Instrukcja gospodarki drukami ścisłego zarachowania

Załącznik 1 do zarządzenia ZAR/004/2024

Instrukcja w sprawie zasad gospodarowania drukami ścisłego zarachowania

 

§1

1. Druki ścisłego zarachowania to formularze powszechnego użytku, w zakresie których obowiązuje specjalna ewidencja, mająca zapobiegać ewentualnym nadużyciom, wynikającym z ich stosowania.

2. Druki ścisłego zarachowania muszą być oznakowane (ponumerowane), odpowiednio ewidencjonowane i zabezpieczone. Podlegają ścisłej kontroli.

 

§2

1. Do druków ścisłego zarachowania zalicza się formularze, w stosunku do których wskazana jest wzmożona kontrola. W szczególności do druków ścisłego zarachowania zalicza się:

1) czeki gotówkowe;

2) czeki rozliczeniowe;

3) dowody wpłaty KP „Kasa przyjmie”;

4) dowody wypłaty KW „Kasa wypłaci”;

5) karty drogowe;

6) arkusze spisu z natury;

7) inne dokumenty wg ustaleń jednostki: kwitariusze przychodowe, bloczki „Kasa wyda”, „Kasa przyjmuje”, gwarancje ubezpieczeniowe należytego wykonania umowy, gwarancje zapłaty wadium.

(należy uzupełnić, wpisując odpowiednie druki używane w danej instytucji, np. kwitariusze przychodowe, bloczki „Kasa wyda”, „Kasa przyjmuje”, gwarancje ubezpieczeniowe należytego wykonania umowy, gwarancje zapłaty wadium itd.)

2. Gospodarkę drukami ścisłego zarachowania prowadzą: Dział Księgowości, Anna Kowalska.

(wymienić komórki organizacyjne, osoby prowadzące gospodarkę drukami)

 

§3

1. Ewidencję druków ścisłego zarachowania prowadzi się w specjalnie do tego celu założonej księdze druków ścisłego zarachowania.

2. W księdze tej rejestruje się pod odpowiednią datą liczbę i numery przyjętych i wydanych oraz zwróconych formularzy, a także wprowadza się każdorazowo stany poszczególnych druków ścisłego zarachowania.

3. Dokładna ewidencja druków i kontrola obrotu nimi jest podstawą prawidłowej gospodarki drukami ścisłego zarachowania.

4. Ewidencja tych druków polega na:

1) przyjęciu druków ścisłego zarachowania w momencie ich otrzymania, sprawdzeniu zgodności z dokumentem dostawy;

2) bieżącym wpisywaniu przychodu, rozchodu i zapasów druków w specjalne do tego przeznaczonej księdze;

3) oznaczeniu numerem ewidencyjnym druków nieposiadających serii i numerów nadanych przez drukarnię.

5. Główny Księgowy wyznacza osobę odpowiedzialną za prawidłową ewidencję i gospodarkę drukami ścisłego zarachowania.

6. Główny Księgowy jest zobowiązany do stworzenia odpowiednich warunków pracownikowi odpowiedzialnemu za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania oraz ich należytego przechowywania i zabezpieczenia przed zniszczeniem i kradzieżą, np. w odpowiednio zabezpieczonej szafie lub w oddzielnym pomieszczeniu.

 

§4

1. Firma "Przykładowa Sp. z o.o." zobowiązuje się umożliwić pracownikowi odpowiedzialnemu za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania należyte przechowywanie tych druków w miejscu zabezpieczonym przed kradzieżą lub zniszczeniem.

2. Druki ścisłego zarachowania powinny być przechowywane w pomieszczeniu zamkniętym, w miarę możliwości, w kasie lub szafie metalowej pod odpowiedzialnością wyznaczonych pracowników.

3. Kierownicy komórek organizacyjnych/filii wykorzystujących druki ścisłego zarachowania są zobowiązani do:

1) wyznaczenia pracowników obowiązanych do przechowywania, prowadzenia ewidencji i rozliczania druków ścisłego zarachowania;

2) bieżącego kontrolowania stosowania przez pracowników zasad postępowania z tymi drukami;

3) zapewnienia odpowiedniego zabezpieczenia przed kradzieżą druków ścisłego zarachowania.

4. Wyznaczony pracownik jest odpowiedzialny za prawidłową gospodarkę, ewidencję i zabezpieczenie druków ścisłego zarachowania. Pracownik podpisuje oświadczenie o przyjęciu odpowiedzialności za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania, którego wzór stanowi załącznik ZAR/005/2024 do instrukcji.

 

§5

1. Oznaczenia druków ścisłego zarachowania, które nie mają serii i numerów nadanych przez drukarnię, dokonuje się tak, aby każdy egzemplarz był oznaczony kolejnym numerem ewidencyjnym i/lub obity zastrzeżoną do tego celu pieczątką, według podanego wzoru: „Druki ścisłego zarachowania”.

2. W przypadku druków broszurowych (w blokach; dotyczy również druków posiadających serie i numery nadane w drukarni) należy dodatkowo na okładce każdego bloku odnotować:

1) numer kart bloku: od nr. 1 do nr. 50;

2) liczbę kart każdego bloku, poświadczoną podpisem osoby odpowiedzialnej za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania oraz podpisem Głównego Księgowego.

3. Poszczególne bloki dowodów wpłaty i wypłaty numeruje się w momencie przyjęcia do magazynu i przychoduje w księdze druków ścisłego zarachowania.

4. Na okładce wpisuje się liczbę kart bloku.

5. Po wyczerpaniu bloku, przy wydawaniu następnego, na okładce wpisuje się, w którym z nich druki zostały wykorzystane.

6. Arkusze spisu z natury również traktowane są jako druk ścisłego zarachowania od momentu ich ponumerowania i wydania komisji spisowej. Komisja ma obowiązek rozliczenia się z druków po zakończeniu inwentaryzacji.

7. Niedopuszczalne jest wydawanie do użytku druków ścisłego zarachowania nieujętych w ewidencji oraz niemających wszystkich wyżej wymienionych oznaczeń.

8. Kwitariusze przychodowe, które mają numery nadane przez drukarnię, przechowuje się w momencie ich zakupu. Przed wydaniem muszą być poświadczone podpisem Głównego Księgowego i Jana Nowaka (wskazać osobę upoważnioną).

9. Ewidencję wszystkich druków ścisłego zarachowania prowadzi się odrębnie dla każdego rodzaju bloku w księdze o ponumerowanych stronach. Na ostatniej stronie należy wpisać: „księga zawiera 50 stron, słownie pięćdziesiąt, kolejno ponumerowanych i zalakowanych przez osobę upoważnioną, tj. Głównego Księgowego lub jego zastępcy”.

10. Wydanie druków ścisłego zarachowania może nastąpić wyłącznie po zdaniu kopii wykorzystanego bloku (w każdym przypadku wydaje się tylko jeden bloczek) oraz wyłącznie po przedstawieniu zapotrzebowania na ich wydanie.

11. Wydanie druków ścisłego zarachowania może nastąpić wyłącznie na podstawie pisemnego upoważnienia do ich pobrania, zaakceptowanego przez kierownika komórki/instytucji o której mowa w § 2 ust. 2 niniejszego zarządzenia. Wzór upoważnienia stanowi załącznik ZAR/006/2024 do niniejszej instrukcji.

12. Zapotrzebowanie powinno określać żądaną liczbę druków ścisłego zarachowania, Jan wskazanie pracownika upoważnionego do odbioru druków, a także zawierać rozliczenie z poprzednio pobranych druków.

13. Podstawę zapisów w księdze druków ścisłego zarachowania stanowią:

1) dla przychodu – kserokopia rachunku dostawcy, ewentualnie dowodu przyjęcia;

2) dla rozchodu – pokwitowanie osoby upoważnionej dla odbioru druków.

14. Zapisu w księdze druków ścisłego zarachowania dokonuje się czytelnie atramentem lub długopisem. Niedopuszczalne jest jakiekolwiek zamazywanie lub wyskrobywanie omyłkowych zapisów. Omyłkowy zapis należy przekreślić w sposób, który pozwoli odczytać błędną treść i nanieść zapis prawidłowy. Osoba dokonująca poprawki powinna obok wniesionej zmiany umieścić swój podpis i datę dokonania tej czynności.

15. Błędnie wypełnione druki powinny być anulowane przez wpisanie adnotacji „unieważniam”, wraz z datą i czytelnym podpisem osoby dokonującej tych czynności.

Anulowane druki, jeśli są broszurowe, pozostawia się w bloku, a luźne druki przechowuje się w przeznaczonym do tego celu segregatorze lub teczce.

16. Druki ścisłego zarachowania, jakimi są np. legitymacje służbowe, prowadzi Dział Kadr.

17. Pieczęć DRUK ŚCISŁEGO ZARACHOWANIA oraz inne pieczęcie należy zabezpieczyć i przechowywać w zalakowanej kopercie w kasie ogniotrwałej. Za należyte przechowywanie pieczęci służących do cechowania druków ścisłego zarachowania odpowiedzialny jest pracownik prowadzący gospodarkę druków ścisłego zarachowania.

18. Zasady rozliczania druków ścisłego zarachowania w jednostce stanowi załącznik ZAR/007/2024 do instrukcji.

 

§6

1. Druki ścisłego zarachowania podlegają kontroli nie rzadziej niż raz w kwartale.

2. Kontrola druków polega na stwierdzeniu zgodności druków będących na stanie rzeczywistym ze stanem wykazanym w ewidencji druków.

3. Kierowników komórek organizacyjnych/instytucji wymienionych w § 2 ust. 2 niniejszego zarządzenia zobowiązuje się do kontroli właściwej ewidencji i rozliczania druków ścisłego zarachowania w podległych im działach.

4. Na dowód stwierdzenia zgodności stanu druków z ewidencją osoba dokonująca kontroli zamieszcza klauzulę o następującej treści: „Stwierdza się zgodność stanu druków ścisłego zarachowania według stanu na dzień 24.05.2024” oraz swój podpis i datę. Klauzulę umieszcza się na ostatniej stronie księgi druków ścisłego zarachowania. Na dzień kontroli wyprowadzony stan druków w księdze ewidencyjnej powinien być podkreślony czerwonym kolorem.

5. Kwartalnie kontrolę druków ścisłego zarachowania przeprowadza komisja inwentaryzacyjna, która jest zobowiązana ustalić stan faktyczny druków w składowaniu wraz ze stanem w księdze druków ścisłego zarachowania.

6. Druki ścisłego zarachowania powinny być inwentaryzowane nie rzadziej niż raz w roku. W arkuszach spisu z natury należy podać rodzaje, serie i numery druków oraz wymienić ich liczbę. Wzór spisu z natury stanowi załącznik ZAR/008/2024, wzór protokołu z inwentaryzacji druków ścisłego zarachowania stanowi załącznik ZAR/009/2024 do instrukcji.

7. W przypadku zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej druki ścisłego zarachowania podlegają przekazaniu łącznie ze składnikami majątkowymi. Okoliczność przekazania (przyjęcia) druków ścisłego zarachowania musi być zamieszczona w protokole zdawczo-odbiorczym.

 

§7

1. W przypadku zaginięcia (zgubienia lub kradzieży) druków ścisłego zarachowania należy niezwłocznie przeprowadzić inwentaryzację druków i ustalić liczbę oraz cechy (numery, serie) zaginionych druków czy rodzaje pieczęci.

2. Natychmiast po stwierdzeniu zaginięcia druków ścisłego zarachowania należy:

1) sporządzić protokół zaginięcia;

2) w przypadku zaginięcia czeków – powiadomić niezwłocznie Bank PKO BP, który czeki wydał;

3) w uzasadnionych przypadkach, gdy zachodzi podejrzenie przestępstwa – zawiadomić Policję.

3. Wszystkie zawiadomienia o zaginięciu druków ścisłego zarachowania powinny zawierać następujące dane:

1) liczbę zaginionych druków luźnych, względnie bloków, z podaniem liczby egzemplarzy w każdym komplecie druków;

2) dokładne cechy zaginionych druków – numer, seria nadana przez drukarnię lub informacje dotyczące druków numerowanych we własnym zakresie;

3) symbol druku oraz rodzaje i nazwy pieczęci;

4) 24.05.2024 zaginięcia druków;

5) okoliczności zaginięcia druków;

6) Biuro zaginięcia druków;

7) Firma "Przykładowa Sp. z o.o." i ul. Kwiatowa 12, 00-000 Warszawa (miejscowość, ulica, numer obiektu) instytucji ewidencjonującej druki.

4. W przypadku ewentualnego zniszczenia druków ścisłego zarachowania należy sporządzić protokół, który przechowuje się w aktach prowadzonych przez osobę odpowiedzialną za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania.

 

§8

1. Likwidacja druków ścisłego zarachowania następuje komisyjnie w jednostce organizacyjnej, która je przechowuje.

2. Komisję, kwalifikującą druki ścisłego zarachowania do likwidacji, powołuje Prezes Zarządu (wskazać stanowisko) na wniosek kierownika danej jednostki organizacyjnej.

3. W skład komisji wchodzą 3 osoby, w tym obligatoryjnie pracownik archiwum (jeśli instytucja prowadzi archiwum).

4. Fizycznej likwidacji druków ścisłego zarachowania dokonuje się przez pocięcie ich w niszczarce i przekazanie na makulaturę.

5. Wyżej wymieniona komisja zobowiązana jest sporządzić protokół likwidacji, który przechowuje się w jednostce organizacyjnej likwidującej druki. Wzór protokołu z likwidacji stanowi załącznik ZAR/010/2024 do instrukcji.

6. Likwidacja druków ścisłego zarachowania powinna odbywać się co najmniej 1 raz w roku.

 

§9

Druki ścisłego zarachowania, księgi ewidencyjne oraz wszelką dokumentację dotyczącą gospodarki drukami i ścisłego zarachowania (zapotrzebowania, protokoły przyjęcia i ocechowania, rozliczenia itp.) należy przechowywać przez 5 lat. Dotyczy to także druków anulowanych.