Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów księgowych

Załącznik Nr 1

                                                    do zarządzenia Nr 12

                                                    Prezydenta Miasta Gdańsk

                                                    z dnia 2023-10-26 r.

 

Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów księgowych

pomiędzy jednostką obsługującą a jednostkami

obsługiwanymi Miasta Gdańsk

 

Na podstawie art. 26 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 40), art. 44 ust. 3 i art. 54 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1634 ze zm.) i uchwały Rady Miasta Nr 25/2023 z dnia 2023-05-15 r. w sprawie wspólnej obsługi gminnych jednostek organizacyjnych ustala się następujący tryb obiegu i kontroli dokumentów księgowych dla jednostki obsługującej i jednostek obsługiwanych Miasta Gdańsk.

 

Rozdział 1. Postanowienia ogólne

§1

1. Jednostką obsługującą jest Urząd Miejski w Gdańsk, zwany dalej „jednostką obsługującą”.

2. Jednostkami obsługiwanymi są wszystkie szkoły i placówki oświatowe, dla których organem prowadzącym jest Miasto Gdańsk, wskazane w uchwale Nr 25/2023 Rady Miasta Gdańsk z dnia 2023-05-15 r.

3. Zakres zadań wykonywanych przez jednostkę obsługującą na rzecz jednostek obsługiwanych wynika z uchwały Rady Miasta Gdańsk Nr 25/2023 z dnia 2023-05-15 r.

 

Rozdział 2. Dokumenty księgowe

§2

Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dokumenty księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej:

1) zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów;

2) zewnętrzne własne – przekazywane kontrahentom jako oryginały;

3) wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz jednostki, służące np. do wystornowania błędnego zapisu, przeniesienia rozliczonych kosztów, otwarcia ksiąg.

§3

Podstawą zapisów mogą być również dowody księgowe:

1) zbiorcze – służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów księgowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;

2) korygujące poprzednie zapisy;

3) zastępcze – wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu księgowego;

4) rozliczeniowe – ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych;

5) równoważne z dowodami źródłowymi – uważa się zapisy w księgach rachunkowych wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, komputerowych nośników danych, na podstawie informacji zawartych już w księgach i importu danych m.in. z programu Płatnik – w zakresie wynagrodzeń – oraz z programu Comarch ERP Optima – w zakresie faktur sprzedaży wystawianych przez jednostki obsługiwane i faktur zakupu dla działalności opodatkowanej, mieszanej, czyli opodatkowanej, opodatkowanej i zwolnionej z VAT oraz niepodlegającej VAT, przy zapewnieniu, że podczas rejestrowania tych zapisów spełnione zostaną co najmniej następujące warunki:

a) uzyskują one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych,

b) możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie,

c) stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetwarzania odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów,

d) dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez 5 lat wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.

§4

Pojęciem dokumentu księgowego określa się każdy dokument świadczący o zaszłych czynnościach lub stwierdzający pewien stan rzeczy. Dokumentem księgowym nazywamy tę część odpowiednio opracowanych dokumentów, która stwierdza dokonanie lub rozpoczęcie operacji gospodarczej i podlega ewidencji księgowej. Te dokumenty są podstawowym uzasadnieniem zapisów księgowych.

§5

Poza pełnieniem podstawowej funkcji, jaką jest uzasadnianie zapisów księgowych oraz odzwierciedlanie operacji gospodarczych, prawidłowo, rzetelnie i starannie opracowane dokumenty księgowe mają za zadanie stworzenie podstaw do:

1) zarządzania, kontroli i badania działalności jednostki, szczególnie z punktu widzenia legalności, gospodarności i celowości dokonanych operacji;

2) dochodzenia praw i potwierdzania dopełnienia obowiązków.

§6

1. Prawidłowy dowód księgowy musi spełniać następujące wymogi:

1) stwierdzać fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierać co najmniej:

a) wiarygodne określenie wystawcy dowodu i wskazanie stron (Szkoła Podstawowa nr 10 i ul. Morska 1, 80-001 Gdańsk) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

b) określenie rodzaju dowodu księgowego i jego numer identyfikacyjnego,

c) datę wystawienia dowodu oraz datę dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że, jeżeli data operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarczy podanie jednej daty,

d) opis operacji oraz jej wartość – jeżeli to możliwe, określoną w jednostkach naturalnych,

e) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów – można zaniechać zamieszczania podpisu wystawcy na dowodzie księgowym, jeżeli dopuszczają to przepisy szczególne,

f) stwierdzenie zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca księgowania oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych, wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania;

2) być sprawdzony pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym, a na dowód sprawdzenia podpisany przez osoby do tego upoważnione:

a) kontrola merytoryczna polega na zbadaniu, czy planowanie danej czynności jest celowe, czy wykonanie czynności jest zgodne z planem i ustaleniami zawartymi w umowie, a w szczególności na zbadaniu:

– czy zlecona do wykonania czynność jest ujęta w planie finansowym,

– czy zlecenie wykonania czynności wybranemu podmiotowi gwarantuje rzetelne wykonanie,

– czy ujęta w dokumencie czynność jako wykonana jest zgodna co do ilości, jakości, kosztu, miejsca i czasu wykonania oraz innych ustalonych warunków ze zleceniem, zamówieniem czy umową,

– czy normy zastosowane w obliczeniach do celów planowania, w trakcie zlecania, zamawiania, podpisywania umów, odnoszące się do jakości, ilości i kosztu jednostkowego, są zgodne z normami obowiązującymi w chwili wykonania,

b) kontrola formalna polega na zbadaniu wiarygodności dokumentów i zbadaniu prawidłowości ich sporządzenia ze względu na treść i formę, a w szczególności na zbadaniu:

– czy dokument został wystawiony przez właściwy podmiot,

– czy operacji dokonały upoważnione do tego osoby,

– czy dokument został zatwierdzony przez upoważnione osoby,

– czy treść i forma dokumentu odpowiada przepisom prawa,

– czy czynność poprzedzona została zawarciem umowy, zamówieniem, zleceniem,

– czy uczestniczący w zdarzeniu gospodarczym potwierdzili na dokumencie to zdarzenie,

– czy zobowiązani do kontroli zdarzenia gospodarczego na danym etapie wykonali tę kontrolę należycie i ten fakt potwierdzili na dokumencie,

c) kontrola dokumentów pod względem rachunkowym polega na sprawdzeniu poprawności i rzetelności wyliczeń zawartych w dokumentach. Kontrola rachunkowa dokumentów odbywa się w powiązaniu z kontrolą formalną i polega na sprawdzeniu:

– czy dokument został wystawiony w sposób technicznie prawidłowy i zgodny z przepisami obowiązującymi w tym zakresie,

– czy dowód został opatrzony właściwymi pieczęciami stron biorących udział w zdarzeniu wraz ze stosownymi podpisami.

Zadaniem kontrolującego pod względem rachunkowym jest eliminowanie i niedopuszczenie do zaksięgowania dowodów mających wady formalne oraz przygotowanie dowodu księgowego do zaakceptowania kwoty, na którą opiewa dowód, przez głównego księgowego;

3) być oznaczony numerem w sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie;

4) być zatwierdzony do realizacji przez osoby do tego uprawnione, co należy potwierdzić podpisami tych osób.

2. Wszelkie dokumenty będące podstawą wydatkowania środków podlegają kontroli, o której mowa w ust. 1 pkt 2, w następującej kolejności:

1) kontrola formalna i merytoryczna – dokonywana przez komórki organizacyjne jednostek obsługiwanych, potwierdzona podpisem osoby upoważnionej;

2) kontrola formalna i rachunkowa – przeprowadzana i potwierdzana podpisami upoważnionych pracowników jednostki obsługującej.

3. Dyrektor jednostki obsługiwanej przekaże wykazy osób uprawnionych do poszczególnych czynności.

Wykaz osób i zakres uprawnień powinien być sporządzony na formularzu zgodnym z załącznikiem Nr 1 do niniejszej instrukcji.

§7

1. Dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wystawione w sposób staranny, czytelny i trwały oraz wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek.

2. Błędy w dowodach księgowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu, wraz ze stosownym uzasadnieniem.

3. Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawione przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego uprawnionej. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr.

§8

1. Zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się w sposób trwały, przy użyciu technik komputerowych, bez pozostawiania miejsc pozwalających na dokonywanie dodatkowych wpisów lub zmianę istniejącego wpisu.

2. Zapisów w księgach rachunkowych jednostek obsługiwanych i jednostki obsługującej w danym miesiącu sprawozdawczym dokonuje się na podstawie dowodów źródłowych, które wpłyną do jednostki obsługującej w nieprzekraczalnym terminie do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu sprawozdawczym.

§9

1. W sprawdzaniu dowodów księgowych biorą udział pracownicy zatrudnieni we właściwych komórkach i na stanowiskach pracy w jednostkach, na skutek czego zachodzi konieczność przekazywania dokumentów pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi. Powstaje więc tzw. obieg dokumentów księgowych, który obejmuje drogę dokumentów od chwili sporządzenia, względnie wpływu do jednostki, aż do momentu ich dekretacji i przekazania do zaksięgowania.

Poszczególne dokumenty mają różne drogi obiegu. Bez względu na rodzaj dokumentu należy zawsze dążyć do tego, aby ich obieg odbywał się najkrótszą drogą.

2. Żeby osiągnąć cel, o którym mowa w ust. 1, należy stosować następujące zasady:

1) przekazywać dokumenty tylko do tych komórek, które istotnie korzystają z danych zawartych w tych dokumentach i które są kompetentne do ich sprawdzenia;

2) ograniczyć do minimum czas pozostawania dokumentu w danej komórce.

Rozdział 3. Rodzaje dokumentów księgowych

§ 10

W obiegu dokumentów występują następujące rodzaje dokumentów księgowych:

1) kasowe – raporty kasowe, wnioski o zaliczkę, rozliczenie zaliczki;

2) bankowe – wyciągi bankowe, polecenia przelewu, czeki rozrachunkowe;

3) magazynowe – PZ, WZ, RW, MM;

4) płacowe – wyszczególnione w § 8 ust. 2 pkt 1-3;

5) zakupu – faktury, faktura pro forma, faktura zaliczkowa, faktura końcowa, faktura korygująca, faktura marża, faktura metoda kasowa, nota korygująca, noty księgowe (dotyczy transakcji wykonywanych pomiędzy poszczególnymi jednostkami organizacyjnymi Miasta Gdańsk lub pomiędzy jednostką a Urzędem Miasta Gdańsk);

6) sprzedaży – faktury, faktura pro forma, faktura korygująca, faktura zaliczkowa, nota korygująca, noty księgowe (dotyczy transakcji wykonywanych pomiędzy poszczególnymi jednostkami organizacyjnymi Miasta Gdańsk lub pomiędzy jednostką a Urzędem Miasta Gdańsk);

7) polecenie wyjazdu służbowego i rachunek kosztów podróży;

8) deklaracje miesięcznych wpłat na ZUS – DRA lub RCA;

9) dokumentujące obrót środkami trwałymi – zgodnie z odrębnym zarządzeniem Prezydenta Miasta Gdańsk.

Rozdział 4. Obieg dokumentów księgowych i terminy ich przekazywania

§ 11

1. Gospodarka kasowa prowadzona jest w jednostce obsługującej.

2. Wpłaty gotówkowe przyjmowane są przez kasjera lub osobę upoważnioną, którz