Procedura monitorowania zdarzeń organizacyjnych

Zarządzenie nr 2023/10/KZ

Dyrektora Szpitala Miejskiego im. Jana Pawła II

z dnia 25.10.2023 r.

w sprawie wprowadzenia procedury monitorowania zdarzeń organizacyjnych

Na podstawie art. 68 oraz art. 69 ust. 1 pkt 3, w związku z art. 9 pkt 10 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, zarządzam co następuje:

§1

Wprowadzam do stosowania w Szpitalu Miejskim im. Jana Pawła II Procedurę monitorowania zdarzeń organizacyjnych, stanowiącą załącznik do niniejszego zarządzenia.

§2

1. Procedura, o której mowa w § 1, stanowi element kontroli zarządczej funkcjonującej w Szpitalu Miejskim im. Jana Pawła II a jej stosowanie należy do obowiązków każdego pracownika.

2. Wedle niniejszej procedury pracownikiem jest każdy, kto wykonuje pracę lub świadczy usługi w ramach funkcjonowania Szpitala Miejskiego im. Jana Pawła II, bez względu na podstawę prawną tego stosunku prawnego.

§3

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Załącznik do

Zarządzenia nr 2023/10/KZ

Dyrektora Szpitala Miejskiego im. Jana Pawła II

z dnia 25.10.2023 r.

w sprawie wprowadzenia procedury monitorowania zdarzeń organizacyjnych

§1

1. Każdy pracownik, który ma dostęp do systemu LKZ i poweźmie informację związaną z nieprawidłowościami w funkcjonowaniu organizacji, zwany dalej ZGŁASZAJĄCYM, jest obowiązany do niezwłocznej rejestracji tego zdarzenia z wykorzystaniem modułu ZDARZENIA ORGANIZACYJNE poprzez funkcję NOWE ZGŁOSZENIE.

2. Pracownik, który nie ma dostępu do LKZ, ale poweźmie informację związaną z nieprawidłowościami w funkcjonowaniu organizacji, jest zobowiązany niezwłocznie przekazać taką informację swojemu bezpośredniemu przełożonemu. Bezpośredni przełożony przekazuje taką informację MANAGEROWI ZGŁOSZENIA, który postępuje z przyjętym zgłoszeniem ZDARZENIA ORGANIZACYJNEGO zgodnie z kompetencjami określonymi w §5.

3. Status ZDARZENIA ORGANIZACYJNEGO mają także orzeczenia wojewódzkiej komisji ws. zdarzeń medycznych, jak również informacje w konkretnych sprawach wpływające od instytucji państwowych powołanych w szczególności do ochrony praw pacjenta i obywatela oraz od organizacji społecznych działających w tym zakresie. Ponadto status ZDARZENIA ORGANIZACYJNEGO mają również informacje od pacjenta i innych osób uprawnionych do działania w imieniu i na rzecz pacjenta, które dotyczą świadczeń udzielonych temu pacjentowi w Szpitalu Miejskim im. Jana Pawła II, a ich udzielenie w ocenie ZGŁASZAJĄCEGO było dotknięte wadami.

4. Przez zdarzenie organizacyjne należy rozumieć nieprawidłowości w funkcjonowaniu organizacji.

§2

1. ZGŁASZAJĄCY wypełnia formularz zgłoszenia, wskazując przynajmniej: czego dotyczy zgłoszenie, najbardziej optymalną komórkę organizacyjną, której dotyczy zdarzenie organizacyjne, kategorię zdarzenia, jak również miejsce zdarzenia organizacyjnego oraz datę obserwacji.

2. Jeżeli zdarzenie organizacyjne dotyczy danych osobowych, ZGŁASZAJĄCY jest zobowiązany do zaznaczenia odpowiedniego pola formularza zgłoszenia.

§3

Czas do załatwienia zgłoszenia zdarzenia organizacyjnego wynosi maksymalnie 14 dni. Każde zgłoszenie zdarzenia organizacyjnego jest załatwiane bez zbędnej zwłoki.

§4

Każdy pracownik jest zobowiązany do współpracy przy załatwianiu zgłoszenia zdarzenia organizacyjnego, w szczególności jeżeli zdarzenie organizacyjne jest związane z jego zadaniami i kompetencjami.

§5

Zarządzaniem zgłoszeń zdarzeń organizacyjnych zajmuje się MANAGER ZGŁOSZENIA. Do kompetencji MANAGERA ZGŁOSZENIA należy:

1) wprowadzanie do formularza zgłoszenia ZADAŃ należących do kategorii POWIĄZANYCH ze zgłaszanym zdarzeniem organizacyjnym oraz RYZYKA, które ma związek ze zgłaszanym zdarzeniem organizacyjnym;

2) dołączanie kolejnych działów, do których należy kompleksowe zarządzanie zgłoszonym zdarzeniem organizacyjnym;

3) wprowadzanie zatwierdzonych zgłoszeń organizacyjnych do rejestru zdarzeń organizacyjnych i nadzór nad ich dalszym procedowaniem;

4) włączanie opcji anonimizacji danych pracownika dokonującego zgłoszenia zdarzenia organizacyjnego;

5) nadzorowanie czasu załatwienia zgłoszonego zdarzenia organizacyjnego przez komórkę organizacyjną przyporządkowaną jako WŁAŚCICIELA ZDARZENIA ORGANIZACYJNEGO;

6) kierowanie do rozstrzygnięcia przez dyrektora szpitala sporów kompetencyjnych pomiędzy działami wskazanymi w zgłoszeniu zdarzenia organizacyjnego jako WŁAŚCICIELI ZDARZENIA ORGANIZACYJNEGO;

7) gdy zdarzenie organizacyjne kwalifikuje się do kategorii RYZYKO - przekazywanie zgłoszeń organizacyjnych do panelu ZGŁOŚ ZDARZENIE dla RYZYKA;

8) niezwłocznie informowanie inspektora ochrony danych o zdarzeniu organizacyjnym, wobec którego zaznaczono w formularzu zgłoszenia, że dotyczy danych osobowych.

§6

Dostęp do wszystkich zgłoszonych ZDARZEŃ ORGANIZACYJNYCH, niezależnie od ich dalszej kwalifikacji i statusu, ma dział audytu, inspektor ochrony danych osobowych i dział kontroli.

§7

Rejestr zdarzeń organizacyjnych jest stałym elementem przeglądu służącego uzyskaniu zapewnienia o funkcjonowaniu kontroli zarządczej.