Instrukcja postępowania w zakresie kosztów finansowania dłużnego

Instrukcja postępowania podatkowego w związku z operacjami finansowymi (koszty finansowania dłużnego) dla Fabryka Mebli "Drewnex"

§1 Zakres odpowiedzialności

1. Prowadzenie działań opisanych w niniejszej instrukcji należy do obowiązków działu księgowości.

2. Dział prawny – poza przygotowaniem projektów umów/weryfikacji projektów sporządzonych przez drugą stronę (w ramach zwykłych działań) – jest zobowiązany do konsultacji kwestii wskazanych przez dział księgowości (głównego księgowego) jako budzące wątpliwości, w szczególności, czy dana umowa łączy się z kosztami finansowania dłużnego w rozumieniu art. 15c ustawy o CIT.

3. Sekretariat dyrektora/zarządu jest zobowiązany do sprawdzenia, czy projekt umowy, na podstawie której jednostka uzyskuje środki od innego podmiotu, przed jej podpisaniem został poddany weryfikacji przez dział prawny, a jeżeli nie – jaka była tego przyczyna.

§2 Terminy

Księgowania dotyczące transakcji powinny zostać wprowadzone do ksiąg w terminach przewidzianych przez art. 22 ustawy o rachunkowości, przy czym księgowania operacji na rachunkach bankowych powinny zostać ukończone do 10 dnia następnego miesiąca.

§3 Zasady obowiązujące w związku z zawieraniem umów – obieg informacji

1. Członek zarządu, którego podpis znajdzie się na umowie pożyczki (kredytowej, leasingowej lub dotyczącej zabezpieczenia zobowiązań), przesyła jej projekt – nie później niż 7 dni przed planowanym terminem podpisania – do głównego księgowego.

2. Główny księgowy najpóźniej w ciągu 3 dni roboczych sumuje prawdopodobne koszty powstałe w roku bieżącym oraz w następnym wynikające z zawartych umów, o których mowa w § 3 pkt 1.

3. W przypadku gdy suma wydatków, o jakich mowa w § 3 pkt 2, przekracza rocznie 500 000 zł, członek zarządu oraz dyrektor finansowy są informowani o przewidywanych kosztach, które nie stanowiłyby kosztów uzyskania przychodu.

4. W każdym roku, w którym suma wydatków, o jakich mowa w § 3 pkt 2, ma przekroczyć 500 000 zł rocznie, obliczana jest wartość EBITDA:

1) planowana – do końca marca,

2) rzeczywista – do końca września.

Te wartości stanowią podstawę kalkulacji kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodu, o których mowa w § 3 pkt 3.

5. W przypadku umowy wywołującej szczególne wątpliwości (w szczególności, gdy jej przedmiotem jest cash-pooling lub takie zobowiązanie, od którego odsetki są ustalane w nietypowy sposób, a także w przypadku poręczeń wewnątrzgrupowych o istotnych wartościach) główny księgowy konsultuje skutki podatkowe z doradcą podatkowym.

§4 Zasady odnoszące się do księgowania

1. Każda otrzymana pożyczka, kredyt i pozostałe rodzaje finansowania zewnętrznego podlegają ocenie z perspektywy:

1) PCC – co do zasady temu podatkowi podlegają jedynie określone pożyczki,

2) WHT – podatek u źródła (umowy pożyczek, kredytu oraz leasingu z zagranicznymi podmiotami),

3) art. 15c ustawy o CIT – przepisy o niedostatecznej kapitalizacji: czy koszt finansowania w całości stanowi koszt uzyskania przychodu jednostki?

2. Główny księgowy prowadzi rejestr umów (pożyczki, kredyty, leasing finansowy, zabezpieczanie zobowiązań), które:

1) tworzą zobowiązanie po stronie jednostki,

2) powodują powstanie kosztów po stronie jednostki (odsetki, prowizje itp.).

3. Główny księgowy podaje do wiadomości działu księgowości zasady ewidencjonowania kosztów finansowania. W szczególności podaje numery kont, na których księgowane są: odsetki, prowizje, różnice kursowe od zobowiązań, część odsetkowa rat płaconych w ramach leasingu finansowego (w rozumieniu art. 17b ustawy o CIT) oraz inne, traktowane jako koszty finansowania dłużnego w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 10 ustawy o CIT.

4. Na kontach, o których mowa w § 4 pkt 3, księgowane są wyłącznie koszty finansowania dłużnego.

§5 Procedury kontrolne

1. Główny księgowy jest odpowiedzialny za regularną aktualizację przewidywanego łącznego rocznego kosztu finansowania dłużnego w danym roku.

2. Główny księgowy weryfikuje, czy zachowano zasadę, że jedynie odsetki zapłacone (względnie kapitalizowane) mogą być ujmowane jako koszty uzyskania przychodu. Sprawdza, czy zapłacone odsetki w całości zostały ujęte na kontach, o których mowa w § 4 pkt 3.

3. W tym celu główny księgowy dla wszystkich pożyczek, o kwocie większej niż 100 000 zł, zaksięgowanych na koncie (zobowiązania z tytułu pożyczek/kredytów) weryfikuje, czy odsetki zostały ujęte na kontach, o których mowa w § 4 pkt 3. Dodatkowo (w przypadku pożyczek) weryfikuje także:

1) czy został zadeklarowany PCC (na druku PCC-3),

2) powody, dla których odstąpiono od zadeklarowania tego podatku (w tym, czy jest to pożyczka od udziałowca jednostki).

4. Co roku (w ramach procedur zamknięcia) główny księgowy dokonuje przeglądu kont zobowiązań zawierających największe salda. Weryfikuje, czy ujęte tam pozycje generują koszty (finansowania dłużnego).

(podpis osoby upoważnionej)