Instrukcja postępowania w zakresie zagranicznych spółek kontrolowanych

Instrukcja postępowania podatkowego w związku z ryzykiem dotyczącym „zagranicznych spółek kontrolowanych” dla

Fabryka Mebli "Drewnex" Sp. z o.o.

1. Zakres odpowiedzialności

Prowadzenie działań opisanych w niniejszej instrukcji należy do obowiązków działu księgowości.

Sekretariat/dział prawny jest zobowiązany do utrzymywania zbioru dokumentacji (według krajów), obejmujących korespondencję w sprawie tworzonych i działających tam spółek.

Dokumenty dotyczące każdej ze spółek powinny być wyraźnie oznaczone jej Drewnex International GmbH oraz spółka z ograniczoną odpowiedzialnością.

2. Terminy

Informacja o spółkach zagranicznych powinna zostać zaktualizowana w terminie do końca lutego (za rok 2024).

3. Zasady obowiązujące w związku z nabywaniem/obejmowaniem udziałów

Obieg informacji

1. Członek zarządu, którego podpis znajdzie się w umowie lub w jakimkolwiek innym dokumencie, mającym wpływ na udział Fabryki Mebli "Drewnex" Sp. z o.o. w jakiejkolwiek spółce zagranicznej, przekazuje (dodatkowo) kopię takiego dokumentu do sekretariatu/działu prawnego.

2. Główny księgowy nie rzadziej niż raz w kwartale przegląda zbiór będący w posiadaniu sekretariatu/działu prawnego. Jeżeli z tego przeglądu wynika, że otrzymana przez dział księgowości (w ramach zwykłego obiegu dokumentów przeznaczonych do zaksięgowania) dokumentacja nie jest kompletna, zwraca się on do zarządu Fabryki Mebli "Drewnex" Sp. z o.o. o dodatkowe informacje.

3. Zarząd zawiadamia zarządy spółek, w których Fabryka Mebli "Drewnex" Sp. z o.o. ma ponad 25% udziałów, o obowiązku informowania (nie rzadziej niż raz w roku) o znaczących udziałach w innych spółkach (powyżej 10%).

Adresatem tych informacji jest dyrektor finansowy/główny księgowy. Ta osoba monitoruje, czy ww. informacje przekazywane są regularnie. W razie potrzeby kontaktuje się ze spółką.

4. Zasady odnoszące się do księgowania

1. Ewidencja podatkowa zagranicznej spółki kontrolowanej prowadzona jest w wyodrębnionym systemie (bazie danych dokumentów księgowych).

2. Wpisy dodawane są co miesiąc na podstawie zbiorczych zestawień przesłanych z zagranicznej spółki. Zasady komunikacji z taką spółką oraz zawartość zestawień ustalane są osobno dla każdego przypadku. Jednak w każdym przypadku zestawienie powinno zawierać następujące dane:

1) Miesiąc roku (od 1 do 31),

2) Wartość sprzedaży,

3) Koszty operacyjne.

3. Po zakończeniu roku (tj. po otrzymaniu 12. zestawienia w danym roku) na podstawie ewidencji obliczana jest różnica (przychód – koszty). Włączana jest ona do podstawy opodatkowania Fabryki Mebli "Drewnex" Sp. z o.o.. Kalkulacja uwzględnia otrzymaną dywidendę oraz podatek zapłacony za granicą przez spółkę.

Podatek zapłacony za granicą dokumentowany jest za pomocą potwierdzenia przelewu zagranicznego urzędu podatkowego, wydanego na żądanie spółki zagranicznej i przekazanego Fabryce Mebli "Drewnex" Sp. z o.o. bez zbędnej zwłoki.

5. Rejestr spółek zagranicznych

1. Osoba wyznaczona przez dyrektora finansowego/głównego księgowego prowadzi rejestr spółek zagranicznych, obejmujący przypadki, w których:

1) zagraniczna spółka ma siedzibę lub zarząd na terytorium lub w kraju stosującym szkodliwą podatkową;

2) zagraniczna spółka ma siedzibę lub zarząd na terytorium innego państwa niż wskazane wyżej, jeśli Polska nie zawarła z nim umowy (w szczególności umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania) albo OECD nie zawarła umowy międzynarodowej, która stanowiłaby podstawę do uzyskania od organów podatkowych tego państwa informacji podatkowych, oraz

3) podatnik posiada w takiej spółce zagranicznej samodzielnie lub wspólnie z podmiotami powiązanymi nieprzerwanie przez okres nie krótszy niż 365 dni, bezpośrednio lub pośrednio, co najmniej 25% udziałów w kapitale lub 25% praw głosu w organach kontrolnych lub stanowiących, lub 25% udziałów związanych z prawem do uczestnictwa w zyskach.

2. Rejestr spółek zawiera dane spółek zagranicznych: nazwa, adres, forma prawna, NIP, data założenia.

3. Rejestr spółek podlega weryfikacji (czy jest kompletny) względem dokumentacji, o której mowa w pkt 1.

Postanowienie pkt 2 stosuje się odpowiednio.

6. Procedury kontrolne

1. Przynajmniej raz w roku dyrektor finansowy/główny księgowy weryfikuje (na podstawie przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych), czy Fabryka Mebli "Drewnex" Sp. z o.o. posiada udziały w „zagranicznej spółce kontrolowanej”.

2. Wykorzystuje przy tym określone w ww. regulacji kryteria, m.in.: siedziba/zarząd spółki zagranicznej, charakter wykonywanej przez tę spółkę działalności (m.in. na podstawie przeprowadzanych z nią transakcji) oraz wielkość posiadanego udziału. W sprawach wątpliwych należy skontaktować się z doradcą podatkowym.

3. Jeżeli spółka zagraniczna zostanie uznana za „zagraniczną spółkę kontrolowaną”, dyrektor finansowy/główny księgowy sprawdza, czy prowadzona jest ewidencja, o której mowa w pkt 4, w tym czy spółka zagraniczna regularnie przesyła dane.

4. Główny księgowy odpowiedzialny jest za sprawdzenie, czy wynik finansowy wszystkich spółek wcześniej zidentyfikowanych jako „zagraniczne spółki kontrolowane” został uwzględniony w kalkulacji podatku dochodowego od osób prawnych za dany rok.

Jan Kowalski