Instrukcja ewidencji środków trwałych

Załącznik Nr 1 do zarządzenia Dyrektora Muzeum Narodowego w Krakowie Nr 12/2024

w sprawie wprowadzenia instrukcji ewidencji środków trwałych

 

Instrukcja

ewidencji środków trwałych zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów

z dnia 30 grudnia 2019 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych

(Dz.U. z 2019 r. poz. 2426)

 

§1

1. Do środków trwałych zalicza się w szczególności:

1) grunty (w tym prawo użytkowania wieczystego gruntu);

2) budynki, lokale, prawa do lokali oraz obiekty inżynierii lądowej i wodnej, ujęte w KŚT w grupach 1 i 2;

3) urządzenia techniczne i maszyny, ujęte w KŚT w grupach 3, 4, 5 i 6;

4) środki transportu, ujęte w KŚT w grupie 7;

5) inne środki trwałe, ujęte w KŚT w grupie 9.

2. Ulepszenia (przebudowa, rozbudowa, rekonstrukcja, adaptacja, modernizacja) w obcych środkach trwałych są klasyfikowane do odpowiednich grup KŚT, w zależności od środka trwałego, którego dotyczą.

3. Środki trwałe stanowiące aktywa instytucji kultury użytkowane na podstawie umowy leasingu są klasyfikowane do odpowiednich grup KŚT, w zależności od środka trwałego, którego dotyczą.

4. Środki trwałe ewidencjonuje się według KŚT w sposób następujący: x grupa, xx podgrupa, xxx rodzaj – zgodnie z KŚT. Ponadto wprowadza się zbiór w ramach danego rodzaju, zgodnie z § 2, oznaczany xxx-xx.

5. Środki trwałe o wartości powyżej 10 000 zł (kwota zgodna z zapisami polityki rachunkowości, różnicująca środki trwałe niskocenne; może to być kwota wynikająca z przepisów podatkowych, tj. 10 000 zł, lecz nie musi) wprowadza się do ewidencji w następujący sposób: skrócona nazwa jednostki/rok przyjęcia do używania środka trwałego/numer grupy zgodnie z KŚT/numer podgrupy zgodnie z KŚT/numer rodzaju zgodnie z KŚT/numer zbioru zgodnie z § 2, jeżeli jest wprowadzony/kolejny numer inwentarzowy.

6. Środki trwałe o wartości początkowej poniżej 10 000 zł (kwota np. 500 zł; do 9 999 zł) oznacza się następująco: skrócona nazwa jednostki/rok przyjęcia do używania środka trwałego/miejsce użytkowania środka trwałego/kolejny nr inwentarzowy.

7. Indywidualny numer inwentarzowy jest nadawany na cały okres eksploatacji środka trwałego.

8. Raz nadany numer inwentarzowy nie może być użyty ponownie dla innego środka trwałego.

9. Numer inwentarzowy ujmuje się w dowodzie OT oraz w indywidualnej karcie środka trwałego, księdze inwentarzowej oraz innych stosowanych dokumentach i zbiorach.

10. Numer inwentarzowy na danym środku trwałym umieszcza się w sposób trwały w łatwo dostępnym, widocznym miejscu, tak aby umożliwić jego odczytanie podczas inwentaryzacji.

11. Przyjęcie środka trwałego wiąże się z wystawieniem dokumentu księgowego OT (przyjęcie środka trwałego), który powinien zawierać: nazwę oraz adres instytucji, numer kolejny OT, datę wystawienia, nazwę środka trwałego, charakterystykę środka trwałego, miejsce użytkowania środka trwałego, datę oraz numer dowodu nabycia środka trwałego, wartość środka trwałego, metodę i stawkę amortyzacji, symbol KŚT, numer inwentarzowy, podpisy zespołu przyjmującego środek trwały.

 

§2

Wprowadza się następujące zbiory:

1. W ramach grupy 487:

1) 487-01 – komputery stacjonarne (jednostki centralne, monitor, klawiatura, myszka) bez monitorów stanowiących odrębne urządzenie;

2) 487-02 – monitory komputerowe stanowiące odrębne urządzenie;

3) 487-03 – laptopy, notebooki;

4) 487-04 – urządzenia wielofunkcyjne (ksera, drukarki, kopiarki, faksy);

5) 487-05 – serwery;

6) 487-06 – terminale mobilne;

7) 487-07 - tablety.

2. W ramach grupy 622:

1) 622-01 – odtwarzacze CD i DVD;

2) 622-02 – rzutniki multimedialne.

3. W ramach grupy 623:

1) 623-01 – stacjonarne aparaty telefoniczne;

2) 623-02 – telefony komórkowe, smartfony;

3) 623-03 – modemy i routery.

4. W ramach grupy 662: 662-01 – projektory przenośne, rzutniki multimedialne, rzutniki do przeźroczy.

5. W ramach grupy 669:

1) 669-01 – kasy fiskalne;

2) 669-02 – aparaty fotograficzne.

6. W ramach grupy 803:

1) 803-1 – kserokopiarki;

2) 803-2 – niszczarki;

3) 803-3 – bindownice, laminownice.

7. W ramach grupy 809:

1) 809-01 – krzesła, taborety;

2) 809-02 – biurka, stoły;

3) 809-03 – lodówki;

4) 809-04 – kuchenki mikrofalowe, gazowe, płyty indukcyjne;

5) 809-05 – ekspresy kawowe, wyciskarki do owoców;

6) 809-06 – tablice suchościeralne;

7) 809-08 – lustra;

8) 809-09 – kasy pancerne, sejfy.

 

§3

1. W książce inwentarzowej jest prowadzona ilościowa ewidencja pozaksięgowa, która służy ujęciu rzeczowych aktywów o przewidywanym okresie użyteczności krótszym niż rok lub o niskiej wartości pieniężnej: 500 zł (przykładowo: środki trwałe niskocenne od 100 zł do 499 zł, ujęte również na koncie pozabilansowym).

2. Środki trwałe z ewidencji ilościowej są objęte doraźną kontrolą, inwentaryzacją okresową oraz zdawczo-odbiorczą.

3. Wykaz środków rzeczowych, które podlegają wpisowi do ewidencji pozaksięgowej (bez ujmowania na koncie pozabilansowym), obejmuje:

1) lustra;

2) firany i zasłony;

3) szyldy;

4) kwietniki i skrzynki na kwiaty;

5) kosze na śmieci, kubły, wiadra, mopy;

6) kalkulatory;

7) apteczki;

8) dozowniki mydła, suszarki do rąk;

9) lampy biurowe;

10) urządzenia pamięci przenośnej (pendrive), karty pamięci, zewnętrzne nośniki pamięci (dyski zewnętrzne);

11) myszy i klawiatury komputerowe;

12) zastawy stołowe, naczynia, sztućce;

13) drobne narzędzia biurowe.

4. Likwidacji środków rzeczowych nienadających się do dalszego użytkowania z ewidencji pozaksięgowej dokonuje trzyosobowa komisja powołana przez dyrektora Głównego Księgowego instytucji. Po oględzinach środków rzeczowych zgłoszonych do likwidacji komisja sporządza protokół i dokonuje ich fizycznej likwidacji zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie wewnętrznymi zarządzeniami.