Instrukcja inwentaryzacyjna

Instrukcja inwentaryzacyjna

…………………………

(Zakład Produkcji Mebli "Drewex")

wprowadzona Zarządzeniem Nr ZP/01/2024

§1

Podstawa prawna i merytoryczna

Instrukcja reguluje zasady inwentaryzacji w Zakładzie Produkcji Mebli "Drewex" i została opracowana na podstawie ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1225 ze zm.).

§2

Cel i istota inwentaryzacji

1. Inwentaryzację przeprowadza się na mocy zarządzenia wewnętrznego.

2. Celem inwentaryzacji jest ustalenie faktycznego stanu pasywów i aktywów, a na tej podstawie:

1) doprowadzenie danych wynikających z ksiąg rachunkowych do zgodności ze stanem rzeczywistym, a tym samym zapewnienie realności wynikających z nich informacji ekonomicznych;

2) rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone im mienie;

3) ocena gospodarcza przydatności składników majątku;

4) przeciwdziałanie nieprawidłowościom w gospodarce majątkowej;

5) wskazanie aktywów, które powinny być poddane testom na utratę wartości;

6) zabezpieczenie składników źle przechowywanych lub uszkodzonych.

3. Za prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji odpowiedzialny jest Główny Księgowy jednostki, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości zostaną powierzone innej osobie – z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury.

§3

Metody (techniki) inwentaryzacyjne i ich przedmiotowy zakres

1. Inwentaryzacji stanu aktywów i pasywów dokonuje się drogą:

1) spisu z natury;

2) uzgodnienia sald z bankami, odbiorcami oraz innymi kontrahentami jednostki;

3) porównania stanów wynikających z ksiąg rachunkowych z danymi wynikającymi ze stosownych dokumentów oraz ewentualnej weryfikacji danych ewidencyjnych.

2. Drogą spisu z natury ustala się stan następujących składników aktywów:

1) znajdujących się w kasach krajowych i zagranicznych środków pieniężnych;

2) środków trwałych własnych i obcych znajdujących się w eksploatacji, w zapasie, przekazanych do likwidacji lub nieczynnych, z wyłączeniem gruntów oraz środków trwałych trudno dostępnych oglądowi;

3) maszyn i urządzeń stanowiących element środków trwałych w budowie;

4) rzeczowych składników aktywów obrotowych (surowców, materiałów – podstawowych, pomocniczych, biurowych, środków czystości – części zapasowych i zamiennych, opakowań, towarów, wyrobów gotowych oraz innych składników, w tym także obcych).

3. Spisem z natury obejmuje się też własne rzeczowe składniki majątku ujęte w ilościowej ewidencji pozabilansowej.

4. Uzgodnienie stanów aktywów w formie otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów (odbiorców itp.) potwierdzeń poprawności wykazanych w księgach rachunkowych danych na określony dzień odnosi się do:

1) środków pieniężnych wyrażonych w PLN i w EUR, a także lokat pieniężnych znajdujących się na rachunkach bankowych;

2) należności oraz udzielonych pożyczek, z wyłączeniem należności publicznoprawnych, należności od osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, w tym od pracowników, oraz należności spornych i wątpliwych;

3) powierzonych kontrahentom własnych składników majątkowych oraz innych znajdujących się poza jednostką , z wyjątkiem przekazanych do przechowania "Składnica Materiałów Budowlanych", "Firma Transportowa XYZ" (do przewozu) lub "Poczta Polska" (do wysłania).

5. Drogą porównania z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji stanów wynikających z ewidencji księgowej inwentaryzuje się następujące aktywa i pasywa oraz inne składniki (zobowiązania warunkowe itp.):

1) grunty oraz trudno dostępne oglądowi środki trwałe;

2) prawo wieczystego użytkowania gruntu;

3) wartości niematerialne i prawne;

4) należności sporne i wątpliwe;

5) rozrachunki o charakterze publicznoprawnym;

6) rozrachunki z pracownikami;

7) rozliczenia międzyokresowe kosztów (czynne i bierne) oraz przychodów;

8) kapitały, fundusze i rezerwy;

9) środki trwałe w budowie z wyjątkiem stanowiących ich element maszyn i urządzeń;

10) ulepszenia w obcych środkach trwałych oraz stany remontów w toku;

11) oraz pozostałe niewymienione wyżej składniki aktywów i pasywów.

6. Weryfikacją obejmuje się też salda kont pozabilansowych, inne niż dotyczące składników rzeczowych inwentaryzowanych drogą spisu z natury, takich jak np. zobowiązania warunkowe.

7. Inwentaryzacji w drodze porównania z dokumentacją podlegają również te stany aktywów lub pasywów, co do których nie było możliwe lub uzasadnione przeprowadzenie w danym roku spisu z natury lub potwierdzenie salda.

§4

Formy inwentaryzacji

1. Inwentaryzacja może być przeprowadzona w formie:

1) okresowej (np. rocznej);

2) doraźnej (okolicznościowej), przy czym ta zasadniczo odnosi się do spisu z natury.

2. Okolicznościami, w których należy przeprowadzić inwentaryzację doraźną, mogą być:

1) zdarzenia losowe (w szczególności pożar, powódź lub kradzież);

2) zmiana osób materialnie odpowiedzialnych (współodpowiedzialnych) za powierzone im składniki majątkowe (również w przypadku rezygnacji czy zwolnienia);

3) kontrola i rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych (zwykle w terminach niezapowiedzianych);

4) kontrola zewnętrzna, a zwłaszcza kontrola skarbowa;

5) likwidacja jednostki lub jej części.

3. Na dzień zmiany osoby odpowiedzialnej materialnie można nie przeprowadzać inwentaryzacji składników majątkowych, jeżeli zmiana następuje na krótki czas, a osoby odpowiedzialne materialnie wyraziły pisemną zgodę na dalsze ponoszenie wspólnej odpowiedzialności materialnej za powierzone im mienie.

§5

Tryb i zakres inwentaryzacji

1. W zależności od zakresu i trybu inwentaryzacji można ją podzielić na:

1) pełną – polegającą na ustaleniu na dany moment stanu wszystkich aktywów i pasywów;

2) częściową – polegającą na ustalaniu stanu faktycznego w sposób pośredni przez wykorzystanie metod zastępczych, np. pomiar techniczny, obliczenia ilościowe, porównania weryfikacyjne.

2. Inwentaryzację ciągłą można przeprowadzać pod warunkiem:

1) zachowania cyklu ustalonego w ustawie o rachunkowości;

2) objęcia inwentaryzacją wszystkich składników danego rodzaju;

3) prowadzenia dla obejmowanych nią składników ewidencji ilościowo-wartościowej oraz znajdowania się tych składników (poza nieruchomościami) na terenie zakładu produkcyjnego lub w magazynie.

3. Inwentaryzacja uproszczona może być przeprowadzona, jeżeli skutki tego uproszczenia nie będą miały istotnego negatywnego wpływu na zapewnienie prawidłowego, jasnego i rzetelnego przedstawienia sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki (patrz art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości).

§6

Termin i częstotliwość inwentaryzacji

1. Inwentaryzację przeprowadza się w następujących terminach:

1) na 31 grudnia:

a) metodą spisu z natury dokonuje się inwentaryzacji: materiałów, towarów i produktów odpisanych w koszty w momencie zakupu lub wytworzenia, gotówki, krótkoterminowych papierów wartościowych w postaci zmaterializowanej, produkcji w toku;

b) drogą potwierdzenia stanu: środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach bankowych,

c) drogą weryfikacji salda:

– środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony,

– należności spornych i wątpliwych,

– należności i zobowiązań wobec pracowników,

– należności i zobowiązań z tytułów publicznoprawnych,

– środków trwałych w budowie, za wyjątkiem maszyn i urządzeń w budowie objętych spisem z natury,

– wartości niematerialnych i prawnych,

– udziałów w obcych podmiotach,

– funduszy własnych i funduszy specjalnych,

– zobowiązań i rezerw,

– rozliczeń międzyokresowych kosztów i przychodów;

2) na 31 grudnia, z tym że inwentaryzację można rozpocząć w ciągu 3 miesięcy i zakończyć do 15 stycznia:

a) drogą uzyskania potwierdzenia salda:

– należności (z wyjątkiem należności z tytułów publicznoprawnych, spornych i wątpliwych, należności od pracowników, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych),

– udzielonych pożyczek,

– własnych składników majątkowych powierzonych kontrahentom,

b) drogą spisu z natury:

– znajdujących się na terenie magazynu lub znajdujących się na terenie hali produkcyjnej, lecz nie objętych ewidencją ilościowo-wartościową zapasów: materiałów, półproduktów, wyrobów gotowych,

– środków trwałych (z wyjątkiem gruntów i środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony) znajdujących się na terenie zakładu,

– maszyn i urządzeń zaliczanych do środków trwałych w budowie, znajdujących się na terenie zakładu,

– składników majątkowych objętych pozabilansową ewidencją ilościową,

– składników majątkowych będących własnością "Drewex";

3) raz w ciągu 2 lat – drogą spisu z natury znajdujących się w magazynie i objętych ewidencją ilościowo-wartościową zapasów: materiałów, półfabrykatów, wyrobów gotowych, towarów;

4) raz w ciągu 4 lat – nieruchomości zaliczonych do środków trwałych oraz inwestycji w nieruchomości, jak też znajdujących się na terenie zakładu innych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie.

2. Stan składników określony drogą spisu z natury podlega porównaniu ze stanem wynikającym z ewidencji księgowej na dzień, na jaki przypadła data spisu, nie późniejszy jednak niż 15 stycznia. W przypadku inwentaryzowania składników po 31 grudnia stan składników ustalony na drodze spisu (uzgodnień, porównań) koryguje się odpowiednio o obroty zaistniałe między 31 grudnia a dniem rzeczywistego zinwentaryzowania.

3. Poza wymienionymi terminami inwentaryzację należy przeprowadzać również:

1) na dzień bilansowy, w odniesieniu do wszystkich składników aktywów i pasywów;

2) w dowolnym terminie na podstawie decyzji Prezesa jednostki w odniesieniu do wszystkich składników aktywów i pasywów;

3) w dowolnym terminie w razie zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej na stanowiskach pracy obciążonych odpowiedzialnością materialną, w odniesieniu do wybranych składników aktywów lub wyodrębnionych komórek jednostki;

4) w razie wypadku losowego lub podejrzenia nadużyć, w odniesieniu do wybranych składników aktywów lub wyodrębnionych komórek jednostki;

5) zgodnie z planem inwentaryzacji;

6) według zarządzenia Prezesa.

§7

Etapy inwentaryzacji

1. Czynności inwentaryzacyjne są realizowane w następujących etapach:

1) przygotowanie inwentaryzacji;

2) przeprowadzenie inwentaryzacji;

3) rozliczenie inwentaryzacji;

4) działania pokontrolne.

2. Przygotowanie inwentaryzacji obejmują:

1) ustalenie planu (harmonogramu) inwentaryzacji;

2) wydanie zarządzenia wewnętrznego o przeprowadzeniu inwentaryzacji z podaniem składu komisji inwentaryzacyjnej, terminu rozpoczęcia i zakończenia prac komisji z odniesieniem do metod inwentaryzacji;

3) przygotowanie formularzy, dokumentów, materiałów i ewentualnie urządzeń skanujących;

4) powiadomienie osób materialnie odpowiedzialnych o terminie rozpoczęcia inwentaryzacji (jeśli nie jest stosowana „zasada zaskoczenia”);

5) szkolenie wśród członków komisji;

6) zabezpieczenie składników majątku.

3. Przeprowadzenie inwentaryzacji obejmują:

1) wydanie zespołom spisowym arkuszy spisowych lub/oraz urządzeń skanujących do spisu ciągłego;

2) przeprowadzenie terminowo i zgodnie z harmonogramem spisów z natury;

3) sprawdzenie, podliczenie i podpisanie arkuszy spisowych, rachunkowe zestawienie wyników inwentaryzacji;

4) pobieranie oświadczeń od osób materialnie odpowiedzialnych o braku uwag i zastrzeżeń co do kompletności i sposobu przeprowadzenia spisu z natury;

5) wysłanie potwierdzeń sald do kontrahentów drogą listowną;

6) w odniesieniu do składników aktywów i pasywów nieobjętych inwentaryzacją drogą spisu z natury lub uzgodnień sald – porównanie stanów księgowych z odpowiednią dokumentacją oraz wyjaśnienie i weryfikacja ewentualnych niezgodności;

7) zakończenie inwentaryzacji ciągłej wraz z opracowaniem materiałów dotyczących przygotowania i przebiegu inwentaryzacji, zabezpieczenia inwentaryzowanych składników i pomieszczeń oraz ich stanu ilościowego;

8) sporządzenie przez zespoły spisowe protokołu i złożenie go przewodniczącemu komisji.

4. Rozliczenie inwentaryzacji obejmują:

1) porównanie wyników spisu po zakończeniu spisu z udziałem, jeśli jest to możliwe, osób materialnie odpowiedzialnych;

2) przekazanie dokumentów do księgowości;

3) sprawdzenie dokumentacji pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym oraz dokonanie wyceny;

4) ustalenie różnic inwentaryzacyjnych, w tym wskazanie niedoborów i nadwyżek i możliwych kompensat;

5) wyjaśnienie powstania różnic inwentaryzacyjnych (niedoborów i nadwyżek) oraz pobranie w tym zakresie stosownych wyjaśnień od osób materialnie odpowiedzialnych;

6) przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego w przypadku wystąpienia niedoborów;

7) opracowanie przez komisję i przedstawienie Prezesowi jednostki propozycji sposobu rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych – wniosek wymaga zatwierdzenia przez Prezesa;

8) podjęcie decyzji przez Prezesa w sprawie sposobu rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych;

9) rozliczenie i ujęcie różnic inwentaryzacyjnych w księgach rachunkowych w okresie, na który przypadł termin inwentaryzacji;

10) zakończenie czynności rozliczeniowych i sporządzanie sprawozdania wraz z wnioskami.

5. Działania pokontrolne wiążą się najczęściej z poprawą stanu ilościowego, doborem odpowiednich kandydatów na stanowiska związane z odpowiedzialnością materialną, adekwatnością zabezpieczeń składników majątku i sposobów magazynowania, zagospodarowaniem składników zbędnych. W szczególności działania pokontrolne dotyczą następujących zagadnień:

1) bezpieczeństwa majątku;

2) prawidłowości i zgodności z przepisami przechowywania materiałów i towarów;

3) magazynowania, składowania, eksponowania i konserwacji towarów i materiałów;

4) oznakowania składników majątku jednostki w sposób czytelny, trwały, jednoznaczny;

5) gospodarowania majątkiem przez osoby materialnie odpowiedzialne;

6) zabezpieczenia majątku przed kradzieżą czy zniszczeniem;

7) przestrzegania przepisów BHP, ppoż. i sanitarnych.

§8

Organizacja inwentaryzacji

1. Przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej powołuje Prezes jednostki na wniosek Głównego Księgowego. Pozostałych członków komisji inwentaryzacyjnej powołuje Prezes jednostki na wniosek jej przewodniczącego. Komisja powinna składać się z co najmniej 3 osób.

2. Komisja inwentaryzacyjna może być powołana na więcej niż 1 rok, z tym że okres jej działania w niezmienionym składzie nie może przekroczyć 3 lat.

3. Zespoły spisowe w składzie co najmniej 2 osób na każde stanowisko pracy powołuje, spośród osób o odpowiednich kwalifikacjach i doświadczeniu, Prezes jednostki na wniosek przewodniczącego komisji.

4. W skład zespołów spisowych dokonujących inwentaryzacji danego stanowiska pracy nie mogą wchodzić pracownicy odpowiedzialni materialnie za mienie znajdujące się na tym stanowisku pracy oraz pracownicy księgowości prowadzący ewidencję inwentaryzowanych składników.

5. W skład zespołów spisowych mogą być powoływane osoby niebędące pracownikami jednostki (np. audytorzy).

6. Inwentaryzacji składników inwentaryzowanych na drodze uzgodnienia sald z bankami i kontrahentami oraz porównania stanów ewidencyjnych z dokumentami i ich weryfikacji dokonują pracownicy księgowości, których powołuje przewodniczący komisji w porozumieniu z Głównym Księgowym. Potwierdzenia sald do kontrahentów są podpisywane przez Prezesa bądź osobę przez niego wskazaną.

7. Kontrolę czynności związanych z przygotowaniem, przebiegiem i rozliczeniem inwentaryzacji sprawują przewodniczący komisji lub członkowie komisji oraz powołani przez Prezesa jednostki na wniosek przewodniczącego komisji, w uzgodnieniu z Głównym Księgowym, kontrolerzy wewnętrzni (specjaliści ds. kontroli wewnętrznej). Funkcję tę mogą również pełnić pracownicy księgowości.

8. Kontrolę czynności i sporządzanej dokumentacji inwentaryzacyjnej można przeprowadzić w trakcie ich wykonywania bądź niezwłocznie po ich zakończeniu. Za każdym razem fakt dokonania kontroli odnotowuje się w dokumentacji, np. bezpośrednio na arkuszach spisowych, i poświadcza podpisem przez kontrolerów. Z wyników kontroli inwentaryzacji kontrolerzy sporządzają protokoły, podpisywane przez osoby przeprowadzające inwentaryzację oraz osoby odpowiedzialne materialnie.

9. W czynnościach inwentaryzacyjnych na prawach obserwatorów mogą brać udział biegli rewidenci, a w przypadku spisu z natury osoby odpowiedzialne materialnie lub osoby przez nie wskazane. Na prawach obserwatorów w inwentaryzacji mogą uczestniczyć też inne osoby, ale wyłącznie te, które posiadają upoważnienie i pisemną zgodę przewodniczącego komisji.

§9

Spis z natury

1. Spis z natury jest podstawową metodą (techniką) inwentaryzacji i przeprowadzany jest przez zespoły spisowe, do obowiązków których należy:

a) zapoznanie się z instrukcją inwentaryzacyjną,

b) pobranie arkuszy spisowych,

c) pobranie od osób materialnie odpowiedzialnych oświadczeń i dokumentów,

d) przeprowadzenie spisu z natury w określonym terminie i formie,

e) ustalenie rzeczywistej liczby poszczególnych składników majątku przez ich przeliczenie oraz ujęcie ustalonej liczby w arkuszach spisowych z natury,

f) przekazanie wypełnionych arkuszy spisowych przewodniczącemu komisji.

2. Przed przystąpieniem do spisów z natury zespoły spisowe otrzymuje za pokwitowaniem arkusze spisowe, oznakowane w sposób umożliwiający kontrolę ich wykorzystania zgodnie z przeznaczeniem, oraz pobiera od osób odpowiedzialnych materialnie oświadczenia o stanie zabezpieczenia majątku i ujęciu w sporządzanych przez te osoby i prowadzonej przez nie ewidencji wszystkich operacji dotyczących spisywanych składników majątku.

3. Arkusze spisowe powinny być wypełniane i poprawiane w sposób właściwy dla dokumentów księgowych, w zakresie, w jakim te wymogi mogą mieć do tych arkuszy zastosowanie. Arkusze spisowe przeprowadzanego tradycyjnie spisu z natury traktuje się jak dowody księgowe.

4. Spis z natury przeprowadza się w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej za składniki majątku. Osoba materialnie odpowiedzialna może wskazać inną osobę zastępującą ją podczas spisu. W przypadku gdy osoba materialnie odpowiedzialna nie może być obecna przy spisie i nie wyznaczyła innej osoby, zespół spisowy musi składać się co najmniej z 2 osób. W przypadku zmiany osoby odpowiedzialnej materialnie (lub osób odpowiedzialnych) należy zadbać o to, aby przy ustalaniu stanu inwentaryzowanych składników oraz przy ich wpisywaniu obecne były zarówno osoby zdające, jak i przyjmujące składniki oraz odpowiedzialność za nie.

5. Zespół spisowy nie może być poinformowany o ilości inwentaryzowanych składników majątku wynikającej z ewidencji.

6. Zespół spisowy powinien wypełnić arkusz spisowy w sposób umożliwiający podział ujętych w nim składników majątku według miejsc przechowywania i według osób materialnie odpowiedzialnych. Wpisane do arkusza spisowego stany inwentaryzowanych składników majątku powinny odzwierciedlać stan faktyczny i powinny być potwierdzone podpisami na arkuszu spisowym przez uczestników inwentaryzacji (członkowie zespołu spisowego oraz osoba odpowiedzialna materialnie lub wskazana przez nią). W przypadku korzystania ze skanerów i czytników kodów kreskowych zespół spisowy skanuje i weryfikuje odczytane przez czytnik dane o spisywanym składniku. Po zakończeniu spisu wynik skanowania jest przekazywany do systemu informatycznego w celu sporządzenia protokołu. Protokół jest podpisywany przez członków zespołu spisowego.

7. Ustaloną z natury, na drodze ważenia, mierzenia lub liczenia, ilość spisywanych składników materiałów lub towarów wpisuje się do kolejnej pozycji spisu bezpośrednio po przeprowadzeniu takiego pomiaru. Stan towarów składników znajdujących się w fabrycznym opakowaniu, po sprawdzeniu zawartości wybranych na próbę opakowań, można ustalać na drodze przeliczenia liczby opakowań i ustalenia ich zawartości, a także po stwierdzeniu ich zgodności co do gatunku i jakości.

8. Arkusz spisowy powinien zawierać co najmniej:

1) nazwę arkusza;

2) nazwę jednostki w postaci zapisu lub pieczątki;

3) numerację arkusza uniemożliwiający jego podmianę, a także np. podpis przewodniczącego komisji albo osoby odpowiedzialnej za wydane arkusze;

4) określenie rodzaju inwentaryzacji (np. ciągła, okresowa);

5) miejsce spisu;

6) godzinę i datę przeprowadzenia spisu – na każdym arkuszu;

7) oznaczenie strony arkusza, z ewentualnym podziałem arkusza na obejmujące określone grupy składników (np. materiałów – z podziałem na: surowce, półfabrykaty, materiały pomocnicze);

8) imię i nazwisko osoby materialnie odpowiedzialnej oraz imię i nazwisko osób wchodzących w skład zespołu spisowego, a także podpisy tych osób na każdej stronie arkusza (w tym osób obecnych przy inwentaryzacji);

9) liczbę porządkową pozycji spisowej;

10) nazwę składnika majątku wraz z jego opisem (np. jednostka miary, inne cechy);

11) kod kreskowy;

12) ilość stwierdzoną z natury (po przeliczeniu, sprawdzeniu) – na stronie, na której zakończono spis danej grupy składników – umieszcza się klauzulę: „Spis zakończono na poz. ....”.

9. Zespoły spisowe zobowiązane są do wypełnienia wszystkich kolumn arkusza spisowego, z wyjątkiem ceny jednostkowej i wartości, które podaje w czasie wyceny odpowiedni pracownik księgowości.

10. Arkusz spisowy sporządza się w 2, a w razie spisów elektronicznych w 1 egzemplarzach, z których kopie otrzymują osoby odpowiedzialne materialnie, a oryginał – księgowość.

11. Dane do arkusza spisowego wpisuje się w sposób czytelny i trwały. Zarówno arkusze spisowe, jak i materiały powstałe w czasie spisu (notatki albo szacunkowe obliczenia), a także oświadczenia osób odpowiedzialnych traktowane są jako dowody księgowe.

12. Zapisy błędnie wprowadzone na arkuszu spisowym mogą być korygowane wyłącznie podczas spisu w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej – zgodnie z art. 24 ust. 5 ustawy o rachunkowości. Poprawianie zapisu powinno polegać na skreśleniu błędnej treści lub liczby w taki sposób, aby pierwotna treść lub liczba pozostały czytelne, oraz na wpisaniu wyżej poprawnej treści lub liczby, złożeniu obok skróconych podpisów członków zespołu oraz osoby materialnie odpowiedzialnej, a także osoby skanującej (w przypadku spisu elektronicznego). Konieczne jest wpisanie daty dokonanej poprawy. Nie można poprawiać części wyrazu lub liczby.

13. Na oddzielnych arkuszach inwentaryzuje się składniki uszkodzone, przeterminowane lub o wartości obniżonej z innych przyczyn (z zamieszczeniem odpowiednich adnotacji w uwagach), a także zapasy obce.

14. Stan gotówki oraz innych wartości pieniężnych znajdujących się w kasach (bony, czeki, weksle, inne składniki) podlega ujęciu w protokole kasowym.

15. Podczas inwentaryzacji gotówki w kasie komisja inwentaryzacyjna sprawdza stan gotówki oraz stan techniczny kasy i pomieszczenia oraz bezpieczeństwa przechowywania gotówki. Komisja sprawdza przestrzeganie przyjętych w jednostce zasad obiegu dokumentów kasowych, w tym stanu dziennika kasowego, oraz spisać dowody kasowe.

16. W razie stwierdzenia w toku kontroli prawidłowości spisu lub w późniejszym czasie (np. podczas wyceny przez pracownika księgowości), że spis z natury w całości lub w części został przeprowadzony nieprawidłowo, niezbędne jest ponowne przeprowadzenie całości lub odpowiedniej części spisu z natury.

17. Po zakończeniu spisów z natury zespoły spisowe opracowują i składają przewodniczącemu komisji protokół z wniesionym zsumowanym stanem składników, rozliczenie z pobranych arkuszy spisowych, oświadczenia i wyjaśnienia osób odpowiedzialnych materialnie oraz protokoły zawierające informacje o:

1) przebiegu spisu;

2) zabezpieczeniu pomieszczeń i inwentaryzowanych składników;

3) przygotowaniu stanowisk pracy do inwentaryzacji;

4) ruchu składników w czasie inwentaryzacji.

§ 10

Inwentaryzacja metodą (techniką) uzgodnienia sald

1. Metoda uzgadniania sald to potwierdzenie stanów księgowych aktywów drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic.

2. Uzgodnienie sald przeprowadza się na dzień bilansowy każdego roku inwentaryzacji w stosunku do:

1) środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach bankowych;

2) należności oraz udzielonych pożyczek;

3) powierzonych kontrahentom własnych składników majątkowych.

3. Inwentaryzację należności, udzielonych pożyczek oraz powierzonych kontrahentom własnych składników majątkowych można rozpocząć 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończyć do 15 stycznia.

4. Nie przewiduje się tzw. cichej inwentaryzacji.

5. Nie wymagają pisemnego potwierdzenia następujące salda:

1) należności sporne i wątpliwe;

2) należności od pracowników;

3) należności od osób fizycznych nieprowadzących ksiąg rachunkowych;

4) należności z tytułów publicznoprawnych;

5) przypadki, w których niemożliwe było (z przyczyn uzasadnionych) potwierdzenie salda.

6. Uzgodnienie sald należności może odbywać się w następujących formach:

1) pisemnie na blankiecie z wykorzystaniem następującej procedury:

a) stosowane są blankiety w 2 egzemplarzach,