Procedura zgłoszeń wewnętrznych

Dokonanie wyboru, czy w organizacji będą rozpoznawane zgłoszenia anonimowe:

1. Będę rozpoznawał zgłoszenia anonimowe.

2. Nie będę rozpoznawał zgłoszeń anonimowych.

Ważne! Dokonaj tego wyboru na początku, gdyż dokonany wybór będzie miał decydujący wpływ na konstrukcję procedury zgłoszeń wewnętrznych. W przypadku rozpoznawania zgłoszeń anonimowych musisz zapewnić odpowiednie zasady i organizację rozpoznawania zgłoszeń.

Zgłoszenie ustne dokonane za pośrednictwem nagrywanej linii telefonicznej lub innego nagrywanego systemu komunikacji głosowej jest dokumentowane za zgodą sygnalisty w formie: 1) nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie lub 2) kompletnej i dokładnej transkrypcji rozmowy.

Zgłoszenie ustne dokonane za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej lub innego nienagrywanego systemu komunikacji głosowej jest dokumentowane w formie protokołu rozmowy, odtwarzającego dokładny jej przebieg.

Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia transkrypcji rozmowy lub protokołu rozmowy przez ich podpisanie.

Zgłoszenie pisemne może być dokonane w postaci papierowej lub elektronicznej.

Jeżeli wybrałeś odpowiedź 1 – Będziesz rozpoznawał zgłoszenia anonimowe.

Dokonaj sposobu przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę wraz z jego adresem e-mail: [email protected] lub numerem telefonu: 555-123-456, zwanymi dalej „adresem do kontaktu”.

Ważne! Sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych, o których mowa w art. 25 ust. 1 pkt 2, obejmują co najmniej możliwość dokonywania zgłoszeń ustnie lub pisemnie (art. 26 ust. 1 Ustawy). Wystarczy wybór kanały zgłoszeń zapewniających tylko jedną z możliwych form ustną albo pisemną. Nie musisz zapewnić obu form zgłoszenia.

1.1) Wybieram kanał zgłoszeń wewnętrznych:

a) za pośrednictwem aplikacji lub innego dedykowanego rozwiązania elektronicznego (np. dedykowana strona www)

b) za pośrednictwem maila

c) za pośrednictwem telefonu (ten kanał zgłoszeń, jako anonimowy, może budzić wątpliwości)

Ważne! Tylko wybór takich kanałów zgłoszeń umożliwia przyjmowanie zgłoszeń anonimowych oraz, jednocześnie możliwość komunikacji z sygnalistą, która jest konieczna na etapie wykonywania działań następczych.

Wskaż odpowiedni podmiot, który będzie przyjmował zgłoszenia wewnętrzne.

1.2) Wybieram podmiot do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych:

a) Firma XYZ w ramach struktury organizacyjnej Firma XYZ

b) Anna Nowak w ramach struktury organizacyjnej Firma XYZ

c) Firma ABC

Ważne! Wybranie Firma ABC wymaga podpisania z nim umowy. Podpisanie takiej umowy nie zwalnia z odpowiedzialności za przyjmowanie zgłoszeń wewnętrznych Firma XYZ.

Wskaż odpowiedni podmiot, który będzie wykonywał działania następcze w ramach zgłoszeń wewnętrznych.

1.3) Wybieram podmiot upoważniony do rozpoznawania zgłoszeń wewnętrznych (prowadzenia działań następczych) :

a) Firma XYZ w ramach struktury organizacyjnej Firma XYZ

b) Anna Nowak w ramach struktury organizacyjnej Firma XYZ

Ważne! Do rozpoznawania zgłoszeń wewnętrznych nie można wybrać Firma XYZ.

Ważne! Funkcję tę może pełnić Firma XYZ lub Anna Nowak do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych jeżeli zapewniają bezstronność.

Wskaż sposób potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego:

1.4) Wybieram sposób potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego:

a) za pośrednictwem aplikacji lub innego dedykowanego rozwiązania elektronicznego (np. dedykowana strona www)

b) za pośrednictwem maila

Ważne! Potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego dokonuje się w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.

Wskaż sposób przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej:

1.5) Wybieram sposób przekazania sygnaliście informacji zwrotnej:

a) za pośrednictwem aplikacji lub innego dedykowanego rozwiązania elektronicznego (np. dedykowana strona www)

b) za pośrednictwem maila

Ważne! Maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej, to termin nieprzekraczający 30 dni od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub – w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.

Wskaż informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych (od dnia 17.12.2021r.).

1.6) Określam w sposób zrozumiały i łatwo dostępny informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo Prokuratora Generalnego oraz – w stosownych przypadkach – do Komisji Europejskiej.

Wskaż odpowiedni podmiot, który będzie prowadził rejestr zgłoszenie wewnętrznych.

1.7) Wybieram podmiot do prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych:

a) Firma XYZ w ramach struktury organizacyjnej Firma XYZ

b) Anna Nowak w ramach struktury organizacyjnej Firma XYZ

Wskaż co obejmuje rejestr zgłoszeń wewnętrznych.

1.8) Rejestr zgłoszeń wewnętrznych obejmuje 1) datę zgłoszenia; 2) temat zgłoszenia; 3) dane identyfikacyjne zgłaszającego (imię, nazwisko, stanowisko, dział); 4) adres kontaktowy sygnalisty; 5) datę potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia; 6) informację o podjętych działaniach następczych; 7) datę zakończenia działań następczych.

Wskaż kto jest administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku ze zgłoszeniem naruszenia prawa.

1.9) Administratorem danych osobowych jest Firma XYZ.

Wskaż kto jest administratorem danych osobowych przetwarzanych w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych.

1.10) Administratorem danych osobowych jest Firma XYZ.

Ważne! Powyższe elementy są obowiązkowe w procedurze zgłoszeń wewnętrznych.

Dodatkowo procedura zgłoszeń wewnętrznych może obejmować.

1.11) Procedura zgłoszeń wewnętrznych może dodatkowo objąć:

a) wskazanie naruszeń dotyczących obowiązujących w tym Firma XYZ Regulamin Pracy lub Kodeks Etyczny, które zostały ustanowione przez Firma XYZ na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego i pozostają z nimi zgodne, jeżeli Firma XYZ przewidział możliwość zgłaszania takich naruszeń

b) wskazanie czynników odpowiadających profilowi działalności Firma XYZ, sprzyjających możliwości wystąpienia określonych naruszeń prawa związanych w szczególności z naruszeniem obowiązków regulacyjnych lub innych obowiązków określonych w przepisach prawa lub z ryzykiem nadużyć finansowych

c) wskazanie, że informacja o naruszeniu prawa może być w każdym przypadku zgłoszona również do Rzecznika Praw Obywatelskich albo Prokuratora Generalnego z pominięciem procedury zgłoszeń wewnętrznych

d) określenie systemu motywacyjnego do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych, w przypadku gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej Firma XYZ, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetu

Konsultacja wewnętrznej procedury zgłoszeń.

1.12) Konsultacje zostały przeprowadzone z:

a) Zakładową Organizacją Związkową albo Radą Pracowników, jeżeli w Firma XYZ działa więcej niż jedna Zakładowa Organizacja Związkowa

b) Przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz Firma XYZ, wyłonionymi w trybie przyjętym w Firma XYZ, jeżeli nie działa w nim Zakładowa Organizacja Związkowa.

Ważne! Konsultacje, trwają minimum 2 tygodnie i maksimum miesiąc od dnia przedstawienia przez Firma XYZ projektu procedury zgłoszeń wewnętrznych.

Podanie do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty w podmiocie prawnym.

1.13) Podanie procedury zgłoszeń wewnętrznych do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty w Firma XYZ.

Ważne! Procedura zgłoszeń wewnętrznych wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty w Firma XYZ.

Udzielenie upoważnienia do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych.

1.14) Anna Nowak upoważniona do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych.

Udzielenie upoważnienia do prowadzenia działań następczych.

1.15) Jan Kowalski upoważniony do prowadzenia działań następczych.

Udzielenie upoważnienia do prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych.

1.16) Anna Nowak upoważniona do prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych.

Dokonanie zmian w polityce RODO.

1.17) Zmiany w polityce RODO zostały wprowadzone.

Osobie ubiegającej się o pracę na podstawie umowy o pracę lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby Firma XYZ przekazuje informację o procedurze zgłoszeń wewnętrznych wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.