Instrukcja rozliczania kosztów samochodów osobowych

Instrukcja w zakresie rozpoznawania kosztów podatkowych i przychodów podatkowychw związku z wykorzystywaniem samochodów osobowychwZakład Usługowy "Omega"

§1Zakres stosowania

Instrukcja podlega wdrożeniu w przypadku nabycia, wykorzystywania i sprzedaży przezpodatnika podatku dochodowego od osób prawnych albo podatnika podatku dochodowego odosób fizycznych samochodu osobowego z wyłączeniem sytuacji, w której samochód jestwykorzystywany na podstawie zawartej umowy leasingu, najmu, dzierżawy lub innej umowyo podobnym charakterze.

§2Dział zobowiązany do wdrożenia instrukcji

Do wdrożenia instrukcji zobowiązani są:1) dział księgowości,2) biuro rachunkowe – w przypadku powierzenia prowadzenia księgowości podmiotowiuprawnionemu, zgodnie z odrębnymi przepisami, do usługowego prowadzenia ksiągrachunkowych.

§3Procedura

1. Dział księgowości lub biuro rachunkowe prowadzące księgi podatkowe podatnika wprzypadku nabycia przez podatnika samochodu osobowego dokonuje kwalifikacji tegopojazdu pod kątem jego uznania za środek trwały bądź inny składnik majątkuprzedsiębiorstwa podatnika, zarazem analizując zasady zaliczania w ciężar podatkowychkosztów uzyskania przychodów dokonywanych odpisów amortyzacyjnych albo kosztównabycia samochodu osobowego.

2. W przypadku używania przez podatnika samochodu osobowego stanowiącego składnikmajątku firmowego dla celów działalności gospodarczej dział księgowości lub biurorachunkowe prowadzące księgi podatkowe podatnika dokonuje bieżącej analizy zasadzaliczania ponoszonych kosztów eksploatacji takiego samochodu pod kątem stosowania ZU/12/2023.

ZU/12/2023 a także zasad rozpoznawania podatkowych kosztów uzyskania przychodówwynikających z ubezpieczenia takich samochodów pod kątem stosowania ZU/13/2023.

3. W przypadku używania przez podatnika – osobę fizyczną – dla celów działalnościgospodarczej prywatnego samochodu osobowego stanowiącego własność podatnika działksięgowości lub biuro rachunkowe prowadzące księgi podatkowe podatnika dokonujebieżącej analizy zasad zaliczania ponoszonych kosztów eksploatacji takiego samochodu podkątem stosowania ZU/14/2023.

4. W przypadku dokonywania przez podatnika zwrotu pracownikowi kosztów używania jegosamochodu dla celów działalności podatnika dział księgowości lub biuro rachunkoweprowadzące księgi podatkowe podatnika dokonuje bieżącej analizy zasad zaliczaniaponoszonych kosztów eksploatacji takiego samochodu pod kątem stosowania ZU/15/2023.

5. W przypadku sprzedaży samochodu osobowego stanowiącego środek trwały podatnikadział księgowości lub biuro rachunkowe prowadzące księgi podatkowe podatnika dokonujeanalizy zasad ustalania kosztów uzyskania przychodów, dochodu albo straty z tytułu zbyciasamochodu osobowego, z uwzględnieniem zmian w tym zakresie, wprowadzonych od01.01.2022 ZU/16/2023 dotyczących rozwiązań stosowanych w odniesieniu dosamochodów osobowych wprowadzonych do ewidencji środków trwałych oraz wartościniematerialnych i prawnych po 31.12.2021.

6. Po zakończeniu roku podatkowego dział księgowości lub biuro rachunkowe prowadząceksięgi podatkowe podatnika dokonuje wewnętrznej kontroli przyjętych w trakcie rokurozwiązań w zakresie dokonanych rozliczeń w związku z nabyciem, amortyzacją ieksploatacją samochodów osobowych.

7. Główny księgowy podejmuje czynności sprawdzające, mające na celu potwierdzenieprawidłowości stosowania w trakcie roku podatkowego rozwiązań związanych zużytkowaniem w ciągu roku samochodów osobowych.