Instrukcja weryfikacji kontrahentów VAT

Załącznik Nr 1

 

                                                                          do zarządzenia nr Z/12/2023

                                                                          z dnia 15.03.2023 r.

 

Instrukcja weryfikacji podatników na białej liście podatników VAT w

Zakładzie Usług Komunalnych "Czystość"

 

( Zakład Usług Komunalnych "Czystość" )

 

§1

 

Zakres stosowania

 

Instrukcja podlega wdrożeniu w Zakładzie Usług Komunalnych "Czystość" w przypadku dokonywania zapłaty na rzecz podatnika podatku od towarów i usług zobowiązań, których jednorazowa wartość transakcji jest wyższa niż 15 000 zł brutto.

§2

 

Dział zobowiązany do wdrożenia instrukcji

 

Do wdrożenia instrukcji zobowiązani są:

1) dział Księgowości Zakładu Usług Komunalnych "Czystość",

2) Centrum Usług Wspólnych – w przypadku powierzenia prowadzenia rachunkowości i sprawozdawczości podmiotowi uprawnionemu, zgodnie z odrębnymi przepisami, do prowadzenia ksiąg rachunkowych, o ile dokonuje zapłat w imieniu Zakładu Usług Komunalnych "Czystość".

 

§3

 

Procedura

 

I. Wartość weryfikowanej transakcji

 

1. Od 01.01.2024 r. zapłata za transakcję, której wartość wynosi 15 000 zł lub więcej, winna być dokonana na rachunek wskazany na białej liście. Limit odnosi się do kwoty brutto.

2. W przypadku płatności dokonywanej w formie zaliczek lub płatności w ratach, limit w wysokości 15 000 zł dotyczy kwoty całej transakcji, a nie pojedynczej płatności.

II. Zakres weryfikacji

 

1. Pracownik Zakładu Usług Komunalnych "Czystość" odpowiedzialny za przygotowanie płatności jest zobowiązany do weryfikacji statusu rachunku bankowego kontrahenta będącego podatnikiem VAT w „Wykazie podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT, niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT”, zwanym dalej Wykazem, dostępnym na stronie: https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka.

2. Weryfikacja dokonywana jest na podstawie jednego z następujących kryteriów: 1234567890 (NIP), 1234567890 (REGON), "Zakład Usług Komunalnych", ul. Kwiatowa 1, 00-001 Warszawa na wskazany dzień.

3. Jest możliwe skorzystanie z opcji sprawdzania wielu podmiotów jednocześnie (metodą search lub check). Preferowane jest wyszukiwanie metodą pełną search, by uzyskać z Wykazu zakres danych o podatnikach według złożonego zapytania oraz unikalny identyfikator zapytania, który pracownik Zakładu Usług Komunalnych "Czystość" będzie przechowywał w utworzonym do tego celu folderze.

4. Dla podmiotów posiadających rachunki wirtualne jest możliwe wyszukiwanie przez pracownika jednostki jedynie poprzez wskazanie numeru rachunku bankowego. Komunikat: „Wyszukiwany numer rachunku jest zgodny ze stosowanym wzorcem i pasuje do jednego z rachunków wyświetlanych na Wykazie” potwierdza prawidłowość numeru rachunku bankowego.

III. Rachunki wyłączone z konieczności weryfikacji w Wykazie

 

1. Pracownik Zakładu Usług Komunalnych "Czystość" nie dokonuje weryfikacji kont wskazanych jako rachunki gospodarki własnej i rachunki cesyjne banków i SKOK. Otrzymanie powiadomienia od banku/SKOK o numerze rachunku bankowego powoduje, że dokonana zapłata na wskazany rachunek, nieujęty w Wykazie, jest dokonywana bez negatywnych konsekwencji podatkowych i bez konieczności złożenia zawiadomienia.

2. Zapłata dokonywana na rzecz Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Urzędu Skarbowego nie stanowi zapłaty za dostawę towaru lub świadczenie usług.

IV. Moment dokonania weryfikacji

 

1. W przypadku zlecenia przelewu z odroczonym terminem płatności lub zlecenia stałego, dniem zlecenia przelewu będzie dzień, w którym pracownik Zakładu Usług Komunalnych "Czystość" zlecił bankowi dokonanie takiego przelewu.

2. W sytuacji regulowania płatności poleceniem zapłaty dniem zlecenia przelewu będzie dzień, który pracownik Zakładu Usług Komunalnych "Czystość" wskazał bankowi przy składaniu tej dyspozycji.

V. Sankcje i możliwość ich eliminacji

 

1. Zapłata za transakcję, która powinna być dokonana za pośrednictwem rachunku bankowego na inny niż wskazany na białej liście rachunek bankowy kontrahenta, skutkuje ustanowieniem solidarnej odpowiedzialności za zaległości podatkowe kontrahenta.

2. Dokonujący przelewu w imieniu jednostki Zakładu Usług Komunalnych "Czystość" pracownik może zwolnić Zakład Usług Komunalnych "Czystość" z odpowiedzialności solidarnej przy spełnieniu następujących warunków:

1) przesłania zawiadomienia ZAW-NR/24/03 do Naczelnika Urzędu Skarbowego – zgodnie z brzmieniem art. 2 ust. 1,

2) zapłaty za pośrednictwem mechanizmu podzielonej płatności,

3) po otrzymaniu informacji pisemnej od kontrahenta, że kontrahent dokonał zapłaty VAT.

3. Zawiadomienie ZAW-NR/24/03 o niedopełnieniu zapłaty na rachunek z Wykazu należy złożyć w ciągu 7 dni (3 dni – w okresie trwania stanu zagrożenia epidemicznego i epidemii COVID-19) od dnia zlecenia dokonania przelewu.

4. Pracownik Zakładu Usług Komunalnych "Czystość" składa zawiadomienie w formie elektronicznej za pośrednictwem portalu: https://www.podatki.gov.pl lub w formie papierowej.

5. Jeśli płatności dokonano na rachunek spoza białej listy i pracownik Zakładu Usług Komunalnych "Czystość" złożył zgłoszenie ZAW-NR/24/03, to w przypadku kolejnej płatności dla tego samego kontrahenta i na ten sam rachunek nieujęty w Wykazie nie dokonuje ponownego zawiadomienia do Naczelnika Urzędu Skarbowego.

VI. Dokumentowanie procesu weryfikacji

 

1. Wynik wyszukiwania weryfikacji danych z Wykazu podatników pracownik jednostki Zakładu Usług Komunalnych "Czystość" odpowiedzialny za dokonywane płatności może zapisać w formie pliku PDF i przechowywać w utworzonym dla tego celu folderze.

2. W celach dowodowych pracownik jednostki Zakładu Usług Komunalnych "Czystość" odpowiedzialny za dokonywane płatności może zrobić print screen lub wydruk tego potwierdzenia i podpiąć pod dokument (FZ/12/2024) stanowiący podstawę do zapłaty dla kontrahenta.