Instrukcja gospodarki drukami ścisłego zarachowania

Prawo

finansowe

Kategoria

instrukcja

Klucze

anulowanie druków, druki ścisłego zarachowania, ewidencja, gospodarka, inwentaryzacja, kontrola, przechowywanie dokumentacji, spisy z natury, zapobieganie nadużyciom

Instrukcja gospodarki drukami ścisłego zarachowania jest dokumentem określającym zasady dotyczące zamawiania, przechowywania i wydawania druków służbowych. W dokumencie znajdziesz precyzyjne wytyczne, które pozwolą Ci efektywnie zarządzać obiegiem dokumentów w Twojej firmie.

INSTRUKCJA EWIDENCJI I GOSPODARKIDRUKAMI ŚCISŁEGO ZARACHOWANIAOśrodka Pomocy Społecznej w ul. Kwiatowa 1, 00-000 WarszawaUstalenia ogólne§ 1.

1. Druki ścisłego zarachowania są to formularze powszechnego użytku, w zakresie których obowiązuje specjalna ewidencja, mająca zapobiegać ewentualnym nadużyciom, wynikającym z ich stosowania.

2. Druki ścisłego zarachowania podlegają oznakowaniu (ponumerowaniu), ewidencji, kontroli i zabezpieczeniu. Ewidencję druków ścisłego zarachowania prowadzi się w specjalnie do tego celu założonej księdze, tj. w Księdze druków ścisłego zarachowania. W księdze tej rejestruje się – pod odpowiednią datą – liczbę i numery przyjętych i wydanych oraz zwróconych formularzy i wprowadza się każdorazowo stan poszczególnych druków ścisłego zarachowania.

Przyjmowanie druków§ 2.

1. Do druków ścisłego zarachowania zalicza się formularze:

– kasa wypłaci – KW;

– kasa przyjmie – KP;

– arkusz spisu z natury (po ich ponumerowaniu);

– czeki gotówkowe;

– kwitariusze przychodowe;

– karty drogowe.

2. Dokładna ewidencja i kontrola obrotu tymi drukami stanowi podstawę gospodarki drukami ścisłego zarachowania. Ewidencja drukami ścisłego zarachowania polega na:

– przyjęciu druków ścisłego zarachowania niezwłocznie po ich otrzymaniu, w tym również sprawdzenie – ze specyfikacją (rachunkiem, fakturą) wystawioną przez Drukarnia "Alfa" – liczby druków oraz ewentualnie ich serii i numerów;

– bieżącym wpisaniu przychodu, rozchodu i zapasów druków w księdze druków ścisłego zarachowania;

– oznaczeniu numerem ewidencyjnym druków nieposiadających serii i numerów nadanych przez drukarnię.

3. Pracownikiem odpowiedzialnym za prawidłową gospodarkę, ewidencję i zabezpieczenie druków ścisłego zarachowania jest pracownik wyznaczony przez dyrektora jednostki, który złożył oświadczenie o przyjęciu odpowiedzialności za ewidencję i gospodarkę drukami ścisłego zarachowania (wzór nr 1). Pracownik jest zobowiązany do należytego przechowywania tych druków w miejscu zabezpieczonym przed kradzieżą lub zniszczeniem.

Druki nienumerowane§ 3.

1. Oznaczenia druków ścisłego zarachowania, które nie posiadają nadanych przez drukarnię serii i numerów, dokonuje się w następujący sposób:

1) każdy egzemplarz druku należy oznaczyć kolejnym numerem ewidencyjnym;

2) obok numeru druku ścisłego zarachowania odpowiedzialny za ewidencję druków pracownik stawia swój podpis Jan Kowalski;

3) w przypadku druków broszurowych (w blokach) należy dodatkowo na okładce każdego bloku odnotować (dotyczy to również druków posiadających serie i numery nadane w drukarni):

– numer kolejny bloku,

– numery kart bloku od nr. 1234 do nr. 2345,

– liczbę kart bloku poświadczoną podpisem Anna Nowak osoby odpowiedzialnej za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania.

2. Poszczególne bloki dowodów wpłaty i wypłaty należy ponumerować w momencie przyjęcia i zaprzychodować w księdze druków ścisłego zarachowania. Poszczególne karty bloków należy numerować bezpośrednio przed wydaniem ich do użytku, w celu zachowania ciągłości numerów w ciągu roku. Na okładce należy wpisać numery kart bloku. Po wyczerpaniu bloku, przy wydawaniu następnego na okładce należy wpisać okres od 01.01.2023 do 31.12.2023, w którym druki zostały wykorzystane.

3. Sposób numerowania kart drogowych podany jest na okładce bloku. Pozostałe druki ścisłego zarachowania należy numerować w sposób uniemożliwiający ich zmianę, np. poprzez ustalenia znaku i serii, nadanie numeru porządkowego łamanego przez rok i podpis Jan Kowalski przez osobę odpowiedzialną za ewidencję druków ścisłego zarachowania.

4. Niedopuszczalne jest wydawanie do użytku druków nieujętych w ewidencji oraz nieposiadających wszystkich wyżej wymienionych oznaczeń.

Ewidencja druków§ 4.

1. Ewidencję wszystkich druków ścisłego zarachowania należy prowadzić odrębnie dla każdego rodzaju bloku w księdze o ponumerowanych stronach. Na ostatniej stronie należy wpisać: „księga zawiera 50 stron, słownie: pięćdziesiąt, kolejno ponumerowanych, podpis dyrektora lub głównego księgowego lub osób przez nich upoważnionych”.

2. Zapisy w księdze druków ścisłego zarachowania powinny być dokonywane czytelnie długopisem. Niedopuszczalne jest jakiekolwiek wycieranie lub wyskrobywanie omyłkowych zapisów. Omyłkowy zapis należy przekreślić, tak aby można było odczytać i wpisać zapis prawidłowy. Osoba dokonująca poprawki powinna obok naniesionej zmiany umieścić swój podpis Jan Kowalski i data 2023-10-27 dokonania tej czynności.

3. Podstawę zapisów w księdze druków ścisłego zarachowania stanowią:

– dla przychodu – kserokopia rachunku (faktury) Drukarnia "Alfa", ewentualnie dowodu przyjęcia;

– dla rozchodu – pokwitowanie osoby upoważnionej do odbioru druków w odpowiednim miejscu w księdze druków.

4. Wydanie druków ścisłego zarachowania powinno nastąpić po rozliczeniu poprzednio pobranych druków.

5. Druki ścisłego zarachowania, księgi ewidencyjne oraz wszelką dokumentację dotyczącą gospodarki drukami ścisłego zarachowania należy przechowywać przez okres 5 lat. Dotyczy to także druków anulowanych.

6. Błędnie wypełnione druki powinny być anulowane przez przekreślenie i wpisanie adnotacji „anulowano”, wraz z datą 2023-10-27 i czytelnym podpisem Jan Kowalski osoby dokonującej tych czynności. Anulowane druki, o ile są broszurowe, należy pozostawić w bloku, a luźne druki należy przechowywać w przeznaczonym do tego celu segregatorze lub teczce.

Kontrola druków§ 5.

1. Druki ścisłego zarachowania podlegają kontroli nie rzadziej niż raz w roku. Kontrola druków polega na stwierdzeniu zgodności druków będących na stanie rzeczywistym ze stanem wykazanym w ewidencji druków, o której mowa w § 1 instrukcji. Kontrolę druków przeprowadza główny księgowy lub osoba przez niego upoważniona. Kierownik jednostki może zarządzić komisyjną kontrolę stanu druków w drodze spisu z natury, która kończy się protokołem (wzór nr 2), stwierdzającym zgodność lub niezgodność liczby druków z ewidencją prowadzoną w księdze druków ścisłego zarachowania.

2. W przypadku zaginięcia (zgubienia lub kradzieży) druków ścisłego zarachowania należy niezwłocznie przeprowadzić inwentaryzacje druków oraz ustalić liczbę i cechy (numery, serie, pieczęcie) zaginionych druków.

3. Po stwierdzeniu zaginięcia druków ścisłego zarachowania należy:

– sporządzić protokół zaginięcia;

– w uzasadnionych przypadkach, gdy zachodzi podejrzenie przestępstwa – zawiadomić policję.

4. Wszystkie zawiadomienia o zaginięciu druków ścisłego zarachowania powinny zawierać następujące dane:

– liczbę zaginionych druków luźnych, względnie bloków, z podaniem liczby egzemplarzy w każdym komplecie druków;

– dokładne cechy zaginionych druków – 12345, ABC nadana przez drukarnię lub numery druków numerowane we własnym zakresie, symbol druku oraz rodzaje i nazwy pieczęci;

– data 2023-10-26 zaginięcia druków;

– opis Druki zginęły podczas transportu. zaginięcia druków;

– miejsce Warszawa zaginięcia druków;

– nazwa OPS nazwa i adres ul. Kwiatowa 1, 00-000 Warszawa jednostki ewidencjonującej druki.

4. W przypadku ewentualnego zniszczenia druków ścisłego zarachowania należy sporządzić protokół (wzór nr 3), który powinien być przechowywany w aktach prowadzonych przez osobę odpowiedzialną za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania.

Wzór nr 1 – oświadczenie o przyjęciu odpowiedzialności za ewidencję i gospodarkę drukami ścisłego zarachowania.

OŚWIADCZENIEO PRZYJĘCIU ODPOWIEDZIALNOŚCI ZA EWIDENCJĘ I GOSPODARKĘDRUKAMI ŚCISŁEGO ZARACHOWANIA

Ja niżej podpisana Anna Nowak, zatrudniona w Ośrodku Pomocy Społecznej w ul. Kwiatowa 1, 00-000 Warszawa:

1. Przyjmuję na siebie pełną odpowiedzialność za ewidencję i gospodarkę drukami ścisłego zarachowania, które zostaną mi powierzone z zachowaniem właściwego trybu.

2. Przyjmuję do wiadomości, że z odpowiedzialności, o której mowa w pkt 1, wynikają dla mnie następujące konsekwencje:

– obowiązek rozliczenia się z powierzonych druków na każde zasadne żądanie Drukarnia "Alfa";

– prowadzenie ewidencji i przechowywanie ww. druków, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie zasadami.

3. Nie zgłaszam żadnych zastrzeżeń odnośnie warunków pracy, w których mam wykonywać pracę pracownika odpowiedzialnego za ewidencję i gospodarkę drukami ścisłego zarachowania, oraz zobowiązuję się do niezwłocznego powiadomienia dyrektora o wszelkich przeszkodach w wykonywaniu pracy, które ewentualnie mogą zaistnieć w przyszłości.

4. Zostałam zapoznana z treścią obowiązującej Instrukcji ewidencji i gospodarki drukami ścisłego zarachowania w Ośrodku Pomocy Społecznej w ul. Kwiatowa 1, 00-000 Warszawa.

dnia: 2023-10-27 podpis Anna Nowak(podpis pracownika)

Oświadczenia niniejsze zostało złożone w mojej obecności:

Data: 2023-10-27 podpis Jan Kowalski(podpis)

Wzór nr 2 – protokół z inwentaryzacji druków ścisłego zarachowania.

Protokół nr 123z inwentaryzacji druków ścisłego zarachowania przeprowadzonej w dniu 2023-10-27 r. od godz.: 08:00 do godz.: 10:00 przez zespół w składzie:

1. Jan Kowalski

2. Anna Nowak

3. Piotr Wiśniewski

Inwentaryzację przeprowadzono w obecności osoby odpowiedzialnej za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania Anna Nowak

W toku inwentaryzacji spisano następujące druki:

Lp. NAZWA SERIA NUMER LICZBA UWAGI

1. KW ABC 12345 100 Brak uwag

2. KP DEF 67890 50 Brak uwag

Stwierdzono różnicę pomiędzy stanem faktycznym a stanem ewidencyjnym w odniesieniu do nw. druków:

Brak różnic.

Inwentaryzację przeprowadzono z powodu: Rutynowa kontrola.

Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach

podpis Anna Nowak(podpis osoby odpowiedzialnej za ewidencję i gospodarkę drukami ścisłego zarachowania)

1. podpis Jan Kowalski

2. podpis Anna Nowak

3. podpis Piotr Wiśniewski(podpisy osób uczestniczących w inwentaryzacji)

Wzór nr 3 – protokół z likwidacji druków ścisłego zarachowania.

Protokół Nr 456z likwidacji druków ścisłego zarachowania przeprowadzonej w dniu 2023-10-27 od godz. 11:00 do godz. 12:00 przez zespół w składzie:

1. Jan Kowalski

2. Anna Nowak

3. Piotr Wiśniewski

Likwidację przeprowadzono w obecności osoby odpowiedzialnej za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania Anna Nowak

W toku likwidacji spisano następujące druki:

Lp. NAZWA SERIA NUMER LICZBA UWAGI

1. KW ABC 12345 10 Zniszczone

Uwagi:

Druki zniszczone z powodu zalania.

Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach.

podpis Anna Nowak(podpis osoby odpowiedzialnej za ewidencję i gospodarkę drukami ścisłego zarachowania)

1. podpis Jan Kowalski

2. podpis Anna Nowak

3. podpis Piotr Wiśniewski(podpisy osób uczestniczących w inwentaryzacji)

Podsumowując, instrukcja gospodarki drukami ścisłego zarachowania stanowi niezbędne narzędzie dla każdej firmy, dbającej o porządek i skuteczną wymianę informacji. Dzięki zastosowaniu opisanych w nim procedur, zapewnisz płynność w obiegu dokumentów i unikniesz zbędnego chaosu.