Rejestr czynności przetwarzania danych osobowych

Rejestr czynności przetwarzania danych osobowych dla kancelarii radcy prawnego / adwokackiej¹

Dane Administratora: Kancelaria Prawnicza "Lex Superior" , z siedzibą przy ul. Słonecznej 12, 00-123 Warszawa, tel. 555-123-456, e-mail [email protected]

Dane Inspektora ochrony danych (jeżeli został wyznaczony): Anna Nowak, e-mail: [email protected]

L.p.

Nazwaczynnościprzetwarzania,

Celprzetwarzaniadanych

Podstawa prawnaprzetwarzania

Opis kategorii osób, którychdane dotyczą

Opis kategorii danychosobowych

Kategorie odbiorców, którymdane osobowe zostały lub zostanąujawnione, w tym odbiorców wpaństwach trzecich lub worganizacjachmiędzynarodowych

Informacja oprzekazaniach danych dopaństwa trzeciego luborganizacjimiędzynarodowej, w tymnazwa tego państwatrzeciego lub organizacji, aw przypadku przekazań, októrych mowa w art. 49ust. 1 akapit drugiRODO, dokumentacjaodpowiednichzabezpieczeń

Ogólny opis technicznych iorganizacyjnych środkówbezpieczeństwa -Szczegółowy opis środkówtechnicznych zostałwskazany w politycebezpieczeństwa

Planowane terminy usunięciaposzczególnych kategorii danych

1. Prowadzenie akt Przetwarzanie - Umowa o pracę (art. 6 Pracownicy, a także dane Dane identyfikacyjne; Kancelaria Prawnicza "Lex Superior" Wskazać, jeśli dotyczy Szafy zamykane na klucz, Akta osobowe są przechowywane zgodnie osobowych danych ust. 1 lit. b RODO), osobowe dzieci pracownika i PESEL, a w przypadku Urząd Skarbowy (nawet w przypadku ograniczenie dostępu do z zasadami określonymi w art. 51u ust 1 pracowników pracowników w innych członków jego jego braku – dowód Zakład Ubezpieczeń Społecznych pomieszczeń, przeszkolenie i ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o kancelarii i związku z - Przepisy prawa pracy, najbliższej rodziny, jeżeli osobisty; data urodzenia; dane Kancelaria Komornicza upoważnienie personelu realizowanie zatrudnieniem o ubezpieczeniu podanie takich danych jest adresowe i kontaktowe; Poczta Polska przetwarzającego dane, narodowym zasobie archiwalnym i innych społecznym i ordynacji konieczne ze względu na dane o wykształceniu; Bank PKO BP zapewnienie kopii archiwach – 10 lat w zależności od czynności Realizacja podatkowej (art. 6 ust. korzystanie przez pracownika historia zatrudnienia (urlopy, Odbiorcami będą także podmioty zapasowych danych oraz daty rozpoczęcia pracy przez pracownika. związanych z obowiązków 1 lit. c RODO), ze szczególnych uprawnień zwolnienia lekarskie, upoważnione do tego na podstawie niszczarki do niszczenia W przypadku danych przetwarzanych na zatrudnieniem prawnych przewidzianych w prawie pracy. rehabilitacyjne,szkoleni przepisów prawa (Urząd Skarbowy, Zakład Ubezpieczeń Społecznych), dokumentów. podstawie zgody, do czasu wycofania ciążących na - Zgoda pracownika na owe i inne); dane o inne kancelarie adwokackie/radcowskie. Dane przetwarzane w związku z obsługą administratorze przetwarzanie danych zakresie obowiązków, prawną są przetwarzane przez okresy 5, wykraczających poza stawce wynagrodzenia, 10 lub 15 lat zgodnie z zasadami wymagane przepisami karach i nagrodach określonymi odpowiednio w art. 16c prawa (art. 6 ust. 1 lit. a oraz inne dane Prawa o adwokaturze lub art. 5c ustawy o RODO) wymagane prawa radcach prawnych. - Wypełnienie pracy, o ubezpieczeniu Dane związane z obroną lub obowiązków w społecznego i ochrony dochodzeniem roszczeń do czasu dziedzinie prawa pracy, społecznym i ordynacji przedawnienia tych roszczeń. zabezpieczenia podatkowej Dane związane z rozliczeniem usługi społecznego i ochrony społecznego i ordynacji przez okres 5 lat kalendarzowych licząc socjalnej (art. 9 ust. 2 podatkowej od kolejnego roku, po którym nastąpił lit. b RODO)

2. Realizowanie Realizowanie - Umowa zawarta z Zleceniobiorcy będący Dane niezbędne do Kancelaria Prawnicza "Lex Superior" Wskazać, jeśli dotyczy Szafy zamykane na klucz, zgody lub ustania celu, w szczególności umów o zawartej umowy usługobiorcą (art. 6 ust. współpracownikami lub zawarcia i realizacji Urząd Skarbowy (nawet w przypadku ograniczenie dostępu do współpracy z 1 lit. b RODO) podwykonawcami kancelarii, a umowy, w Zakład Ubezpieczeń Społecznych pomieszczeń, przeszkolenie i rozwiązania umowy o pracę. podwykonawca także osoby działające w ich szczególności dane upoważnienie personelu mi lub imieniu lub na ich zlecenie identyfikacyjne, przetwarzającego dane, zleceniobiorcam adresowe i kontaktowe, inne kancelarie zapewnienie kopii i ale także potwierdzenia adwokackie/radcowskie. zapasowych danych oraz odpowiednich itd. niszczarki do niszczenia umiejętności Odbiorcami będą także podmioty dokumentów, przesyłanie umożliwiających upoważnione do tego na podstawie plików zabezpieczonych świadczenie usługi., przepisów prawa (Urząd Skarbowy, Zakład Ubezpieczeń Społecznych), hasłem. Szczegółowy opis numer konta bankowego, inne kancelarie adwokackie/radcowskie. środków technicznych został NIP, REGON. wskazany w polityce bezpieczeństwa.

3. Świadczenie Realizacja usług - Umowa z klientem Klienci, ich pracownicy, Dane niezbędne do Kancelaria Prawnicza "Lex Superior" Wskazać, jeśli dotyczy Szafy zamykane na klucz, Dane związane z rozliczeniem usługi usług prawnych na zlecenie (art. 6 ust. 1 lit. b pełnomocnicy, prokurenci, prowadzenia sprawy i Urząd Skarbowy (nawet w przypadku ograniczenie dostępu do przez okres 5 lat kalendarzowych licząc klientom klientów RODO). reprezentanci, świadkowie, realizacji umowy, w Zakład Ubezpieczeń Społecznych pojedynczych przekazań) pomieszczeń, przeszkolenie i od kolejnego roku, po którym nastąpił kancelarii obejmujących strony sprawy, a także szczególności dane upoważnienie personelu porady, - Obowiązki ciążące na kontrahenci klientów identyfikacyjne, przetwarzającego dane, obowiązek podatkowy. prowadzenie administratorze kontaktowe, adresowe, Sądy zapewnienie kopii spraw, wynikające z a także inne wymagane Prokuratury zapasowych danych oraz reprezentowanie, przepisów prawa (art. 6 przez przepisy prawa, itd. zapasowych danych oraz licząc od momentu itp. ust. 1 lit. c RODO) niezbędne do niszczarki do niszczenia przekazania do USA. - Prawnie Odbiorcami będą także podmioty dokumentów, przesyłanie usprawiedliwiony upoważnione do tego na podstawie plików zabezpieczonych interes administratora, przepisów prawa (np. Sądy, strony jakim jest obrona przed postępowania oraz ich roszczeniami i reprezentanci), Policja, dochodzenie roszczeń Prokuratura. (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) - Przetwarzanie niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń (art. 9 ust. 2 lit. f RODO) 4. Realizacja Nauka zawodu - Umowa z osobą, Praktykanci odbywający w Dane niezbędne do Kancelaria Prawnicza "Lex Superior" Wskazać, jeśli dotyczy Szafy zamykane na klucz, Dane związane z rozliczeniem podatków i praktyk dla praktykantów, której dane dotyczą kancelarii praktyki. zawarcia umowy, w Urząd Skarbowy (nawet w przypadku ograniczenie dostępu do składek na ubezpieczenie społeczne w stażystów i (art. 6 ust. 1 lit. b Stażyści odbywający w szczególności dane Zakład Ubezpieczeń Społecznych pojedynczych przekazań) pomieszczeń, przeszkolenie i związku z odbytą praktyką przez okres 5 lat aplikantów RODO), kancelarii staż. identyfikacyjne, upoważnienie personelu kontaktowe, dane przetwarzającego dane, licząc od kolejnego - Przepisy ustawy o niezbędne do Uczelnie Wyższe zapewnienie kopii roku, po którym nastąpił obowiązek praktykach rozliczenia składek itd. niszczarki do niszczenia związanych z ubezpieczeniem społecznym absolwenckich, o ubezpieczeniowych, Odbiorcami będą także podmioty dokumentów, przesyłanie licząc od momentu przekazania do ZUS. ubezpieczeniu dane związane z plików zabezpieczonych Pozostałe dane do 6 miesięcy ze względu na społecznym i ordynacji programem i upoważnione do tego na podstawie hasłem. ewentualną obronę przed roszczeniami. podatkowej (art. 6 ust. przebiegiem praktyk. przepisów prawa (np. ZUS, uczelnie wyższe, 1 lit. c RODO), strony postępowania oraz ich reprezentanci), inne kancelarie, - Zgoda na przetwarzanie danych instytucje państwowe. wykraczających poza wymagane przepisami prawa (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). 5. Prowadzenie Poszukiwanie - Przepisy kodeksu Osoby ubiegające się o pracę w Dane zawarte w CV w Kancelaria Prawnicza "Lex Superior" Wskazać, jeśli dotyczy Szafy zamykane na klucz, Po zakończeniu rekrutacji dane rekrutacji nowych pracy (art. 6 ust. 1 lit. c Kancelarii szczególności: Dane Urząd Pracy (nawet w przypadku ograniczenie dostępu do kandydatów, którzy nie zostali zatrudnieni pracowników RODO), identyfikacyjne; dane ADO – o ile dotyczy. pojedynczych przekazań) danych tylko do osób są niszczone po upływie 3 miesięcy. adresowe i kontaktowe; danych tylko do osób upoważnionych, niezwłoczne - Podejmowanie dane o wykształceniu; niszczenie danych po ustaniu Dane wyłonionego w rekrutacji kandydata czynności niezbędnych doświadczenie zawodowe; ich przydatności zawarte w jego CV są dołączane do jego do zawarcia umowy a także inne dane, które Dane wyłonionego w rekrutacji akt osobowych. (art. 6 ust. 1 lit. b kandydat postanowił kandydata zawarte w jego CV są RODO), dołączyć do aplikacji o dołączane do jego akt pracę. W przypadku osobowych. - Zgoda kandydata na wyłonionego przetwarzanie kandydata PESEL lub dodatkowych, inny numer dokumentu niewymaganych tożsamości niezbędny danych (art. 6 ust. 1 lit. do skierowania na a i art. 9 ust. 2 lit. a badania wstępne. RODO). 6. Prowadzenie Ewidencjowanie Prawnie Osoby będące odbiorcami i Dane identyfikacyjne Jeżeli jest prowadzony Wskazać, jeśli dotyczy Ograniczenie dostępu do Do 6 miesięcy ze względu na rejestru wszelkich usprawiedliwiony nadawcami dokumentów, a odbiorcy/nadawcy, elektronicznie, należy wskazać (nawet w przypadku osoby upoważnionej, ewentualną obronę przed roszczeniami. korespondencji dokumentów interes administratora, także osoby, których dotyczą dane adresowe, data serwer kancelarii pojedynczych przekazań) przechowywanie w szafie wychodzących i jakim jest zapewnienie przekazywane dokumenty otrzymania/wysłania, znajdujący się w zamykanej na klucz. przychodzących rozliczalności danych sygnatura sprawy, siedzibie kancelarii. do kancelarii, a (art. 6 ust. 1 lit. f sygnatura dokumentów. także danych RODO) odbiorców i nadawców

¹Uwaga, w celu uzyskania przejrzystych informacji w rejestrze, został on opracowany w formacie A3

²Jeżeli przekazanie nie może się opierać na art. 45 ani 46 RODO, w tym na przepisach dotyczących wiążących reguł korporacyjnych, i nie ma zastosowania żaden z wyjątków mających zastosowanie w szczególnych sytuacjach zgodnie z akapitem pierwszym art. 49 ust. 1 RODO, przekazanie do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej może nastąpić wyłącznie, gdy przekazanie nie jest powtarzalne, dotyczy tylko ograniczonej liczby osób, których dane dotyczą, jest niezbędne ze względu na ważne prawnie uzasadnione interesy realizowane przez administratora, wobec których charakteru nadrzędnego nie mają interesy ani prawa i wolności osoby, której dane dotyczą a administrator ocenił wszystkie okoliczności przekazania danych i na podstawie tej oceny zapewnił odpowiednie zabezpieczenia w zakresie ochrony danych osobowych. Administrator informuje organ nadzorczy o przekazaniu. Poza informacjami, o których mowa w art. 13 i 14, administrator podaje osobie, której dane dotyczą, także informacje o przekazaniu i o ważnych prawnie uzasadnionych interesach realizowanych przez niego.