Instrukcja obiegu i kontroli dowodów księgowych

Załącznik do zarządzenia Nr 12/2023

 

 

 

2023-10-26

 

(Kowalski)

 

z dnia 2023-10-26

 

Instrukcja obiegu i kontroli dowodów księgowych

 

Część I. Ogólna§ 1

 

1. Instrukcja ustala jednolite zasady sporządzania kontroli i obiegu dokumentów w

Exemplum Sp. z o.o.

2. Instrukcja została opracowana na podstawie ustawy z dnia 29 września 1994 r. o

rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 217 ze zm.), zwanej dalej „ustawą o rachunkowości”, a

także przepisów o VAT w korelacji z zakładowymi ustaleniami organizacyjnymi oraz

wewnątrzzakładowymi przepisami dotyczącymi gospodarki finansowej i rachunkowości,

inwentaryzacji itp.

3. Przez użyte w Instrukcji następujące określenia rozumie się (podano przykładowo):

1) Jednostka lub Instytucja – Exemplum Sp. z o.o.;

2) Kierownik Jednostki – Dyrektor Exemplum Sp. z o.o.;

3) kierownictwo Jednostki – Prezes Exemplum Sp. z o.o., wraz z

Głównym Księgowym;

4) pion (Jednostki/Instytucji) – działy i komórki organizacyjne, podporządkowane Prezesowi

Jednostki;

5) Główny Księgowy – kierownik działu księgowego Exemplum Sp. z o.o.;

6) dział (Jednostki/Instytucji) – wyodrębniona organizacyjnie część Jednostki, w której skład

wchodzi co najmniej jedna komórka organizacyjna;

7) dział merytoryczny – dział wiodący w określonych sprawach;

8) kierownik działu;

9) sekcja lub zespół – kilka stanowisk w danym dziale, zajmujących się określonymi,

wyodrębnionymi sprawami;

10) komórka – również pojedyncze stanowisko (a także część obowiązków na danym

stanowisku) zajmujące się określonymi, wyodrębnionymi sprawami;

11) rachuba płac – komórka w dziale księgowym, której powierzono prowadzenie spraw

związanych z obrachunkiem wynagrodzeń;

12) kasjer – osoba, której powierzono prowadzenie kasy (głównej, socjalnej Jednostki);

13) dział ogólny – dział gospodarczo-administracyjny;

14) księgowość główna – tzw. księgowość syntetyczna (prowadzona przy zastosowaniu zasady

podwójnego zapisu);

15) księgi pomocnicze – ewidencja szczegółowa w zakresie wyodrębnionych dziedzin

rachunkowości (np. gospodarka magazynowa, środki trwałe, obsługa kas, obrachunek

wynagrodzeń itp.);

16) PIR KG, PIR KP – podsystem informatyczny rachunkowości odpowiednio: księgi głównej,

ksiąg pomocniczych;

17) system bankowy typu ING Business – program informatyczny obsługi

bankowej, aktualnie użytkowany przez Jednostkę.

4. W przypadku nieobsadzenia stanowiska kierownika działu jego obowiązki, określone

niniejszą Instrukcją, wykonuje (w całości lub częściowo) kierownik pionu lub osoba

wyznaczona pisemnie przez Kierownika Jednostki.

5. Formułując postanowienia Instrukcji, przyjęto zasadę, że nie powinna ona dezaktualizować

się z powodu zmian organizacyjnych i personalnych, dlatego obowiązki związane z obiegiem

dokumentów przypisano komórkom organizacyjnym i samodzielnym stanowiskom (a nie

osobom), zgodnie z podziałem obowiązującym w Regulaminie organizacyjnym Exemplum Sp. z o.o.

6. Każdy pracownik Jednostki, który ma do czynienia z emisją, gromadzeniem, uzupełnieniem i

kontrolą dokumentów księgowych oraz z ewidencją operacji gospodarczych w jakimkolwiek

urządzeniu księgowym lub module rachunkowości informatycznej, powinien przed

rozpoczęciem pracy zapoznać się ze wszystkimi postanowieniami Instrukcji. W bieżącym

wykonywaniu obowiązków wystarczy, aby dany pracownik miał możliwość niezwłocznego

wglądu w te rozdziały Instrukcji, które dotyczą dokumentów emitowanych, uzupełnianych,

kontrolowanych i ewidencjonowanych przez tego pracownika.

7. W Instrukcji wskazano funkcje (przeznaczenie) poszczególnych dowodów księgowych,

przyjmując, że dowody te powinny być sporządzane zgodnie z treścią odpowiednich formularzy,

odpowiadającą wymaganiom niniejszej Instrukcji. Formularze dopuszczają (wprowadzają) do

stosowania w Jednostce Prezesa w

porozumieniu z Głównym Księgowym.

8. W przypadku gdy dana operacja (np. zakupu) jest dokumentowana dwoma dowodami

księgowymi, należącymi do różnych grup dowodów (np. faktura – jako dowód zakupu i

magazynowy dowód przyjęcia, Pp – jako dowód obrotu zapasami), opisy tych dowodów

zamieszcza się w Instrukcji tylko w podstawowej dla nich grupie dowodów, wskazując jednak

na wzajemne powiązania tych dowodów.

9. Niniejsza Instrukcja określa zasady:

1) rzetelnego i pełnego dokumentowania i rejestrowania operacji finansowych (gospodarczych);

2) zatwierdzania (autoryzacji) operacji finansowych (gospodarczych) przez Kierownika

Jednostki lub osoby przez niego upoważnione;

3) podziału kluczowych obowiązków dotyczących zatwierdzania (autoryzacji), realizacji i

rejestrowania operacji finansowych (gospodarczych) pomiędzy różnych pracowników;

4) weryfikacji operacji finansowych (gospodarczych) przed realizacją i po realizacji.

10. Dokumentacja każdej operacji finansowej (gospodarczej) wytworzona lub przyjęta w

Jednostce powinna umożliwiać jej prześledzenie na początku, w trakcie jej trwania i po jej

zakończeniu.

 

§2

 

Sprawy nieobjęte niniejszą Instrukcją zostały uregulowane odrębnymi przepisami

wewnętrznymi.

 

Część II. Szczegółowa

 

§ 3 [Ogólne zasady dokumentowania operacji gospodarczych i zapisów księgowych – dowody księgowe]

 

1. Pojęciem dokumentu określa się każdy dokument świadczący o zaszłych lub przyszłych

czynnościach (przedsięwzięciach) albo stwierdzający pewien stan rzeczy.

2. W odróżnieniu od ogólnego dokumentu dowodem księgowym nazywamy tę część

odpowiednio opracowanych dokumentów, która stwierdza dokonanie lub rozpoczęcie operacji

gospodarczej i podlega ewidencji księgowej. Dokumenty te są podstawowym uzasadnieniem

zapisów księgowych.

3. Wystawienie konkretnego dowodu księgowego jest związane z zaistnieniem operacji: kupna,

sprzedaży, przesunięcia, wydania, przyjęcia, likwidacji, zmiany, darowizny, zużycia, zniszczenia

środków rzeczowych albo operacji finansowych – gotówkowych lub bezgotówkowych, w

pieniądzu lub w papierach wartościowych, realnych lub szacunkowych (wycenionych metodami

pośrednimi) w postaci: wpłat, wypłat, przedpłat, regulowania należności lub zobowiązania,

naliczenia płatności, wyceny składników majątkowych i różnych rozliczeń wartościowych.

4. Dowodami księgowymi dokonuje się również korekty sprawozdań i przeszacowań.

5. Dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim. Może być sporządzony w

języku obcym, jeżeli dowód dotyczy operacji gospodarczej z Amazon Inc.

6. Dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie ich wartości na

walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej.

Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie, chyba że system przetwarzania

danych zapewnia automatyczne przeliczenie walut obcych na walutę polską, a wykonanie tego

przeliczenia potwierdza odpowiedni wydruk (art. 21 ust. 3 ustawy o rachunkowości).

7. Zapisów dotyczących operacji wyrażonych w walutach obcych dokonuje się w sposób

umożliwiający ustalenie kwoty operacji w walucie polskiej i obcej.

8. Wyrażone w walutach obcych operacje gospodarcze ujmuje się w księgach rachunkowych na

dzień ich przeprowadzenia – o ile odrębne przepisy dotyczące środków pochodzących z budżetu

Unii Europejskiej i innych krajów Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz środków

niepodlegających zwrotowi pochodzących ze środków własnych JST nie stanowią inaczej –

odpowiednio po kursie:

1) faktycznie zastosowanym w tym dniu, wynikającym z charakteru operacji – w przypadku

sprzedaży lub kupna walut oraz zapłaty należności lub zobowiązań;

2) średnim ogłoszonym dla danej waluty przez Narodowy Bank Polski z dnia poprzedzającego

ten dzień – w przypadku zapłaty należności lub zobowiązań, jeżeli nie jest zasadne zastosowanie

kursu, o którym mowa w pkt 1 (art. 30 ust. 2 ustawy o rachunkowości), a także w przypadku

pozostałych operacji.

9. Jeżeli aktywa i pasywa są wyrażone w walutach, dla których Narodowy Bank Polski nie

ogłasza kursu, to kurs tych walut określa się w relacji do wskazanej przez Jednostkę waluty

odniesienia, której kurs jest ogłaszany przez Narodowy Bank Polski (art. 30 ust. 2 i 3 ustawy o

rachunkowości).

10. Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej (zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy o

rachunkowości):

1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru;

2) określenie stron (nazwa, adres) dokonujących operacji gospodarczej;

3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;

4) podanie klasyfikacji budżetowej – jeśli przepisy wymagają jej podania na dokumencie;

5) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę

sporządzenia dowodu;