Instrukcja obiegu dokumentów księgowych
- Prawo
finansowe
- Kategoria
instrukcja
- Klucze
archiwizacja dokumentów, dekretacja dokumentów, dokumentacja wewnętrzna, kontrola dokumentów księgowych, księgowanie, obieg dokumentów, rejestracja dokumentów, zewnętrzne obce, zewnętrzne własne
Instrukcja obiegu dokumentów księgowych jest niezbędnym narzędziem w każdej firmie, której działalność opiera się na prowadzeniu księgowości. W dokumentacji znajdziesz szczegółowe informacje dotyczące procesu obiegu dokumentów naukowych, w tym procedur ich przyjmowania, rejestrowania, przekazywania oraz archiwizacji. Dzięki zastosowaniu odpowiednich zasad obiegu dokumentów księgowych zapewnisz sobie przejrzystość, bezpieczeństwo i zgodność ze wszystkimi obowiązującymi przepisami.
INSTRUKCJA OBIEGU I KONTROLI DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH
A. Dokumenty księgowe zewnętrzne obce
1. Rejestracja dokumentów przychodzących:
a) opieczętowanie datownikiem,
b) nadanie numeru ewidencji księgowej.
2. Sprawdzenie dokumentu przez Głównego Księgowego działu księgowości pod względem formalnym oraz potwierdzenie poprawności podpisem.
3. Sprawdzenie dokumentu przez Starszego Księgowego działu księgowości pod względem rachunkowym oraz potwierdzenie poprawności podpisem.
4. W przypadku stwierdzenia błędu formalnego lub rachunkowego należy podjąć działania korygujące:
a) wystawienie noty korygującej,
b) kontakt z wystawcą dokumentu oraz ustalenie działań korygujących.
5. Dekretacja dokumentu księgowego.
6. Księgowanie zdarzeń gospodarczych przedstawionych w dokumencie zewnętrznym.
7. Wystawienie przelewu na 1250,50 PLN wskazaną w dokumencie.
8. Komplet w postaci opisanego i sprawdzonego dokumentu wraz z przelewem należy przekazać do Dyrektora Finansowego.
9. Dyrektor Finansowy sprawdza dokument księgowy pod względem merytorycznym oraz potwierdza poprawność podpisem.
10. W przypadku stwierdzenia niepoprawności należy podjąć czynności korygujące.
11. Dyrektor Finansowy przedstawia dokument Prezesowi Zarządu do zatwierdzenia.
12. Dokument zatwierdzony przez Prezesa Zarządu przekazywany jest przez Dyrektora Finansowego do działu księgowości.
13. Główny Księgowy działu księgowości sprawdza wykonanie wszystkich powyższych czynności.
14. Główny Księgowy działu księgowości przekazuje podpisany przelew do Banku PKO BP, a dokument księgowy zostaje zarchiwizowany.
SCHEMAT OBIEGU DOKUMENTU ZEWNĘTRZNEGO OBCEGO
B. Dokumenty księgowe zewnętrzne własne
1. Samodzielny Księgowy działu księgowości sporządza dokument zewnętrzny w co najmniej dwóch egzemplarzach.
2. Dekretacja dokumentu księgowego.
3. Księgowanie zdarzeń gospodarczych przedstawionych w dokumencie zewnętrznym.
4. Dokument przekazywany jest do Kierownika Działu Sprzedaży.
5. Kierownik Działu Sprzedaży przedstawia Dyrektorowi Handlowemu dokument do podpisu – zatwierdzenia.
6. Po podpisaniu przez Dyrektora Handlowego dokument przekazywany jest do działu księgowości.
7. Samodzielny Księgowy działu księgowości jeden egzemplarz przekazuje kontrahentowi, a drugi zostaje zarchiwizowany.
SCHEMAT OBIEGU DOKUMENTU ZEWNĘTRZNEGO
C. Dokumentacja wewnętrzna
1. Młodszy Księgowy księgowości sporządza dokument wewnętrzny.
2. Księgowanie dokumentu wewnętrznego.
3. Archiwizowanie dokumentów wewnętrznych w dziale księgowości.
Podsumowując, instrukcja obiegu dokumentów księgowych stanowi kluczowy dokument dla prawidłowego funkcjonowania działu księgowego w firmie. Dzięki niej unikniesz chaosu w dokumentacji, zagwarantujesz jej spójność i kompletność, a także ułatwisz przepływ informacji między pracownikami różnych sekcji. Dlatego warto zapoznać się z tą instrukcją i stosować się do jej wytycznych, co przyczyni się do efektywniejszej pracy i lepszej kontroli dokumentów księgowych.