Instrukcja obsługi delegacji zagranicznych

Instrukcja w sprawie zagranicznego wyjazdu służbowego

1. Delegację służbową, obejmującą zagraniczny wyjazd, podpisuje Dyrektor Global Corp Sp. z o.o. .............................................................................................................................................. , (Global Corp Sp. z o.o.) po wcześniejszym przygotowaniu jej przez Dział Kadr, (Dział Kadr) według wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do instrukcji.

2. Rejestr zagranicznych wyjazdów służbowych oraz ich obsługę organizacyjno-techniczną prowadzi Sekretariat. (Sekretariat)

3. Rezerwacji miejsc noclegowych dokonuje Biuro Podróży "Globtrotter". (Biuro Podróży "Globtrotter")

4. Polecenie zagranicznego wyjazdu służbowego wymaga kontrasygnaty Skarbnika lub osoby przez niego upoważnionej. Wniosek o zaliczkę wymaga podpisu Głównego Księgowego oraz kierownika jednostki lub jego zastępcy. Pobranie waluty z banku przez pracownika księgowości następuje po przygotowaniu przez Dział Finansowy (Dział Finansowy) zlecenia płatniczego według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do instrukcji.

5. Osoby delegowane potwierdzają odbiór waluty w kasie Głównej Kasie Firmy na druku „potwierdzenie odbioru dewiz” według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do instrukcji. Odbiór innych dokumentów podróży (biletów komunikacyjnych, polis ubezpieczeniowych itp.) następuje osobiście w Dziale Kadr. (Dział Kadr)

6. Osoba delegowana zobowiązana jest do rozliczenia kosztów delegacji zagranicznej (przekazania do Działu Finansowego wszystkich faktur, rachunków, biletów itp.) w terminie 14 dni od dnia powrotu z delegacji. Rozliczenie finansowe wyjazdu służbowego sporządza Dział Księgowości (Dział Księgowości) ............................................................................................................................................... (po przedłożeniu przez osobę delegowaną ww. dokumentów) według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do instrukcji.

7. Rozliczenie podpisuje osoba delegowana, a w następnej kolejności (wraz ze wszystkimi rachunkami) – kierujący komórką organizacyjną, w którego dyspozycji pozostają środki finansowe przeznaczone na zagraniczne wyjazdy służbowe.

8. Wykonanie polecenia służbowego stwierdza i podpisuje, pod względem merytorycznym, bezpośredni zwierzchnik pracownika.

9. Zwrotu niewykorzystanej kwoty zaliczki do banku dokonuje pracownik księgowości po przygotowaniu przez Dział Finansowy (Dział Finansowy) druku według wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do instrukcji.

10. Delegowany przekazuje do Działu HR (Dział HR) pisemne sprawozdanie z delegacji Dział Marketingu, (Dział Marketingu) w terminie 14 dni od dnia powrotu, według wzoru stanowiącego załącznik nr 6 do instrukcji.

11. Osoba, która nie dokonała rozliczenia poprzedniego wyjazdu służbowego zagranicznego, nie może otrzymać zgody na następny zagraniczny wyjazd służbowy, z wyjątkiem szczególnie uzasadnionych delegacji, o których celowości decyzje podejmuje Anna/Jan/inny Kierownik jednostki*.

12. Po dokonaniu rozliczenia Dział Księgowości (Dział Księgowości) przekazuje całość dokumentów finansowych do księgowości.

13. Rozliczenia kosztów podróży służbowej należy dokonać zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 23.07.2015 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. 2015 poz. 1172).

14. W przypadku rozliczenia kosztów podróży służbowej poza granicami kraju, refundowanej przez instytucję zapraszającą, należy postępować zgodnie z rozporządzeniem wymienionym w pkt 13. Zwrot poniesionych kosztów delegacji nastąpi na zasadach określonych przez daną organizację.

15. W przypadku, gdy dieta wypłacana przez instytucję zapraszającą jest niższa od diety naliczonej zgodnie z rozporządzeniem wymienionym w pkt 13 delegowanemu należy wypłacić różnicę.