Lista kontrolna obowiązku informacyjnego

Prawo

dane

Kategoria

lista

Klucze

analiza prawna, elementy obowiązku informacyjnego, lista kontrolna, obowiązek informacyjny, pytania do spełnienia obowiązku, spełnienie obowiązku informacyjnego, terminy realizacji obowiązku, treść obowiązku informacyjnego, zwolnienie z obowiązku

Lista kontrolna obowiązku informacyjnego to dokument, który pomaga zapewnić kompleksowe przestrzeganie wymogów dotyczących informacji w firmie. Zawiera on szczegółowe kroki i procedury, które należy podjąć, aby zachować zgodność z obowiązującymi przepisami i standardami. Dzięki tej liście kontrolnej można skutecznie monitorować i zarządzać informacjami w firmie, minimalizując ryzyko ewentualnych naruszeń i konsekwencji prawnych.

LISTA KONTROLNA

OBOWIĄZEK INFORMACYJNY

Założenia:

1. Lista kontrolna ma na celu określenie:

    a) czy należy spełnić obowiązek informacyjny wobec podmiotu danych,

    b) w jakim terminie należy spełnić obowiązek informacyjny,

    c) kiedy można odstąpić od realizacji obowiązku informacyjnego,

    d) jakie elementy powinien zawierać obowiązek informacyjny.

2. Lista kontrolna nie ma zastosowania w sytuacjach, w których administrator planuje

   przetwarzać dane osobowe ale w celu innym niż cel pierwotny, w którym dane osobowe

   zostały zebrane.

3. Należy pamiętać, że przepisy przewidują kilka przypadków, w których pomimo

   pozyskania danych osobowych administrator może zwolnić się z realizacji obowiązku

   informacyjnego. Są to sytuacje, w których informowanie osoby można uznawać za

   zbędne, nieracjonalne, nieefektywne lub powodujące naruszenie innych praw i wartości.

   Sytuacje takie wskazujemy w Sekcji III.

   Należy podkreślić, że powołanie się na jeden z powyższych wyjątków powinno zostać

   poprzedzone przeprowadzeniem gruntownej analizy prawnej.

Lp Pytanie                                           Rekomendacje

.                                           Odpowiedź „TAK”            Odpowiedź „NIE”

   SEKCJA I – CZY NALEŻY SPEŁNIĆ OBOWIĄZEK INFORMACYJNY?

1.  Czy pozyskiwane są dane osobowe?        Należy spełnić obowiązek  Nie  ma   konieczności

                                                  informacyjnego.     spełnienia   obowiązku

     [Dane osobowe oznaczają wszelkie                            informacyjnego.

     informacje o osobie fizycznej Jan Kowalski;   osoba fizyczna to

     osoba, którą można bezpośrednio

     lub pośrednio zidentyfikować, w

     szczególności    na   podstawie

     identyfikatora takiego jak imię i

     nazwisko,   numer   dowodu osobistego,

     dane lokalizacji, identyfikator

     internetowy lub jeden bądź kilka

     czynników     specyficznych dla danej osoby fizycznej.]

2.  Czy podmiot   pozyskujący dane  Należy spełnić obowiązek  Spełnienie   obowiązku

     osobowe    jest   administratorem         informacyjnego.       informacyjnego        jest

     danych osobowych?                                       obowiązkiem

     [Administrator danych osobowych                              administratora   danych

     oznacza osobę prawną Firma Sp. z o.o.,               osobowych.      Dobrą

     który samodzielnie lub                               praktyką       będzie

     wspólnie z innymi ustala cele i                      skontaktowanie  się   z

     sposoby   przetwarzania    danych             administratorem danych

     osobowych.]                              celem   wskazania   mu

   SEKCJA II – W JAKIM TERMINIE NALEŻY SPoREŁNIĆ OBOWIĄZEK

                                  INFORMACYJNEGO?

3.  Czy dane osobowe pozyskiwane są  Obowiązek informacyjny  Dane są pozyskiwane z

     bezpośrednio od osoby, której dane  powinien zostać spełniony  innego         źródła.

     dotyczą?                        w          momencie    Obowiązek

                                  pozyskiwania   danych   informacyjny powinien

                                  osobowych.         zostać   spełniony   w

                                                     miesiąc.

4.  Czy dane osobowe pozyskiwane są z  Obowiązek informacyjny  Obowiązek

     tzw. innego źródła np. Krajowego  powinien zostać spełniony  informacyjny powinien

     Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji  w terminach określonych  zostać    spełniony   w

     i Informacji o Działalności     w art. 14 ust 3 RODO tj.:       momencie pozyskiwania

     Gospodarczej (nie od osoby, w    a) w rozsądnym terminie po  danych osobowych od

     której dane dotyczą)?          pozyskaniu  danych  osoby,      której   dane

                            osobowych – najpóźniej  dotyczą.

                            w ciągu miesiąca – mając  

                            na uwadze okoliczności

                            przetwarzania danych

                            osobowych;

                            b) jeżeli dane osobowe

                            mają być stosowane

                            do komunikacji elektronicznej z

                            osobą, której dane

                            dotyczą – najpóźniej

                            przy pierwszej komunikacji z osobą,

                            której dane dotyczą;

                            lub

                            c) jeżeli planuje się

                            ujawnić dane

                            osobowe innemu podmiotowi

                            – najpóźniej

                            przy pierwszym ujawnieniu.

   SEKCJA III – CZY ISTNIEJE MOŻLIWOŚĆ ZWOLNIENIA SIĘ Z REALIZACJI

                        OBOWIĄZKU INFORMACYJNEGO?

5.  Czy osoba, której dane dotyczą,  Administrator    może  Administrator nie może

     dysponuje  już  informacjami, o  zwolnić się z realizacji  zwolnić się z realizacji

     których mowa w sekcji IV?      obowiązku            obowiązku

                             informacyjnego.       informacyjnego. Należy

                                         spełnić    obowiązek

                                         informacyjny.

6.  Czy:                       Administrator   może  Administrator nie może

     a) dane osobowe pozyskiwane są z   zwolnić się z realizacji  zwolnić się z realizacji

       tzw. innego źródła np. publicznie  obowiązku            obowiązku

       dostępnej bazy danych, strony   informacyjnego.       informacyjnego. Należy

       internetowej (nie od                           spełnić    obowiązek

       osoby, której dane dotyczą), i                           informacyjny.

     b) udzielenie informacji, o których  

       mowa w sekcji IV okazuje się

       niemożliwe lub wymagałoby

       nadmiernego wysiłku; w

       szczególności w

       przypadku     przetwarzania    do

       celu archiwizacji w interesie

       publicznym, do celów badań

       naukowych lub do celów

       statystycznych, z

       zastrzeżeniem     odpowiednich

       zabezpieczeń, o których mowa

       w art. 89 ust. 1, lub o ile

       obowiązek, o którym mowa w

       ust.   1  niniejszego   artykułu,

       może     uniemożliwić    lub

       utrudnić    realizację

       celu takiego przetwarzania. W

       takich          przypadkach

       administrator     podejmuje

       środki, by chronić

       prawa i wolności oraz interes

       osoby,    której dane dotyczą, w tym

       udostępnienie    informacji

       publicznie?

7.  Czy:                    Administrator   może  Administrator nie może

     a) dane osobowe pozyskiwane są z   zwolnić się z realizacji  zwolnić się z realizacji

       tzw. innego źródła np. rejestru  obowiązku            obowiązku

       handlowego (nie od        informacyjnego.       informacyjnego. Należy

       osoby, której dane dotyczą), i                           spełnić    obowiązek

     b) pozyskiwanie    lub  ujawnianie                    informacyjny.

       jest   wyraźnie    uregulowane

       prawem    Unii    lub   prawem

       polskim,

       któremu podlega administrator,

       przewidującym     środki

       chroniące   interes   osoby,

       której dane dotyczą?

8.  Czy:                    Administrator   może  Administrator nie może

     a) dane osobowe pozyskiwane są z   zwolnić się z realizacji  zwolnić się z realizacji

       tzw. innego źródła np. akt   obowiązku            obowiązku

       sądowych (nie od         informacyjnego.       informacyjnego. Należy

       osoby, której dane dotyczą), i                           spełnić    obowiązek

     b) dane osobowe muszą pozostać                           informacyjny.

       poufne zgodnie z obowiązkiem

       zachowania       tajemnicy

       zawodowej wynikającej z prawa

       Unii lub prawa polskiego, w tym

       z  obowiązku     zachowania  tajemnicy?

   SEKCJA IV – CZY OBOWIĄZEK INFORMACYJNY MA PRAWIDŁOWĄ TREŚĆ?

     Czy obowiązek informacyjny zawiera informację nt.:

9.     tożsamości i danych kontaktowych  Informacja    została  Należy     uzupełnić

     administratora Exampla S.A. oraz,  zawarta  w  obowiązku   obowiązek informacyjny

     gdy ma to zastosowanie, tożsamości i  informacyjnym.         o tę informację.

     danych kontaktowych przedstawiciela?

10.   danych   kontaktowych    inspektora  Informacja    została  Należy     uzupełnić

     ochrony danych       –   jeżeli  zawarta  w  obowiązku   obowiązek informacyjny

     administrator  powołał   inspektora  informacyjnym.         o tę informację.

     ochrony danych?

11.   celów    przetwarzania     danych  Informacja    została  Należy     uzupełnić

     osobowych?                    zawarta  

Podsumowując, lista kontrolna obowiązku informacyjnego stanowi cenny dokument wspierający działania związane z zarządzaniem informacjami w firmie. Poprzez jej stosowanie można skutecznie przeciwdziałać ewentualnym problemom związanym z brakiem wiedzy na temat obowiązujących przepisów oraz ułatwić egzekwowanie odpowiedzialności za prawidłowe przetwarzanie informacji.