Instrukcja zarządzania mieniem

Instrukcja w sprawie zabezpieczenia mienia

§1

Przepisy niniejszej Instrukcji stosuje się do wszystkich jednostek organizacyjnych i pracowników.

§2

Użyte w niniejszej Instrukcji określenia należy rozumieć w następujący sposób:

1. "jednostka organizacyjna" - dział, sekcja, samodzielne stanowisko pracy, administracja obiektu, sekretariat,

2. "kierownik jednostki" - osoba kierująca jednostką organizacyjną,

3. "pracownik" - osoba zatrudniona w Firma "Przykładowa Sp. z o.o." bez względu na sposób nawiązania stosunku pracy,

4. "mienie" - wszelkie rzeczowe składniki majątku (środki trwałe, przedmioty nietrwałe), materiały, zwierzęta, pieniądze oraz inne walory stanowiące własność Firma "Przykładowa Sp. z o.o.", a pozostające lub oddane do użytku w danej jednostce organizacyjnej.

§3

1. Każdy pracownik, któremu powierzono mienie Firma "Przykładowa Sp. z o.o." odpowiedzialny jest osobiście za jego stan, należyte przechowywanie, konserwowanie, zabezpieczenie przed zniszczeniem, uszkodzeniem, zaginięciem lub kradzieżą oraz za użycie zgodne z jego przeznaczeniem, z uwzględnieniem zasad racjonalnego gospodarowania, obowiązujących norm techniczno-eksploatacyjnych oraz przepisów bhp i ppoż.

2. Każdy pracownik obowiązany jest, w granicach swoich obowiązków służbowych, korzystać z mienia powierzonego oraz innego mienia w sposób właściwy, zgodny z wymogami przeciwpożarowymi i bezpieczeństwa pracy, zapobiegać jego utracie i przedwczesnemu zużyciu oraz dewastacji.

§4

1. Pracownik, który wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych ze swej winy wyrządził Firma "Przykładowa Sp. z o.o." szkodę, ponosi odpowiedzialność materialną na zasadach określonych w przepisach Kodeksu Pracy oraz innych powszechnie obowiązujących przepisach.

2. Pracownik, któremu powierzono mienie Firma "Przykładowa Sp. z o.o." z obowiązkiem zwrotu lub rozliczenia się, ponosi odpowiedzialność materialną na zasadach określonych w przepisach Kodeksu Pracy.

3. Ustalenie odpowiedzialności materialnej pracownika za wyrządzone Firma "Przykładowa Sp. z o.o." szkody, nie wyklucza pociągnięcia pracownika do odpowiedzialności służbowej lub dyscyplinarnej, a w przypadku popełnienia przestępstwa również do odpowiedzialności karnej.

§5

1. Kierownicy jednostek organizacyjnych Firma "Przykładowa Sp. z o.o." wymienieni w niniejszej Instrukcji oraz osoby zatrudnione na stanowiskach związanych z odpowiedzialnością materialną zobowiązani są do formalnego przyjmowania i przekazywania agend oraz mienia powierzonego w formie protokołu zdawczo-odbiorczego, który powinien zawierać następująco dane:

1. Jan Kowalski i Anna Nowak osoby przekazującej i przyjmującej mienie oraz Piotr Wiśniewski i Maria Zielińska osób asystujących przy przekazywaniu,

2. dokładny spis przekazywanego mienia, zawierający opis przekazywanych składników mienia oraz ich ilość i stan,

3. 15.03.2024r. sporządzenia protokołu zdawczo-odbiorczego,

4. podpisy przekazującego i przyjmującego oraz osób obecnych przy przekazaniu

2. Osoba przyjmująca mienienie ma prawo zakwestionować stan techniczny przejmowanego sprzętu i wyposażenia. Na żądanie zarówno strony przyjmującej, jak i zdającej istnieje możliwość powołania niezależnego eksperta do oceny stanu technicznego urządzenia.

§6

1. Osoby zatrudnione na stanowiskach związanych z odpowiedzialnością materialną zobowiązane są do podpisania deklaracji o odpowiedzialności materialnej wg wzoru w brzmieniu załącznika nr 1 do niniejszej Instrukcji.

2. Podpisanie deklaracji winno nastąpić po podpisaniu protokołu zdawczo-odbiorczego.

3. Deklarację podpisuje się w 3 egzemplarzach: l egzemplarz zatrzymuje zainteresowany pracownik, l egzemplarz przechowuje się w aktach osobowych pracownika, l egzemplarz otrzymuje kierownik jednostki nadrzędnej.

4. Brak deklaracji nie zwalnia pracownika od odpowiedzialności materialnej za przyjęte mienie, jeżeli fakt tego przyjęcia został potwierdzony pisemnie w postaci pokwitowania odbioru lub podpisania protokołu zdawczo-odbiorczego.

§7

1. Odpowiedzialność pracownika za powierzone mienie rozpoczyna się z dniem przyjęcia przez niego mienia i podpisania protokołu zdawczo-odbiorczego lub pokwitowania odbioru nowych składników majątku.

2. Odpowiedzialność pracownika za powierzone mu mienie kończy się z chwilą przekazania tego mienia i podpisania protokołu zdawczo-odbiorczego lub innego dokumentu stwierdzającego przyjęcie mienia przez osobę przyjmującą.

§8

1. Rozwiązanie umowy o pracę z kierownikiem jednostki organizacyjnej lub pracownikiem materialnie odpowiedzialnym może nastąpić po uprzednim podpisaniu protokołu zdawczo-odbiorczego, stwierdzającego przekazanie mienia osobie przyjmującej oraz po ewentualnym wyjaśnieniu stwierdzonych różnic.

2. Przekazanie składników majątku przez pracownika odchodzącego z Firma "Przykładowa Sp. z o.o." oraz rozliczenie jego z ewentualnie stwierdzonych różnic winno odbywać się przy udziale wyznaczonego przez Firma "Przykładowa Sp. z o.o." pracownika.

3. W razie rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia (lub w razie wygaśnięcia umowy o pracę) z pracownikiem odpowiedzialnym materialnie, następuje komisyjne zabezpieczenie pomieszczeń, w których znajdują się składniki majątku oraz przeprowadza się inwentaryzację.

§9

W przypadku zmian osobowych na stanowiskach związanych z odpowiedzialnością materialną, kierownicy jednostek organizacyjnych dokonują przejęcia mienia od osoby odchodzącej i jego przekazania nowej osobie.

§10

1. Dział kadr lub wyznaczony pracownik zobowiązany jest - w przypadku nieobecności pracownika odpowiedzialnego materialnie trwającej dłużej niż 1 miesiąc - do wyznaczenia zastępczo osoby materialnie odpowiedzialnej i przeprowadzenia spisu zdawczo-odbiorczego.

2. Osoba wyznaczona zastępczo zobowiązana jest do podpisania protokołu zdawczo-odbiorczego w obecności pracownika Działu Inwentaryzacji.

§11

Pracownicy odchodzący z Firma "Przykładowa Sp. z o.o." winni uzyskać na karcie obiegowej potwierdzenie zwrotu wypożyczonego sprzętu, maszyn i urządzeń.

§12

1. Odpowiedzialnymi materialnie za stan i gospodarkę rzeczowymi składnikami majątku Spółki, będącymi w użytkowaniu jednostek organizacyjnych Firma "Przykładowa Sp. z o.o." są kierownicy tych jednostek.

2. Kierownicy jednostek organizacyjnych mogą upoważnić pisemnie pracownika swojej jednostki do gospodarowania określonymi składnikami majątku. Odpis takiego upoważnienia z potwierdzonym wzorem podpisu musi być dostarczony do działu kadr.

3. Upoważniony pracownik zobowiązany jest do podpisania deklaracji o odpowiedzialności materialnej oraz przyjęcia mienia na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego.

§13

1. Sprzęt ogólno administracyjny, będący w użytkowaniu pracowników jednostek organizacyjnych, taki jak: meble, chodniki, zasłony, firany itp., nie służący bezpośrednio dla celów prowadzenia działalności, pozostaje w ewidencji kierowników administracyjnych obiektów, którzy są za ten sprzęt odpowiedzialni materialnie.

2. Ewidencję sprzętu ogólno administracyjnego prowadzą kierownicy obiektów. Natomiast w każdym pomieszczeniu winien być wywieszony spis przedmiotów inwentarzowych podpisany przez kierownika obiektu i bezpośredniego użytkownika.

3. Sprzętem znajdującym się w pomieszczeniach ogólnodostępnych oraz sprzętem gospodarczym administruje kierownik obiektu, który jest za ten sprzęt odpowiedzialny.

§14

1. Dozór i opiekę nad majątkiem danego obiektu Firma "Przykładowa Sp. z o.o." sprawują dozorcy.

2. Do obowiązków dozorców w zakresie zabezpieczenia mienia należy:

1. prowadzenie obowiązującej dokumentacji znajdującej się w portierni – książek:

- zdania i przyjęcia służby

- wydania i przyjęcia kluczy

- przyjęcia plomb

- kontroli przez przełożonych

- uwag, wniosków i poleceń użytkownika

- ewidencji rzeczy znalezionych;

2. wydawanie kluczy do poszczególnych pomieszczeń w oparciu o znajdujące się w portierni:

- wykazy pomieszczeń, do których klucze są przechowywane w portierni

- wykazy osób upoważnionych do pobierania kluczy od osób portierowi nieznanych;

3. żądanie od osób wynoszących jakiekolwiek przedmioty stanowiące własność Firma "Przykładowa Sp. z o.o." okazania pisemnego zezwolenia administratora;

4. nie wpuszczanie do budynku osób obcych po godzinach pracy poza przełożonymi, pracownikami Firma "Przykładowa Sp. z o.o." lub osobami upoważnionymi,

5. sprawdzanie po zamknięciu drzwi wejściowych czy:

- jest wyłączone zbędne oświetlenie w pomieszczeniach

- są zamknięte okna (a w szczególności w pomieszczeniach znajdujących się na parterze).

§15

Sposób zabezpieczania pomieszczeń i składników majątku, użytkowanych przez poszczególne jednostki organizacyjne, ustalają kierownicy tych jednostek, stosownie do warunków techniczno-organizacyjnych i obowiązujących zarządzeń wewnętrznych.

§16

Ewidencję mienia Firma "Przykładowa Sp. z o.o." prowadzą:

- Dział Księgowości

- jednostki organizacyjne Firma "Przykładowa Sp. z o.o.".

§17

Wypożyczenie składnika majątku Firma "Przykładowa Sp. z o.o." poza teren ul. Kwiatowa 12, 00-000 Warszawa może nastąpić na podstawie pisemnej zgody kierownika jednostki.

§ 18

1. Pod pojęciem szkody należy rozumieć ubytki w majątku spowodowane wypadkami losowymi oraz zmiany spowodowane uszkodzeniem lub zużyciem.

2. W przypadku stwierdzenia szkody każdy pracownik zobowiązany jest do:

- niezwłocznego zawiadomienia bezpośredniego przełożonego,

- niezwłocznego podjęcia działań zmierzających do ratowania zagrożonego mienia oraz zabezpieczenia dowodów powstania szkody.

3. Szczegółowe zasady postępowania w przypadku powstania szkody określa Instrukcja gospodarowania środkami trwałymi i przedmiotami nietrwałymi.

§19

Inwentaryzację składników majątku Spółki przeprowadza się w oparciu o powszechnie obowiązujące przepisy.

§20

Niniejsza Instrukcja wchodzi w życie z dniem 01.01.2025 roku.