałów należy udokumentować w formie protokołu spisanego w obecności przedstawiciela dostawcy lub przewoźnika. Protokół powinien zawierać niezbędne dane umożliwiające wniesienie reklamacji lub roszczeń materialnych w stosunku do dostawcy lub przewoźnika.

4. Zakwestionowany co do jakości lub ilości towar powinien być składowany w magazynie oddzielnie, jako depozyt, do czasu ostatecznego wyjaśnienia spraw spornych.

5. Wady jakościowe bądź braki ilościowe ujawnione po odbiorze należy niezwłocznie udokumentować w formie protokołu i protokół ten przekazać kierownikowi magazynu. Sposób rozliczania stwierdzonych niedoborów lub szkód ilościowych i wartościowych odbywa się analogicznie jak niedoborów i szkód inwentaryzacyjnych, wskazany w instrukcji inwentaryzacyjnej.

6. Materiałów odebranych, ale jeszcze nieprzyjętych nie wolno wydawać do użytku, a materiały są wydawane według zgłoszonych potrzeb i wyłącznie upoważnionym osobom.

7. Każdorazowo w dowodzie stwierdzającym wydanie (np. WZ, RW, MM) magazynier dokonuje wpisu dotyczącego ilości wydanego materiału, a dowód wydania podpisuje magazynier i osoba pobierająca.

8. W przypadku zdarzeń trudnych do przewidzienia (na przykład powódź, pożar itp.) można komisyjnie dokonać otwarcia magazynu i wydać materiały pod nieobecność magazyniera, zachowując następujące warunki:

1) zdjęcie zabezpieczeń pomieszczenia magazynu powinno nastąpić komisyjnie w obecności kierownika jednostki lub co najmniej dwóch jej pracowników, w tym kierownika magazynu,

2) komisja ze swoich czynności powinna sporządzić protokół, w którym wskaże nazwy i ilości pobranych materiałów,

3) powinno się zabezpieczyć magazyn, a także przekazać niezwłocznie (zwykle w dniu następnym) magazynierowi dowody rozchodowe.

9. W przypadku sytuacji przedstawionej w pkt. 8 sporządzany obligatoryjnie protokół musi być podpisany przez wszystkie osoby uczestniczące w komisyjnym otwarciu magazynu.

§5 Dokumentowanie obrotu magazynowego

1. Dokumentowanie przychodu magazynowego odbywa się następująco:

1) dokument PZ – stanowi dowód przyjęcia do magazynu materiałów od dostawcy zewnętrznego; dokument ten w trzech egzemplarzach sporządza jednostka organizacyjna przyjmująca materiały na podstawie potwierdzonej przez magazyniera faktury i przekazuje oryginał i pierwszą kopię do działu finansowo-księgowego, drugą kopię zatrzymuje jako dowód stanowiący podstawę przychodu materiałów w ewidencji magazynowej;

2) dokument MM – stanowi dowód przyjęcia do magazynu materiałów z magazynu innej jednostki organizacyjnej (przesunięcia między magazynami); dokument ten w trzech egzemplarzach sporządza jednostka organizacyjna przekazująca materiał; oryginał dokumentu należy przekazać do działu finansowo-księgowego, pierwszą kopię dla jednostki odbierającej materiał, druga kopia pozostaje w magazynie;

3) dokument PW – stanowi dowód przyjęcia materiałów do magazynu w przypadku zwrotu materiałów uprzednio pobranych dowodem WZ, lecz niewykorzystanych na własne potrzeby; dokument ten w trzech egzemplarzach wystawia jednostka zwracająca materiały oraz przekazuje oryginał i pierwszą kopię magazynierowi w celu ujęcia przychodu w ewidencji magazynowej; magazynier, po wpisaniu do indeksu materiałowego, oryginał przesyła do działu finansowo-księgowego, druga kopia pozostaje w jednostce razem z dowodem WZ, na podstawie którego uprzednio pobrano materiał.

2. Dokumentowanie rozchodu magazynowego odbywa się następująco:

1) dokument WZ – stanowi dowód wydania lub sprzedaży materiałów na zewnątrz jednostki. Dokument ten w czterech egzemplarzach sporządza jednostka organizacyjna wydająca materiał i przekazuje oryginał wraz z drugą kopią do działu finansowo-księgowego, kopię pierwszą otrzymuje magazynier, trzecią – odbierający materiał;

2) dokument MM – stanowi dowód rozchodu dla magazynu przesuwającego materiały do innego magazynu (przesunięcia między magazynami);

3) dokument RW – stanowi dowód wydania materiałów z magazynu do użytku na potrzeby wewnętrzne jednostki. Dokument ten w trzech egzemplarzach sporządza jednostka wydająca materiały i przekazuje oryginał do działu finansowo-księgowego, pierwszą kopię dla odbiorcy, a druga kopia pozostaje w magazynie;

4) dokument BHP – stanowi dowód wydania środków czystości dla pracowników jednostki w ramach tzw. świadczeń wynikających z przepisów BHP i ochrony zdrowia – obieg jak dla dokumentu RW.

3. Poza dowodami wymienionymi w § 5 ust. 1 i 2 w obrocie magazynowym występują dowody przychodowe lub rozchodowe w postaci protokołów stwierdzających nadwyżki lub niedobory i zniszczenia. Do każdego protokołu musi być wystawiony dokument z symbolem PW w przypadku nadwyżek oraz dokument z symbolem RW – w przypadku niedoboru i zniszczeń.

4. Prawidłowo sporządzony dokument obrotu materiałowego musi być wystawiony czytelnie i bezbłędnie oraz zawierać co najmniej:

1) nazwę materiału i numer indeksowy;

2) nazwę dostawcy lub odbiorcy;

3) cenę jednostkową wraz z jednostką miary;

4) ilość wydaną lub otrzymaną oraz datę wydania lub przyjęcia materiału;

5) datę wystawienia dokumentu;

6) podpisy magazyniera oraz osoby zatwierdzającej dokument;

7) podpis wydającego i otrzymującego materiał w sposób umożliwiający identyfikację tych osób (niedopuszczalne jest podpisywanie dowodów in blanco);

8) wykreślenie rubryk lub pozycji, które pozostały niewypełnione.

§6 Kontrola gospodarki magazynowej

1. Kontrolę wewnętrzną w zakresie gospodarki magazynowej sprawują kierownik i główny księgowy jednostki. Kierownik jednostki może upoważnić również inne osoby do systematycznej kontroli gospodarki magazynowej.

2. Kontrolę zgodności rzeczywistych stanów zapasów materiałowych należy przeprowadzić w drodze inwentaryzacji w terminach wynikających z obowiązujących przepisów oraz w razie zmian na stanowisku magazyniera, w przypadku włamania, pożaru lub zalania, a także na skutek innych uzasadnionych okoliczności.

3. W przypadku stwierdzenia braków w magazynie należy przeprowadzić postępowanie wyjaśniające mające na celu ustalenie rzeczywistych przyczyn ich powstania.

§7 Postanowienia końcowe

Wszelkie sprawy nieuregulowane niniejszą instrukcją, a wynikłe z działalności jednostki związanej z funkcjonowaniem jej magazynu, regulowane są na bieżąco przez kierownika jednostki.

Jan Kowalski