Instrukcja gospodarki magazynowej

Instrukcja magazynowa

..................................................

(Zakład Produkcji Mebli "Drewex")

wprowadzona decyzją Prezesa Zarządu Nr ZP/01/2024

 

§1

(Podstawa prawna i merytoryczna gospodarki magazynowej)

1. Instrukcja reguluje zasady funkcjonowania gospodarki magazynowej w Zakład Produkcji Mebli "Drewex" i została opracowana na podstawie ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. 1994 nr 121 poz. 591), jak również Regulaminu Organizacyjnego jednostki wprowadzonego zarządzeniem nr RO/02/2023 dnia 15 stycznia 2023.

 

§2

(Istota i pojęcie magazynu)

1. Przez magazyn rozumie się jedno lub kilka miejsc składowania materiałów zlokalizowane w pomieszczeniach zamkniętych lub na wydzielonym terenie jednostki. Za stan, ilość zapasów magazynowych, jego ewidencję oraz rozliczenie jest odpowiedzialny pracownik, któremu powierzono obowiązki magazyniera.

2. Magazyn powinien być zlokalizowany w wydzielonych do tego celu pomieszczeniach, w miejscach łatwo dostępnych jednocześnie do przyjmowania i wydawania materiałów.

3. Pomieszczenia magazynowe powinny posiadać okratowane okna oraz drzwi antywłamaniowe, wyposażone w co najmniej dwa zamki.

4. Klucze do magazynu może posiadać tylko magazynier, a w magazynie nie mogą przebywać inne osoby pod nieobecność magazyniera.

5. Pomieszczenia magazynowe należy wyposażyć w sprzęt zapewniający właściwy sposób i warunki przechowywania materiałów, jednocześnie zapewniający ochronę przed zniszczeniem lub uszkodzeniem. W przypadku składowania materiałów o specjalnych własnościach pomieszczenia przeznaczone do ich magazynowania muszą spełniać warunki, jakie wymagają przepisy prawa. Dotyczy to szczególnie środków chemicznych, łatwopalnych i żrących, jak również żywności.

6. W pomieszczeniach magazynu należy umieścić w widocznym miejscu tabliczki z napisem „Osobom nieupoważnionym wstęp wzbroniony”, „Palenie papierosów zabronione” oraz instrukcję przeciwpożarową.

 

§3

(Obowiązki i odpowiedzialność magazyniera)

1. Przez magazyniera rozumie się pracownika, który przyjął obowiązki magazyniera i złożył w formie pisemnej zobowiązanie odpowiedzialności materialnej.

2. Do obowiązków magazyniera należy w szczególności:

1) przyjmowanie do magazynu i wydawanie z magazynu materiałów na podstawie obowiązujących dowodów obrotu materiałowego,

2) prowadzenie w jednostkach naturalnych ewidencji ilościowej oddzielnie na każdy składnik,

3) należyte rozmieszczenie w magazynie materiałów wg grup, asortymentów, rodzajów i wymiarów oraz wg częstotliwości ich wydawania,

4) utrzymywanie magazynu w należytym porządku, przestrzeganie obowiązujących przepisów w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisów przeciwpożarowych,

5) zabezpieczanie przechowywanych zapasów przed zniszczeniem, uszkodzeniem, zepsuciem, zanieczyszczeniem,

6) zabezpieczenie pomieszczeń magazynowych przed kradzieżą i włamaniem między innymi przez codzienne właściwe zamykanie po skończonej pracy oraz sprawdzanie i kontrolowanie stanu magazynu po otwarciu,

7) zgłaszanie przełożonym niezwłocznie przypadków naruszenia zamknięć lub stanów magazynowych,

8) umieszczanie w widocznym miejscu instrukcji oraz wszelkich napisów orientacyjnych, ostrzegawczych lub porządkowych oraz wykazu telefonów alarmowych,

9) coroczna (lub na wezwanie odpowiednich organów jednostki lub instytucji zewnętrznych) weryfikacja zapasów magazynowych, w tym ustalenie ich przydatności oraz sporządzanie wykazów materiałów przeznaczonych do upłynnienia, obniżenia ich wartości, zbędnych lub przeznaczonych do likwidacji,

10) potwierdzanie na fakturze przyjęcia do magazynu materiałów przez złożenie podpisu oraz pieczątki „towar otrzymałem”,

11) prowadzenie samokontroli zgodności stanu faktycznego zapasów z ewidencją magazynową.

3. Magazynier dokonuje wpisania do ewidencji wszystkich dowodów przychodów i rozchodów z zachowaniem chronologii. Zapisy w ewidencji magazynowej powinny być dokonywane czytelnie, a błędne zapisy należy przekreślić (z zachowaniem czytelności poprawianego zapisu) i wpisać poprawnie wraz z zaparafowaniem i opatrzeniem pieczątką imienną (ewentualnie czytelnym podpisem w przypadku nieposiadania pieczątki imiennej).

4. Magazynier jest odpowiedzialny materialnie i dyscyplinarnie gdy:

1) zaistnieje nieusprawiedliwiony niedobór,

2) niedbale i niezgodnie z przepisami wykonuje swoje obowiązki, w szczególności w zakresie prowadzenia ewidencji magazynowej oraz zabezpieczenia materiałów, w tym zabezpieczenia przeciwpożarowego,

3) jednostka poniesie z jego winy straty spowodowane niewłaściwym postępowaniem w zakresie gospodarki magazynowej.

5. Pracownik obejmujący obowiązki magazyniera nie może przystąpić do wykonywania obowiązków bez podpisania deklaracji o odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie. Deklaracja o odpowiedzialności materialnej pracownika jest podpisywana w trzech egzemplarzach, z których jeden pozostaje w aktach jednostki, drugi jest dołączany do akt osobowych pracownika, a trzeci otrzymuje pracownik obejmujący obowiązki magazyniera.

6. Odpowiedzialność magazyniera rozpoczyna się z chwilą protokolarnego podpisania przez niego spisu inwentaryzacyjnego, a kończy z chwilą protokolarnego przekazania innej osobie i rozliczenia przez komórkę finansowo-księgową.

7. W przypadku nieobecności magazyniera przekraczającej 14 kolejnych dni roboczych należy sporządzić spis z natury i protokolarnie przekazać na czas określony funkcję magazyniera innemu pracownikowi. W przypadku nieobecności magazyniera zdającego magazyn czynności powyższe należy wykonać komisyjnie.

8. Za zgodą i na wniosek magazyniera mogą mu być przydzieleni do pomocy na stałe lub doraźnie inni pracownicy. Pracownicy pomocniczy w razie powierzenia im opieki nad majątkiem przyjmują na siebie odpowiedzialność materialną zgodnie z art. 124 Kodeksu pracy.

 

§4

(Przyjmowanie i wydawanie materiałów z magazynu)

1. Odbioru i przyjęcia materiałów można dokonać tylko na podstawie następujących dowodów:

1) rachunków lub faktur,

2) protokołów odbioru,

3) protokołów komisyjnego przyjęcia,

4) listów przewozowych,

5) dowodów przyjęcia zewnętrznego (Pz) bądź innych stosownych dokumentów obrotu magazynowego (Mm, Zw).

2. Przyjęcie materiałów do magazynu powinno poprzedzać:

1) przeliczenie, zważenie lub w określonych przypadkach, gdy nie jest możliwe dokładne ustalenie rozmiaru dostawy, obmiar przedmiotu dostawy,

2) sprawdzenie, czy przedmiot dostawy odpowiada jakości, rodzajowi, gatunkowi, jak również wymogom określonym w dokumencie dostawy,

3) sprawdzenie rodzaju, ilości oraz stanu opakowań, jego cech i znaków.

3. Wady jakościowe bądź braki ilościowe ujawnione przy odbiorze materiałów należy udokumentować w formie protokołu spisanego w obecności przedstawiciela dostawcy lub przewoźnika. Protokół powinien zawierać niezbędne dane umożliwiające wniesienie reklamacji lub roszczeń materialnych w stosunku do dostawcy lub przewoźnika.

4. Zakwestionowany towar co do jakości lub ilości powinien być składowany w magazynie oddzielnie jako depozyt do czasu ostatecznego wyjaśnienia spraw spornych.

5. Wady jakościowe bądź braki ilościowe ujawnione po odbiorze należy niezwłocznie udokumentować w formie protokołu i protokół ten przekazać kierownikowi magazynu. Sposób rozliczania stwierdzonych niedoborów lub szkód ilościowych i wartościowych odbywa się analogicznie jak niedoborów i szkód inwentaryzacyjnych wskazany w Instrukcji Inwentaryzacyjnej.

6. Materiałów odebranych, ale jeszcze nieprzyjętych, nie wolno wydawać do użytku, a materiały są wydawane według zgłoszonych potrzeb i wyłącznie upoważnionym osobom.

7. Każdorazowo w dowodzie stwierdzającym wydanie (np. Wz, Mm, Rw) magazynier dokonuje wpisu dotyczącego ilości wydanego materiału, a dowód wydania podpisuje magazynier i osoba pobierająca.

8. W przypadku zdarzeń trudnych do przewidzenia (na przykład powódź, pożar itp.) można komisyjnie dokonać otwarcia magazynu i wydać materiały pod nieobecność magazyniera, zachowując następujące warunki:

1) zdjęcie zabezpieczeń pomieszczenia magazynu powinno nastąpić komisyjnie w obecności kierownika jednostki lub co najmniej dwóch pracowników jednostki, w tym kierownika magazynu,

2) komisja ze swoich czynności powinna sporządzić protokół, w którym wskazano nazwy i ilości pobranych materiałów,

3) zabezpieczyć magazyn, a także przekazać niezwłocznie (zwykle w dniu następnym) magazynierowi dowody rozchodowe.

9. W przypadku sytuacji przestawionej w pkt. 8 sporządzany obligatoryjnie protokół musi być podpisany przez wszystkie osoby uczestniczące w komisyjnym otwarciu magazynu.

 

§5

(Dokumentowanie obrotu magazynowego)

1. Dokumentowanie przychodu magazynowego odbywa się następująco:

1) Dokument symbol Pz – stanowi dowód przyjęcia do magazynu materiałów od dostawcy zewnętrznego. Dokument ten w dwóch egzemplarzach sporządza jednostka organizacyjna przyjmująca materiały na podstawie potwierdzonej przez magazyniera faktury i przekazuje oryginał i pierwszą kopię do działu finansowo-księgowego, drugą kopię zatrzymuje jako dowód stanowiący podstawę przychodu materiałów w ewidencji magazynowej;

2) Dokument symbol Mm – stanowi dowód przyjęcia do magazynu materiałów z magazynu innej jednostki organizacyjnej (przesunięcia między magazynami). Dokument ten w trzech egzemplarzach sporządza jednostka organizacyjna przekazująca materiał. Oryginał dokumentu należy przekazać do działu finansowo-księgowego, pierwszą kopię dla jednostki odbierającej materiał, druga kopia pozostaje w magazynie;

3) Dokument symbol Zw – stanowi dowód przyjęcia materiałów do magazynu w przypadku zwrotu materiałów uprzednio pobranych dowodem Rw, lecz niewykorzystanych na własne potrzeby. Dokument ten w dwóch egzemplarzach wystawia jednostka zwracająca materiały i przekazuje oryginał i pierwszą kopię magazynierowi celem ujęcia przychodu w ewidencji magazynowej. Magazynier po wpisaniu indeksu materiałowego oryginał przesyła do działu finansowo-księgowego, druga kopia pozostaje w jednostce razem z dowodem Rw, na podstawie którego uprzednio pobrano materiał.

2. Dokumentowanie rozchodu magazynowego odbywa się następująco:

1) Dokument symbol Wz – stanowi dowód wydania lub sprzedaży materiałów na zewnątrz jednostki. Dokument ten w trzech egzemplarzach sporządza jednostka organizacyjna wydająca materiał i przekazuje oryginał wraz z drugą kopię do działu finansowo-księgowego, kopię pierwszą otrzymuje magazynier, trzecią kopię otrzymuje odbierający materiał;

2) Dokument symbol Mm – stanowi dowód rozchodu dla magazynu przesuwającego materiały do innego magazynu (przesunięcia między magazynami);

3) Dokument symbol Rw – stanowi dowód wydania materiałów z magazynu do użytku na potrzeby wewnętrzne jednostki. Dokument ten w trzech egzemplarzach sporządza jednostka wydająca materiały i przekazuje oryginał do działu finansowo-księgowego, pierwszą kopię dla odbiorcy, druga kopia pozostaje w magazynie;

4) Dokument symbol Rw-Sc – stanowi dowód wydania środków czystości dla pracowników jednostki w ramach tzw. świadczeń wynikających z przepisów BHP i ochrony zdrowia – obieg jak dla dokumentu Rw.

3. Poza dowodami wymienionymi w § 5 pkt 1 i 2 w obrocie magazynowym występują dowody przychodowe lub rozchodowe w postaci protokołów stwierdzających nadwyżki lub niedobory i zniszczenia. Do każdego protokołu obowiązkowo musi być wystawiony dokument z symbolem Pz w przypadku nadwyżek, dokument z symbolem Rw w przypadku niedoboru i zniszczeń.

4. Prawidłowo sporządzony dokument obrotu materiałowego musi być wystawiony czytelnie i bezbłędnie oraz zawierać co najmniej:

1) nazwę materiału i numer indeksowy,

2) nazwę dostawcy lub odbiorcy,

3) cenę jednostkową wraz z jednostką miary,

4) ilość wydaną lub otrzymaną oraz datę wydania lub przyjęcia materiału,

5) datę wystawienia dokumentu,

6) podpis magazyniera oraz podpis osoby zatwierdzającej dokument,

7) podpis wydającego i otrzymującego materiał w sposób umożliwiający identyfikację tych osób (niedopuszczalne jest podpisywanie dowodów in blanco)

8) wykreślenie rubryk lub pozycji pozostających niewypełnionymi.

 

§6

(Kontrola gospodarki magazynowej)

1. Kontrolę wewnętrzną w zakresie gospodarki magazynowej sprawuje kierownik i główny księgowy jednostki. Kierownik jednostki może upoważnić również inne osoby do systematycznej kontroli gospodarki magazynowej.

2. Kontrolę zgodności rzeczywistych stanów zapasów materiałowych należy przeprowadzić w drodze inwentaryzacji w terminach wynikających z obowiązujących przepisów oraz w razie zamian na stanowisku magazyniera, w przypadku włamania, pożaru lub zalania, a także na skutek innych uzasadnionych okoliczności.

3. W przypadku stwierdzenia braków w magazynie należy przeprowadzić postępowanie wyjaśniające mające na celu ustalenie przyczyn ich rzeczywistego powstania.

 

§7

(Postanowienia końcowe)

1. Wszelkie sprawy nieuregulowane niniejszą instrukcją, a wynikłe z działalności jednostki związanej z funkcjonowaniem jej magazynu, regulowane są bieżąco przez kierownika jednostki.