Test równowagi w zakresie przetwarzania danych osobowych

TEST RÓWNOWAGI1

w zakresie wykorzystania wizerunku pracownika w Global Corp w związku z umieszczeniemzdjęcia w intranecie

Ocena, czy przetwarzanie może być oparte na prawnie uzasadnionym interesie ADO

Czynność przetwarzania

• W intranecie Global Corp, dostępnym tylko dla użytkowników podmiotu,zostaną zamieszczone zdjęcia pracowników Global Corp.• Celem jest zapewnienie lepszej komunikacji pomiędzypracownikami, przeciwdziałanie oszustwom typu „podszycie się” podpracownika oraz budowanie relacji między pracownikami.2• W wyniku wprowadzenia zdjęć do intranetu, zakłada się polepszeniejakości usług świadczonych na rzecz klientów przez Global Corp.

Zakres danych

Wizerunek oraz powiązane z nim Jan, Kowalski i dane kontaktowepracownika, które są dostępne w intranecie.

Czy istnieją inne przesłanki legalizujące toprzetwarzanie?

• Tak – rozpowszechnianie wizerunku odbywa się na podstawiedobrowolnej zgody, wyrażonej w oparciu o przepisy prawa autorskiego.• W przypadku pracowników Global Corp, pełniących funkcje kierownicze,przetwarzanie może być realizowane na podstawie prawnie uzasadnionegointeresu administratora, zgodnie z art. 81 ust. 2 lit. a prawa autorskiego3.• Wskazany wyjątek nie dotyczy zatem wszystkich pracownikówGlobal Corp. Wobec pracowników, którzy pełnią jedynie funkcje szeregowe,należy zastosować przesłankę dobrowolnej zgody. W tym zakresie niemożna powołać się na prawnie usprawiedliwiony interes.• Należy uznać, że prawnie uzasadniony interes administratora jestaktualny – dotyczy bieżącego budowania relacji pomiędzy pracownikami(aspekt psychologiczny, który sprawi, że będą znali się nie tylko z nazwiska,ale także „z twarzy”) oraz poprawienia komunikacji. W dużychorganizacjach, jakim jest Global Corp, są to istotne zadania pracodawcy,które umożliwiają lepsze realizowanie zadań w ramach organizacji.• Ponadto w związku z rozwojem technologii wzrasta intensywnośćataków, w których oszuści próbują podszywać się pod zaufaną osobę, wszczególności pracownika Global Corp. Zamieszczenie zdjęć w intranecieumożliwia połączenie tych zdjęć z komunikatorami i/lub pocztą e-mail wGlobal Corp, gdzie spreparowana wiadomość od razu będzie wydawać siępodejrzana ze względu na brak zdjęcia.

Czy interes ADO jestuzasadniony?

Tak. Budowanie relacji i poprawienie komunikacji są niezbędne dorealizowania zadań Global Corp na oczekiwanym przez klientów poziomie.Jednocześnie każdy pracownik powinien mieć możliwość wyrażeniasprzeciwu na rozpowszechnianie jego wizerunku w intranecie. Mimoprzesłanki z prawa autorskiego do publikowania zdjęć osób publicznych,należy szanować prawo pracownika do zachowania prywatności w miejscupracy, szczególnie jeśli publikacja zdjęcia miałaby negatywnie wpłynąć nakomfort wykonywanej przez niego pracy.

Czy przetwarzanie jestkonieczne do osiągnięciacelu?

Interes administratora w zakresie publikacji zdjęć pracowników, którzy sąosobami publicznymi, będzie przeważać.Mimo istnienia uzasadnionego oraz aktualnego interesu administratora wpublikacji wizerunków pracowników w intranecie, a także przesłanki dotakiego działania w przepisach prawa autorskiego, proces powinien byćprzeprowadzony z dużą ostrożnością oraz poszanowaniem prawa doprywatności pracowników.Czyje interesy przeważają? Jak wykazała wstępna analiza, nie każdy pracownik Global Corp jest osobąpubliczną. W związku z tym nie można oprzeć całego procesuprzetwarzania na przesłance prawnie uzasadnionego interesu. W związku ztym, że część personelu zostanie zapytana o zgodę, a część (szczególniekadra kierownicza) może otrzymać polecenie przekazania zdjęcia, możepojawiać się zarzut nierównego traktowania. Mimo że administrator mapodstawy w przepisach prawa, do wykonania takiego rozróżnienia,personel może okazać niezadowolenie oraz niezrozumienie. W związku ztym, w wyniku tego działania, mogą zostać osiągnięte zupełnie odwrotnecele niż zakładane.• Uprawnienie do publikacji wynika z przepisów prawa autorskiego.• Dostęp do wizerunków będą mieli tylko inni pracownicy.• Prawa osób będą realizowane zgodnie z obowiązującą uadministratora procedurą.Ustalenie czynnikówgwarantującychrównowagę lubprzewagę interesów ADO• Wyznaczono Inspektora Ochrony Danych w celu nadzoru nad zgodnością procesu zprzepisami.• Pracownicy zostaną poinformowani o celach, zakresie i formiewykorzystania wizerunku, a także prawie do wyrażenia sprzeciwu.

Czy będzie możliwarealizacja praw osób?

• Kopia danych – osoba, której dane dotyczą będzie mogła uzyskaćkopię samodzielnie, pobierając zdjęcie z intranetu.• Sprostowanie danych – będzie realizowane poprzez podmienieniezdjęcia w systemie.• Usunięcie danych – możliwe w dowolnym momencie, poprzezusunięcie zdjęcia.• Ograniczenie przetwarzania – możliwe do zrealizowania, poprzezczasowe usunięcia zdjęcia do momentu zrealizowania procesu, którywymagał ograniczenia.• Przenoszenie – nie będzie mieć zastosowania.• Sprzeciw - osoba, której dane dotyczą, ma prawo w dowolnymmomencie wnieść sprzeciw, w wyniku którego zdjęcie powinno zostaćniezwłocznie usunięte.• Dane nie będą podlegały profilowaniu ani zautomatyzowanemupodejmowaniu decyzji.• Administrator zrealizuje obowiązki informacyjne przedzamieszczeniem zdjęć w intranecie.

Wynik testu

Przeważają interesy administratora, możliwe jest przetwarzaniewskazanych danych w oparciu o prawnie uzasadniony interes. Jednakżebiorąc pod uwagę, że personel będzie podzielony na dwie grupy, gdziejedna zostanie poproszona o zgodę na rozpowszechnianie, a drugaotrzyma polecenie przekazania zdjęcia, zalecane zastosowanieprzesłanki zgody wobec całego personelu.

24.05.2024 i podpis ADO

1Dokument ma charakter przykładowy, pokazujący w jaki sposób administrator powinien dokonać testu równowagi.2Przykładowe cele.3Proszę porównać z http://przykladowy.adres/artykul (dostęp 23.05.2024)