Instrukcja windykacji

Instrukcja windykacji

 

Rozdział I

Postanowienia ogólne

 

1. Niniejsza Instrukcja reguluje procedurę windykacji wierzytelności w Elektro-Hurt Sp. z o.o.

2. Celem Instrukcji jest uporządkowanie i ujednolicenie czynności windykacyjnych.

3. Przez użyte w instrukcji określenia należy rozumieć:

1. czynności przed windykacyjne – całość działań realizowanych przed przekazaniem roszczenia do windykacji,

2. czynności windykacyjne – realizowane przez wyznaczonego pracownika lub dział,

3. czynności terenowe – czynności zmierzające do nawiązania osobistego kontaktu z dłużnikiem,

4. wierzytelności wymagalne – wierzytelności po upływie terminu płatności,

5. wierzytelności przedawnione – wierzytelności po upływie terminu przedawnienia.

4. Windykację wierzytelności w Elektro-Hurt Sp. z o.o. prowadzi wyznaczony pracownik zgodnie z zakresem określonym w Zarządzeniu Prezesa nr WH/01/2023 z dnia 2023-03-15 zwany dalej „Windykatorem”.

5. Przestrzeganie postanowień niniejszej Instrukcji należy do obowiązków wszystkich pracowników zaangażowanych w proces windykacji.

6. Windykator po zakończeniu kwartału, do 15 dnia następnego miesiąca, przedkłada Prezesowi okresowe sprawozdanie ze swojej działalności.

7. Po zakończeniu roku kalendarzowego, do końca stycznia roku następnego, przedkłada Prezesowi sprawozdanie z działalności za rok ubiegły.

 

Rozdział II

Czynności przed windykacyjne

 

1. Dział sprzedaży (w ramach działań przed windykacyjnych), w ciągu dwóch tygodni od upływu terminu zapłaty, wysyła do dłużnika „Wezwanie do zapłaty należności” – wzór w załączeniu do Instrukcji.

2. Wezwanie wysyłane jest drogą pocztową – listem poleconym za potwierdzeniem odbioru, pocztą elektroniczną po zeskanowaniu wezwania lub faksem. Pracownik wysyłający wezwanie pocztą elektroniczną sporządza wydruk maila oraz notatkę służbową z tej czynności. Pracownik wysyłający wezwanie faksem sporządza notatkę służbową z tej czynności oraz dołącza wydruk połączeń faksowych.

3. Termin wskazany na wezwaniu nie może być krótszy niż 7 dni od daty wysłania wezwania pocztą elektroniczną lub faksem.

4. W razie braku spłaty należności dział sprzedaży w terminie 5 dni od upływu terminu płatności wskazanego w wezwaniu, pisemnie zawiadamia o tym fakcie Windykatora, który podejmie przewidziane prawem działania, w celu odzyskania tych należności.

5. Jednocześnie dział sprzedaży przesyła kserokopie dokumentów stanowiących podstawę roszczenia do Windykatora, który podejmuje stosowne działania windykacyjne.

6. Wnioski o ewentualne spisanie należności w straty, kierowane są do Windykatora, który podejmuje działania w celu ich odzyskania a w razie braku możliwości przygotowuje, w porozumieniu z działem księgowości, wniosek o spisanie danej należności w straty.

7. Windykator uzgadnia strategię postępowania wobec dłużników nieterminowo regulujących należności z Elektro-Hurt Sp. z o.o.

 

Rozdział III

Czynności windykacyjne

 

1. Kierownicy jednostek organizacyjnych Elektro-Hurt Sp. z o.o. są zobowiązani do udostępnienia Windykatorowi materiałów niezbędnych do prowadzenia windykacji.

2. Windykator, na każde podjęte postępowanie windykacyjne, zakłada teczkę, zawierającą kserokopie niezbędnych dokumentów takich jak: umowa, zobowiązanie do spłaty, notatki z realizowanych czynności, korespondencję przedprocesową i procesową itp. Numer teczki musi odpowiadać numerowi w elektronicznej bazie dłużników.

3. Windykator tworzy i aktualizuje elektroniczną bazę dłużników zawierającą: niezbędne dane ul. Kwiatowa 12, 00-001 Warszawa i Jan Kowalski dot. jednostek prawnych i osób fizycznych, aktualne informacje o wierzytelnościach wymagalnych, dokonywanych wpłatach, podjętych działaniach, terminach płatności, terminach procesowych i egzekucyjnych itp.

4. Windykator w porozumieniu z Elektro-Hurt Sp. z o.o., podejmuje decyzję o skierowaniu danej sprawy windykacyjnej do radcy prawnego lub współpracującej kancelarii, celem podjęcia działań procesowych.

5. Oryginały umów ugody z osobami prawnymi i fizycznymi są przechowywane w dziale sprzedaży Elektro-Hurt Sp. z o.o.

6. Umowy ugody dotyczące spłaty zaległego czesnego są przechowywane w dziale sprzedaży. Ich kopie znajdują się u Windykatora.

 

Rozdział IV

Etapy procedury windykacyjnej

 

1. Procedura windykacyjna składa się z trzech etapów:

1. I etap – bezpośrednie negocjacje z dłużnikiem,

2. II etap – monitoring korespondencyjny, telefoniczny lub elektroniczny,

3. III etap – czynności terenowe.

2. Ustalenie z dłużnikiem terminu płatności lub harmonogramu spłat oraz spisanie umowy ugody powoduje wstrzymanie kolejnych czynności windykacyjnych, z wyjątkiem monitoringu telefonicznego i elektronicznego. W przypadku naruszenia ustalonego terminu płatności należy podjąć wstrzymane czynności.

3. Dłużnik może przy spełnieniu świadczenia wskazać, który dług chce zaspokoić. Jednakże to, co przypada na poczet danego długu, zaliczane jest przede wszystkim na związane z tym długiem zaległe należności uboczne oraz na zalegające świadczenia główne.

4. Po wpłacie należności dłużnik informowany jest o sposobie zaliczenia wpłaty w trybie i na zasadach jak dla wezwania.

5. Prezes Zarządu może w uzasadnionych przypadkach podjąć decyzję o zmniejszeniu wysokości naliczanych odsetek od zadłużenia.

6. Po wywiązaniu się dłużnika z przyjętych ustaleń postępowanie windykacyjne jest zamykane a posiadane dokumenty archiwizowane.

7. Windykator wprowadza do bazy dłużników informacje o terminach i rodzaju czynności windykacyjnych oraz o dokonanych w trakcie postępowania ustaleniach.

 

Rozdział V

Czynności Terenowe

 

1. Po zakończeniu I etapu procedury windykacyjnej Windykator tworzy pakiety spraw według kryterium miejsca ul. Polna 33, 80-001 Gdańsk lub siedziby dłużnika, celem przeprowadzenia rozmowy z dłużnikiem.

2. Do rozmowy z dłużnikiem samodzielny Windykator winien przygotować:

1. wyciąg z bazy danych informacji o dłużniku, zaległych należnościach i podejmowanych dotychczas czynnościach,

2. dwa egzemplarze przedsądowego wezwania do zapłaty, z potwierdzeniem odbioru,

3. pełnomocnictwo.

3. Do zakresu czynności terenowych należy:

1. doręczenie dłużnikowi jednego egzemplarza monitu i odebrania na drugim potwierdzenia odbioru,

2. przekazanie dłużnikowi propozycji zawarcia ugody,

3. odebranie od dłużnika oświadczenia woli o przyjęciu propozycji Elektro-Hurt Sp. z o.o. lub proponowanych przez dłużnika warunkach spłaty zadłużenia lub zabezpieczenia roszczenia,

4. wskazanie nr konta 12345678901234567890123456, na które ma być dokonana spłata zadłużenia.

4. Windykator dokonuje wyłącznie czynności zgodnych z prawem.

 

Rozdział VI

Wybór dalszej strategii postępowania windykacyjnego

 

1. Decyzja o dalszym postępowaniu windykacyjnym powinna być poprzedzona wstępną kalkulacją jego opłacalności wykonaną w porozumieniu z głównym księgowym a następnie zatwierdzoną przez Elektro-Hurt Sp. z o.o..

2. W tym celu należy przede wszystkim ocenić przewidywane wpływy:

1. z należności odzyskanych przez Windykatora,

2. z postępowania egzekucyjnego,

3. wynikające z prawa do obniżenia podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym na skutek uprawdopodobnienia nieściągalności wierzytelności.

3. Wpływy określone powyżej w punkcie 1 i 2 należy skorygować o współczynnik prawdopodobieństwa ich osiągnięcia, uzależniony od okresu przeterminowania oraz innych czynników, takich jak ocena kondycji finansowej dłużnika, posiadanego przez niego majątku itp.

4. Z oczekiwanymi wpływami należy zestawić przewidywane koszty procesowe i egzekucyjne.

5. Powyższa kalkulacja umożliwi podjęcie decyzji co do wyboru dalszej drogi postępowania, którą może być:

1. wystąpienie na drogę sądową,

2. sprzedaż należności,

3. potrącenie (kompensacja),

4. odnowienie długu,

5. zwolnienie z długu,

6. sporządzenie protokołu nieściągalności wierzytelności.

 

Rozdział VII

Kontrola czynności windykacyjnych

 

1. Czynności windykacyjne winny być na bieżąco weryfikowane, co do:

1. terminów realizacji poszczególnych czynności,

2. zgodności z postanowieniami niniejszej Instrukcji i ewentualnych umów ugody z dłużnikami,

3. zgodności z przepisami prawa.

2. Nadzór nad czynnościami Windykatora sprawuje Elektro-Hurt Sp. z o.o..