Instrukcja inwentaryzacyjna

Załącznik Nr 1

do zarządzenia Dyrektora Nr 12/2023

...........................................................

(Zakład Produkcji Mebli "Drewnex")

Instrukcja inwentaryzacyjna

...................................................

(Zakład Produkcji Mebli "Drewnex")

§1

Podstawy prawne i merytoryczne

Instrukcja reguluje zasady funkcjonowania inwentaryzacji w Zakład Produkcji Mebli "Drewnex" i została opracowana na podstawie ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 217 ze zm.), komunikatu Nr 12 Ministra Finansów z dnia 15 października 2001 r. w sprawie ogłoszenia uchwały Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie przyjęcia stanowiska Komitetu w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów (Dz.Urz. MF z 2001 r. poz. 44) oraz komunikatu Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 grudnia 2017 r. w sprawie ogłoszenia uchwały Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie przyjęcia Krajowego Standardu Rachunkowości Nr 11 „Środki Trwałe” (Dz.Urz. MRiF z 2017 r. poz. 24). Dodatkowo w kwestiach organizacyjno-technicznych i proceduralnych oparto się na przepisach Kodeksu pracy i Kodeksu cywilnego, a w szczególności na wypracowanych przez praktykę zasadach rachunkowości i zwyczajach.

§2

Cel i istota inwentaryzacji

1. Inwentaryzację przeprowadza się na mocy zarządzenia wewnętrznego.

2. Celem inwentaryzacji jest ustalenie faktycznego stanu pasywów i aktywów oraz:

1) doprowadzenie danych wynikających z ksiąg rachunkowych do zgodności ze stanem rzeczywistym;

2) rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone im mienie;

3) dokonanie oceny gospodarczej przydatności składników majątku;

4) przeciwdziałanie nieprawidłowościom występującym w gospodarce majątkowej.

3. Za prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji odpowiedzialny jest dyrektor instytucji, z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury.

§3

Techniki inwentaryzacyjne i ich zakres przedmiotowy

1. Inwentaryzacji stanu aktywów, pasywów oraz innych składników dokonuje się w drodze:

1) spisu z natury;

2) uzgodnienia sald z bankami, odbiorcami i innymi kontrahentami instytucji;

3) porównania stanów wynikających z ksiąg rachunkowych z danymi wynikającymi ze stosownych dokumentów oraz ewentualnej weryfikacji danych ewidencyjnych (weryfikacja sald).

2. W drodze spisu z natury ustala się stan następujących składników aktywów:

1) znajdujących się w kasach krajowych i zagranicznych środków pieniężnych;

2) środków trwałych własnych i obcych znajdujących się w eksploatacji lub wyłączonych z eksploatacji, będących w zapasie, przekazanych do likwidacji, z wyłączeniem gruntów oraz środków trwałych trudno dostępnych;

3) maszyn i urządzeń stanowiących składniki środków trwałych w budowie;

4) rzeczowych składników aktywów obrotowych (materiałów podstawowych, pomocniczych, biurowych, surowców, środków czystości – części zapasowych i zamiennych, opakowań, towarów, wyrobów gotowych, półfabrykatów, produkcji w toku oraz innych składników, w tym objętych jedynie ewidencją ilościową na kontach pozabilansowych, a także obcych).

3. Spisem z natury obejmuje się też własne rzeczowe składniki majątku ujęte w ilościowej ewidencji pozabilansowej.

4. Uzgodnienie stanów składników majątkowych (aktywów), źródeł ich pochodzenia (pasywów) i pozostałych sald w formie uzyskania od banków i kontrahentów (dostawców, odbiorców itp.) potwierdzeń wielkości danych wykazanych w księgach rachunkowych na określony dzień stosuje się do:

1) środków pieniężnych wyrażonych w złotych polskich i w walutach obcych, a także lokat pieniężnych znajdujących się na rachunkach bankowych, jak również stanów kredytów i pożyczek zaciągniętych w bankach;

2) rozrachunków (należności) i pożyczek, z wyłączeniem rozrachunków publicznoprawnych, rozrachunków z osobami nieprowadzącymi ksiąg, w tym z pracownikami, oraz należności spornych i wątpliwych;

3) powierzonych kontrahentom własnych składników majątkowych i innych znajdujących się poza jednostką, z wyjątkiem przekazanych do przechowania wyspecjalizowanym firmom, przewoźnikom lub poczcie.

5. W drodze porównania z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji sald (stanów) wynikających z ewidencji księgowej inwentaryzuje się następujące aktywa i pasywa oraz inne składniki (obce, ujęte tylko ilościowo, warunkowe zobowiązania itp.):

1) grunty i trudno dostępne środki trwałe;

2) prawo wieczystego użytkowania gruntu;

3) wartości niematerialne i prawne;

4) należności sporne i wątpliwe;

5) rozrachunki o charakterze publicznoprawnym;

6) rozrachunki z pracownikami;

7) rozliczenia międzyokresowe kosztów (czynne i bierne) oraz przychodów;

8) kapitały, fundusze i rezerwy;

9) środki trwałe w budowie, z wyjątkiem maszyn i urządzeń stanowiących ich element;

10) ulepszenia w obcych środkach trwałych;

11) przychody przyszłych okresów, a także wszystkie pozostałe niewymienione wyżej składniki aktywów i pasywów.

5. Inwentaryzacji w drodze weryfikacji sald i porównania ich z dokumentacją podlegają również aktywa i pasywa, dla których nie było obowiązku inwentaryzacji lub nie udało się ich zinwentaryzować za pomocą spisu z natury lub potwierdzenia sald.

§4

Formy inwentaryzacji

1. Inwentaryzacja może być przeprowadzona w formie:

1) okresowej;

2) doraźnej (okolicznościowej) – w drodze spisu z natury, w przypadku wystąpienia np.:

a) wypadków losowych (tj. powodzi, zalania, pożaru, kradzieży itp.),

b) zmiany osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone im składniki majątkowe (np. w przypadku urlopu, choroby, przejścia na rentę lub emeryturę),

c) kontroli osób materialnie odpowiedzialnych (zwykle w terminach niezapowiedzianych),

d) kontroli zewnętrznej, zwłaszcza kontroli skarbowej,

e) likwidacji stanowiska lub likwidacji instytucji.

2. W przypadku zmiany osoby odpowiedzialnej materialnie można nie przeprowadzać inwentaryzacji składników majątkowych, jeżeli zmiana następuje na krótki czas, a osoby materialnie odpowiedzialne wyraziły pisemną zgodę na dalsze ponoszenie wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie, które zostało im powierzone.

§5

Metody inwentaryzacji

1. Metody inwentaryzacji obejmują:

1) inwentaryzację pełną – polegającą na ustaleniu na moment inwentaryzacji stanu wszystkich aktywów i pasywów;

2) inwentaryzację ciągłą – polegającą na sukcesywnym ustalaniu rzeczywistego stanu aktywów i pasywów;

3) inwentaryzację uproszczoną – polegającą na ustalaniu stanu faktycznego w sposób pośredni przez wykorzystanie metod zastępczych, np. porównania (weryfikacji), pomiaru lub szacunku.

2. Inwentaryzacja ciągła może być przeprowadzana pod warunkiem:

1) zachowania cyklu ustalonego zgodnie z ustawą o rachunkowości;

2) objęcia inwentaryzacją składników np. jednego rodzaju;

3) prowadzenia dla inwentaryzowanych składników ewidencji ilościowo-wartościowej oraz prowadzenia ewidencji tylko wartościowej – objęcia nią na dany dzień całego konkretnego pola spisowego.

3. Inwentaryzacja uproszczona może być przeprowadzona, jeżeli skutki tego uproszczenia (zgodnie z art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości, przy zachowaniu zasady istotności) nie wywrą negatywnego wpływu na prawidłowe, jasne i rzetelne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego instytucji.

§6

Terminarz i częstotliwość inwentaryzacji

1. Inwentaryzację w instytucji przeprowadza się w następujących terminach:

1) na ostatni dzień roku obrotowego metodą spisu z natury:

a) gotówki,

b) krótkoterminowych papierów wartościowych,

c) materiałów, towarów i produktów odpisanych w bieżące koszty w momencie zakupu, wytworzenia lub produkcji w toku;

2) na ostatni dzień roku obrotowego, z tym że inwentaryzację rozpocząć można w ciągu czwartego kwartału i zakończyć do 15 stycznia roku następnego:

a) w drodze uzyskania potwierdzenia salda:

– środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach bankowych,

– należności (z wyjątkiem tytułów publicznoprawnych, spornych, należności od pracowników, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych oraz innych aktywów i pasywów, o ile przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe),

– pożyczek i kredytów,

– własnych składników majątkowych powierzonych kontrahentom,

b) w drodze weryfikacji:

– gruntów i środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony,

– należności spornych i wątpliwych,

– należności i zobowiązań wobec pracowników,

– należności i zobowiązań z tytułów publicznoprawnych,

– inwestycji rozpoczętych,

– wartości niematerialnych i prawnych,

– udziałów w obcych podmiotach,

– funduszy specjalnych,

– zobowiązań i rezerw,

– przychodów przyszłych okresów,

– aktywów i pasywów ewidencjonowanych na kontach pozabilansowych (np. zobowiązania warunkowe);

3) na ostatni kwartał roku obrotowego do 15. dnia następnego roku – w drodze spisu z natury:

a) znajdujących się na terenie niestrzeżonym lub znajdujących się na terenie strzeżonym, lecz nieobjętych ewidencją ilościowo-wartościową zapasów: materiałów, towarów, półproduktów, wyrobów gotowych,

b) środków trwałych (z wyjątkiem gruntów i środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony) znajdujących się na terenie niestrzeżonym,

c) maszyn i urządzeń objętych inwestycją rozpoczętą, znajdujących się na terenie niestrzeżonym,

d) składników majątkowych objętych ewidencją ilościową,

e) składników majątkowych będących własnością obcych jednostek;

4) raz w ciągu 4 lat – w drodze spisu z natury – znajdujących się na terenie strzeżonym i objętych ewidencją ilościowo-wartościową zapasów: materiałów, towarów, półfabrykatów, wyrobów gotowych;

5) raz w ciągu 4 lat – w drodze spisu z natury – znajdujących się na terenie strzeżonym: środków trwałych (z wyjątkiem gruntów i tych, do których dostęp jest znacznie utrudniony), maszyn i urządzeń objętych inwestycją rozpoczętą.

2. Stan składników określonych w ust. 1 pkt 2 i 3 ustalony w drodze inwentaryzacji podlega porównaniu ze stanem wynikającym z ewidencji księgowej z dnia, na jaki przypadła data spisu (uzgodnienie salda, porównanie dokumentacji z ewidencją), nie późniejszy jednak niż ostatni dzień roku obrotowego. W przypadku przeprowadzenia inwentaryzacji składników po dniu bilansowym stan składników ustalony w drodze spisu lub uzgodnień czy weryfikacji koryguje się odpowiednio o obroty zaistniałe między dniem kończącym rok obrotowy a dniem rzeczywistego ich zinwentaryzowania.

3. Poza wymienionymi terminami inwentaryzację należy przeprowadzać:

1) na dzień zakończenia działalności jednostki – w odniesieniu do wszystkich składników aktywów i pasywów;

2) na dzień poprzedzający postawienie jednostki w stan likwidacji lub upadłości – w odniesieniu do wszystkich składników aktywów i pasywów;

3) w przypadku połączenia lub podziału jednostek – w odniesieniu do wszystkich składników aktywów i pasywów;

4) w dowolnym czasie na podstawie decyzji kierownika jednostki lub organu stanowiącego – w odniesieniu do wszystkich składników aktywów i pasywów;

5) w dowolnym czasie w razie zmian osobowych na stanowiskach pracy obciążonych odpowiedzialnością materialną – w odniesieniu do wybranych składników aktywów i pasywów lub wyodrębnionych komórek organizacyjnych jednostki, zgodnie z podziałem organizacyjnym;

6) w razie wystąpienia szkody lub okoliczności nadzwyczajnych – w odniesieniu do wybranych składników aktywów i pasywów lub wyodrębnionych komórek organizacyjnych jednostki, zgodnie z podziałem organizacyjnym;

7) zgodnie z planem inwentaryzacji ustalonym w jednostce;

8) według zaleceń biegłego rewidenta.

§7

Etapy inwentaryzacji

1. Czynności inwentaryzacyjne są realizowane w następujących etapach:

1) czynności przygotowawcze;

2) czynności właściwe;

3) czynności rozliczeniowe;

4) czynności poinwentaryzacyjne.

2. Czynności przygotowawcze obejmują:

1) ustalenie planu (harmonogramu) inwentaryzacji;

2) wydanie zarządzenia wewnętrznego o przeprowadzeniu inwentaryzacji z podaniem składu komisji inwentaryzacyjnej, metody inwentaryzacji, czasu rozpoczęcia i zakończenia prac inwentaryzacyjnych i terminu jej rozliczenia;

3) przygotowanie niezbędnych druków, dokumentów, materiałów pomocniczych i sprzętu służącego np. dokonaniu pomiarów;

4) powiadomienie osób materialnie odpowiedzialnych o terminie rozpoczęcia inwentaryzacji (z wyjątkiem sytuacji, gdy inwentaryzacja ma być przeprowadzona na wniosek inspektora kontroli skarbowej);

5) ustalenie właściwego podziału pracy i przeszkolenie zespołu przeprowadzającego inwentaryzację.

3. Czynności właściwe obejmują:

1) wydanie arkuszy spisowych zespołom;

2) przeprowadzenie rzetelnie i zgodnie z harmonogramem spisów z natury;

3) dokonywanie na bieżąco wyceny spisywanych składników majątkowych;

4) sprawdzenie, podliczenie i podpisanie arkuszy spisowych przez osoby uprawnione oraz przygotowanie rachunkowego zestawienia wyników inwentaryzacji;

5) pobranie oświadczeń od osób materialnie odpowiedzialnych o braku wnoszonych uwag i zastrzeżeń;

6) wysłanie zapytania do banków i kontrahentów w celu potwierdzenia stanów sald środków pieniężnych i rozrachunków (z wyjątkiem należności spornych i wątpliwych oraz rozrachunków publicznoprawnych i rozrachunków z pracownikami i innymi osobami nieprowadzącymi ksiąg);

7) porównanie danych z ewidencji majątku z odpowiednią dokumentacją oraz wyjaśnienie i weryfikację ewentualnych niezgodności składników aktywów i pasywów nieobjętych inwentaryzacją w drodze spisów z natury lub uzgodnień sald;

8) zakończenie inwentaryzacji właściwej wraz z przygotowaniem dokumentacji dotyczącej przebiegu inwentaryzacji;

9) zabezpieczenia inwentaryzowanych składników i pomieszczeń oraz ich stanu jakościowego;

10) sporządzenie przez zespół spisowy sprawozdania i złożenie go przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej.

4. Czynności rozliczeniowe obejmują:

1) wstępne wyliczenie wartości inwentaryzacyjnych po zakończeniu spisu;

2) przekazanie pełnej dokumentacji inwentaryzacyjnej do księgowości w celu rozliczenia inwentaryzacji;

3) sprawdzenie dowodów i dokumentacji inwentaryzacyjnej pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym oraz dokonanie wyceny;

4) sporządzenie końcowego wyliczenia oraz ustalenie różnic inwentaryzacyjnych z uwzględnieniem kompensat i występujących ubytków;

5) wyjaśnienie występujących różnic inwentaryzacyjnych (niedoborów i nadwyżek) oraz pobranie od osób materialnie odpowiedzialnych stosownych oświadczeń;

6) opracowanie i przedstawienie dyrektorowi instytucji kultury propozycji sposobu rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych przez komisję inwentaryzacyjną, po zaopiniowaniu przez głównego księgowego i radcę prawnego;

7) podjęcie decyzji przez dyrektora instytucji w sprawie sposobu rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych;

8) rozliczenie i ujęcia różnic inwentaryzacyjnych w księgach roku, za który została przeprowadzona inwentaryzacja;

9) zakończenie czynności rozliczeniowych i sporządzenie sprawozdania wraz z wnioskami.

5. Czynności poinwentaryzacyjne przyczyniają się głównie do poprawy gospodarności w jednostce, ewentualnej zmiany osób na stanowiskach związanych z odpowiedzialnością materialną, likwidacją lub zagospodarowaniem składników zbędnych.

W szczególności czynności poinwentaryzacyjne dotyczą:

1) poprawy skuteczności ochrony majątku;

2) bezpieczeństwa i zgodności z przepisami przechowywania środków pieniężnych, papierów wartościowych i znaków skarbowych;

3) magazynowania, składowania, eksponowania i konserwacji towarów i materiałów;

4) oznakowania składników majątku jednostki;

5) gospodarowania majątkiem powierzonym przez osoby materialnie odpowiedzialne;

6) zabezpieczenia składników majątku przed zniszczeniem, kradzieżą, powodzią lub pożarem;

7) przestrzegania innych przepisów, np. sanitarnych, zdrowotnych lub ekologicznych.

§8

Organizacja inwentaryzacji

1. Przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej powołuje dyrektor instytucji na wniosek głównego księgowego. Pozostałych członków komisji inwentaryzacyjnej, co najmniej 2 osoby, powołuje dyrektor instytucji na wniosek przewodniczącego komisji.

2. Komisja inwentaryzacyjna może być powołana na dłużej niż na 1 rok, z tym że okres jej działania w składzie niezmienionym nie może przekroczyć 3 lat.

3. Zespoły spisowe w składzie co najmniej 2 osób powołuje – spośród osób o odpowiednich kwalifikacjach i doświadczeniu – dyrektor instytucji na wniosek przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej.

4. W skład zespołów spisowych dokonujących inwentaryzacji pola spisowego nie mogą wchodzić pracownicy odpowiedzialni materialnie za to pole oraz pracownicy księgowości prowadzący ewidencję inwentaryzowanych składników (z wyjątkiem pracowników prowadzących ewidencję środków pieniężnych w bankach, rozrachunków i innych aktywów oraz pasywów inwentaryzowanych w drodze uzgodnienia sald lub weryfikacji danych z ewidencji z dokumentacją rachunkową).

5. W skład zespołów spisowych mogą być powoływane osoby niebędące pracownikami instytucji.

6. Inwentaryzację składników, która ma być przeprowadzona w drodze uzgodnienia sald z bankami i kontrahentami oraz porównania stanów ewidencyjnych z dokumentami i ich weryfikacji, przeprowadzają pracownicy księgowości, których powołuje przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej w porozumieniu z głównym księgowym instytucji. Potwierdzenia wysyłane do kontrahentów są podpisywane przez głównego księgowego lub osobę przez niego wskazaną.

7. Kontrolę nad przebiegiem wszystkich czynności inwentaryzacyjnych, tj. przygotowania, przebiegu i rozliczenia inwentaryzacji, sprawują przewodniczący lub członkowie komisji inwentaryzacyjnej.

8. Kontrola czynności inwentaryzacyjnych lub dokumentacji z przeprowadzonych czynności inwentaryzacyjnych może być realizowana w trakcie ich wykonywania lub niezwłocznie po ich zakończeniu. Każdorazowo kontrola inwentaryzacji zaznaczana jest na dokumentacji inwentaryzacyjnej w postaci adnotacji i podpisów osób, które taką kontrolę przeprowadzają. Osoby kontrolujące sporządzają protokoły wyników przeprowadzonych kontroli inwentaryzacji, które są podpisywane również przez osoby dokonujące inwentaryzacji i osoby odpowiedzialne materialnie.

9. W wykonywanych czynnościach inwentaryzacyjnych na prawach obserwatorów mogą brać udział biegli rewidenci, osoby materialnie odpowiedzialne lub osoby przez nie wskazane, jak również inne osoby, które mają zgodę kierownika komisji inwentaryzacyjnej.

§9

Inwentaryzacja techniką spisu z natury

1. Spis z natury jest podstawową techniką inwentaryzacji. Przeprowadzany jest przez określone zespoły spisowe, do których obowiązków należy:

1) zapoznanie się z instrukcją inwentaryzacyjną instytucji;

2) pobranie arkuszy spisowych;

3) pobranie oświadczeń wstępnych i końcowych od osób materialnie odpowiedzialnych i osób odpowiedzialnych za gospodarowanie składnikami majątku;

4) przeprowadzenie spisu z natury w określonym terminie i w określonej formie;

5) ustalenie rzeczywistej ilości poszczególnych składników majątku przez ich przeliczenie i ujęcie ustalonej ilości w arkuszu spisowym z natury;

6) terminowe przekazanie przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej wypełnionych arkuszy spisowych.

2. Zespół spisowy przed przystąpieniem do przeprowadzenia spisów z natury otrzymuje za pokwitowaniem arkusze spisowe, oznakowane w sposób umożliwiający kontrolę ich wykorzystania zgodnie z przeznaczeniem, i pobiera od osób odpowiedzialnych materialnie oświadczenia wstępne o stanie zabezpieczenia majątku i ujęciu wszystkich operacji gospodarczych w ewidencji (w tym księgowej).

3. Arkusz spisu z natury wpisany do książki druków ścisłego zarachowania stanowi dowód księgowy i podlega wymogom dowodu księgowego, określonym w przepisach ustawy o rachunkowości.

4. Spis z natury przeprowadza się w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej za składniki majątku lub innej osoby zastępującej ją podczas spisu, którą wskaże pisemnie. W przypadku gdy osoba materialnie odpowiedzialna nie może być obecna przy spisie i nie wyznaczyła innej osoby, zespół spisowy musi składać się co najmniej z 3 osób. W przypadku zmiany osoby odpowiedzialnej materialnie (osób odpowiedzialnych materialnie) należy zapewnić zarówno osobom przekazującym, jak i przejmującym składniki i odpowiedzialność za nie możliwość uczestniczenia przy ustalaniu stanu inwentaryzowanych składników i przy ich wpisie do arkusza spisowego.

5. Zespół spisowy nie może być poinformowany o ilości inwentaryzowanych składników majątku wynikającej z ewidencji. W przypadku środków trwałych w KSR Nr 11 „Środki trwałe” w pkt 28 i 29 określono, że zespoły spisowe mogą korzystać z danych ujętych w ewidencji księgowej.

6. Zespół spisowy powinien wypełnić arkusze spisowe w sposób umożliwiający podział ujętych w nim składników majątku według miejsc przechowywania i według osób materialnie odpowiedzialnych. Wpisane do arkuszy spisowych stany inwentaryzowanych składników majątku powinny odzwierciedlać stan faktyczny i powinny być potwierdzone podpisami na arkuszach spisowych osób uczestniczących w inwentaryzacji (członków zespołu spisowego i osoby odpowiedzialnej materialnie lub osoby wskazanej).

7. Do kolejnej pozycji wpisuje się bezpośrednio po odpowiednim pomiarze ustaloną w ramach spisu z natury, w drodze zmierzenia, zważenia lub zliczenia, ilość spisywanych składników rzeczowych lub pieniężnych. Stan rzeczowych składników znajdujących się w nienaruszonym opakowaniu można ustalać w drodze przeliczenia liczby opakowań i ustalenia ich zawartości, a także po stwierdzeniu autentyczności pod względem ilościowym, gatunkowym i jakościowym.

8. W przypadku gdy rzeczywisty stan ustalony za pomocą szacunków, obmiarów i obliczeń technicznych nie różni się od stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych więcej niż o:

1) 0.5% dla substancji płynnych znajdujących się w zbiornikach i towarów sypkich znajdujących się w zasobnikach liczonych w metrach sześciennych;

2) 1% dla paliw stałych, żwiru, piasku i artykułów przestrzennych przechowywanych w bryłach nieforemnych i przeliczanych z objętości na wagę

9. Arkusze spisu z natury powinny zawierać co najmniej:

1) nazwę: „Arkusz spisu z natury”;

2) nazwę instytucji – uzupełnioną pisemnie lub w formie pieczątki;

3) kolejno ponumerowane arkusze wraz z podpisem przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej albo osoby odpowiedzialnej za wydane druki ścisłego zarachowania;

4) określenie metody inwentaryzacji;

5) nazwę pola spisowego;

6) datę i godzinę przeprowadzenia spisu – na każdym arkuszu spisowym;

7) kolejny numer strony arkusza dotyczącego poszczególnych grup składników (np. materiałów) – w stosunku do każdej z nich z podziałem na: pełnowartościowe, uszkodzone, obce;

8) dane osoby materialnie odpowiedzialnej (Jan Kowalski) oraz dane (Anna Nowak) osób wchodzących w skład zespołu spisowego i ewentualnych obserwatorów inwentaryzacji wraz z podpisami tych osób na każdej stronie arkusza spisowego;

9) numer kolejny pozycji spisowej, szczegółowe określenie składnika majątku wraz z symbolem identyfikującym (np. numer inwentarzowy, inne cechy) oraz jednostkę miary;

10) ilość inwentaryzowanego składnika stwierdzoną w spisie (po przeliczeniu, sprawdzeniu), umieszczoną na stronie, na której zakończono spis danej grupy składników – z zapisem: „Spis zakończono na pozycji (...)”.

10. Zespoły spisowe są zobowiązane do wypełnienia wszystkich kolumn arkuszy spisowych, z wyjątkiem ceny i wartości, które podaje w czasie wyceny odpowiedni pracownik księgowości (przy spisie towarów w detalu lub gastronomii przyjmuje się, że dane o cenach i wartości wpisują do arkuszy zespoły spisowe).

11. Arkusze spisowe sporządza się w 2, a w przypadku spisów zdawczo-odbiorczych w 3 egzemplarzach, z których kopie otrzymują osoby odpowiedzialne materialnie, a oryginał otrzymuje księgowość.

12. Dane w arkuszach spisowych ujmuje się w sposób trwały. Nie. Zapisy wprowadzone błędnie do arkusza spisowego mogą być korygowane natychmiast podczas spisu w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej – zgodnie z art. 22 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Poprawianie błędnego zapisu powinno polegać na skreśleniu błędnej treści lub liczby w taki sposób, aby pierwotna treść lub liczba pozostały czytelne, oraz na wpisaniu powyżej poprawnej treści lub liczby, a także złożeniu obok poprawnego wpisu skróconych podpisów przez przewodniczącego zespołu spisowego i osoby materialnie odpowiedzialnej oraz osoby przejmującej (w przypadku spisu zdawczo-odbiorczego) i wpisaniu daty dokonanej poprawy. Nie można zamalowywać ani wyskrobywać błędnych zapisów, ani też poprawiać części wyrazu lub liczby.

13. Na oddzielnych arkuszach należy inwentaryzować zapasy obce, składniki niepełnowartościowe, uszkodzone lub o wartości obniżonej z innych przyczyn, nanosząc odpowiednie adnotacje w uwagach.

14. Inwentaryzacja gotówki i innych środków znajdujących się w kasach (czeki, weksle, bony, inne składniki) podlega ujęciu w protokołach inwentaryzacji kasy.

15. Podczas inwentaryzacji środków pieniężnych w kasie komisja inwentaryzacyjna sprawdza nie tylko stan gotówki w kasie, ale także przestrzeganie przyjętych w instytucji zasad obrotu gotówkowego, a w szczególności:

1) prawidłowość zabezpieczenia pomieszczenia kasowego i przechowywania gotówki