Powołanie komisji ds zamknięcia zbioru danych osobowych
- Prawo
dane
- Kategoria
zarządzenie
- Klucze
anonimizacja danych, komisja, przetwarzanie danych osobowych, raporty potwierdzające, rodo, systemy informatyczne, usunięcie danych, zamknięcie zbioru danych, zniszczenie dokumentów
Dokument „Powołanie komisji ds. zamknięcia zbioru danych osobowych” jest niezbędny w procesie zabezpieczenia poufności danych osobowych. Komisja ma za zadanie nadzorować i skoordynować proces zamknięcia zbioru danych oraz zapewnić, że wszystkie procedury są przeprowadzane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa o ochronie danych osobowych. Powołanie komisji to istotny krok w procesie dbania o bezpieczeństwo informacji osobowych.
Powołanie komisji do zamknięcia zbioru danych osobowych
1. Na podstawie art. 5 ust. 1 lit e rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L 119/1 z 4.5.2016) – dalej RODO, Firma "Przykładowe Przedsiębiorstwo Sp. z o.o." ("administrator") podjął decyzję o zamknięciu zbioru danych osobowych "Klienci" ("zbiór").
2. W związku z podjęciem decyzji o zakończeniu przetwarzania danych osobowych w zbiorze administrator powołuje z dn. 15.03.2024 komisję odpowiedzialną za zamknięcie zbioru.
3. Do komisji zostają wyznaczeni:
1. Anna Nowak, Specjalista ds. Ochrony Danych Osobowych;
2. Jan Kowalski, Administrator Systemów.
4. Osoby wyznaczone do zamknięcia zbioru są odpowiedzialne za zapewnienie zakończenia przetwarzania danych należących do zbioru, tzn.
1. anonimizację danych osobowych z dokumentów oraz plików, których pozostała treść będzie przetwarzana w celach statystycznch lub archiwalnych lub zawierające dane z innych zbiorów, których przetwarzanie musi być kontynuowane;
2. bezpowrotne zniszczenie pozostałych dokumentów, zawierających dane osobowe;
3. usunięcie plików i danych z systemów informatycznych;
5. Członkowie komisji są uprawnieni do wydawania poleceń zniszczenia lub anonimizacji danych innym pracownikom oraz polecenia sporządzenia raportu potwierdzającego zniszczenie lub anonimizację.
6. Komisja po zamknięciu zbioru sporządza protokół, zgodnie ze wzorem do niniejszego dokumentu oraz przekazuje dokument do administratora.
15.03.2024 Anna Nowak
Protokół z zamknięcia zbioru danych osobowych
W związku z otrzymanym poleceniem zamknięcia zbioru danych osobowych "Klienci", dokonanono:
1. anonimizacji danych osobowych z dokumentów, plików oraz danych z systemów, których pozostała treść będzie przetwarzana w celach statystycznch lub archiwalnych lub zawierające dane z innych zbiorów, których przetwarzanie musi być kontynuowane;
2. bezpowrotnego zniszczenia pozostałych dokumentów, zawierających dane osobowe;
3. usunięcia plików i danych z systemów informatycznych.
W związku z wykonaniem wskazanych czynności, potwierdza się zakończenie przetwarzania danych osobowych należących do zbioru "Klienci"
Do Protokołu dołącza się raporty potwierdzające usunięcie lub anonimizację danych osobowych zrealizowane przez pracowników, na polecenie członków komisji1.
Członkowie komisji:
15.04.2024 Anna Nowak
15.04.2024 Jan Kowalski
1 Usunąć, jeśli nie ma zastosowania
Wniosek o powołanie komisji ds. zamknięcia zbioru danych osobowych powinien zawierać uzasadnienie potrzeby jej działania oraz sprecyzowane cele, jakie ma osiągnąć. W rezultacie działania komisji może zostać podjęta skuteczna i kompleksowa kontrola procesu zamknięcia zbioru danych, co wpłynie pozytywnie na ochronę danych osobowych oraz zgodność z obowiązującymi regulacjami.