Zasady monitoringu i kontroli w miejscu pracy

ZASADY MONITORINGU I KONTROLI PRACOWNIKÓW ORAZ MIEJSCA PRACY – ZAŁĄCZNIK DO REGULAMINU PRACY

 

 

§1 Monitoring wizyjny

1. W celu podniesienia stanu bezpieczeństwa Pracowników, ochrony mienia oraz kontroli produkcji stosuje się szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy oraz terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu (monitoring wizyjny).

2. Cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu wizyjnego zostały uregulowane w załączniku nr 1 (Zasady funkcjonowania monitoringu wizyjnego).

§2 Monitoring poczty elektronicznej

1. Celem zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych Pracownikowi narzędzi pracy Pracodawca wprowadza kontrolę służbowej poczty elektronicznej Pracownika. Kontrola taka może zostać przeprowadzona w indywidualnym przypadku wyłącznie na wniosek członka Zarządu Pracodawcy.

2. Stosowanie monitoringu, o którym mowa w ust. 1, odbywa się w sposób nienaruszający tajemnicy korespondencji ani innych dóbr osobistych Pracowników.

3. Pracodawca przekazuje każdemu zatrudnionemu informację o celach, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu według wzoru stanowiącego załącznik nr 2.

4. Materiały pozyskane w trakcie monitoringu będą wykorzystane będą przez Pracodawcę wyłącznie w celu wskazanym w ust. 1.

5. Dostęp do materiałów z monitoringu będą miały wyłącznie osoby upoważnione do przetwarzania, zawartych w nich, danych osobowych. Każda z osób upoważnionych zobowiązana jest do zachowania w tajemnicy wiedzy wynikającej z tych materiałów.

6. Pracownikowi, którego dane osobowe znajdują się w materiałach pozyskanych z monitoringu, przysługuje prawo: dostępu do danych, sprostowania i usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania danych, przenoszenia danych i wniesienia sprzeciwu co do ich przetwarzania.

§3 Inne formy monitoringu

1. Celem zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych Pracownikowi narzędzi pracy Pracodawca może wprowadzić również inne formy monitoringu niż określone w § 1 oraz § 2, obejmujące:

  a) monitorowanie działalności Pracowników na komputerach służbowych,

  b) urządzenia GPS zainstalowane w samochodach służbowych ciężarowych,

2. Stosowanie monitoringu, o którym mowa w ust. 1 odbywa się w sposób nienaruszający tajemnicy korespondencji ani innych dóbr osobistych Pracowników.

3. Pracodawca przekazuje każdemu zatrudnionemu Pracownikowi informację o celach, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu według wzoru stanowiącego załącznik nr 2.

4. Materiały pozyskane w trakcie monitoringu będą wykorzystane przez Pracodawcę wyłącznie w celu wskazanym w ust. 1.

5. Dostęp do materiałów z monitoringu będą miały wyłącznie osoby upoważnione do przetwarzania zawartych w nich danych osobowych. Każda z osób upoważnionych zobowiązana jest do zachowania w tajemnicy wiedzy wynikającej z tych materiałów.

6. Pracownikowi, którego dane osobowe znajdują się w materiałach pozyskanych z monitoringu, przysługuje prawo: dostępu do danych, sprostowania i usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania danych, przenoszenia danych i wniesienia sprzeciwu co do ich przetwarzania.

§4 Kontrola Pracowników i szafek pracowniczych

1. Pracodawca w celu zapobieżenia kradzieży, przywłaszczeniu lub bezprawnemu wynoszeniu poza teren zakładu pracy mienia, dokumentów lub informacji stanowiących tajemnicę jego przedsiębiorstwa, w tym usiłowaniom lub próbom takich działań, może przeprowadzać przeszukanie na osobie Pracownika oraz kontrolę zawartości torebek, toreb, plecaków itp. posiadanych przez Pracownika, a także kontrolę szafek pracowniczych.

2. Kontrola oraz przeszukanie wskazane w ust. 1 przeprowadzane są w razie powzięcia uzasadnionego podejrzenia wystąpienia działań wskazanych w ust. 1 oraz w ramach prowadzonej przez Pracodawcę polityki prewencyjnej zapobiegającej działaniom wskazanym w ust. 1, na zasadach zapewniających poszanowanie prywatności oraz godności osobistej osoby przeszukiwanej lub poddanej kontroli. Z przebiegu kontroli lub przeszukania sporządza się protokół.

3. Kontrola oraz przeszukanie wskazane w ust. 1 wykonywane są przez osoby wyznaczone przez Pracodawcę, w tym pracowników Ochrony (również zewnętrznej Solid Security ochroniarskiej), przełożonych/bezpośrednich przełożonych.

4. Przeszukanie na osobie wskazane w ust. 1 przeprowadzane jest przez osobę tej samej płci, w warunkach zapewniających poszanowanie prywatności oraz godności osobistej osoby przeszukiwanej.

5. Kontrola szafek pracowniczych możliwa jest wtedy, gdy zachodzi uzasadnione podejrzenie, że Pracownik zabrał mienie Pracodawcy, mienie należące do innych pracowników lub osób współpracujących z Pracodawcą bądź też przechowuje w miejscu pracy przedmioty, których wnoszenie na teren zakładu pracy jest zabronione, w tym w szczególności alkohol, broń, niebezpieczne przedmioty i narzędzia, środki odurzające i substancje psychotropowe oraz jakiekolwiek inne przedmioty mogące stanowić zagrożenie dla osób przebywających na terenie zakładu pracy.

6. Kontrola szafki Pracownika powinna odbyć się w miarę możliwości w obecności Pracownika użytkującego szafkę, a w przypadku braku takiej możliwości przy kontroli powinien być obecny przedstawiciel pracowników lub inny pracownik upoważniony przez Pracodawcę. Przed kontrolą należy wezwać Pracownika do dobrowolnego wydania rzeczy stanowiących mienie Pracodawcy, mienie osób trzecich lub mogących stanowić zagrożenie bezpieczeństwa. Pracownik, może żądać przeprowadzenia kontroli w obecności osoby trzeciej.

7. Pracownikom zabrania się stosowania dodatkowych zabezpieczeń w szafkach pracowniczych – tj. innych niż kłódki przekazane przez Pracodawcę. W przypadku zastosowania przez Pracownika dodatkowego zabezpieczenia Pracodawca jest uprawniony do usunięcia tego zabezpieczenia na koszt Pracownika w razie konieczności dokonania kontroli szafki pracowniczej, zgodnie z ust. 5 powyżej.

8. Nieuzasadniona odmowa Pracownika poddania się przeszukaniu lub kontroli wskazanej w ust. 1 oraz uniemożliwienie ich przeprowadzenia w inny sposób (samowolne oddalenie się itp.) stanowi ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków Pracownika.

9. W razie odmowy Pracownika poddania się przeszukaniu lub kontroli wskazanej w ust. 1 Pracodawca uprawniony jest zawiadomić o swoim podejrzeniu właściwe służby wraz z przekazaniem im polecenia przeprowadzenia przeszukania oraz kontroli Pracownika, wskazanych w ust. 1.

1) Załącznik nr 1

Zasady funkcjonowania monitoringu wizyjnego

§1 Zasady i cele stosowania monitoringu wizyjnego

1. Na terenie zakładu pracy Pracodawca wprowadza szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy oraz terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu (monitoring wizyjny).

2. Celem stosowania monitoringu wizyjnego jest:

  a) zapewnienie bezpieczeństwa pracowników,

  b) zapewnienie ochrony mienia Pracodawcy,

  c) zapewnienie kontroli produkcji oraz

  d) zachowanie w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić Pracodawcę na szkodę.

3. Pracodawca stosuje monitoring z uwzględnieniem poszanowania prawa do prywatności Pracowników.

4. Pracodawca dokłada wszelkich starań, aby użyte narzędzia monitoringu nie stanowiły rażącej uciążliwości dla poddawanych mu Pracowników oraz były dokonywane z poszanowaniem godności i dóbr osobistych Pracowników.

§2 Zakres zastosowania monitoringu

1. System monitoringu wizyjnego składa się z kamer rejestrujących zdarzenia wraz z osprzętem rejestrującym i zapisującym obraz z kamer na dyskowym nośniku fizycznym, zainstalowanych wewnątrz zakładu pracy oraz na zewnątrz zakładu pracy w następujących lokalizacjach:

  a) biurowiec – 4 kamery,

  b) hale produkcyjne – 12 kamer,

  c) hale magazynowe – 6 kamer.

2. System wizyjny rozmieszczony został z uwzględnieniem potrzeby poszanowania godności osobistej oraz innych dóbr osobistych pracownika. W szczególności system monitoringu nie obejmuje toalet, łazienek, szatni oraz przebieralni.

3. Pracodawca w zakresie stosowania monitoringu kieruje się zasadą adekwatności, tj.: administrator danych osobowych może pozyskiwać jedynie dane, co do których istnieje uzasadnienie formalnoprawne ich pobierania oraz zasadą proporcjonalności, tj.: doboru stosownej technologii monitoringu, a pozyskane nagrania może wykorzystywać tylko na użytek wewnętrzny Global Corp.

4. Zakres przetwarzanych danych obejmuje czas i miejsce zdarzenia objętego monitoringiem oraz sposób zachowania się osób, których wizerunek utrwalono.

§3 Sposób zastosowania monitoringu wizyjnego

1. Zastosowanie monitoringu wizyjnego polega na zainstalowaniu kamer oraz rejestracji i zapisie obrazu z kamer na dyskowym nośniku fizycznym.

2. System monitoringu wizyjnego funkcjonuje w sposób ciągły przez całą dobę i odbywa się poprzez bieżący zapis obrazu z kamer przemysłowych obejmujących monitorowane obszary, o których mowa w § 3 ust. 1 powyżej. Urządzenia rejestrujące obraz znajdują się w wyłącznej dyspozycji Pracodawcy. Informacje o ich umiejscowieniu w określonych pomieszczeniach stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. Rejestracji i zapisu na nośniku fizycznym podlega tylko obraz (wizja) z kamer systemu monitoringu. System nie rejestruje dźwięku (fonia). Dla trybu dziennego obraz zapisywany jest w kolorze, dla trybu nocnego, o ograniczonym naświetleniu, obraz zapisywany jest w kolorze czarno- białym.

3. System monitoringu składa się z:

  a) kamer rejestrujących zdarzenia wewnątrz i na zewnątrz zakładu pracy;

  b) urządzeń realizujących zapis obrazu na dyskowym nośniku fizycznym;

  c) kolorowego monitora pozwalającego na podgląd systemu;

4. Pracodawca uprawniony jest do rozbudowy lub modernizacji monitoringu, z uwzględnieniem postanowień niniejszego dokumentu oraz obowiązujących przepisów prawa. O każdym nowym miejscu wykorzystania monitoringu wizyjnego Pracodawca poinformuje pracowników nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem.

5. Strefy objęte systemem monitoringu wizyjnego oznakowane są stosownymi tablicami informacyjnymi.

§4 Przechowywanie i usuwanie nagrań z monitoringu oraz dostęp do tych nagrań

1. Sieć rejestratorów znajduje się w zamkniętych przed dostępem osób nieupoważnionych szafach dystrybucyjnych infrastruktury informatycznej Pracodawcy. Monitor z podglądem zainstalowany jest w recepcji w sposób umożliwiający dostęp do obrazu wyłącznie osobom upoważnionym.

2. Pracodawca zapewnia zastosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, aby żadna osoba nieuprawniona nie miała dostępu do urządzeń systemu monitoringu oraz nagrań zarejestrowanych za pomocą tych urządzeń. Pracodawca zapewnia również bezpieczne przechowywanie nagrań z monitoringu od momentu ich zarejestrowania do momentu ich usunięcia.

3. Nagrania obrazu Pracodawca przetwarza wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane. Termin przechowywania danych z monitoringu wizyjnego uzależniony jest od zastosowanej pojemności dysku twardego oraz liczby zapisywanych zdarzeń i jest nie dłuższy niż 30 dni. W razie zapełnienia dysku system w trybie automatycznym usuwa najstarsze zapisy.

4. W razie potrzeby Pracodawca może podjąć decyzję o zarejestrowaniu na odrębnym nośniku zapisu z monitoringu na potrzeby realizacji praw lub obowiązków związanych z celem monitoringu. Zapis ten podlega zabezpieczeniu w ten sam sposób i na tych samych zasadach, co bieżący zapis monitoringu. Zapisu dokonują osoby upoważnione przez Pracodawcę. Zapis ten przechowywany jest przez okres maksymalnie 6 miesięcy. Po upływie terminu przechowywania zapis ten podlega zniszczeniu.

5. W przypadku, w którym nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub Pracodawca powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu, terminy przechowywania wskazane w ust. 3 lub 4 ulegają przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

6. Po upływie okresów, o których mowa w ust. 3, 4 lub 5, uzyskane w wyniku monitoringu nagrania obrazu zawierające dane osobowe podlegają zniszczeniu, o ile przepisy odrębne nie stanowią inaczej.

7. Dostęp do urządzeń i nagrań z monitoringu może posiadać wyłącznie Pracodawca oraz osoby posiadające imienne upoważnienie od Pracodawcy, z zastrzeżeniem ust. 9.

8. Osoby, które na podstawie udzielonego przez Pracodawcę upoważnienia mają wgląd w obraz zarejestrowany przez monitoring wizyjny, zobowiązane są do przestrzegania przepisów prawa w zakresie ochrony danych osobowych.

9. Nagrania z monitoringu mogą być udostępnione uprawnionym organom lub innym uprawnionym podmiotom jedynie na podstawie stosownych przepisów prawa.

§5 Postanowienia końcowe

1. Pracodawca przekazuje każdemu zatrudnionemu Pracownikowi informację o celach, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu według wzoru stanowiącego załącznik nr 2.

2. Informacje na temat stref objętych systemem monitoringu wizyjnego znajdują się na tablicach informujących o zainstalowanym monitoringu. Tablice są zamieszczone w miejscu na tyle widocznym, że spełnienie obowiązku informacyjnego nie budzi wątpliwości.

2) Załącznik nr 2

Informacja o wprowadzeniu monitoringu

Warszawa, 15.03.2024

Sz.P. Anna Kowalska Specjalista ds. Marketingu (stanowisko pracy)

INFORMACJA DLA PRACOWNIKA o wprowadzeniu monitoringu

Wypełniając obowiązek wynikający z art. 222 § 7 Kodeksu pracy, Pracodawca informuje, że:

  1. W celu zapewnienia bezpieczeństwa pracowników oraz ochrony mienia, zgodnie z art. 22 i art. 32 ust. 1 pkt 2 i 3 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.Urz. UE L 119, s. 1), u Pracodawcy wprowadza się i stosuje monitoring za pomocą kamer użytkowych (monitoring wizyjny).

  2. W celu zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych Pracownikowi narzędzi pracy dla osób zatrudnionych na zajmowanym przez Panią/Pana stanowisku pracy wprowadza się: - kontrolę służbowej poczty elektronicznej Pracownika (monitoring poczty elektronicznej),

  - monitorowanie działalności Pracowników na komputerach służbowych,

  - urządzenia GPS zainstalowane w samochodach służbowych ciężarowych.

Stosowanie każdej z ww. form monitoringu, opisanych w pkt 1 i 2 powyżej, odbywa się w sposób nienaruszający prawa Pracownika do prywatności, tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych Pracowników.

.......................................... (podpis Pracodawcy lub osoby upoważnionej)

............................................ (data i podpis Pracownika)