Instrukcja postępowania w sprawach o ponowne wykorzystanie informacji publicznej

WZÓR DZ.U. 2023 poz. 1234

Instrukcja postępowania w sprawach o ponowne wykorzystanie informacji publicznej

§1

Ilekroć w Instrukcji jest mowa o:

1) Urzędzie – rozumie się przez to Urząd Miasta Wrocławia;

2) BIP – rozumie się przez to Biuletyn Informacji Publicznej Urzędu Miasta Wrocławia;

3) komórce organizacyjnej – rozumie się przez to departamenty, biura, wydziały, referaty oraz inne równorzędne komórki organizacyjne Urzędu Miasta Wrocławia;

4) komórce merytorycznej – rozumie się przez to komórkę organizacyjną, której zakresu zadań dotyczy informacja będąca przedmiotem wniosku;

5) Instrukcji – rozumie się przez to niniejszą Instrukcję;

6) Rejestrze – rozumie się przez to Rejestr wniosków o ponowne wykorzystanie informacji publicznej;

7) Wydziale Organizacyjnym – rozumie się przez to Wydział Organizacyjny Urzędu Miasta Wrocławia;

8) wniosku – rozumie się przez to wniosek o ponowne wykorzystanie informacji publicznej;

9) ustawie – rozumie się przez to ustawę z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1202 ze zm.).

§2

1. Wnioskodawca występuje o ponowne wykorzystywanie informacji publicznej na wniosku, którego wzór stanowi załącznik do rozporządzenia Ministra Cyfryzacji z 12 października 2001 r. w sprawie wzoru wniosku o ponowne wykorzystywanie informacji publicznej (Dz.U. poz. 1123).

2. W przypadku gdy z wnioskiem występuje pełnomocnik wnioskodawcy, powinien on dołączyć do wniosku oryginał lub poświadczony za zgodność z oryginałem odpis pełnomocnictwa.

3. W przypadku niespełnienia warunków formalnych wniosku wnioskodawcę wzywa się do jego uzupełnienia w trybie określonym w art. 6 ustawy.

4. Wniosek rozpatruje się bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia otrzymania wniosku. W sprawach szczególnie skomplikowanych możliwe jest przedłużenie terminu załatwienia sprawy o kolejne 14 dni, po zawiadomieniu wnioskodawcy w terminie 7 dni od dnia otrzymania wniosku.

§3

1. Wydział Organizacyjny prowadzi Rejestr.

2. Komórka organizacyjna, do której wpłynął wniosek, przesyła jego kopię w formie elektronicznej do Wydziału Organizacyjnego najpóźniej następnego dnia roboczego po jego otrzymaniu w celu zarejestrowania.

3. Jeżeli wniosek wpłynął do komórki merytorycznej właściwej co do całości zakresu żądanej informacji, komórka ta jest zobowiązana do jego rozpoznania.

4. Komórka organizacyjna, do której wpłynął wniosek, a która nie jest komórką merytoryczną właściwą, najpóźniej następnego dnia roboczego po otrzymaniu wniosku ustala z Wydziałem Organizacyjnym komórki merytoryczne oraz przekazuje im wniosek.

§4

Komórki merytoryczne dokonują analizy wniosku, żądanych w nim informacji lub dokumentów, w szczególności w celu ustalenia, czy stanowią one informację publiczną w rozumieniu ustawy oraz czy nie zachodzą przesłanki do odmowy ponownego wykorzystania informacji publicznej.

§5

W przypadku gdy:

1) żądana informacja nie stanowi informacji publicznej w rozumieniu ustawy albo

2) w Urzędzie brak jest wnioskowanej informacji,

należy, bez zbędnej zwłoki, w terminie nie dłuższym niż 7 dni od dnia złożenia wniosku, powiadomić o tym wnioskodawcę.

§6

1. Jeżeli wnioskodawca występuje z wnioskiem o ponowne wykorzystanie informacji publicznej, która nie została opublikowana w BIP lub udostępniona w inny sposób, to komórka merytoryczna:

1) przekazuje wnioskodawcy tę informację w celu ponownego wykorzystywania bez ograniczenia warunkami lub bez nakładania opłaty za ponowne wykorzystywanie informacji publicznej, lub

2) przedstawia wnioskodawcy ofertę zawierającą warunki ponownego wykorzystywania wnioskowanej informacji lub wysokość opłat za ponowne wykorzystywanie informacji publicznej ustaloną zgodnie z § 7, lub

3) odmawia ponownego wykorzystywania informacji publicznej.

2. Jeżeli wnioskodawca zwraca się o określenie warunków ponownego wykorzystywania informacji publicznej, którą już dysponuje lub o określenie wysokości opłat za jej udostępnienie w celu ponownego wykorzystywania, to komórka merytoryczna:

1) zawiadamia go o braku ograniczenia warunkami jej ponownego wykorzystywania lub braku opłat, lub

2) przedstawia ofertę zawierającą takie warunki lub wysokość opłaty ustaloną zgodnie z § 7.

3. Przyjęcie oferty następuje poprzez złożone przez wnioskodawcę oświadczenia i skutkuje przekazaniem informacji do ponownego wykorzystywania na warunkach lub za opłatą wskazanymi w ofercie.

§7

1. Gdy w wyniku udostępnienia informacji publicznej na wniosek komórka merytoryczna ma ponieść dodatkowe koszty związane ze wskazanym we wniosku sposobem przygotowania informacji, może ona pobrać od wnioskodawcy opłatę w wysokości odpowiadającej tym kosztom.

2. Opłata jest ustalana indywidualnie i musi odpowiadać rzeczywistym kosztom udostępnienia informacji wynikającym z realizacji danego wniosku.

3. Nie pobiera się opłaty, jeżeli jej wysokość nie przekracza kwoty 10 zł.

4. Komórka merytoryczna informuje Wydział Organizacyjny o zamiarze naliczenia opłaty. Wydział Organizacyjny opiniuje pisemnie zasadność pobrania opłaty i jej wysokość ze szczególnym uwzględnieniem konieczności zapewnienia równego traktowania wnioskodawców. Opinia Wydziału Organizacyjnego jest dla komórek merytorycznych wiążąca.

§8

Komórki merytoryczne przekazują kopie zawiadomień, ofert i wezwań, o których mowa w § 2 ust. 3 i 4, § 5, § 6 ust. 1 pkt 2 i ust. 2, w formie elektronicznej, Wydziałowi Organizacyjnemu.

§9

1. Odmowa ponownego wykorzystania informacji publicznej następuje, w przypadkach przewidzianych ustawą, w drodze decyzji wydawanej przez osobę upoważnioną.

2. Projekt decyzji przesyła się do konsultacji Wydziałowi Organizacyjnemu, który zajmuje pisemne stanowisko co do zasadności jej wydania.

3. Projekt decyzji wymaga opinii radcy prawnego lub adwokata wykonującego obsługę prawną Urzędu.

§ 10

1. Kierownicy komórek organizacyjnych organizują pracę podległych komórek w sposób gwarantujący realizację prawa do ponownego wykorzystania informacji publicznej oraz przestrzeganie Instrukcji.

2. Kierownicy komórek merytorycznych mogą wyznaczyć koordynatorów ponownego wykorzystania informacji publicznej.

3. Do zadań kierownika komórki merytorycznej bądź koordynatora dostępu do informacji publicznej należy udzielanie odpowiedzi na wniosek oraz prowadzenie korespondencji z wnioskodawcą, w tym podpisywanie pism.

§ 11

Instrukcja wchodzi w życie z dniem podpisania.

Objaśnienia

[1] Model zarządzania Przyjęty we wzorze model zarządzania, tj. powierzenie jednej z komórek organizacyjnych funkcji koordynatora w zakresie udostępniania informacji, zapewnia spójność podejmowanych działań oraz pozwala szybko rozstrzygać powstające pomiędzy komórkami spory o właściwość, co jest istotne z uwagi na skrócone względem KPA terminy do rozpoznania wniosku.

[2] Komórki organizacyjne Nazwy komórek organizacyjnych zależą od struktury przyjętej w regulaminie organizacyjnym jednostki.

[3] Wzór wniosku Stosowanie wzoru wniosku określonego w powołanym rozporządzeniu jest obligatoryjne. Jest to kolejna rozbieżność w porównaniu z trybem udostępniania informacji publicznej.

[4] Wezwanie do uzupełnienia braków Wezwanie do uzupełnienia braków powinno zawierać pouczenie, że ich nieusunięcie w terminie 7 dni od dnia otrzymania wezwania spowoduje pozostawienie wniosku bez rozpoznania. Wyłączną podstawą takiego działania są przepisy ustawy o dostępie do informacji publicznej, w wezwaniu nie należy powoływać się na KPA. Fakultatywnie organ może odmówić ponownego wykorzystania informacji publicznej, jeżeli jej opracowywanie spowoduje konieczność podjęcia nieproporcjonalnych działań przekraczających proste czynności. Decyzja ta ma charakter uznaniowy i wymaga każdorazowego szczegółowego uzasadnienia.

[5] Termin Termin do rozpoznania wniosku o ponowne wykorzystanie informacji został wydłużony w stosunku do terminu na rozpoznanie wniosku o udostępnienie informacji publicznej, który wynosi co do zasady 7 dni.

[6] Przekazywanie wniosku Organ nie ma obowiązku przekazywania wniosku o ponowne wykorzystanie informacji publicznej zgodnie z właściwością, art. 14 KPA się nie stosuje.

[7] Odmowa Przesłanki do odmowy ponownego wykorzystania informacji publicznej są następujące: ochrona informacji niejawnych oraz innych tajemnic ustawowo chronionych, prywatność osoby fizycznej, tajemnica przedsiębiorcy oraz możliwość naruszenia przez ponowne wykorzystanie informacji publicznej prawa własności intelektualnej przysługującego podmiotom trzecim. Odmowa każdorazowo następuje w drodze decyzji administracyjnej.

[8] Opłata Sądy administracyjne przyjmują, iż nie ma podstaw do ustalania stawek opłat pokrywających koszty udostępnienia informacji publicznej w generalnym i abstrakcyjnym akcie wewnętrznym (wyrok WSA w Warszawie z 12 stycznia 2012 r., II SA/Wa 1811/11, Legalis).

[9] Minimalna kwota opłaty Warto rozważyć ustalenie minimalnej kwoty, do wysokości której nie będą pobierane opłaty, gdyż koszty pisemnego powiadamiania wnioskodawcy o wysokości opłaty i prowadzenia z nim korespondencji w tym zakresie mogą przewyższać kwotę naliczonej opłaty. Proponowane rozwiązanie jest zasadne z ekonomicznego punktu widzenia.