Instrukcja rozliczania kosztów pracy zdalnej

Instrukcja rekompensowanie pracownikom wydatków związanych z pracą zdalną w Software Solutions Sp. z o.o.

1. Osoba odpowiedzialna za sprawy kadrowe przygotowuje zestawienie obejmujące Annę i Kowalską osób wykonujących pracę w podziale na formę zatrudnienia, tj.:

1) umowa o pracę;

2) umowa cywilnoprawna;

3) umowa z osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą.

2. W przypadku gdy w Software Solutions Sp. z o.o. funkcjonuje organizacja związkowa, ustalenia w sprawie pracy zdalnej należy poprzedzić konsultacjami z tą organizacją. W przypadku gdy w Software Solutions Sp. z o.o. funkcjonuje więcej niż jedna organizacja związkowa, wówczas należy przeprowadzić konsultacje z wszystkimi organizacjami.

3. Zasady stosowania pracy zdalnej, po przeprowadzeniu konsultacji z organizacjami związkowymi, należy spisać w formie porozumienia.

4. Porozumienie, o którym mowa wyżej, określa w szczególności:

1) kategorie pracowników, których dotyczyć będzie możliwość wykonywania pracy zdalnej;

2) rodzaje dopuszczalnej pracy zdalnej;

3) tryb wnioskowania pracownika o pracę zdalną;

4) tryb podejmowania decyzji o skierowaniu pracownika do pracy zdalnej oraz okoliczności, w jakich jest to możliwe;

5) kategorie pracowników, których możliwość wykonywania pracy zdalnie, z uwagi na charakter wykonywanej pracy, nie dotyczy;

6) zasady pokrywania kosztów organizacji pracy zdalnej bądź wypłaty ekwiwalentu, bądź ryczałtu;

7) kategorie wydatków, do których pokrycia zobowiązuje się pracodawca (w przypadku wyboru pokrycia kosztów pracy zdalnej);

8) sposób wyliczania ekwiwalentu bądź ryczałtu, a także częstotliwość jego wypłacania (w przypadku wyboru wypłacania ekwiwalentu bądź ryczałtu).

5. Osoba odpowiedzialna za sprawy kadrowe, w porozumieniu z kierownikiem jednostki, ustala jedną z poniższych zasad rozliczania się z pracownikami z tytułu wykonywania pracy zdalnej:

1) dostarczenie niezbędnych materiałów na koszt pracodawcy;

2) ekwiwalent pieniężny na pokrycie kosztów pracy zdalnej;

3) ryczałt na pokrycie kosztów pracy zdalnej.

6. W przypadku gdy podjęta zostanie decyzja o stosowaniu ryczałtu, jego wysokość powinna odzwierciedlać wysokość przewidywanych kosztów ponoszonych przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.

7. Przez ekwiwalent rozumie się zwrot kosztów poniesionych przez pracownika na potrzeby samodzielnej organizacji miejsca pracy wykonywanej zdalnie.

8. W przypadku gdy podjęta zostanie decyzja o stosowaniu ekwiwalentu, tryb jego wypłaty jest następujący:

1) pracownik w terminie do 10-tego dnia następnego miesiąca składa do działu kadr wniosek o wypłatę ekwiwalentu wraz z załącznikami potwierdzającymi wysokość faktycznie poniesionych kosztów w poprzednim miesiącu;

2) załącznikami mogą być np. faktury za energię elektryczną za lipiec rozliczeniowy, wskazujące cenę za 1 kWh energii oraz dowody (np. zdjęcia licznika) pokazujące ilość zużytej energii elektrycznej w godzinach pracy;

3) pracownik przedstawia oświadczenie wskazujące, jaki procent zużytych kosztów energii elektrycznej dotyczył pracy zdalnej. W razie braku przedstawienia oświadczenia przyjmuje się, że wskaźnik ten wynosi 20%;

4) dział kadr weryfikuje prawidłowość dokonanych wyliczeń oraz wiarygodność przedstawionych załączników;

5) w razie wątpliwości, co do prawidłowości przedstawionych wyliczeń bądź wiarygodności przedstawionych załączników, dział kadr zwraca się do pracownika o przedstawienie stosownych wyjaśnień;

6) dział kadr przekazuje do kierownika jednostki podpisany wniosek o wypłatę ekwiwalentu;

7) kierownik jednostki podpisuje wniosek i przekazuje do realizacji do działu księgowości;

8) dział księgowości dokonuje płatności ekwiwalentu.

9. Przez ryczałt rozumie się ustaloną z góry kwotę na pokrycie przewidywanych kosztów ponoszonych przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.

10. Wysokość ryczałtu przysługującego pracownikom ustala się, uwzględniając następujące elementy:

1) Godzinne zużycie energii elektrycznej przez komputer – 0.15 kWh;

2) Godzinne zużycie energii elektrycznej na oświetlenie – 0.05 kWh;

3) przeciętna liczba przepracowanych godzin w miesiącu – 168;

4) Miesięczne zużycie prądu na potrzeby wykonywania pracy zdalnej – 33.6 kWh;

5) przeciętna stawka 1 kWh energii elektrycznej oferowana przez sprzedawców energii – 0.80 zł;

6) wysokość ryczałtu w części pokrywającej zużycie energii elektrycznej – 26.88 zł;

7) przeciętna wysokość abonamentu za Internet – 80 zł;

8) przeciętny okres używania Internetu w ciągu dnia – 8 godzin;

9) przeciętna stawka Internetu za 1 godzinę – 0.33 zł;

10) wysokość ryczałtu w części pokrywającej używanie Internetu – 26.40 zł;

11) łączna wysokość ryczałtu miesięcznego – 53.28 zł.

11. Wyliczony wyżej ryczałt przysługuje pracownikom wykonującym przynajmniej jeden dzień pracy zdalnej.

12. Ryczałt nie przysługuje pracownikom, którzy w danym miesiącu przez wszystkie dni robocze przebywali na urlopie bezpłatnym, urlopie płatnym bądź nie wykonywali pracy z innych (zarówno uzasadnionych, jak i nieuzasadnionych) przyczyn.

Jan Nowak

Podpis kierownika jednostki