Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów finansowo księgowych

Załącznik

do zarządzenia Nr 123/2024

 

Kierownika Działu Administracyjnego

 

z dnia 24.05.2024 r.

 

Instrukcja

obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych

 

Część I. Ogólna

 

 

§1

 

1. Instrukcja ustala jednolite zasady sporządzania kontroli i obiegu dokumentów w Muzeum Narodowym w Warszawie.

2. Instrukcja została opracowana na podstawie ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.), zwanej dalej „ustawą o rachunkowości”, a także przepisów o VAT w korelacji z zakładowymi ustaleniami organizacyjnymi oraz wewnątrzzakładowymi przepisami dotyczącymi gospodarki finansowej i rachunkowości, inwentaryzacji itp.

3. Przez użyte w Instrukcji następujące określenia rozumie się (podano przykładowo):

  1) Jednostka lub Instytucja – Muzeum Narodowe w Warszawie;

  2) Kierownik Jednostki – Dyrektor Muzeum Narodowego w Warszawie;

  3) kierownictwo Jednostki – wicedyrektorzy Muzeum Narodowego w Warszawie, wpisani do rejestru instytucji kultury, wraz z Głównym Księgowym;

  4) pion (Jednostki/Instytucji) – działy i komórki organizacyjne, podporządkowane określonemu członkowi kierownictwa Jednostki;

  5) Główny Księgowy – kierownik działu księgowego Muzeum Narodowego w Warszawie;

  6) dział (Jednostki/Instytucji) – wyodrębniona organizacyjnie część Instytucji, w której skład wchodzi co najmniej jedna komórka organizacyjna;

  7) dział merytoryczny – dział wiodący w określonych sprawach;

  8) kierownik działu – również kustosz;

  9) sekcja lub zespół – kilka stanowisk w danym dziale, zajmujących się określonymi, wyodrębnionymi sprawami;

10) komórka – również pojedyncze stanowisko (a także część obowiązków na danym stanowisku) zajmujące się określonymi, wyodrębnionymi sprawami;

11) rachuba płac – komórka w dziale księgowym, której powierzono prowadzenie spraw związanych z obrachunkiem wynagrodzeń;

12) kasjer – osoba, której powierzono prowadzenie kasy (głównej, socjalnej, biletowej Jednostki);

13) dział ogólny – dział gospodarczo-administracyjny;

14) księgowość główna – tzw. księgowość syntetyczna (prowadzona przy zastosowaniu zasady podwójnego zapisu);

15) księgi pomocnicze – ewidencja szczegółowa w zakresie wyodrębnionych dziedzin rachunkowości (np. gospodarka magazynowa, środki trwałe, obsługa kas biletowych, obrachunek wynagrodzeń itp.);

16) PIR KG, PIR KP – podsystem informatyczny rachunkowości odpowiednio: księgi głównej, ksiąg pomocniczych;

17) system bankowy typu PKO BP – program informatyczny obsługi bankowej, aktualnie użytkowany przez Instytucję.

4. W przypadku nieobsadzenia stanowiska kierownika działu jego obowiązki, określone niniejszą Instrukcją, wykonuje (w całości lub częściowo) kierownik pionu lub osoba wyznaczona pisemnie przez Kierownika Jednostki.

5. Formułując postanowienia Instrukcji, przyjęto zasadę, że nie powinna ona dezaktualizować się z powodu zmian organizacyjnych i personalnych, dlatego obowiązki związane z obiegiem dokumentów przypisano komórkom organizacyjnym i samodzielnym stanowiskom (a nie osobom), zgodnie z podziałem obowiązującym w Regulaminie organizacyjnym Muzeum Narodowego w Warszawie.

6. Każdy pracownik Instytucji, który ma do czynienia z emisją, gromadzeniem, uzupełnieniem i kontrolą dokumentów księgowych oraz z ewidencją operacji gospodarczych w jakimkolwiek urządzeniu księgowym lub module rachunkowości informatycznej, powinien przed rozpoczęciem pracy zapoznać się ze wszystkimi postanowieniami Instrukcji. W bieżącym wykonywaniu obowiązków wystarczy, aby dany pracownik miał możliwość niezwłocznego wglądu w te rozdziały Instrukcji, które dotyczą dokumentów emitowanych, uzupełnianych, kontrolowanych i ewidencjonowanych przez tego pracownika.

7. W Instrukcji wskazano funkcje (przeznaczenie) poszczególnych dowodów księgowych, przyjmując, że dowody te powinny być sporządzane zgodnie z treścią odpowiednich formularzy, odpowiadającą wymaganiom niniejszej Instrukcji. Formularze dopuszczają (wprowadzają) do stosowania w Jednostce Kierownik Działu Administracyjnego w porozumieniu z Głównym Księgowym.

8. W przypadku gdy dana operacja (np. zakupu) jest dokumentowana dwoma dowodami księgowymi, należącymi do różnych grup dowodów (np. faktura – jako dowód zakupu i magazynowy dowód przyjęcia, Pp – jako dowód obrotu zapasami), opisy tych dowodów zamieszcza się w Instrukcji tylko w podstawowej dla nich grupie dowodów, wskazując jednak na wzajemne powiązania tych dowodów.

9. Niniejsza Instrukcja określa zasady:

  1) rzetelnego i pełnego dokumentowania i rejestrowania operacji finansowych (gospodarczych);

  2) zatwierdzania (autoryzacji) operacji finansowych (gospodarczych) przez Kierownika Jednostki lub osoby przez niego upoważnione;

  3) podziału kluczowych obowiązków dotyczących zatwierdzania (autoryzacji), realizacji i rejestrowania operacji finansowych (gospodarczych) pomiędzy różnych pracowników;

  4) weryfikacji operacji finansowych (gospodarczych) przed realizacją i po realizacji.

10. Dokumentacja każdej operacji finansowej (gospodarczej) wytworzona lub przyjęta w Instytucji powinna umożliwiać jej prześledzenie na początku, w trakcie jej trwania i po jej zakończeniu.

 

§2

Sprawy nieobjęte niniejszą Instrukcją zostały uregulowane odrębnymi przepisami wewnętrznymi.

 

Część II. Szczegółowa

 

§3

[Ogólne zasady dokumentowania operacji gospodarczych i zapisów księgowych – dowody księgowe]

1. Pojęciem dokumentu określa się każdy dokument świadczący o zaszłych lub przyszłych czynnościach (przedsięwzięciach) albo stwierdzający pewien stan rzeczy.

2. W odróżnieniu od ogólnego dokumentu dowodem księgowym nazywamy tę część odpowiednio opracowanych dokumentów, która stwierdza dokonanie lub rozpoczęcie operacji gospodarczej i podlega ewidencji księgowej. Dokumenty te są podstawowym uzasadnieniem zapisów księgowych.

3. Wystawienie konkretnego dowodu księgowego jest związane z zaistnieniem operacji: kupna, sprzedaży, przesunięcia, wydania, przyjęcia, likwidacji, zmiany, darowizny, zużycia, zniszczenia środków rzeczowych albo operacji finansowych – gotówkowych lub bezgotówkowych, w pieniądzu lub w papierach wartościowych, realnych lub szacunkowych (wycenionych metodami pośrednimi) w postaci: wpłat, wypłat, przedpłat, regulowania należności lub zobowiązania, naliczenia płatności, wyceny składników majątkowych i różnych rozliczeń wartościowych.

4. Dowodami księgowymi dokonuje się również korekty sprawozdań i przeszacowań.

5. Dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim. Może być sporządzony w języku obcym, jeżeli dowód dotyczy operacji gospodarczej z kontrahentem zagranicznym.

6. Dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie, chyba że system przetwarzania danych zapewnia automatyczne przeliczenie walut obcych na walutę polską, a wykonanie tego przeliczenia potwierdza odpowiedni wydruk (art. 21 ust. 3 ustawy o rachunkowości).

7. Zapisów dotyczących operacji wyrażonych w walutach obcych dokonuje się w sposób umożliwiający ustalenie kwoty operacji w walucie polskiej i obcej.

8. Wyrażone w walutach obcych operacje gospodarcze ujmuje się w księgach rachunkowych na dzień ich przeprowadzenia – o ile odrębne przepisy dotyczące środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej i innych krajów Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz środków niepodlegających zwrotowi pochodzących ze źródeł zagranicznych nie stanowią inaczej – odpowiednio po kursie:

  1) faktycznie zastosowanym w tym dniu, wynikającym z charakteru operacji – w przypadku sprzedaży lub kupna walut oraz zapłaty należności lub zobowiązań;

  2) średnim ogłoszonym dla danej waluty przez Narodowy Bank Polski z dnia poprzedzającego ten dzień – w przypadku zapłaty należności lub zobowiązań, jeżeli nie jest zasadne zastosowanie kursu, o którym mowa w pkt 1 (art. 30 ust. 2 ustawy o rachunkowości), a także w przypadku pozostałych operacji.

9. Jeżeli aktywa i pasywa są wyrażone w walutach, dla których Narodowy Bank Polski nie ogłasza kursu, to kurs tych walut określa się w relacji do wskazanej przez Jednostkę waluty odniesienia, której kurs jest ogłaszany przez Narodowy Bank Polski (art. 30 ust. 2 i 3 ustawy o rachunkowości).

10. Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej (zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości):

  1) określenie rodzaju dowodu i jego numer identyfikacyjny;

  2) określenie stron (Muzeum Narodowe w Warszawie, ul. Jerozolimskie 3, 00-001 Warszawa) dokonujących operacji gospodarczej;

  3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;

  4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu;

  5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów (z uwzględnieniem przepisów ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 361, dalej: „ustawa o VAT”);

  6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania;

  7) podpisy sprawdzających pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym.

11. Wartość może być na dowodzie pominięta, jeżeli w toku przetwarzania w rachunkowości danych wyrażonych w jednostkach naturalnych następuje ich wycena, potwierdzona stosownym wydrukiem (art. 21 ust. 2 ustawy o rachunkowości).

12. Jeżeli dowód nie dokumentuje przekazania lub przejęcia składnika aktywów, przeniesienia prawa własności lub użytkowania wieczystego gruntu albo nie jest dowodem zastępczym, podpisy osób, o których mowa w § 3 ust. 10 pkt 7, mogą być zastąpione znakami zapewniającymi ustalenie tych osób (parafka).

13. Każdy dowód księgowy powinien charakteryzować się:

  1) dokumentalnością zaistniałych zdarzeń lub stanów w danym miejscu lub w czasie;

  2) trwałością wpisanej treści i liczb (zapobiegającą ich usunięciu, wymazaniu, poprawieniu lub wyblaknięciu z upływem czasu);

  3) rzetelnością danych – dane na dowodzie księgowym muszą odzwierciedlać stan faktyczny, realnie istniejący;

  4) kompletnością danych – dane na dowodzie księgowym muszą być kompletne (musi zawierać co najmniej elementy wymienione w ust. 10 niniejszego paragrafu);

  5) jednorodnością dokumentowanych operacji gospodarczych lub finansowych – na jednym dowodzie księgowym można dokumentować operacje tego samego rodzaju lub jednorodne;

  6) chronologicznością wystawionych kolejno dowodów księgowych – kolejne dowody tego samego rodzaju muszą być datowane zgodnie ze stanem faktycznym; nie wolno antydatować dowodów księgowych;

  7) systematycznością numerowania kolejnych dowodów księgowych – dowody tego samego rodzaju muszą mieć numerację kolejną od początku roku obrotowego;

  8) identyfikacyjnością każdego dowodu księgowego – dowody ujęte w wyciągu bankowym powinny mieć numer zgodny z numerem wyciągu; numer kolejny zapisu na zbiorczym dokumencie księgowym ujęty jest w formie opisu przyjętego przez Instytucję;

  9) poprawnością formalną, tj. zgodnością wystawionego dowodu księgowego z przepisami prawa i niniejszą Instrukcją;

10) poprawnością merytoryczną, tj. zgodnością przedmiotową, cenową, podatkową, odpowiedniością zastosowanych miar;

11) poprawnością rachunkową, tj. zgodnością obliczeń rachunkowych ze stanem faktycznym i zasadami matematyki;

12) podmiotowością dowodu księgowego – każdy dowód musi zawierać dane o podmiocie lub podmiotach uczestniczących w operacji gospodarczej lub finansowej; według tej cechy stosuje się podział kolejnych egzemplarzy, np. oryginał dla nabywcy, kopia dla sprzedawcy.

§4

[Zasady dokumentowania operacji gospodarczych i zapisów księgowych]

1. Każdy zapis księgowy wprowadzony do ksiąg rachunkowych głównych i pomocniczych Instytucji powinien być udokumentowany dokumentem, z uwzględnieniem ust. 6 niniejszego paragrafu.

2. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dokumenty papierowe i elektroniczne – dowody księgowe, stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”.

3. Na podstawie art. 20 ust. 3 ustawy o rachunkowości podstawą zapisów księgowych mogą być również dowody księgowe sporządzone przez Instytucję.

4. Dowody księgowe dzieli się na trzy grupy:

  1) zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów (faktury VAT, rachunki, noty obciążeniowe, przelewy, noty memoriałowe, wyciągi bankowe oraz oświadczenie wystawione przez pracowników dokonujących operacji w imieniu Instytucji, gdy nie ma możliwości uzyskania dowodów obcych);

  2) zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kontrahentowi (faktury VAT, rachunki, noty obciążeniowe);

  3) wewnętrzne – sporządzone w Instytucji:

    a) faktury, rachunki, noty, dowody: OT – zwiększenie środka trwałego – potwierdzenia przyjęcia składników materialnych, MT – zmiana miejsca użytkowania, LT – likwidacje środka trwałego, PT – protokół przekazania, WT – ustalenie wartości początkowej,

    b) dotyczące rozliczeń ustawowych z tytułu podatków, ubezpieczeń i innych świadczeń – deklaracje, polecenie przelewu,

    c) związane z zapłatą za dostawy i świadczenia: polecenia przelewu, polecenia księgowania, listy płac, listy wypłacanych świadczeń z ZUS, listy wypłaconych ekwiwalentów i nagród, polecenie wypłaty, wnioski o zaliczkę na delegacje służbowe lub zakupy, rozliczenie pobranych zaliczek, rozliczenie delegacji służbowych,

    d) związane z powstaniem kosztów, strat, zysków, zestawienie różnic kursowych (PK – polecenie księgowania).

5. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych mogą być także:

  1) dowody zbiorcze – zestawienia dowodów księgowych – polecenie księgowania (PK), służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w zestawieniu zbiorczym pojedynczo wymienione. Polecenie księgowania jest wystawiane dla udokumentowania tych zapisów księgowych, które nie mogą być udokumentowane ani dokumentem wewnętrznym, ani dokumentem zewnętrznym, albo gdy chodzi o zebranie danych z różnych dokumentów do sporządzenia zapisu zbiorczego;

  2) dowody korygujące poprzednie zapisy lub storna – noty księgowe – służące do korekt dowodów obcych lub własnych zewnętrznych;

  3) dowody zastępcze wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego – dowody pro forma (nie dotyczy operacji objętych podatkiem VAT);

  4) dowody rozliczeniowe – polecenia księgowania (PK) – ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych, np. wystornowania błędnego zapisu, przeniesienia rozliczonych kosztów, otwarcia ksiąg itp.

6. W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych operacja gospodarcza może być udokumentowana za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące operacji. Nie wolno stosować dowodów zastępczych przy operacjach, których przedmiotem są zakupy opodatkowane VAT.

7. W zapisie komputerowym operacji gospodarczych dozwolone jest korzystanie z dowodów księgowych sporządzonych ręcznie, maszynowo i komputerowo – zapisy w nim mogą nastąpić również za pośrednictwem urządzeń łączności lub magnetycznych nośników danych, pod warunkiem że podczas rejestracji operacji gospodarczej uzyskują one trwale czytelną postać, odpowiadającą treści dowodu księgowego, i możliwe będzie stwierdzenie źródła pochodzenia każdego zapisu.

8. Noty odsetkowe dla kontrahentów są wystawiane każdorazowo po przekroczeniu terminu płatności należności. Instytucja nie nalicza odsetek i nie wysyła noty obciążeniowej na bieżąco po wyrażeniu przez Radę Miasta zgody na niedochodzenie należności budżetu miasta o charakterze cywilnoprawnym, której kwota wraz z odsetkami nie przekracza 200 zł.

9. W celu określenia zasad sporządzania, kontroli i obiegu dowodów księgowych w niniejszej Instrukcji przyjęto podział dowodów wymienionych w ust. 4 na następujące grupy:

  1) operacji kasowych (w kasie głównej i w kasach pomocniczych);

  2) operacji bankowych;

  3) finansowe zakupu;

  4) finansowe sprzedaży;

  5) obrotu zapasami materiałów i wyrobów;

  6) ruchu środków trwałych tzw. wysokocennych i niskocennych (w tym dzieł sztuki, książek oraz tzw. wyposażenia);

  7) wynagrodzeń;

  8) memoriałowe.

10. Za kompletność i archiwizowanie poszczególnych grup dowodów księgowych, o których mowa w ust. 9, odpowiadają osoby funkcyjne, z których podstawową działalnością te dowody są związane.

11. W odniesieniu do zagadnień, dla których Instytucja eksploatuje moduły rachunkowości informatycznej do prowadzenia ksiąg rachunkowych, przyjmuje się – zgodnie z art. 20 ust. 5 ustawy o rachunkowości – że m.in:

  1) zapisy w nich mogą nastąpić również za pośrednictwem urządzeń łączności lub magnetycznych nośników danych – pod warunkiem że podczas rejestracji operacji gospodarczej uzyskują one trwale czytelną postać odpowiadającą treści dowodu księgowego i możliwe jest stwierdzenie źródła pochodzenia każdego zapisu oraz osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie;

  2) zapisy mogą być przenoszone między zbiorami danych składającymi się na księgi rachunkowe prowadzone na komputerowych nośnikach danych, pod warunkiem że możliwe jest stwierdzenie źródła wprowadzenia zapisów w zbiorach, w których ich dokonano pierwotnie, a odpowiedni program bądź procedury zapewniają sprawdzenie poprawności przetworzenia danych i kompletności zapisów.

12. Podstawę zapisów w księgach rachunkowych Instytucji mogą stanowić dowody sporządzone w językach obcych, jednak w takim przypadku, na żądanie organów kontroli lub Kierownika Działu Administracyjnego, Instytucja zapewnia wiarygodne przetłumaczenie na język polski treści wskazanych przez nich dowodów (zgodnie z art. 21 ust. 5 ustawy o rachunkowości).

13. Dowody księgowe powinny być rzetelne, tj. zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane określone w art. 21 ustawy o rachunkowości oraz wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania (zamazywania) i przeróbek (art. 22 ust. 1 ustawy o rachunkowości).

14. Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować wyłącznie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie wraz ze stosownym uzasadnieniem (art. 22 ust. 2 ustawy o rachunkowości).

15. Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej. Nie można poprawić pojedynczych liter lub cyfr (art. 22 ust. 3 ustawy o rachunkowości).

16. Jeżeli jedną operację dokumentuje więcej niż jeden dowód (np. faktura zakupu i dowód PZ lub więcej niż jeden egzemplarz dowodu, w niniejszej Instrukcji wskazuje się, który dowód lub jego egzemplarz będzie podstawą do dokonania zapisu księgowego. W przypadku braku takich postanowień doraźne decyzje w tej sprawie podejmuje Główny Księgowy.

17. Jeżeli Jednostka otrzyma dokument, który jej nie dotyczy, należy go natychmiast zwrócić wystawcy, ewentualnie z pismem przewodnim, informującym o okolicznościach pomyłki.

§5

[Zasady sporządzania, sprawdzania i akceptowania do realizacji dowodów księgowych]

1. Prawidłowo sporządzony dowód księgowy powinien:

  1) zawierać zapisy dokonane w sposób trwały, a także być wypełniony czytelnie, ręcznie (piórem, długopisem), maszynowo lub komputerowo, w sposób zapobiegający usunięciu, poprawieniu lub uzupełnieniu zapisów;

  2) być kompletny, a treść i liczby w poszczególnych rubrykach (polach) powinny być nanoszone pismem starannym, w sposób poprawny i bezbłędny, niebudzący żadnych wątpliwości;

  3) mieć rubryki (pola) dowodu księgowego wypełnione zgodnie z przeznaczeniem;

  4) być wypełniony rzetelnie, rzeczowo, wiarygodnie, w sposób wolny od błędów rachunkowych i kompletny, jak również zawierać wszystkie dane wymagane przepisami i wynikające z operacji, którą dokumentuje;

  5) zawierać dane, o których mowa w aktualnie obowiązujących przepisach;

  6) zawierać podpisy na dowodach księgowych, pieczątki i daty (muszą być autentyczne);

  7) mieć numerację kolejno wystawionych dowodów księgowych – numeracja musi być ciągła, bezpośrednio przyporządkowana chronologii (według kolejnych dat) według przyjętych w jednostce zasad numerowania dowodów księgowych;

  8) w przypadku dowodów księgowych zbiorczych – być sporządzony na podstawie prawidłowo wystawionych dokumentów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym wypełnione prawidłowo;

  9) być pozbawiony jakichkolwiek przeróbek i wymazywania.

2. Błędnie wystawione dowody należy korygować:

  1) w przypadku dowodów źródłowych obcych – niewłaściwe dane lub błędne zapisy źródłowe mogą być dokonywane tylko i wyłącznie przez wystawienie i wysłanie kontrahentowi dowodu korygującego ze stosownym uzasadnieniem;

  2) w dowodzie księgowym wewnętrznym – poprzez skreślenie błędnej treści lub liczby (kwoty) i wpisanie obok danych poprawnych z parafą osoby upoważnionej do tej czynności, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr.

3. Sporządzanie faktury VAT i rachunków oraz faktur VAT i rachunków korygujących musi być zgodne z przepisami ustawy o VAT.

4. W dowodzie księgowym mogą być stosowane skróty i symbole, ale tylko powszechnie znane.

5. Dowody księgowe podlegają odpowiedniej ewidencji i obiegowi w zależności od ich rodzajów.

6. Obieg dokumentów księgowych rozpoczyna się w komórce organizacyjnej z chwilą ich wpływu do tej komórki.

7. Dokumenty zewnętrzne obce mogą wpływać do Instytucji w następujący sposób:

  1) do Sekretariatu Instytucji – gdzie dokument zostaje opatrzony stemplem wpływu;

  2) być bezpośrednio odbierane przez pracownika Instytucji, który niezwłocznie (najpóźniej na drugi dzień po odebraniu) przekazuje dokument do Sekretariatu bądź do Działu Księgowości – jest to uzależnione od wartości i ważności dokumentu – gdzie zostaje opatrzony datą wpływu. Niedozwolone jest przetrzymywanie dokumentów przez pracownika.

8. W przypadku wpływu dokumentu do niewłaściwej komórki (lub niewłaściwego działu) jest ona zobowiązana (jest on zobowiązany) do niezwłocznego zwrotu dokumentu do Sekretariatu. Datą wpływu dokumentu do Instytucji jest w takiej sytuacji data wpływu do komórki niewłaściwej (działu niewłaściwego) rzeczowo.

9. Bez względu na rodzaj dokumentów należy dążyć do tego, aby ich obieg odbywał się najkrótszą drogą. W tym celu należy stosować następujące zasady:

  1) przekazywać dokumenty tylko do tych komórek, które istotnie korzystają z zawartych w nich danych i są kompetentne do ich sprawdzenia;

  2) przestrzegać równomiernego obiegu wszystkich dokumentów w celu zapobiegania okresowemu spiętrzeniu się pracy ewidencyjnej;

  3) dążyć do skrócenia czasu przetrzymywania dokumentów przez osoby, które odebrały je osobiście.

10. Dowody księgowe podlegają odpowiedniej weryfikacji i zatwierdzeniu przed ich ujęciem w księgach rachunkowych.

11. Wszelkie dokumenty stanowiące podstawę księgowania powinny być poddane kontroli wewnętrznej przed zrealizowaniem i zaksięgowaniem.

12. Kontrola wewnętrzna realizowana jest w formie:

  1) samokontroli;

  2) kontroli funkcjonalnej.

13. Samokontrola polega na kontroli prawidłowości wykonywania własnej pracy, z uwzględnieniem postanowień zawartych w nin