Informacja o obowiązkach płatniczych przedsiębiorców

INFORMACJA W SPRAWIE OBOWIĄZKÓW PODATKOWYCH KLIENTA BIURA RACHUNKOWEGO

Informacja dotyczy:

● obowiązku realizowania płatności za pośrednictwem rachunku płatniczego,

● obowiązku posługiwania się firmowym rachunkiem bankowym,

● obowiązku realizowania płatności na rachunki figurujące w wykazie – biała lista.

Grupa podatników, którzy objęci są obowiązkiem: przedsiębiorcy prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą.

Podstawy prawne:

● art. 19 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. – Prawo przedsiębiorców (Dz.U. z 2019 r. poz. 1292 ze zm.),

● art. 108a ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.),

● art. 15d ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2021 r. poz. 1800 ze zm.),

● art. 22 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2022 r. poz. 931 ze zm.).

OBOWIĄZEK PŁATNOŚCI BEZGOTÓWKOWYCH

Praktyczne wskazówki i informacje: od 1 stycznia 2019 r. przedsiębiorcy w ograniczonym zakresie mogą realizować płatności gotówkowe.

W transakcjach B2B (zakup od innej firmy / sprzedaż dla innej firmy) obowiązuje limit kwotowy 15 000 zł.

W sytuacji, gdy transakcja jest na kwotę wyższą niż wskazany limit – należy dokonać płatności bezgotówkowej.

W transakcjach B2C (zakup od/dla osoby fizycznej nieprowadzącej pozarolniczej działalności) nie obowiązują żadne limity kwotowe. Niemniej, przedsiębiorcy, którzy mają obowiązek ewidencjonować sprzedaż przy pomocy kasy fiskalnej, od 1 stycznia 2020 r., muszą umożliwić konsumentom zapłatę bez użycia gotówki, przy użyciu instrumentu płatniczego, np. płatność kartą, BLIK, itp.

Transakcja z przedsiębiorcą = limit płatności gotówką 15 000 zł brutto.

Transakcja z konsumentem = brak limitu kwotowego; obowiązek umożliwienia zapłaty przy użyciu instrumentu płatniczego np. kartą, PayByLink.

Wprowadzenie obowiązku realizowania płatności bezgotówkowych ma na celu kontrolę nad przepływem środków finansowych na rachunkach bankowych przedsiębiorców.

Limit 15 000 zł nie dotyczy jednostkowej kwoty wynikającej z faktury. To limit dotyczący jednorazowej wartości transakcji.

Jednorazowa wartość transakcji to:

● cała wartość wierzytelności lub zobowiązań,

● wyrażona w pieniądzu,

● wynikająca z odpłatnej dostawy towaru lub odpłatnego świadczenia usług,

● określona w zawartej umowie.

Jednorazowa wartość transakcji to wartość określona w umowie: jednostkowej (jednorazowej), terminowej, jak również bezterminowej.

„Za pośrednictwem rachunku płatniczego” oznacza:

● przelew z/na rachunek bankowy,

● przelew z/na rachunek SKOK

● oraz mechanizmy pośrednie, tj. płatność kartą, Google Pay czy poprzez platformy internetowe.

Ważne, aby przedsiębiorca dokonał płatności przez swój rachunek płatniczy.

Przykład

Zakłady Mięsne „Kowalski” sprzedał na rzecz Sklepu „Spożywczy” 100 kg szynki na kwotę 25 000 zł netto. Sklep „Spożywczy” ma obowiązek przyjąć płatność, a Zakłady Mięsne „Kowalski” dokonać zapłaty za pośrednictwem rachunku bankowego. Uregulowanie zapłaty gotówką będzie niezgodne z prawem.

Przykład

Jan Nowak prowadzący firmę „Usługi Remontowe” podpisał umowę na remont mieszkania u Anny Kowalskiej. Umowa została podpisana na kwotę 30 000 zł netto, przy czym strony umówiły się, że prace będą oddawane etapami i zostaną wystawione 3 faktury każda po 10 000 zł. Wartość transakcji (umowy) wynosi 30 000 zł; jest wyższa niż 15 000 zł – zatem każda z faktur musi być przyjęta przelewem.

Obowiązek płatności bezgotówkowych dotyczy transakcji bez względu na to, w jakiej walucie strony umowy dokonują rozliczenia. Jeżeli rozliczenie jest w walucie obcej, wówczas wartość transakcji wyrażonej w walucie np. USD przelicza się na PLN według kursu walut NBP z dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji.

Limit płatności 15 000 zł dotyczy transakcji realizowanych zarówno z polskimi, jak i zagranicznymi kontrahentami.

Sztuczny podział transakcji na płatności mniejsze niż 15 000 zł jest niezgodny z ustawą – Prawo przedsiębiorców i ma na celu uniknięcie obowiązku zrealizowania płatności bezgotówkowej.

Sztuczne zawieranie kilku umów, celowe dzielenie jednej umowy na kilka jest niedozwolone. Jeżeli przedsiębiorca nie będzie umiał wskazać przyczyn, dla których zamiast jednej umowy z danym kontrahentem zawiera ich wiele, bądź będzie dzielił zamówienia w sposób celowy na części – wówczas działanie takie może być traktowane jako mające na celu obejście przepisów ustawy.

FIRMOWY RACHUNEK BANKOWY

Przepisy, które stanowią o obowiązku posługiwania się przez przedsiębiorcę „rachunkiem płatniczym przedsiębiorcy” nie precyzują, o jaki dokładnie rachunek chodzi. Przedsiębiorcom, którzy obecnie regulują płatności i przyjmują takie płatności za pośrednictwem kont prywatnych (Revolut) biuro rekomenduje założenie konta firmowego.

Revolut ( konto osobiste ) to rachunki, które w świetle prawa bankowego nie powinny być wykorzystywane do prowadzenia rozliczeń z tytułu działalności gospodarczej. Przedsiębiorca powinien zawrzeć umowę z bankiem o założeniu tzw. konta firmowego, tj. umowę o prowadzenie rachunku rozliczeniowego (bieżącego) służącego do przechowywania środków pieniężnych oraz do przeprowadzania rozliczeń pieniężnych wynikających z wykonywanej działalności/związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Do celów działalności gospodarczej przedsiębiorcy powinni zawrzeć umowę z bankiem o prowadzenie rachunku firmowego, tj. firmowego rachunku rozliczeniowego.

BIAŁA LISTA

URZĘDOWY WYKAZ RACHUNKÓW BANKOWYCH

CZYNNYCH PODATNIKÓW PODATKU VAT

Przedsiębiorcy będący czynnymi podatnikami VAT mają obowiązek ujawnić firmowy rachunek bankowy w urzędowym wykazie popularnie zwanym białą listą. Wykaz jest dostępny pod adresem https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka.

Państwa firmowe konto bankowe obowiązkowo powinno figurować w wykazie, jeżeli tylko Państwa firma posiada status podatnika VAT czynnego. Państwa kontrahent realizując na Państwa rzecz płatność, będzie ten fakt weryfikował.

Firmowe konto bankowe czynnego podatnika podatku VAT obowiązkowo musi być ujawnione w tzw. białej liście – wykazie podmiotów zarejestrowanych, jako podatnicy VAT, niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT.

Realizując płatność na rzecz swoich kontrahentów, na dzień zlecenia przelewu, mają Państwo obowiązek weryfikować, czy rachunek wskazany przez kontrahenta w fakturze jest ujawniony w wykazie. Jeżeli konto bankowe nie figuruje w wykazie, należy wstrzymać płatność i wyjaśnić z kontrahentem zidentyfikowaną nieprawidłowość. W sytuacji, gdy przelew zostanie zlecony, niezwłocznie należy złożyć do Urzędu Skarbowego zawiadomienie ZAW-NR.

SANKCJE

Uregulowanie zobowiązania powyżej 15 000 zł w całości lub w części gotówką = brak kosztu podatkowego.

Jeżeli przedsiębiorca transakcję, która powinna być uregulowana przelewem, opłaci gotówką, wówczas faktura taka w ogóle nie będzie mogła być zaksięgowana jako koszt podatkowy. Podobnie w sytuacji, gdy płatność zostanie uregulowana częściowo z naruszeniem prawa (część zobowiązania zostanie uregulowana gotówką, a część przelewem), także niemożliwe będzie rozpoznanie kosztu podatkowego.

Przykład

Firma „XYZ” kupił w sklepie „ABC” komputer dla firmy o wartości 20 000 zł. Zapłacił gotówką od razu w momencie zakupu bezpośrednio do rąk sprzedawcy. Wartość zakupionego komputera pomimo tego, iż zakup jest związany z prowadzeniem firmy, w ogóle nie będzie mogła być zaksięgowana.

Uregulowanie zobowiązania powyżej 15 000 zł na rzecz podatnika VAT na rachunek, który nie figuruje na białej liście = brak kosztu podatkowego + ryzyko solidarności podatkowej za zobowiązania kontrahenta.

Przedsiębiorca nie rozpozna kosztu podatkowego także w sytuacji, gdy otrzyma od kontrahenta – czynnego podatnika VAT – fakturę na kwotę wyższą niż 15 000 zł i ureguluje zobowiązanie przelewem, ale na konto, którego nie ma w wykazie biała lista.

Przykład

Firma „Alfa” nabył od firmy „Beta” towar o wartości 22 000 zł brutto. Sprzedawca w treści faktury wskazał numer konta do przelewu, ale konto to nie figurowało na białej liście. Nabywca jednak zlekceważył ten fakt i zrealizował przelew. Nie zawiadomił o tym zdarzeniu Urzędu Skarbowego na druku ZAW-NR. Koszt podatkowy nie może być rozpoznany nawet pomimo faktu, że zobowiązanie zostało uregulowane przelewem. Dodatkowo nabywca odpowiada za zaległości podatkowe sprzedawcy do kwoty podatku VAT związanej z transakcją opłaconą z naruszeniem prawa.

Oświadczenie Klienta biura rachunkowego:

Niniejszym oświadczam, iż zostałem/am zapoznany/a z uregulowaniami dotyczącymi obowiązku posiadania firmowego rachunku bankowego (art. 2 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców, Dz.U. z 2019 r. poz. 1292 ze zm.), obowiązkiem realizowania transakcji B2B powyżej 15 000 zł za pośrednictwem rachunku płatniczego (art. 19 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców, Dz.U. z 2019 r. poz. 1292 ze zm.), obowiązkiem weryfikowania rachunku bankowego kontrahenta na dzień zlecenia przelewu w wykazie biała lista (art. 96b ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o podatku od towarów i usług, Dz.U. z 2022 r. poz. 931 ze zm.), obowiązkiem umożliwienia konsumentowi dokonywania zapłaty, przy użyciu instrumentu płatniczego (art. 106b ustawy z dnia 11 marca 2004 r. – Prawo przedsiębiorców) oraz sankcjami wynikającymi z naruszenia wskazanych przepisów prawa. Oświadczam, iż zostały mi przedstawione także aspekty i wskazówki praktyczne dotyczące wskazanych uregulowań. Jestem świadomy/a, iż biuro rachunkowe nie ponosi odpowiedzialności za następstwa moich działań wykonanych z naruszeniem powołanych przepisów prawa.

...............................................................

24.10.2023 i czytelny podpis Klienta biura