Instrukcja obiegu dokumentów finansowo księgowych

INSTRUKCJA OBIEGU I KONTROLI DOKUMENTÓW

FINANSOWO-KSIĘGOWYCH

Ośrodka Pomocy Społecznej w ul. Kwiatowa 1, 00-001 Warszawa

Postanowienia wstępne

§ 1.

1. Instrukcja ustala jednolite zasady sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów finansowo-księgowych w Ośrodku Pomocy Społecznej w ul. Kwiatowa 1, 00-001 Warszawa.

2. Ilekroć w instrukcji użyto określenia:

– OPS – oznacza ono Ośrodek Pomocy Społecznej w ul. Kwiatowa 1, 00-001 Warszawa;

– DDP – oznacza ono Dom Dziennego Pobytu;

– KM – oznacza ono Klub Młodzieżowy;

– KIS – oznacza ono Klub Integracji Społecznej;

– ŚT – oznacza ono Świetlicę Terapeutyczną.

3. Instrukcja określa podstawowe zasady obiegu i kontroli dowodów księgowych, a przede wszystkim:

– sposób i terminy oraz komórki organizacyjne zobowiązane do wystawienia i osoby upoważnione do podpisywania poszczególnych dowodów księgowych;

– komórki organizacyjne oraz osoby zobowiązane do sprawdzenia dowodów księgowych pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym oraz celowości, gospodarności i legalności dokonywanych operacji;

– sposób postępowania w razie wykrycia w toku kontroli nieprawidłowości w dowodach księgowych lub ujętych w nich operacjach gospodarczych;

– sposób oznaczenia poszczególnych rodzajów dowodów podlegających księgowaniu w danym kwartale sprawozdawczym;

– terminy przekazywania poszczególnych rodzajów dowodów księgowych do księgowości po ich opracowaniu i skontrolowaniu.

Podstawowe zasady sporządzania dowodów księgowych i prowadzenia ksiąg rachunkowych

§ 2.

1. Przyjęte zasady rachunkowości należy stosować w sposób ciągły, dokonując w kolejnych latach obrotowych:

– jednakowego grupowania operacji gospodarczych;

– wyceny aktywów i pasywów, w tym także dokonywania odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych;

– ustalania wyniku finansowego;

– sporządzania sprawozdań finansowych w taki sposób, aby informacje z nich wynikające za kolejne lata były porównywalne.

Wykazane w księgach rachunkowych na dzień zamknięcia stany aktywów i pasywów należy ująć w tej samej wysokości, w otwartych na następny rok obrotowy księgach rachunkowych. W rachunkowych księgach i w wyniku finansowym jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz dochody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.

Wartość poszczególnych składników aktywów, pasywów, przychodów i związanych z nimi kosztów, jak też zysków i strat nadzwyczajnych ustala się oddzielnie. Nie można kompensować ze sobą wartości różnych, co do rodzaju aktywów i pasywów, przychodów kosztów z nimi związanych oraz zysków i strat nadzwyczajnych.

Dokonując wyboru dopuszczonych ustawą rozwiązań, należy zapewnić wyodrębnienie w rachunkowości wszystkich operacji gospodarczych istotnych dla oceny sytuacji majątkowej, finansowej oraz wyniku finansowego jednostki.

2. Wszystkie operacje gospodarcze w OPS powinny być udokumentowane odpowiednimi dowodami księgowymi. Dowodem księgowym określa się dokument stwierdzający dokonanie lub rozpoczęcie operacji gospodarczej podlegającej ewidencji księgowej. Wystawienie konkretnego dowodu księgowego związane jest z zaistnieniem operacji: kupna, sprzedaży, przesunięcia, wydania, likwidacji, przyjęcia, zmiany, zużycia, zniszczenia środków rzeczowych albo operacji finansowych – gotówkowych lub bezgotówkowych, bezgotówkowych postaci: wpłat, wypłat, regulowania należności lub zobowiązań naliczania płatności, wyceny składników majątkowych różnych rozliczeń wartościowych. Dowodami księgowymi dokonuje się również korekty zapisów księgowych.

3. Poza spełnieniem podstawowej roli, jaką jest uzasadnienie zapisów księgowych, oraz odzwierciedleniem operacji gospodarczych, prawidłowo, rzetelnie i starannie opracowane dowody księgowe mają za zadanie stworzenie:

– podstawy w kierowaniu i kontrolowaniu działalności jednostki, szczególnie z punktu widzenia legalności i celowości dokonywanych operacji gospodarczych;

– podstaw do dochodzenia praw i udowadniania obowiązków.

4. W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dokumentów zastępczych w formie oświadczeń sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Powyższe dowody powinny zawierać datę dokonania operacji gospodarczej, miesiąc i datę wystawienia dokumentu, przedmiot i wartość operacji gospodarczej oraz podpis osoby, która bezpośrednio dokonała wydatku, a także określenie:

– przy zakupie – rodzaju nabytych składników majątkowych, ich ilość, cenę jednostkową;

– w pozostałych przypadkach – cel dokonania wydatku.

5. Dowód księgowy powinien zawierać:

– określenie rodzaju dowodu;

– określenie stron (Sklep "ABC", ul. Polna 12, 12-345 Miasto) dokonujących operacji gospodarczej;

– opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe w jednostkach naturalnych;

– datę dokonania operacji, a jeśli dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu;

– podpis dostawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;

– stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miejsca księgowania, sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania;

– sprawdzenie pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym przez upoważnione do tego osoby;

– FK/2024/10/25 identyfikacyjny dowodu umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Obieg dokumentów księgowych

§ 3.

1. Obieg dowodów księgowych obejmuje drogę od chwili ich sporządzenia albo wpływu do OPS, aż do momentu ich zadekretowania i przekazania do księgowości celem wypłaty i zaksięgowania. W przypadku stwierdzenia, że dokumenty nie były skontrolowane, należy je zwrócić do właściwej osoby w celu uzupełnienia.

2. Obieg dokumentów powinien odbywać się drogą najkrótszą i najprostszą. Wszelkie komórki organizacyjne na linii obiegu dokumentów księgowych powinny dążyć do skrócenia czasu ich opracowania i kontroli. W tym celu należy stosować następujące zasady:

1) Dokumenty księgowe – zewnętrzne obce (faktury, rachunki, noty i inne) po zarejestrowaniu w dzienniku pism przychodzących:

– są przekazywane dyrektorowi lub jego zastępcy, który dokonuje dekretacji dokumentów księgowych na poszczególnych kierowników, w zależności od zadań merytorycznych, których dowód dotyczy, w celu dokonania opisu merytorycznego dowodu; dowody, które zawierają już opis merytoryczny, mogą być dekretowane bezpośrednio do Działu Księgowości;

– dokumenty księgowe po opisaniu oraz kontroli merytorycznej dokonanej w poszczególnych komórkach oraz opatrzone podpisem osoby upoważnionej przekazywane są do Działu Księgowości, gdzie następuje kontrola pod względem formalnym i rachunkowym; (wykaz osób odpowiedzialnych za kontrolę merytoryczną i formalno-rachunkową zawiera załącznik nr 1 do niniejszej Instrukcji);

– osoba upoważniona do dokonania kontroli formalno-rachunkowej po uzupełnieniu zapisu kompletuje dokumenty do zatwierdzenia przez Głównego Księgowego i Dyrektora (bądź jego zastępcę).

2) Należy przestrzegać równomiernego obiegu wszystkich dokumentów w celu zapobiegania okresowemu spiętrzaniu się prac, które może doprowadzić do powstania pomyłek i błędów.

3) Należy dążyć do skrócenia czasu przetrzymywania dokumentów przez poszczególne komórki organizacyjne OPS do niezbędnego minimum, by uniknąć realizacji zobowiązań po ustalonym terminie.

3. Kontrola merytoryczna dokumentu polega na sprawdzeniu, czy dane zawarte w dokumencie odpowiadają rzeczywistości i czy wyrażone w dowodach księgowych operacje były celowe z punktu widzenia gospodarczego oraz czy są zgodne z obowiązującymi przepisami w zakresie stosowania norm i cen. Pracownicy dokonujący kontroli merytorycznej sprawdzają zwłaszcza, czy:

– dokument został wystawiony przez właściwy podmiot, tzn. czy na dokumencie widnieje nazwa podmiotu, z którym została zawarta umowa na konkretną usługę lub dostawę;

– operacji gospodarczej dokonały osoby do tego upoważnione, to znaczy, czy osoby, które podpisały umowę na dostawę lub usługę, miały do tego stosowne upoważnienia;

– planowana operacja gospodarcza znajduje potwierdzenie i odbicie w planie finansowym, co oznacza, że faktura lub podpisywana umowa (która dopiero rodzi skutek finansowy) będzie mogła zostać zapłacona w terminie i że plan finansowy jednostki przewiduje realizację danego zadania w określonym roku (tzn. czy zapis oraz pokrycie w środkach finansowych zawierają się w rocznym planie finansowym);

– dokonana operacja była celowa, tj.: czy była zaplanowana do realizacji w kwartale, w którym została dokonana, albo wykonanie jej było niezbędne do prawidłowego funkcjonowania jednostki;

– dane zawarte w dokumencie odpowiadają rzeczywistości, np.: czy zostały faktycznie wykonane w sposób rzetelny i zgodnie z obowiązującymi normami, przepisami, zawartymi umowami, protokołami przekazania itp.;

– na wykonanie operacji gospodarczej została zawarta umowa o pracę lub o wykonawstwo usługi, umowa o dostawy, względnie, czy złożono zamówienie;

– zastosowane ceny i stawki są zgodne z zawartymi umowami lub innymi przepisami obowiązującymi w danym zakresie działalności;

– zdarzenie gospodarcze przebiegało zgodnie z obowiązującym prawem;

– w przypadku wytwarzanych w OPS list świadczeń (stanowiących dowody księgowe) kontrola merytoryczna ma na celu stwierdzenie, że dane zawarte na liście są zgodne z wydanymi decyzjami.

4. Kontrola formalno-rachunkowa polega na sprawdzeniu, czy:

– dokument został wystawiony w sposób technicznie prawidłowy i zgodny z obowiązującymi w tym zakresie przepisami;

– operacja gospodarcza została poddana kontroli merytorycznej oraz czy dowód jest wolny od błędów rachunkowych.

Osoba dokonująca kontroli formalno-rachunkowej jest zobowiązana do stwierdzenia, czy :

– dowód posiada cechy wymienione w § 2 pkt 5;

– dokonano kontroli merytorycznej dowodu;

– wynik dokonania kontroli merytorycznej umożliwia prawidłowe ujęcie zdarzenia gospodarczego w księgach rachunkowych;

– dowód jest wolny od błędów rachunkowych, czyli wartości widniejące na dokumencie są prawidłowo zliczone, jak również, czy prawidłowo zostały wpisane wartości słownie.

Rodzaje dowodów księgowych

§ 4.

Rodzaje i schemat obiegu dokumentów księgowych oraz innych dokumentów niestanowiących dowodów księgowych w formie tabelarycznej zawiera załącznik nr 2 do niniejszej Instrukcji.

Załączniki do Instrukcji:

Nr 1 – Wykaz osób odpowiedzialnych za kontrolę merytoryczną i formalno-rachunkową dowodów księgowych;

Nr 2 – Rodzaje i schemat obiegu dowodów księgowych oraz innych dokumentów niestanowiących dowodów księgowych.