Instrukcja posługiwania się certyfikatami rezydencji podatkowej

Instrukcja posługiwania się certyfikatami rezydencji podatkowej

w

Dziale Księgowości

§1

Zakres stosowania

Instrukcja podlega wdrożeniu w przypadku posługiwania się certyfikatami rezydencji podatkowej.

§2

Dział zobowiązany do wdrożenia instrukcji

Do wdrożenia instrukcji zobowiązani są:

1) dział księgowości,

2) biuro rachunkowe – w przypadku powierzenia prowadzenia księgowości podmiotowi uprawnionemu, zgodnie z odrębnymi przepisami, do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.

§3

Procedura

1. Dział księgowości lub biuro rachunkowe prowadzące księgi podatkowe podatnika analizuje, czy jednostka dokonuje transakcji z następującymi podmiotami:

1) osobami zagranicznymi będącymi nierezydentami podatkowymi, tj. posiadającymi miejsce siedziby bądź zarządu dla celów podatkowych za granicą (w przypadku osób prawnych) albo posiadającymi miejsce zamieszkania dla celów podatkowych za granicą (w przypadku osób fizycznych),

2) polskimi oddziałami zagranicznych przedsiębiorców.

2. W razie ustalenia, że jednostka dokonuje transakcji z podmiotami określonymi w pkt 1, dział księgowości lub biuro rachunkowe analizuje, czy wśród płatności dokonywanych na rzecz tych podmiotów znajdują się płatności z tytułów określonych w art. 21 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych albo art. 26 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz art. 1 ust. 3 ustawy o podatku od osób prawnych, w tym przede wszystkim z tytułu:

1) odsetek,

2) dywidend,

3) praw autorskich,

4) usług niematerialnych polegających na świadczeniu usług doradczych, księgowych, badania rynku, usług prawnych, usług reklamowych, zarządzania i kontroli, przetwarzania danych, usług rekrutacji pracowników i pozyskiwania personelu, gwarancji i poręczeń oraz świadczeń o podobnym charakterze.

3. W razie ustalenia, że dokonywane są płatności określone w pkt 2, dział księgowości lub biuro rachunkowe weryfikuje, czy posiada ważny certyfikat rezydencji podatkowej podmiotu, na rzecz którego dokonywana jest płatność z tytułów określonych w pkt 2, i dokonuje następujące czynności:

1) w przypadku posiadania ważnego certyfikatu rezydencji podatkowej – dokonuje płatności na rzecz odbiorcy z zastosowaniem stawki podatku u źródła wynikającej z właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, a w przypadku wypłaty dokonywanej na rzecz polskiego oddziału zagranicznego przedsiębiorcy odstępuje od poboru podatku u źródła pod warunkiem pozyskania certyfikatu rezydencji podatkowej jednostki macierzystej tego oddziału oraz dodatkowo oświadczenia tego oddziału potwierdzającego, że uzyskiwane świadczenia są związane z prowadzonym przez ten podmiot polskim oddziałem tego przedsiębiorcy;

2) w przypadku nieposiadania certyfikatu rezydencji podatkowej bądź gdy ważność certyfikatu rezydencji podatkowej wygasła – występuje do odbiorcy płatności o dostarczenie oryginału bądź poświadczonej notarialnie kopii oryginalnego certyfikatu rezydencji podatkowej albo certyfikatu rezydencji podatkowej w wersji elektronicznej (o ile przepisy podatkowe państwa rezydencji odbiorcy płatności przewidują wydawanie certyfikatów rezydencji podatkowej w takiej formie), a w przypadku niedostarczenia ważnego certyfikatu rezydencji podatkowej najpóźniej do dnia płatności potrąca podatek u źródła według stawek wynikających z art. 21 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz art. 26 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych albo art. 21 ust. 2 i art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

4. Ważność certyfikatu rezydencji podatkowej ustala się na dzień dokonywania płatności według następujących zasad:

1) w przypadku certyfikatu rezydencji podatkowej zawierającego okres jego ważności – certyfikat rezydencji podatkowej uznawany jest za ważny przez okres jego ważności wskazany w jego treści,

2) w przypadku certyfikatu rezydencji podatkowej niezawierającego okresu jego ważności – certyfikat rezydencji podatkowej uznawany jest za ważny przez następujące po sobie 12 miesięcy, licząc od dnia jego wydania przez właściwą władzę podatkową obcego państwa.

5. W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii ogłoszonego w związku z COVID-19 oraz 3 miesięcy po ich odwołaniu, stosuje się następujące zasady w odniesieniu do certyfikatów rezydencji podatkowej:

1) w przypadku certyfikatu rezydencji niezawierającego okresu jego ważności, w odniesieniu do którego okres kolejnych dwunastu miesięcy określony w art. 26 ust. 1 pkt 8 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i w art. 21 ust. 3 pkt 1 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych upływa w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii ogłoszonego w związku z COVID-19, przy poborze podatku uwzględnia się ten certyfikat przez okres obowiązywania tych stanów oraz przez okres 3 miesięcy po ich odwołaniu,

2) miejsce zamieszkania i siedziby podatnika dla celów podatkowych może być potwierdzone kopią certyfikatu rezydencji, jeżeli informacje wynikające z przedłożonej kopii certyfikatu rezydencji nie budzą uzasadnionych wątpliwości co do zgodności ze stanem faktycznym,

3) określony w przepisach art. 26 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz art. 21 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych warunek uzyskania certyfikatu rezydencji od zagranicznego podatnika uważa się za spełniony także w przypadku posiadania certyfikatu rezydencji tego podatnika obejmującego 2022 rok oraz oświadczenie podatnika co do aktualności danych w nim zawartych, za wyjątkiem przypadku gdy z dokumentu otrzymanego od kontrahenta (np. faktury lub umowy) wynikać będzie, że zmienił on miejsce rezydencji podatkowej.

2023-10-27                      Jan Kowalski