Instrukcja obiegu i kontroli dowodów księgowych

INSTRUKCJAobiegu i kontroli dowodów księgowych w projekcie systemowym w Firma Sp. z o.o.w okresie 01.01.2023 - 31.12.2023 na potrzeby realizacji projektu „Wsparcie rozwoju kompetencji cyfrowych” w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki

§1

Przepisy ogólne

1. Instrukcja została opracowana na podstawie:

1) Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2021 r. Nr 106, poz. 1075 z póź. zm.)

2) Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2019 r. Nr 889, poz. 889 z póź. zm.)

3) Zasad finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, opracowanych przez Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej (wersja z 2022 r.)

§2

Zakres instrukcji

1. Instrukcja reguluje zasady obiegu dowodów księgowych, określa niezbędne czynności kontrolne, do których zobowiązane są poszczególne osoby, uczestniczące w obsłudze projektu oraz sposób przechowywania, udostępniania i archiwizowania dokumentacji związanej z realizacją Projektu „Wsparcie rozwoju kompetencji cyfrowych”.

2. W szczególności instrukcja ustala:

1) rodzaje dowodów księgowych,

2) zasady kontroli dowodów księgowych,

3) osoby uprawnione do kontroli bieżącej merytorycznej, formalno-rachunkowej oraz obieg dowodów księgowych,

4) zasady przechowywania i archiwizowania dokumentów.

§3

Dowody księgowe

1. Podstawą zapisu w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem w związku z realizacją Projektu „Wsparcie rozwoju kompetencji cyfrowych”. Prawidłowy dokument powinien zawierać:

1) określenie rodzaju dowodu,

2) określenie stron (Firma Sp. z o.o., ul. Kwiatowa 1, 00-001 Warszawa) dokonujących operacji gospodarczej,

3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,

4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu,

5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,

6) sprawdzenie dowodu pod względem merytorycznym przez upoważnioną do tego osobę,

7) sprawdzenie dowodu pod względem formalno-rachunkowym przez upoważnioną do tego osobę,

8) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych poprzez wskazanie sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania,

9) numer identyfikacyjny dowodu umieszczony w górnym prawym rogu dowodu, zezwalający na powiązanie dowodu z dokonanymi na jego podstawie zapisami księgowymi.

10) adnotacja o dokonaniu zakupu w ramach cross-financing, w przypadku dokonania takich zakupów.

2. Dowody księgowe powinny być kompletne oraz wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek. Błędy w dowodach zewnętrznych obcych można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie, wraz ze stosownym uzasadnieniem. Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby jej dokonującej.

§4

Podział dowodów księgowych

1. Dowody księgowe dzielimy na:

1) dowody zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów,

2) dowody zewnętrzne własne – przekazywane kontrahentom,

3) dowody wewnętrzne.

2. Za dowody księgowe, zgodnie z art. 21 ust. 1 w/w ustawy o rachunkowości, uznaje się również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

1) zbiorcze- służące do dokonywania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione,

2) korygujące – służące do korekt dowodów obcych lub własnych zewnętrznych, sprostowań zapisów lub sprostowań,

3) zastępcze- wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego lub dla udokumentowania operacji księgowej w przypadku przechowywania dowodów źródłowych odrębnych zbiorach (np. PK do list płac)

4) ujmujące dokonane już zapisy wg nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

§5

Dowody zewnętrzne obce

Do dowodów zewnętrznych obcych zalicza się:

1) faktury i rachunki na dostawę materiałów i towarów oraz za świadczone usługi i roboty,

2) wyciągi bankowe,

3) rachunki do umów zleceń, za wykonanie czynności określonych w umowach,

4) inne dowody przewidziane przepisami szczególnymi.

§6

Dowody zewnętrzne własne

Do dowodów zewnętrznych własnych zalicza się :

1) noty obciążeniowe i uznaniowe

§7

Dowody wewnętrzne

Do dowodów wewnętrznych zalicza się:

1) polecenia księgowania,

2) noty księgowe własne

3) zbiorcze zestawienie dokonanych wypłat,

4) listy płac i inne.

§8

Zasady kontroli dowodów księgowych

1. Każdy dowód stanowiący podstawę wypłaty powinien być sprawdzony pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym oraz zatwierdzony do wypłaty przez Dyrektora Firma Sp. z o.o..

2. Ustala się, że sprawdzanie (opis) dowodów pod względem merytorycznym należy do pracownika dokonującego zakupu w ramach projektu oraz do koordynatora projektu, przy czym rachunki do umów zleceń koordynatora sprawdza pod względem merytorycznym Dyrektor Firma Sp. z o.o..

3. Sprawdzenie dowodu pod względem merytorycznym polega na zbadaniu:

1) ilości i jakości dostarczonych materiałów, wyposażenia lub robót i usług z ich wyszczególnieniem na fakturze (rachunku),

2) celowości, gospodarności i legalności operacji oraz zgodności z procedurami wynikającymi z ustawy prawo zamówień publicznych,

3) zgodności ilości i jakości dostarczonych materiałów i usług z zamówieniem (zapotrzebowaniem) lub umową,

4) zabezpieczeniu środków w planie wydatków projektu,

5) kwalifikowalności wydatków.

4. Sprawdzenie dowodów pod względem formalnym i rachunkowym następuje po sprawdzeniu merytorycznym dowodu i należy do zakresu czynności osoby upoważnionej.

5. Sprawdzenie dowodu pod względem formalnym i rachunkowym polega na zbadaniu, że:

1) ustalono prawidłowość techniczną jego sporządzenia tj.: nazwy, adresy stron, daty wystawienia dowodu, przedmiot operacji gospodarczej, jej wartościowo-ilościowe określenie, podpisy osób odpowiedzialnych za jej dokonanie i udokumentowanie,

2) sprawdzono, iż nie zawiera błędów arytmetycznych,

3) do dowodu zostały załączone zamówienia, umowy, zlecenia (jeżeli były wymagane)

W celu ujednolicenia opisu dowodów księgowych w ramach projektu wprowadza się zasadę opisu dowodu źródłowego na dodatkowej kartce, trwale dołączonej lub nadrukowanej na dowodzie księgowym, według wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do Instrukcji. Dla rachunków do umów zleceń i umów o dzieło stosuje się wzór stanowiący załącznik nr 2 do Instrukcji.

6. Główny księgowy dokonuje wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących tych operacji. Dowodem dokonania powyższej kontroli jest podpis złożony na dokumentach dotyczących tych operacji. Złożenie podpisu oznacza, że:

1) nie zgłasza zastrzeżeń do przedstawionej przez właściwych rzeczowo pracowników oceny prawidłowości merytorycznej tej operacji i jej zgodności z prawem,

2) nie zgłasza zastrzeżeń do kompletności oraz formalno-rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów, dotyczących tej operacji,

3) zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym oraz harmonogramie dochodów i wydatków oraz są zabezpieczone środki finansowe na ich pokrycie.

7. Dyrektor Firma Sp. z o.o. zatwierdza dokumenty do realizacji.

8. Załącznik nr 3 do Instrukcji określa kartę wzoru podpisów osób upoważnionych do opisu dowodów źródłowych.

§9

Dekretacja dowodów księgowych

1. Dowód księgowy podlega zaksięgowaniu po dokonaniu dekretacji.

2. Dekretacji dowodów księgowych dokonuje asystent finansowy projektu.

3. Dekretacja to ogół czynności związanych z przygotowaniem dokumentów księgowych do księgowania, wydaniem dyspozycji, co do sposobu ich księgowania i pisemnym potwierdzeniem ich dokonania.

4. Dekretacja obejmuje następujące etapy:

1) segregacja dokumentów (wyłączenie z ogółu dokumentów napływających do księgowości tych dokumentów, które podlegają zaksięgowaniu; podział dowodów księgowych na jednorodne grupy; kontrola kompletności dowodów na oznaczony okres),

2) sprawdzenie prawidłowości dokumentów (ustalenie, czy dokumenty są podpisane na dowód skontrolowania przez osobę odpowiedzialną za dany odcinek działalności jednostki),

3) sprawdzenie, czy dokonane w ramach projektu zakupy (finansowane w ramach cross-financing) zostały wprowadzone do wyodrębnionej dla projektu ewidencji ilościowo-wartościowej.

4) właściwa dekretacja (nadanie dokumentom numerów pod którymi zostaną zaewidencjonowane, umieszczenie na dokumentach adnotacji, na jakich kontach dokument ma być zaksięgowany, do jakich podziałek klasyfikacji budżetowej dany dokument należy zaliczyć, określenie daty ujęcia w księgach rachunkowych, złożenie podpisu przez pracownika).

§ 10

I. Obieg dowodów zewnętrznych

1. Faktury i rachunki (noty księgowe) za dostawę materiałów i towarów oraz za świadczone roboty i usługi

Etap obiegu dokumentów | Stanowisko | Czynności

---|---|---

I | Anna Kowalska | Ewidencja w dzienniku pism przychodzących

II | Jan Nowak | Dekretacja otrzymanych dowodów (wskazanie stanowisk właściwych do sprawdzenia dowodu)

III | Anna Kowalska, Jan Nowak lub Piotr Wiśniewski | Sprawdzenie i opis dowodu pod względem merytorycznym, zgodnie z ustalonym wzorem (załącznik nr 1) i złożonym wcześniej zapotrzebowaniem lub umową. Przekazanie dowodu do osoby prowadzącej Rejestr zamówień publicznych.

IV | Maria Zielińska | Wprowadzenie dowodu do rejestru zamówień publicznych, opis dowodu księgowego. Opis ten powinien zawierać adnotację : „Zamówienie zrealizowano zgodnie z Ustawą Prawo Zamówień Publicznych na podstawie art. 4 pkt 8, pozycja 123 w rejestrze……………………….”. Przekazanie opisanego dowodu do Głównej Księgowej

V | Anna Wiśniewska, Janina Nowak | Sprawdzenie dowodu pod względem formalnym i rachunkowym, Sprawdzenie zgodności wydatku z planem finansowym Firma Sp. z o.o. Zakwalifikowanie wydatku do odpowiedniej podziałki klasyfikacji budżetowej Przekazanie dowodu do zatwierdzenia

VI | Adam Malinowski | Zatwierdzenie wydatku wynikającego z dowodu. Przekazanie opisanego dowodu do asystenta finansowego projektu

VII | Katarzyna Nowak | Realizacja zobowiązania Dekretacja księgowa Ewidencja analityczna i syntetyczna dowodu.

* Anna Kowalska – to osoba merytorycznie związana z projektem, której rozszerzono zakres obowiązków o czynności związane z realizacją projektu.

2. Rachunki do umów cywilno-prawnych zawartych w ramach projektu

Etap obiegu dokumentów | Stanowisko | Czynności

---|---|---

I | Anna Kowalska | Ewidencja w dzienniku pism przychodzących

II | Jan Nowak | Dekretacja otrzymanych dowodów (wskazanie stanowisk właściwych do sprawdzenia merytorycznego dowodu)

III | Anna Kowalska lub Jan Nowak | Sprawdzenie i opis rachunku pod względem merytorycznym.. Ilość wykonanych godzin, za które rozlicza się zleceniobiorca musi być zgodna z ilością godzin wykazaną w prowadzonym przez nią dzienniku zajęć. Stawka za godzinę musi być zgodna ze stawką przyjętą w umowie cywilno-prawnej, w przypadku osób rozliczanych ryczałtem kwota wskazana przez zleceniobiorcę nie może być wyższa od kwoty określonej w umowie. Przekazanie opisanego rachunku do pracownika do spraw płac w dziale księgowości.

IV | Maria Zielińska | Wyliczenie kwoty netto do wypłaty Wyliczenie kosztów wynagrodzenia Wyliczenia rozrachunków z ZUS i US Przekazanie opisanego rachunku do Głównej Księgowej

V | Anna Wiśniewska, Janina Nowak | Sprawdzenie dowodów pod względem formalnym i rachunkowym, Sprawdzenie zgodności wydatków z planem finansowym Firma Sp. z o.o. Zakwalifikowanie wydatków do odpowiednich podziałek klasyfikacji budżetowej Przekazanie rachunku do zatwierdzenia przez Dyrektora.

VI | Adam Malinowski | Zatwierdzenie wydatku wynikającego z rachunku. Przekazanie opisanego rachunku do asystenta finansowego projektu

VII | Katarzyna Nowak | Realizacja zobowiązania. Przelew na rachunek zleceniobiorcy odbywa się na podstawie sprawdzonego rachunku. Dekretacja księgowa w oparciu o rachunek Ewidencja analityczna i syntetyczna dowodów. Księgowanie kosztów odbywa się w oparciu o rachunek.

II. Obieg dowodów wewnętrznych

1. PK – Polecenie Księgowania – sporządzane jest przez asystenta finansowego projektu w przypadku konieczności korekty błędnych zapisów w księgach rachunkowych, celem dokonania przeksięgowań kończących rok obrotowy jak również przeksięgowań kosztów pośrednich projektu. PK jest również sporządzane przez pracownika do spraw płac na podstawie list wypłat,, celem naliczenia i zaksięgowania kosztów wynagrodzeń. Asystent finansowy projektu na podstawie sporządzonego PK dokonuje dekretacji księgowej oraz ewidencji analitycznej i syntetycznej dowodu.

2. Listy płac – Listy płac dla personelu projektu sporządzane są przez pracownika do spraw płac na podstawie właściwych dokumentów. Listę płac pod względem merytorycznym podpisuje Anna Kowalska, pod względem formalno-rachunkowym Janina Nowak. Listy płac zatwierdza do wypłaty Adam Malinowski. Na podstawie podpisanej listy płac asystent finansowy projektu sporządza przelewy i dokonuje przelewu wynagrodzeń na rachunki bankowe pracowników. Pracownik do spraw płac sporządza PK z naliczeniem kosztów wynagrodzeń. Załącznikiem do PK jest kserokopia listy płac. Oryginały list płac przechowywane są w wyodrębnionym zbiorze dowodów.

3. Wyciągi bankowe, generowane z systemu bankowego po każdym dniu, w którym dokonywane były operacje na rachunku bankowym projektu. Wyciągi bankowe stanowią podstawę do zaksięgowania wydatków.

W ramach obiegu dokumentów przyjmuje się zasadę, że wszystkie działania odbywają się niezwłocznie, celem nie dopuszczenia do dokonywania wydatków po terminie realizacji dla nich przewidzianym.

§ 11

Przechowywanie, udostępnianie i archiwizacja dokumentacji

1. Dokumentacja związana z realizacją przez Firma Sp. z o.o. projektu: „Wsparcie rozwoju kompetencji cyfrowych” jest przechowywana przez okres ustalony w umowie o dofinansowanie projektu tj.: do 31.12.2027 r.

2. Oryginały dokumentów finansowych projektu są przechowywane i archiwizowane w siedzibie ul. Kwiatowa 1, 00-001 Warszawa.

3. Oryginały następujących dokumentów:

- dokumentacja związana z procedurą udzielania zamówień publicznych w ramach projektu,

- wnioski o płatność,

- umowa projektu, aneksy do umowy,

- umowy z podmiotami zewnętrznymi,

- sprawozdania i korespondencja dotycząca projektu

są przechowywane i archiwizowane w siedzibie ul. Kwiatowa 1, 00-001 Warszawa.

4. Wszystkie segregatory/teczki zawierające dokumenty dotyczące projektu oznaczone są zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt, dodatkowo oznaczone są nazwą projektu oraz zawierają wskazanie źródeł jego finansowania poprzez zamieszczenie logo Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej i Unii Europejskiej.

5. Wyszukiwaniem i udostępnianiem dokumentów w okresie realizacji projektu zajmuje się Anna Kowalska, natomiast po okresie realizacji projektu – osoba odpowiedzialna za archiwum zakładowe, za zgodą Adam Malinowski.

6. Dokumenty księgowe udostępnia się:

- na terenie ul. Kwiatowa 1, 00-001 Warszawa - za zgodą Adam Malinowski,

- poza siedzibą ul. Kwiatowa 1, 00-001 Warszawa – na podstawie pisemnej zgody Adam Malinowski, po pozostawieniu w jednostce potwierdzonego spisu przyjętych dokumentów.

7. Postępowanie z dokumentacją po okresie wyznaczonym w umowie o dofinansowanie projektu regulują zasady przyjęte w instrukcji kancelaryjnej i jednolitym rzeczowym wykazie akty oraz zasady określone w Instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania składnicy akt Firma Sp. z o.o. w ul. Kwiatowa 1, 00-001 Warszawa.

Załączniki do Instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych w projekcie systemowym w Firma Sp. z o.o. w okresie 01.01.2023 - 31.12.2023 na potrzeby realizacji projektu „Wsparcie rozwoju kompetencji cyfrowych” w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki:

Załącznik nr 1 – Wzór opisu dowodu księgowego

Załącznik nr 2 – Wzór rachunku do umów cywilno-prawnych

Załącznik nr 3 - Karta wzoru podpisów osób upoważnionych do opisu dowodów źródłowych.