Procedura zgłoszeń wewnętrznych

Ważne! W przypadku wystąpienia zgłoszenia naruszania prawa sygnalista (a także osoba pomagająca sygnaliście, osoba powiązana z sygnalistą) mają prawo do ochrony. Podmiot prawny jest zobowiązany zastosować tzw. środki ochrony. Sygnalista jest objęty ochroną od chwili dokonania zgłoszenia. 3 miesięcy wpływu zgłoszenia nie ma znaczenia w przyznaniu ochrony.

Implementacja bezpiecznej procedury zgłoszeń:

1) Implementacja bezpiecznej procedury zgłoszeń wewnętrznych zgodnie z przepisami, tj. takiej, która zapewnia ochronę danych osobowych i zapewnienie dostępu wyłącznie dla osób upoważnionych.

Zapewnienie przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych:

2) Podmiot prawny zapewnia wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, lub podmiot zewnętrzny, upoważnione przez podmiot prawny do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych.

Zakaz podejmowania działań odwetowych¹ bezpośrednio² lub pośrednio³:

3) Niepodejmowanie działań odwetowych w stosunku do sygnalisty, osoby pomagającej sygnaliście oraz osoby powiązanej z sygnalistą, tj.: 1) nie odmawiaj nawiązania stosunku pracy; 2) nie wypowiadaj lub nie rozwiązuj bez wypowiedzenia stosunku pracy; 3) nie stosuj działania polegającego na niezawarciu umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony, niezawarciu kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarciu umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas próbny – w przypadku gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa; 4) nie obniżaj wysokości wynagrodzenia; 5) nie wstrzymuj awansu albo nie stosuj pominięcia przy awansowaniu; 6) nie pomijaj przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń; 7) nie przenoś na inne stanowisko; 8) nie zawieszaj w wykonywaniu obowiązków służbowych lub obowiązków pracowniczych; 9) nie przekazuj innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty;10) ni dokonuj niekorzystnej zmiany miejsca pracy lub czasu pracy; 11) nie dokonuj negatywnej oceny wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy; 12) nie nakładaj lub nie stosuj kary dyscyplinarnej, w tym kary nagany, lub kary upomnienia o podobnym charakterze; 13) nie stosuj przymusu psychicznego; 14) nie stosuj mobbingu; 15) nie dyskryminuj; 16) nie stosuj innego niewłaściwego traktowania; 17) nie wstrzymuj udziału lub pominięcia przy typowaniu do udziału w szkoleniu zawodowym; 18) nie stosuj nieuzasadnionego skierowania na badania lekarskie, w tym badania psychologiczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania ¹ Wyliczenie rodzajów działań odwetowych ma charakter otwarty, tj. katalog tych działań nie jest zamknięty. ² „Bezpośrednio” działaniem odwetowym będzie takie działanie lub zaniechanie, które bezpośrednio jest skierowano w stosunku do sygnalisty lub innej osoby, w stosunku do której działania odwetowe można stosować. ³ Przeciwstawiając pojęcie „Pośrednio” działaniom lub zaniechaniom „Bezpośrednio” należy przyjąć, że pośrednio będzie działanie lub zaniechanie nie „dotyczące kogoś lub czegoś wprost”. pracownika na takie badania; 19) nie podejmuj działań zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze IT lub w danej branży informatycznej na podstawie porozumienia stron lub porozumienia o rozwiązaniu umowy o pracę; 20) nie podejmuj działań prowadzących do spowodowania straty finansowej , w tym straty wynagrodzenia, lub straty premii; 21) nie wyrządzaj innej szkody majątkowej, w tym nie prowadź do naruszenia dóbr osobistych, w szczególności dóbr osobistych sygnalisty.

Ważne! W myśl art. 55 ust. 1 Ustawy kto podejmuje działania odwetowe wobec sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą, podlega karze grzywny, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

Zakaz próby⁴ działań odwetowych bezpośrednio lub pośrednio:

4) Brak próby działań odwetowych w stosunku do sygnalisty, osoby pomagającej sygnaliście oraz osoby powiązanej z sygnalistą

Zakaz groźby⁵ działań odwetowych bezpośrednio lub pośrednio:

5) Brak groźby działań odwetowych w stosunku do sygnalisty, osoby pomagającej sygnaliście oraz osoby powiązanej z sygnalistą,

Ważne! Na pracodawcy spoczywa ciężar dowodu, że podjęte działanie nie jest działaniem odwetowym.

Ważne! Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętnego wynagrodzenia w gospodarce narodowej w poprzednim kwartale, lub prawo do zadośćuczynienia.

Zakaz prowadzenie postępowań przeciwko sygnaliście:

6) Dokonanie zgłoszenia nie może stanowić podstawy odpowiedzialności cywilnej, w tym odpowiedzialności odszkodowawczej lub odpowiedzialności karnej za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązki określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy przedsiębiorstwa, w tym tajemnicy handlowej, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.

Zakaz zrzeczenia się praw lub zakaz przyjęcia odpowiedzialności:

7) Nie można zrzec się praw związanych z ochroną ani przyjąć na odpowiedzialność za szkodę powstałą z powodu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.

⁴ Z zakazaną próbą będziemy mieli do czynienia wówczas, gdy występuje zamiar, wyraźnie ukierunkowujący aktywność oraz nadający tej aktywności strukturę zachowania celowego nakierowanego na wywołanie skutku w postaci zakazanego działania odwetowego. ⁵ Zaistnienie groźby jest uzależnione jest od jednego tylko czynnika, którym jest wola, chcącego wywołać u swojej ofiary pewien nieprzyjemny stan psychiczny. Groźba tego rodzaju to świadoma, celowa zapowiedź krzywdy czy niebezpieczeństwa.

Zakaz stosowania postanowień aktów prawnych, które wyłączają lub ograniczają prawo sygnalisty:

8) Nie obowiązują postanowienia aktów prawnych, o których mowa w art. 9 § 2 k.p., w zakresie, w jakim bezpośrednio lub pośrednio wyłączają lub ograniczają prawo do dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub przewidują stosowanie środków odwetowych.

Ochrona danych osobowych i poufność związane z przyjmowaniem zgłoszeń wewnętrznych:

9) Podmiot prawny gwarantuje, że procedura zgłoszeń wewnętrznych oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiają nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem oraz zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu.

Ważne! Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.

10) Do przetwarzania danych osobowych nie stosuje się art. 14 ust. 2 lit. f RODO – oznacza to, że w sytuacji otrzymania zgłoszenia nie jest konieczne przedstawienie osobie, której dotyczy zgłoszenie informacji o przetwarzaniu jej danych osobowych, określonych w art. 14 RODO, w tym informacji o celu i podstawie przetwarzania.

Ważne! Kto wbrew przepisom ustawy ujawnia tożsamość sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą, podlega karze grzywny, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do 3 lat (art. 56 Ustawy).

Zakaz podejmowania działań w celu uniemożliwienia lub utrudniania zgłoszeń:

11) Kto, chcąc, aby inna osoba nie dokonała zgłoszenia, utrudnia jej to lub istotnie uniemożliwia, podlega karze grzywny, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do 2 lat.

Rzetelne przeprowadzenie działań następczych:

12) Zapewnienie, że działania podjęte przez podmiot prawny w celu oceny informacji zawartych w zgłoszeniu, w tym pozyskiwanie informacji od sygnalisty oraz innych osób, których dotyczy zgłoszenie, pozyskiwanie informacji i dowodów, będzie prowadzone przez wewnętrzna jednostkę organizacyjną lub osobę w podmiocie prawnym, jeżeli zapewniają bezstronność.

Informacja zwrotna:

13) Przekazanie informacji sygnaliście (7 dni na przekazanie sygnaliście informacji, nieprzekraczający 30 dni liczony jest od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub – w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał adresu e-mail do kontaktu, na który należy przekazać informacje).