Test równowagi dla prawnie uzasadnionego interesu ADO

Test równowagi dla nagrywania rozmów telefonicznych w Urzędzie Miasta Krakowa

Zgodnie z opinią Prezesa Urzędu Miasta Krakowa „w większości przypadków nie ma podstaw, by urzędy nagrywały rozmowy telefoniczne z interesantami” (znak: UM/2023/001), zatem poniższy test równowagi jest przeprowadzany dla nagrywania rozmów w wybranej komórce organizacyjnej, gdzie nagrywanie nie będzie dotyczyć wszystkich rozmów telefonicznych, tylko tych, które są skierowane do wybranej komórki. Na potrzeby przykładu, test równowagi dotyczy nagrywania zgłoszeń interesantów przez komórkę Straży Miejskiej.

Ocena, czy przetwarzanie może być oparte na prawnie uzasadnionym interesie ADO

Czynność przetwarzania Nagrywanie połączeń telefonicznych w ramach komórki Straży Miejskiej.

Zakres danych Głos, 123-456-789, Jan, Kowalski, dane podawane przez zgłaszającego, w szczególności jego imię, nazwisko.

Czy istnieją inne przesłanki legalizujące to przetwarzanie? Brak innej podstawy przetwarzania do wprowadzenia nagrywania rozmów telefonicznych w Urzędzie Miasta Krakowa.

Opis interesów ADO oraz ocena czy interes ADO jest uzasadniony? Urząd Miasta Krakowa chce wprowadzić nagrywanie rozmów w celu umożliwienia odtworzenia zgłoszenia, w przypadku gdy operator ma wątpliwości dotyczące zgłoszenia (szczególnie wtedy, gdy połączenie było niewyraźne lub operator nie zdążył zanotować wszystkich informacji). Do centrum Straży Miejskiej są zgłaszane także sprawy, wymagające szczególnych interwencji (np. zakłócanie porządku publicznego). Nagrania ze zgłoszeń mogą stanowić istotny materiał dla służb porządkowych, próbujących ustalić dane zgłaszającego. W ocenie Urzędu Miasta Krakowa, nagrywanie jest uzasadnione, gdyż pozwoli zrealizować ważne, wyżej opisane cele.

Czy przetwarzanie jest konieczne do osiągnięcia celu? Nie ma innego rozwiązania technicznego, które umożliwiłoby osiągnięcie wskazanego celu.

Czyje interesy przeważają? Celem Urzędu Miasta Krakowa jest możliwość zapewnienia skutecznego przyjęcia każdego rodzaju zgłoszenia, a także weryfikacja poprawności ich realizacji, gdzie ma to szczególne znaczenie zarówno dla osób zgłaszających, jak i osób, na które zdarzenie miało wpływ. Nagrania obejmują tylko wąski zakres działalności Urzędu Miasta Krakowa i nie stanowią przeszkody w załatwieniu innych spraw. Ponadto zapewniono możliwość złożenia zgłoszenia innymi kanałami, tzn. osobiście lub mailowo. W związku z tym należy przyjąć, że interesy Urzędu Miasta Krakowa są aktualne i faktyczne, a także że przewyższają prawa i wolności osób fizycznych.

¹Dokument ma charakter przykładowy, pokazujący w jaki sposób administrator powinien dokonać testu równowagi.

Ustalenie czynników gwarantujących równowagę lub przewagę interesów ADO Do zapewnienia równowagi lub przewagi interesów Urzędu Miasta Krakowa podczas przetwarzania danych z nagrań telefonicznych, należy zapewnić odpowiednie środki ochrony tych danych, które obejmują co najmniej:

• Czas przechowywania nagrań nie będzie przekraczać 30 dni od momentu zarejestrowania, z wyjątkiem nagrań, które mogą stanowić dowód w postępowaniu prowadzonym przez służby porządkowe (np. interwencje w sprawie zakłócania porządku publicznego).

• Dostęp do nagrania będą miały tylko i wyłącznie uprawnione osoby.

• Rozmówca nie ma obowiązku podawać operatorowi swoich danych osobowych, w takim wypadku zostanie zarejestrowany numer telefonu oraz treść zgłoszenia.

• Rozmowa nie służy identyfikowaniu osób dokonujących zgłoszenia (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

• Zostanie opracowana procedura udostępniania nagrań.

• Prawa osób będą realizowane zgodnie z obowiązującą u Urzędu Miasta Krakowa procedurą.

• Rejestrowanie rozmów nie będzie służył do monitorowania sposobu wykonywania pracy przez pracowników.

• Nagrywanie obejmuje tylko połączenia przychodzące do operatora, tzn. nie są nagrywane połączenia wychodzące.

• Wyznaczono Inspektora Ochrony Danych w celu nadzoru nad zgodnością rejestracji rozmów z przepisami.

• Rozmówcy będą informowani o nagrywaniu rozmów.

• Pracownicy zostaną poinformowani na piśmie o celach, zakresie i formie wykorzystania nagrań.

• Wprowadzenie monitoringu zostało skonsultowane z Związkami Zawodowymi (o ile jest Związek Zawodowy).

• Kopia danych – osoba, której dane dotyczą będzie mogła uzyskać kopię danych, zgodnie z obowiązującą u Urzędu Miasta Krakowa procedurą.

• Sprostowanie danych – samo nagranie nie umożliwia sprostowania, ale możliwe będzie skorzystanie z prawa do sprostowania, w przypadku niewłaściwej dyspozycji, wynikającej z błędu w danych osobowych.

• Usunięcie danych – Urząd Miasta Krakowa przechowuje nagrania przez ograniczony czas, z wyjątkiem sytuacji, gdy nagnie będzie wymagało udostępnienia służbom porządkowym. Jeżeli zgłoszenie zostało poprawnie przyjęte, nie ma przeciwwskazań do usunięcia nagrania.

Czy będzie możliwa realizacja praw osób? • Jeżeli osoba, której dane dotyczą wniesie sprzeciw na przetwarzanie jej danych, ze względu na jej szczególną sytuację, możliwe będzie usunięcie nagrania za wskazany okres.

• Ograniczenie przetwarzania – może mieć zastosowanie w odniesieniu do nagrań, w przypadku wniesienia uzasadnionego sprzeciwu. W takim wypadku nagranie zostanie zabezpieczone do czasu zrealizowania prawa osoby, której dane dotyczą, chyba że upłynie określony przez Urząd Miasta Krakowa czas przechowywania – w takim wypadku usuwa się nagranie.

• Nagrania nie podlegają pod prawo do przenoszenia danych.

• Dane nie będą podlegały profilowaniu ani zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji.

• Urząd Miasta Krakowa zrealizuje obowiązki informacyjne najpóźniej przy pierwszym kontakcie. Klauzula informacyjna będzie dostępna na stronie internetowej Urzędu Miasta Krakowa.

Wynik testu Przeważają interesy Urzędu Miasta Krakowa, możliwe jest przetwarzanie wskazanych danych w oparciu o prawnie uzasadniony interes.

Data i podpis Urzędu Miasta Krakowa